Hiện nay, ngành quản lý nhân sự ngày càng được các công ty chú trọng và đẩy mạnh phát triển. Một hệ thống quản trị nhân sự hiệu quả sẽ góp phần thúc đẩy sự phát triển và tăng hiệu suất cho công ty. Để hiểu rõ hơn về quản lý nhân sự là gì và những kỹ năng cần thiết của một nhà quản lý nhân sự, hãy cùng Jobsnew tham khảo ngay bài viết này nhé!
1. Quản lý nhân sự là gì?
Quản lý nhân sự hay còn được gọi HRM viết tắt của cụm từ tiếng anh Human Resource Management. Người giám sát nhân sự sẽ có trách nhiệm giám sát quá trình quản lý và điều hành các vấn đề liên quan đến nguồn lực con người. Nhiệm vụ của nhà quản lý nhân sự là đảm bảo tổ chức có đầy đủ số lượng nhân đáp ứng tiêu chuẩn yêu cầu, để thực hiện các hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả.
2. Chức năng và nhiệm vụ chính của nhà quản lý nhân sự
Quản lý nhân sự là một bộ phận không thể thiếu trong việc vận hành một công ty. Những người làm quản trị bộ phần nhân sự có rất nhiều nhiệm vụ và chức năng quan trọng góp. Điều này góp phần tạo nên thành công của công ty. Dưới đây là một số thông tin chi tiết về vị trí này, cùng Jobsnew tìm hiểu nhé!
2.1. Tuyển dụng và thu hút nhân tài
Nhân tài là nguồn nhân lực vô cùng quý báu để giúp công ty có thể phát triển vững mạnh. Vì vậy, việc tuyển dụng cần phải có sự chuẩn chu đáo và kỹ lưỡng. Tuyển dụng và thu hút nhân tài là quá trình công ty thực hiện việc tìm kiếm, thu hút và lựa chọn những ứng viên có năng lực, kỹ năng và tiềm năng phù hợp với nhu cầu công việc trong tổ chức.
Nhân sự sẽ xác định rõ nhu cầu và yêu cầu công việc cụ thể mà họ đang tìm kiếm để có thể lựa chọn được những ứng viên phù hợp với công việc. Các ứng viên được lựa chọn sẽ trải qua những vòng sàng lọc và phỏng vấn chuyên nghiệp đến từ đội ngũ nhân sự có kinh nghiệm trong lĩnh vực tuyển dụng. Ứng viên xuất sắc vượt qua những thử thách của công ty sẽ trở thành viên chính thức.
2.2. Lập kế hoạch dự phòng nguồn nhân lực
Trong quá trình làm việc sẽ có phát sinh sự cố bất ngờ. Để quản trị được nguồn nhân lực phù hợp trong những tình huống đó, quản lý nhân sự cần có những kế hoạch dự phòng. Mục tiêu của việc này là đảm bảo sự liên tục và hiệu quả của hoạt động kinh doanh. Trong trường hợp xuất hiện các tình huống không mong muốn như mất nhân viên quan trọng, tăng nhu cầu nhân lực hoặc khủng hoảng kinh tế, để doanh nghiệp có thể chủ động thay đổi.
Quản lý nhân sự cần đặt ra những trường hợp có thể xảy ra trong công ty dẫn đến thiếu hụt nguồn nhân lực để hành lên kế hoạch cụ thể. Dựa trên các yếu tố và xu thế để đánh giá, dự đoán về nhu cầu, số lượng và chất lượng nhân lực cần thiết trong tương lai. Điều này giúp công ty luôn chủ động trong việc chuẩn bị nguồn nhân lực có sẵn trong trường hợp ngoài ý muốn.
2.3. Quản lý hiệu suất công việc
Quản lý hiệu suất công việc là quá trình theo dõi, đánh giá và tăng cường hiệu suất của các cá nhân, nhóm làm việc trong công việc. Mục tiêu của quản lý hiệu suất công việc là đảm bảo rằng công việc được thực hiện đạt được chất lượng cao, hiệu quả và đóng góp vào mục tiêu tổ chức.
Để đánh giá hiệu quả làm việc, nhân sự có thể áp dụng một số tiêu chuẩn để quản lý hiệu suất theo chu kỳ hàng năm như lập kế hoạch, giám sát, đánh giá và khen thưởng quá trình làm việc của nhân viên. Qua quá trình giám sát và theo giỏi, quản lý có thể tiến hành đánh giá và phân loại nhân sự dựa vào hiệu suất làm việc. Từ đó có những kế hoạch điều chỉnh, loại bỏ các nhân sự yếu kém, không đáp ứng được yêu cầu công việc.
2.4. Đào tạo, hướng dẫn, phát triển nhân viên
Đây là nhiệm vụ quan trọng của người quản lý nhân sự phải thực hiện. Để có được đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, đáp ứng tốt yêu cầu công việc đòi hỏi quản lý nhân sự có kế hoạch đào tạo rõ ràng. Kế hoạch này sẽ được thiết kế và phát triển dựa trên giá trị cốt lõi, tầm nhìn và sứ mệnh mà công ty đang hướng đến. Đây là lộ trình chi tiết về đào tạo, phát triển kỹ năng cần thiết và đảm bảo rằng các ứng viên có đủ năng lực để hoàn thành công việc.
Sau khi tiến hành có kế hoạch chi tiết, quản lý nhân sự tiến thành hướng dẫn nhân viên thực hiện theo đúng định hướng của công việc. Quá trình sẽ cung cấp hướng dẫn, hỗ trợ và lãnh đạo từ các nhà quản lý và người có kinh nghiệm đến nhân viên mới hoặc nhân viên đang phát triển. Hướng dẫn này sẽ giúp nhân viên xác định rõ mục tiêu công việc, định rõ nhiệm vụ và cung cấp hướng dẫn cụ thể về cách thực hiện công việc một cách hiệu quả.
2.5. Quản lý quyền lợi và phúc lợi
Quyền lợi và phúc lợi là chìa khóa quan trọng để thu hút và giữ chân nhân tài trong công ty. Vấn đề này thể hiện những đóng góp và giá trị mà nhân viên mang lại cho công ty. Mỗi nhân viên sẽ có một mức quyền lợi và phúc lợi riêng, phụ thuộc vào hiệu suất làm việc và các tiêu chí đánh giá công việc.
Những giá trị này có thể được thiện bằng tiền thưởng, các chính sách hỗ trợ, bảo hiểm,… Từ đó, đảm bảo quyền lợi để nhân viên có thể nhân viên có thể cống hiến hết mình cho công ty. Một công ty có quyền lợi và phúc lợi đảm bảo và hấp dẫn sẽ có thể làm nhân viên cảm thấy vui vẻ và thoải mái và chú tâm vào hiệu suất công việc.
2.6. Quản lý hệ thống thông tin nhân sự
Quản lý hệ thống thông tin nguồn nhân lực là một yêu cầu công việc quan trọng của bộ phận quản lý nhân sự. Bằng việc kết hợp các công cụ và phần mềm tích hợp với nhau, quản trị nhân sự có thể lưu trữ, theo dõi, đánh giá nhân viên một cách khách quan và chính xác.
Ngoài ra, hệ thống còn cung cấp nền tảng cho việc nắm bắt thông tin với tốc độ nhanh chóng và sự linh hoạt nhờ vào tích hợp công nghệ AI. Từ đó xác định được ưu điểm, nhược điểm của mỗi người và khả năng phát triển của mỗi người. Công ty có thể dựa vào đó để đưa ra những phương án, chiến lược thay đổi phù với từng cá nhân.
2.7. Theo dõi và giám sát dữ liệu nhân sự
Trong thời đại công nghệ, cuộc cách mạng số đã tạo ra những ảnh hưởng đáng kể trong lĩnh vực quản lý nhân sự. Các phần mềm lưu trữ, phân tích thông tin và dữ liệu đã mở ra những cánh cửa mới cho việc giám sát và đánh giá nhân viên một cách tiện lợi và linh hoạt.
Bằng việc sử dụng các phần mềm lưu trữ, phân tích thông tin, dữ liệu, đã giúp nhà quản lý không còn bị ràng buộc bởi giới hạn không gian và thời gian, có thể giám sát và đánh giá nhân viên ở bất kỳ địa điểm và thời điểm nào. Thông qua việc lưu trữ dữ liệu trực tuyến, những thông tin quan trọng về nhân viên có thể dễ dàng truy cập và cập nhật.
3. Quy trình quản lý nhân sự tối ưu
Để quản lý nhân sự hiệu quả, việc xây dựng một quy trình tuyển dụng bài bản là bước đầu tiên không thể bỏ qua. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn chưa thực sự đánh giá cao và tối ưu hóa quy trình này. Một quy trình tuyển dụng khoa học và tối ưu không chỉ giúp thu hút những ứng viên tài năng và phù hợp, mà còn làm cho quá trình quản lý nhân sự trở nên suôn sẻ và dễ dàng hơn.
3.1. Bước 1: Xây dựng quy trình tuyển dụng nhân sự
Bước đầu tiên, tiến hành phân tích công việc hiện tại và tương lai, định rõ số lượng và loại hình vị trí cần tuyển dụng. Nhân sự cần xác định các tiêu chí cần thiết cho các vị trí tuyển dụng về yêu cầu về kỹ năng, kinh nghiệm, trình độ học vấn và các yếu tố khác liên quan đến công việc.
Quy trình tuyển dụng dụng nhân sự được thực hiện theo thành phần trong cơ cấu nhân sự, xây dựng kế hoạch, xác định nguồn tuyển dụng, tìm kiếm ứng viên. Sau đó bộ phận nhân sự sẽ triển khai phỏng vấn qua các vòng, chọn lọc. Cuối cùng, người quản trị sẽ hướng dẫn nhân viên mới hòa nhập với doanh nghiệp bằng cách cung cấp các thông tin về doanh nghiệp như sứ mệnh, viễn cảnh, giá trị cốt lõi,…
3.2. Bước 2: Xây dựng chính sách
Các chính sách về chế độ phúc lợi là chìa khóa quan trọng quyết định rất lớn trong việc giữ chân người tài. Điều đó thúc đẩy hiệu quả và năng lực cống hiến của mỗi nhân viên đối với công ty. Chính vì vậy, các nhà quản lý nhân sự cần đưa ra những chính sách công bằng và hấp dẫn để tạo động lực cho các nhân viên cố gắng hết mình với công ty.
Các chính sách về ngày nghỉ, thưởng tăng ca, chính sách bảo hiểm xã hội, tiền thưởng dự án,… Điều này sẽ làm cho nhân viên cảm thấy họ được coi trọng và đem đến giá trị cho công ty.
3.3. Bước 3: Đào tạo và phát triển nguồn lực
Mỗi công ty sẽ có văn hóa riêng, để có thể hội nhập và phát triển tốt trong môi trường này đòi hỏi nhân viên phải được đào tạo chuyên sâu. Đào tạo và phát triển nguồn lực là một phần quan trọng của ngành quản lý nhân sự, điều này nhằm giúp nhân viên phát triển những kỹ năng toàn, học hỏi những kiến thức chuyên môn và rèn luyện bản thân phù hợp với vị trí công việc.
Nhân viên được đào tạo đúng quy trình và hiểu rõ định hướng phát triển của công ty giúp giảm tỷ lệ bỏ việc và tăng mức độ trung thành với công ty. Điều này góp phần giúp doanh nghiệp tạo dựng danh tiếng uy tín so với các đối thủ cạnh tranh trên thị trường.
3.4. Bước 4: Đưa ra mục tiêu công việc và đánh giá
Để hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức đòi hỏi mỗi cá nhân phải có cho mình một mục tiêu riêng. Mục tiêu này sẽ được thiết lập phù hợp với năng lực và dựa trên cơ sở mục tiêu chung của tổ chức. Một mục tiêu được xem là tốt nếu chúng đảm bảo đủ năm tiêu chí: cụ thể, có thể đo lường, khả năng thực hiện, thời gian, tính thực tế.
Quản lý phòng ban nhân sự sẽ có kế hoạch cụ rõ ràng để tiến hành đánh giá hiệu suất của nhân viên dựa trên những mục tiêu ban đầu đề ra. Qua đó, nhà quản trị có thể đề xuất những phần thưởng hay hình phạt phù hợp với từng cá nhân.
3.5. Bước 5: Phát triển văn hóa doanh nghiệp
Văn hóa doanh nghiệp là phương chỉ nam dẫn đường để công ty đi lên đúng hướng. Mỗi công ty sẽ có một văn hóa doanh nghiệp riêng, mỗi nhân viên phải tôn trọng và tuân thủ văn hóa đó. Vì thế, phát triển và nuôi dưỡng văn hóa doanh nghiệp là một bước không thể thiếu đối với bộ phận quản lý nhân sự. Đây được xem là linh hồn, ý chí, giá trị đại diện của một doanh nghiệp.
4. Kỹ năng cần thiết cho nhà quản lý nhân sự
Để trở thành một nhà quản lý nhân sự đòi hỏi bạn phải có kiến thức am hiểu về nhân sự và có đầy đủ có rất nhiều kỹ năng cần thiết với vị trí này. Dưới đây là một số kỹ năng cần có của một công việc này, bạn có thể tham khảo để hiểu rõ chi viết về vị trí này.
4.1. Kỹ năng chuyên môn
Với tất cả các ngành nghề và lĩnh vực, kỹ năng chuyên môn là một yếu tất yếu quyết định năng lực chuyên môn của mỗi cá nhân. Đặc biệt, với quản lý bộ phận nhân sự, kỹ năng chuyên môn đặc biệt quan trọng vì chúng quyết định việc thu hút nguồn nhân tài cho công ty. Kỹ năng này giúp nhân sự dự đoán nhu cầu nhân sự trong doanh nghiệp, từ đó xác định hoạch định và tạo hồ sơ ứng viên tiềm năng cho doanh nghiệp.
Nhà quản trị nhân sự cũng cần làm chủ buổi phỏng vấn bằng cách đặt những câu hỏi chi tiết nhằm khai thác tính cách và bản chất của ứng viên. Đồng thời, nhân sự cung cấp chỉ bảo và hướng dẫn cho nhân viên mới để giúp họ nhanh chóng hòa nhập với công ty. Kỹ năng chuyên môn làm nền tảng để những nhà quản trị nhân sự có thể có những chiến lược điều chỉnh nhân sự phù hợp.
4.2. Kỹ năng nhân sự
Đây là kỹ năng quan trọng cần phải có của một người quản lý nhân sự. Kỹ năng này thể hiện việc xác định và thực thi các chiến lược quản trị nhân sự. Kỹ năng này bao gồm việc hoạch định, định hướng về phát triển nguồn nhân lực, thiết kế cơ cấu tổ chức, lên kế hoạch tuyển dụng chi tiết để thu hút nhân tài,…Từ đó giúp hỗ trợ người họ trong việc vận hành nguồn nhân sự trong tổ chức.
4.3. Kỹ năng lãnh đạo
Kỹ năng lãnh đạo là một yêu cầu cơ bản của công việc quản lý khi trực tiếp giám sát toàn bộ nhân sự. Người quản lý nhân sự cần có khả năng lãnh đạo để hướng dẫn và định hướng nhân viên phát triển đúng mục tiêu ban đầu. Điều đó đòi hỏi họ phải có khả năng truyền cảm hứng, tạo động lực và tạo ra một môi trường làm việc tích cực.
Những người làm quản lý bộ phận nhân sự hiệu quả sẽ giúp định hướng, hỗ trợ đội ngũ nhân viên trong các vấn đề khó khăn. Điều này giúp xây dựng và nuôi dưỡng một môi trường làm việc tích cực và hiệu quả. Khi đó, nhân viên cảm thấy hài lòng với những giá trị công ty cung cấp và sẵn sàng cống hiến vì mục tiêu công ty.
4.4. Kỹ năng quản lý thời gian
Nhà quản lý nhân sự thường đối mặt với nhiều nhiệm vụ và công việc đồng thời. Kỹ năng quản lý thời gian giúp họ ưu tiên công việc, đặt mục tiêu và hoàn thành nhiệm vụ theo kế hoạch. Cùng với đó, họ sẽ tiến hành lên kế hoạch hoạt động cho các phòng ban trong công ty, việc phân bổ thời gian hợp lý sẽ giúp cho các bộ phận hiểu rõ công việc và nhiệm vụ, tránh trường hợp không hiểu vấn đề làm mất thời gian.
Ngoài ra, quản lý thời gian tốt còn giúp quản lý bộ phận nhân sự tránh được những trường hợp rủi về phân bổ công việc cần hoàn thành tiến độ. Từ đó, công việc tốt, đem đến hiệu suất hiệu quả cho doanh nghiệp.
4.5. Kỹ năng giao tiếp
Nhà quản lý nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và duy trì một môi trường làm việc hòa đồng và hiệu quả trong công ty. Một trong những kỹ năng cần thiết của họ là khả năng giao tiếp hiệu quả, không chỉ trong việc truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và chính xác cho mọi người, mà còn trong việc thuyết phục, đàm phán và giải quyết sự cố khi làm việc với khách hàng và đối tác.
Trong quá trình quản lý nhân sự, không thể tránh khỏi các tình huống xung đột và bất đồng quan điểm giữa các thành viên trong công ty. Do đó, nhân sự cần có khả năng tôn trọng, lắng nghe và thấu hiểu để đưa ra hướng giải quyết hợp lý cho các tình huống này. Bằng cách lắng nghe mọi ý kiến và quan điểm khác nhau, nhà quản trị nhân sự có thể xây dựng được một môi trường làm việc đáng tin cậy và tạo sự thỏa thuận trong công ty.
4.6. Kỹ năng giải quyết vấn đề
Đây là một kỹ năng quan trọng trong quá trình quản lý bộ phận nhân sự. Trong quá trình thực hiện vận hành nhân sự, nhà quản trị nhân sự sẽ đối mặt với những xung đột xảy ra giữa các nhân viên hoặc giữa nhân viên và quản lý. Các vấn đề có thể liên quan đến hiệu suất làm việc, số lượng công việc, đạo đức nghề nghiệp hay các vấn đề nghiêm trọng khác,…
Kỹ năng này giúp nhà quản trị nhân sự phân tích nguyên nhân vấn đề và tiến hành đánh giá các tình huống linh hoạt, từ đó đưa ra những hướng giải quyết hợp lý. Chính vì vậy, người quản lý nhân sự cần có khả năng nhận diện, giải quyết và điều hòa xung đột một cách công bằng và hiệu quả. Điều này góp phần tạo nên văn hóa công ty lành mạnh để các cá nhân có thể tự do phát triển.
Kết luận
Trên đây là thông tin về cách quản lý nhân sự mà Jobsnew chia sẻ đến bạn. Hy vọng qua bài viết này bạn sẽ có thêm cho mình những thông tin bổ ích về ngành quản lý nhân sự và những kỹ năng quản lý nhân sự cần có. Để đọc thêm nhiều bài viết với những chủ đề thú vị khác, hãy theo dõi ngay Jobsnew Blog để không bỏ lỡ những bài viết hấp dẫn bạn nhé!
