Dashboard không còn là một khái niệm xa lạ nữa, mà thực tế nó đã trở thành một phần không thể thiếu trong các doanh nghiệp. Nếu bạn đang tìm hiểu về Dashboard là gì? Cách thức hoạt động và vai trò của nó, đừng bỏ qua bài viết này. Jobsnew sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan, và cũng không quên chia sẻ những ưu điểm và nguyên tắc quan trọng khi thiết kế Dashboard. Hãy tiếp tục theo dõi!
1. Khái Niệm Dashboard
1.1. Dashboard là gì?
Dashboard là một công cụ thông minh được sử dụng để quản lý thông tin và hoạt động kinh doanh. Được xem như một bảng điều khiển kỹ thuật, nó tổng hợp và thu thập dữ liệu từ mọi khía cạnh của doanh nghiệp. Thông qua Dashboard, doanh nghiệp có thể nắm bắt một cái nhìn toàn diện và chính xác về hiệu suất của các bộ phận trong công ty, cũng như định hình được các xu hướng quan trọng trong ngành.
1.2. Sự khác biệt giữa Dashboard và Report truyền thống
Nhiều người thường nhầm lẫn giữa Dashboard và report, tuy nhiên, chúng là hai khái niệm hoàn toàn khác nhau và phục vụ cho các nhu cầu riêng biệt của doanh nghiệp, như sau:
| Dashboard (Bảng điều khiển) | Report (Báo cáo) | |
| Mục Tiêu | Dashboard thường được tạo ra nhằm đem đến một cái nhìn tổng quan và nhanh chóng về tình trạng hiện tại của một hệ thống hoặc tập dữ liệu. | Báo cáo thường được lập ra để cung cấp thông tin chi tiết và phân tích sâu sắc về một tập dữ liệu cụ thể hoặc một khía cạnh nhất định. |
| Tính Chất | Giao diện trực quan thường bao gồm các biểu đồ, đồ thị, hình ảnh và số liệu ngắn gọn. | Các tài liệu văn bản hoặc tập hợp tài liệu văn bản thường bao gồm biểu đồ, số liệu, phân tích và giải thích. |
| Sử Dụng | Liên tục theo dõi và quản lý giúp người dùng thu được cái nhìn tổng quan và đưa ra quyết định một cách nhanh chóng. | Đưa ra thông tin chi tiết, phân tích, kết luận và khuyến nghị cho những người cần tham khảo. |
| Loại Thông Tin | Xu hướng, hiệu suất, dấu hiệu quan trọng | Xu hướng, hiệu suất, dấu hiệu quan trọng |
| Định Dạng | Trực quan, giao diện đồ họa | Văn bản hoặc tập hợp văn bản |
| Tính cập nhật | Thường cập nhật liên tục | Thường được tạo ra theo chu kỳ hoặc theo nhu cầu |
2. Vai trò và lợi ích của Dashboard trong doanh nghiệp
2.1. Tại sao doanh nghiệp cần Business Dashboard?
- Theo dõi hiệu suất bộ phận: Giúp quản lý theo dõi hoạt động của các bộ phận và đánh giá hiệu suất chúng.
- Cung cấp cái nhìn tổng quan và nhanh chóng: Trình bày thông tin một cách dễ hiểu, giúp người quản lý đưa ra quyết định nhanh chóng.
- Phân tích nhanh chóng và nhận biết thông tin cần thiết: Thiết kế để người dùng có thể phân tích nhanh các dữ liệu và nhận biết thông tin quan trọng.
- Thiết kế linh hoạt dựa trên mô hình câu hỏi – trả lời: Tập trung vào việc thu thập thông tin quan trọng và đáp ứng nhanh chóng các câu hỏi kinh doanh cụ thể.
- Hỗ trợ tương tác với các dữ liệu được trực quan hóa: Dữ liệu được hiển thị dễ hiểu qua các biểu đồ và bảng, giúp người dùng dễ dàng theo dõi và hiểu rõ tình hình hoạt động kinh doanh.
- Lựa chọn linh hoạt KPI và tổng hợp dữ liệu: Cho phép lựa chọn các chỉ số hiệu suất chính và tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn, giúp hiểu rõ hơn về hiệu suất kinh doanh và đưa ra các biện pháp cải thiện.
2.2. Lợi ích của Dashboard trong quản lý dữ liệu
Có thể nhận thấy rằng, trong bối cảnh sự tiến bộ mạnh mẽ của khoa học và công nghệ, việc sử dụng các công cụ phân tích dữ liệu như Dashboard là không thể thiếu. Đặc biệt, nếu triển khai một cách hiệu quả, nó sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp:
- Theo dõi đa dạng chỉ số đồng thời: Bằng cách sử dụng công cụ Dashboard một cách hiệu quả, nhà quản lý có thể dễ dàng theo dõi và tổng hợp thông tin theo thời gian, từ đó nắm bắt được tiến độ thực hiện công việc của từng bộ phận.
- Trình bày số liệu một cách dễ hiểu: Thông tin từ Dashboard được trình bày dưới dạng biểu đồ trực quan, giúp cho việc hiểu và nắm bắt thông tin trở nên dễ dàng hơn.
- Tính năng chia sẻ và cộng tác: Bằng cách quản lý thông tin trên Dashboard, các nhân viên và bộ phận trong doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi và cập nhật dữ liệu hàng ngày, từ đó tối ưu hóa thời gian làm việc.
- Tích hợp tối ưu cho các thiết bị: Dashboard cho phép truy cập từ cả máy tính và điện thoại di động, cho phép người dùng cập nhật thông tin và báo cáo mọi lúc, mọi nơi, kể cả khi không có mặt tại văn phòng.
3. Hướng dẫn tạo Dashboard
3.1. Tạo Dashboard trong Excel
Để tạo một mẫu Dashboard Excel hấp dẫn, bạn cần tuân thủ các bước sau:
- Xác định mục tiêu của bảng điều khiển: Bước đầu tiên là xác định rõ mục tiêu của bảng điều khiển. Bạn cần biết mình muốn hiển thị thông tin gì trên bảng điều khiển và người dùng sẽ sử dụng thông tin đó để thực hiện những gì.
- Tập hợp dữ liệu: Tiếp theo, bạn cần thu thập dữ liệu mà bạn muốn hiển thị trên bảng điều khiển. Dữ liệu này có thể được lấy từ nhiều nguồn khác nhau như bảng tính Excel, cơ sở dữ liệu hoặc các trang web.
- Thiết kế bảng điều khiển: Sau khi có dữ liệu, bạn có thể bắt đầu thiết kế bảng điều khiển. Điều này bao gồm việc quyết định các thành phần mà bạn muốn bao gồm trong bảng điều khiển như bảng, biểu đồ và đồ thị.
- Thêm dữ liệu vào bảng điều khiển: Tiếp theo, bạn cần nhập dữ liệu vào bảng điều khiển. Bạn có thể làm điều này bằng cách nhập dữ liệu thủ công hoặc sử dụng các công cụ và chức năng tích hợp của Excel.
- Tùy chỉnh bảng điều khiển: Cuối cùng, bạn có thể tùy chỉnh bảng điều khiển để phản ánh nhu cầu của mình. Điều này có thể bao gồm thay đổi màu sắc, phông chữ và bố cục của bảng điều khiển.
3.2. Các bước xây dựng Dashboard chuyên nghiệp
Có nhiều công cụ giúp bạn tạo ra một bảng điều khiển, bao gồm Tableau, Excel, Google Sheets, và Google Data Studio. Tuy nhiên, để xây dựng một bảng điều khiển tiêu chuẩn, bạn cần nắm vững các bước cơ bản sau:
- Xác định đối tượng và mục tiêu: Đặt ra câu hỏi cho mình là bạn đang xây dựng bảng điều khiển này cho ai và họ cần thông tin gì? Điều này giúp bạn chọn hình ảnh và dữ liệu phù hợp để trả lời câu hỏi của họ một cách dễ dàng.
- Chọn dữ liệu: Lựa chọn dữ liệu liên quan đến đối tượng và mục tiêu để tránh quá tải thông tin. Doanh nghiệp thường có nhiều nguồn dữ liệu khác nhau, vì vậy cần phải chọn lọc và tập trung vào dữ liệu cần thiết nhất.
- Kiểm tra dữ liệu: Đảm bảo dữ liệu là chính xác và rõ ràng trước khi sử dụng trong bảng điều khiển.
- Chọn hình ảnh trực quan phù hợp: Sử dụng biểu đồ và đồ thị phù hợp nhất để hiển thị dữ liệu một cách rõ ràng và dễ hiểu.
- Đơn giản: Sử dụng màu sắc và phong cách đơn giản để bảng điều khiển dễ nhìn và không gây rối mắt.
- Lặp lại và cải thiện: Chấp nhận phản hồi và xem xét xem nó có hợp lý với mục tiêu ban đầu hay không. Ghi nhận phản hồi để cải thiện bảng điều khiển trong tương lai.
3.3. Nguyên tắc khi lập Dashboard
Bảng điều khiển được thiết kế dựa trên ba nguyên tắc cơ bản sau:
- Tối giản thông tin: Thay vì áp đặt quá nhiều dữ liệu, bảng điều khiển chỉ cần đủ để phản ánh tình hình một cách rõ ràng. Nhà quản lý nên lựa chọn thông tin quan trọng nhất để báo cáo hiển thị một cách khách quan và chính xác nhất, giảm bớt sự rối mắt và lãng phí thời gian.
- Xác định đối tượng độc giả: Để báo cáo có ý nghĩa, quan trọng là xác định rõ ràng ai sẽ là người đọc báo cáo. Chỉ khi biết được đối tượng độc giả là ai, nhà quản lý mới có thể trình bày báo cáo một cách phù hợp và hiệu quả.
- Phân tích và đánh giá cá nhân: Bằng cách đưa ra phân tích và đánh giá cá nhân, bảng điều khiển trở nên sinh động và có giá trị hơn. Nhà quản lý, với kiến thức sâu về con số, dữ liệu và hiệu suất, có khả năng đưa ra những nhận xét độc đáo, cụ thể, làm cho báo cáo trở nên phong phú và ý nghĩa hơn.
4. Các loại Dashboard phổ biến
4.1. KPI Dashboard
Bảng điều khiển KPI tập trung vào việc theo dõi và đánh giá các chỉ số hiệu suất quan trọng của doanh nghiệp. Loại bảng điều khiển này sẽ hiển thị các KPI như doanh thu, lợi nhuận, tỷ lệ chuyển đổi, chi phí, số lượng khách hàng mới, và nhiều chỉ số khác, giúp người dùng đánh giá hiệu suất kinh doanh theo thời gian.
4.2. Marketing Dashboard
Dashboard Tiếp Thị là một công cụ quan trọng giúp các bộ phận tiếp thị xác định xu hướng, đo lường hiệu quả của các chiến dịch và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu. Công cụ này không chỉ cung cấp cái nhìn tổng quan cho các nhà quản lý mà còn cung cấp phân tích chi tiết cho các chuyên gia tiếp thị. Với vai trò quan trọng này, Marketing Dashboard trở thành một tài nguyên không thể thiếu trong việc hình thành và tối ưu hóa các chiến lược tiếp thị.
4.3. Sales Dashboard
Sales Dashboard là một bảng tổng hợp và trực quan hóa các dữ liệu bán hàng quan trọng, giúp các nhà quản lý kiểm soát và theo dõi hiệu quả hoạt động. Ngay cả nhân viên bán hàng cũng có thể sử dụng bảng dữ liệu này để tự đánh giá hiệu suất bán hàng, thời gian chu kỳ bán hàng và phễu bán hàng, từ đó nhận biết các vấn đề phát sinh và đề xuất phương án giải quyết kịp thời.
4.4. Operations Dashboard
Bảng tổng hợp bán hàng là công cụ quan trọng giúp trực quan hóa và tổng hợp dữ liệu bán hàng, giúp các quản lý theo dõi và kiểm soát hiệu quả hoạt động. Ngay cả nhân viên bán hàng cũng có thể sử dụng bảng này để tự đánh giá hiệu suất bán hàng, thời gian chu kỳ bán hàng và phễu bán hàng, từ đó nhận biết các vấn đề phát sinh và đề xuất phương án giải quyết kịp thời.
4.5. Executive Dashboard
Bảng điều hành này cung cấp một cái nhìn tổng quan về tình hình kinh doanh của doanh nghiệp và trực quan hóa các chỉ số quan trọng cho đội ngũ quản lý.
Thường xuyên, bảng này thể hiện dữ liệu cấp cao để cung cấp thông tin minh bạch cho các nhà lãnh đạo về hoạt động và hiệu suất kinh doanh, từ đó hỗ trợ họ trong việc đưa ra quyết định sáng suốt, lập kế hoạch hiệu quả và đánh giá hiệu suất.
5. Cách xác định Metric cho Dashboard
5.1. Lựa chọn Metrics phù hợp
Chọn các chỉ số (metrics) phù hợp là một bước quan trọng trong việc xây dựng bảng điều khiển hiệu quả. Dưới đây là một số nguyên tắc cơ bản để lựa chọn metrics phù hợp:
- Liên quan đến mục tiêu kinh doanh: Metrics bạn chọn nên liên quan trực tiếp đến mục tiêu và chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. Chúng phải đo lường những khía cạnh quan trọng của hoạt động kinh doanh như doanh số bán hàng, lợi nhuận, chi phí, và khách hàng mới.
- Đo lường được: Metrics phải được đo lường một cách chính xác và dễ dàng, tránh những chỉ số phức tạp hoặc khó hiểu.
- Có thể ảnh hưởng được: Chọn Metrics mà doanh nghiệp có khả năng ảnh hưởng và điều khiển. Điều này giúp bạn tạo ra các biện pháp cải thiện và thực hiện các chiến lược hiệu quả.
- Thông tin đa chiều: Metrics nên cung cấp thông tin từ nhiều khía cạnh của hoạt động kinh doanh để mang lại cái nhìn toàn diện và chi tiết.
- Đặt ra mục tiêu đo lường: Metrics phải được đặt ra dưới dạng mục tiêu cụ thể và có thể đo lường được để theo dõi hiệu quả và tiến triển của doanh nghiệp.
- Tương thích với nguồn dữ liệu: Metrics bạn chọn cần phải phản ánh trên dữ liệu có sẵn và dễ dàng trích xuất từ hệ thống thông tin của doanh nghiệp.
5.2. Sự khác biệt giữa Metrics và KPI
| Tiêu chí | Metrics | KPI (Key Performance Indicator) |
| Mục tiêu cụ thể | Là các điểm dữ liệu không có mục tiêu cụ thể, chỉ là các điểm dữ liệu hỗ trợ xây dựng KPI | Có mục tiêu cụ thể và là kết quả mà một team hoặc phòng ban muốn đạt được |
| Khung thời gian | Không bị giới hạn bởi khung thời gian cụ thể | Thường có một khung thời gian cụ thể |
| Liên quan đến doanh thu | Có thể bao gồm nhiều chỉ số khác nhau như tiếp cận quảng cáo, thứ hạng từ khóa trong SEO, số lượng hàng bán được | Liên quan trực tiếp đến các mục tiêu kinh doanh như doanh thu, lợi nhuận, chi phí, số lượng leads, tỉ lệ ROL, CPL, CPA, v.v. |
| Quan hệ giữa Metrics và KPI | Không phải tất cả Metrics đều là KPI, nhưng tất cả KPI đều là Metrics | KPI được coi là một loại Metrics và là một chỉ số chính liên quan đến mục tiêu của tổ chức hoặc doanh nghiệp |
6. Dashboard tiếng việt là gì?
6.1. Giải thích thuật ngữ Dashboard trong tiếng việt
Phiên âm tiếng Anh Anh của từ “Dashboard” là /ˈdæʃ.bɔːd/, trong khi tiếng Anh Mỹ là /ˈdæʃ.bɔːrd/. Khi dịch sang tiếng Việt, từ “dashboard” có nghĩa là “bảng điều khiển”.
Bảng điều khiển là một loại giao diện người dùng đồ họa thường cung cấp cái nhìn tổng quan về các chỉ số hiệu suất chính liên quan đến một mục tiêu cụ thể hoặc quy trình kinh doanh. Trong một ngữ cảnh khác, “bảng điều khiển” còn được gọi là “báo cáo tiến độ” hoặc “báo cáo”.
6.2. Áp dụng Dashboard trong môi trường Việt Nam
Áp dụng Dashboard trong môi trường Việt Nam có thể mang lại nhiều lợi ích đáng kể cho các tổ chức và doanh nghiệp. Dưới đây là một số cách có thể được sử dụng:
- Quản lý doanh nghiệp: Dashboard có thể được sử dụng để theo dõi các chỉ số kinh doanh chính như doanh số bán hàng, lợi nhuận, chi phí hoạt động, và tỷ lệ lợi nhuận. Điều này giúp các doanh nghiệp tại Việt Nam có cái nhìn tổng quan về hiệu suất kinh doanh và đưa ra các quyết định chiến lược.
- Quản lý dự án: Các tổ chức ở Việt Nam có thể sử dụng Dashboard để theo dõi tiến độ dự án, phân tích tình hình công việc, và quản lý nguồn lực. Việc này giúp tăng cường hiệu suất làm việc, đảm bảo các dự án được hoàn thành đúng tiến độ.
- Theo dõi văn hóa tổ chức: Dashboard cũng có thể được sử dụng để đo lường và theo dõi các chỉ số liên quan đến văn hóa tổ chức như tỉ lệ nghỉ phép, đánh giá nhân viên, hoặc mức độ hài lòng của khách hàng. Điều này giúp các tổ chức ở Việt Nam hiểu rõ hơn về nhu cầu và mong muốn của nhân viên và khách hàng, từ đó tạo ra môi trường làm việc tích cực, cải thiện chất lượng dịch vụ.
- Quản lý marketing và bán hàng: Được sử dụng để theo dõi hiệu quả của các chiến dịch marketing, doanh số bán hàng, và phản hồi từ khách hàng. Điều này giúp các doanh nghiệp tại Việt Nam tối ưu hóa chiến lược tiếp thị và bán hàng của mình để đáp ứng nhu cầu của thị trường.
- Quản lý tài nguyên nhân lực: Dashboard cung cấp cái nhìn tổng quan về các chỉ số liên quan đến tài nguyên nhân lực như tỷ lệ nhân viên mới, tỉ lệ nghỉ việc, và phản hồi từ nhân viên. Điều này giúp các tổ chức ở Việt Nam quản lý tài nguyên nhân lực hiệu quả hơn và tăng cường sự hài lòng của nhân viên.
7. Phần mềm hỗ trợ tạo Dashboard
Các công cụ phân tích dữ liệu và tạo Dashboard như Microsoft Power BI, Looker, Tableau và Google Data Studio đều cung cấp các tính năng và công cụ mạnh mẽ để kết nối, biến đổi và trực quan hóa dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau. Các tính năng chính bao gồm:
- Microsoft Power BI: Giao diện trực quan, dễ sử dụng, cung cấp các thành phần như biểu đồ, bảng, bản đồ và điều khiển lọc. Tính năng phân tích dữ liệu mạnh mẽ, tích hợp các sản phẩm và dịch vụ của Microsoft.
- Looker: Cung cấp giao diện đẹp mắt, linh hoạt, cho phép kết nối và tổ chức dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau. Tích hợp các loại biểu đồ đa dạng và khả năng tạo bảng điều khiển tương tác.
- Tableau: Giao diện người dùng thân thiện, hỗ trợ kéo/thả, lọc dữ liệu, tạo biểu đồ động. Cho phép tạo báo cáo, đánh giá hiệu suất và phân tích xu hướng từ dữ liệu phức tạp.
- Google Data Studio: Dễ sử dụng, tích hợp nhiều nguồn dữ liệu từ Google và các hệ thống khác. Giao diện kéo và thả linh hoạt, cho phép tạo và tùy chỉnh các biểu đồ, bảng, bản đồ một cách dễ dàng.
8. Kết luận
Trong thời đại số hóa hiện nay, việc hiểu và sử dụng Dashboard là vô cùng quan trọng để quản lý thông tin một cách hiệu quả. Đối với các doanh nghiệp và tổ chức, việc tích hợp Dashboard vào quy trình làm việc đóng vai trò then chốt trong việc nâng cao khả năng ra quyết định và hiệu suất tổng thể.
Hiểu rõ về khái niệm này sẽ giúp bạn tận dụng tối đa lợi ích từ dữ liệu và đưa ra các quyết định thông minh. Hy vọng bài viết này giúp bạn có được nhiều thông tin bổ ích để áp dụng vào công việc của mình. Đừng quên theo dõi Jobsnew.vn hoặc Blog.jobsnew.vn để có nhiều bài viết hay và thú vị nhé!
