Là một công dân trong thời đại kỹ thuật số hiện nay, thì tin học văn phòng là một trong những kỹ năng quan trọng, đặc biệt đối với các bạn sinh viên đang đi học hoặc sắp ra trường. Trong bài viết hôm nay, Jobsnew sẽ giúp bạn giải đáp tất tần tật những thắc mắc liên quan đến kỹ năng tin học văn phòng, vai trò và làm việc trong kỷ nguyên 4.0, để chuẩn bị hành trang thật tốt trước khi bước chân vào thị trường lao động.
1. Định nghĩa và tầm quan trọng của tin học văn phòng
Trước tiên, chúng ta cần hiểu rõ định nghĩa tin học văn phòng và kỹ năng tin học văn phòng tiếng Anh là gì? Và tầm quan trọng của tin học văn phòng trong thời đại kỷ nguyên mới
1.1. Tin học văn phòng là gì?
Tin học văn phòng tiếng Anh là gì? Là Office Information hay Computer science, là một nhánh nhỏ của ngành Công nghệ thông tin, bao gồm các ứng dụng phục vụ cho công việc văn phòng như: Microsoft Office Word, Microsoft Office Excel, Microsoft Office Powerpoint…
1.2. Vai trò của tin học văn phòng trong kỷ nguyên mới
Trong môi trường công sở cũng như môi trường làm việc từ xa, các công cụ văn phòng được thiết kế với mục đích hỗ trợ đơn giản hóa công việc, tối ưu thời gian hoàn thành việc và tăng năng suất. Do đó, nếu thiếu kỹ năng tin học văn phòng có thể khiến bạn gặp nhiều khó khăn trong công việc và thậm chí phải đối mặt với làn sóng sa thải nhân sự.
Ngoài ra, tin học văn phòng còn đóng vai trò quan trọng trong con đường nghề nghiệp của bạn. Sở hữu kỹ năng tin học văn phòng một cách bài bản có thể mang lại cho bạn nhiều cơ hội nghề nghiệp khác, chẳng hạn như các công việc freelance, viết văn bản, chỉnh sửa văn bản, thiết kế các bản trình chiếu hoặc mở các lớp dạy tin học văn phòng. Vừa giúp bạn có thêm nghề tay trái, vừa tăng thu nhập cá nhân.
2. Kỹ năng cơ bản của tin học văn phòng
Kỹ năng tin học văn phòng tiếng anh là Office Information Skills. Tin học văn phòng bao gồm rất nhiều kỹ năng khác nhau, nhưng nếu bạn là người mới bắt đầu học thì hãy tham khảo những kỹ năng cơ bản dưới đây:
2.1. Kỹ năng soạn thảo văn bản và sử dụng Word
Soạn thảo văn bản là kỹ năng cơ bản nhất trong Tin học văn phòng. Một trong những công cụ soạn thảo nổi tiếng, được sử dụng rộng rãi trên toàn cầu phải kể đến như Microsoft Word. Người dùng có thể tạo văn bản, thêm hình ảnh, thay đổi font và màu sắc chữ, ghi chú và nhiều tính năng hữu ích khác trên phần mềm Word.
Microsoft Word không chỉ là một công cụ soạn thảo văn bản tuyệt vời, mà còn có các tính năng bổ sung như kiểm tra chính tả và ngữ pháp đa dạng. Trước đây, Word có thể mở và làm việc với các định dạng file như .txt và .html,…
2.2. Kỹ năng sử dụng bảng tính Excel
Nếu bạn là sinh viên sắp ra trường hoặc người đi làm có mong muốn làm việc văn phòng, đặc biệt là các phòng ban liên quan đến kế toán hoặc thống kê, thì việc thành thạo kỹ năng xử lý bảng tính trong Excel là một điều rất quan trọng.
Bảng tính Excel có nhiều ô được tạo bởi các dòng và cột. Phần mềm Excel có nhiều tính năng đa dạng và giao diện dễ sử dụng, cho phép người dùng thao tác nhanh chóng. Các kỹ năng xử lý dữ liệu trong Microsoft Excel mà bạn cần trang bị kỹ càng là:
- Tạo bảng tính và định dạng văn bản, bao gồm định dạng số, gộp ô, xóa cột và hàng
- Hiểu và áp dụng được các hàm thông dụng như Sum, Year, Sumif, Average, Countif, Now, If, Day, Mouth và Vlookup.
- Sử dụng thành thạo các bộ lọc tùy chỉnh hoặc có sẵn;
- Tạo biểu đồ và vẽ biểu đồ;
2.3. Kỹ năng trình bày PowerPoint
Powerpoint là phần mềm giúp bạn tạo ra một bản trình chiếu ấn tượng và chuyên nghiệp. Bên cạnh những thông tin nội dung về dự án, thì bản trình chiếu là một phần quan trọng trong việc thu hút sự chú ý của người tham dự, thể hiện được sự chỉn chu của người thuyết trình, giúp truyền tải ý tưởng và minh họa cụ thể hơn cho dự án.
Tuy nhiên, không phải sinh viên hay nhân viên văn phòng nào cũng biết cách tạo một bản trình chiếu hoàn chỉnh. Nguyên nhân chính là do thiếu kỹ năng trình bày Powerpoint khi còn đi học. Chính vì vậy, dù bạn đang là học sinh, sinh viên hay người đi làm cũng đều nên học hỏi, trau dồi kỹ năng sử dụng Powerpoint càng sớm càng tốt.
Phần mềm Powerpoint cung cấp các tính năng hữu ích hỗ trợ cho việc tạo ra bản trình chiếu chuyên nghiệp như:
- Chèn chữ, hình ảnh và video vào slide
- Thêm các hiệu ứng chuyển động, giúp bài thuyết trình sinh động thu hút hơn
- Cung cấp nhiều template miễn phí, đa dạng
2.4. 10 thủ thuật giúp tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu suất
Thay vì làm việc chăm chỉ, thì làm việc một cách thông minh sẽ giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian. Sau đây là 10 thủ thuật tin học văn phòng bạn nên biết:
- Chuyển đổi nhanh chữ hoa và chữ thường bằng tổ hợp phím SHIFT + F3
- Sử dụng phím F4 để lặp lại lệnh trước đó
- Dịch văn bản với Microsoft Translation bằng cách tô đen dòng chữ cần dịch > Chọn thẻ Review > Ở mục Language > Nhấn vào Translate.
- Mở nhiều bảng tính trong Excel cùng một lúc với phím Ctrl > kích chọn file muốn mở > nhấn Enter
- Chuyển đổi qua lại các cửa sổ làm việc trên máy tính bằng tổ hợp phím Ctrl + Page up hoặc Ctrl + Page down
- Gõ văn bản ở bất kỳ vị trí nào trong trang bằng cách nhấp hai lần chuột vào bất kỳ vị trí nào trên trang Word; con trỏ chuột sẽ xuất hiện và bạn có thể gõ văn bản ở đó.
- Cố định cột hoặc hàng tiêu đề bằng cách chọn menu > Chọn VIEW > Chọn Freeze Panes
- Chuyển đổi cột thành dòng và ngược lại trong excel bằng cách nhấn chọn Copy > Paste Special > Transpose > Nhấn OK
- Tính các phép tính trên Word bằng cách Mở file Word > Nhập phép toán > Tô đen phép toán > Nhấp chuột phải > Chọn Search > Word sẽ cho ra kết quả hiển thị bên phải màn hình
- Mở 2 file Word cùng lúc trên màn hình bằng cách mở trước 1 file Word bạn muốn mở > Thu nhỏ màn hình file Word đó lại > Nhấp chuột trái 2 lần vào file Word có trên Desktop.
3. Chứng chỉ và đào tạo tin học văn phòng
Ngày nay, hầu hết các trường Đại học/Cao đẳng thường yêu cầu sinh viên nộp chứng chỉ tin học văn phòng để đảm bảo đủ tiêu chuẩn tốt nghiệp. Sau đây là một số loại chứng chỉ tin học văn phòng phổ biến hiện nay:
3.1. Các loại chứng chỉ tin học văn phòng
3.1.1. Chứng chỉ tin học văn phòng
Chứng chỉ tin học văn phòng còn được gọi là chứng chỉ công nghệ thông tin để đánh giá khả năng và trình độ sử dụng công nghệ thông tin. Chứng chỉ được Bộ Giáo dục và Đào tạo cấp và chia làm 2 cấp độ: Chứng chỉ Ứng dụng CNTT cơ bản và Chứng chỉ Ứng dụng CNTT nâng cao.
Đối với một số trường Đại học/Cao đẳng thì chứng chỉ tin học văn phòng là điều kiện bắt buộc để sinh viên có thể tốt nghiệp.
3.1.2. Chứng chỉ MOS
Chứng chỉ tin học MOS là viết tắt của Microsoft Office Specialist, là chứng chỉ tin học được sử dụng phổ biến nhất trên toàn cầu. Chứng chỉ này được dùng để đánh giá mức độ kỹ năng sử dụng các phần mềm tin học văn phòng Microsoft Office. Bài thi được thiết kế gồm 25 ngôn ngữ với 3 cấp độ khác nhau Specialist, Expert và Master.
Các sinh viên sắp ra trường hoặc người đi làm sở hữu tấm bằng MOS sẽ nhận được nhiều lợi thế hơn khi đi xin việc.
3.1.3. Chứng chỉ IC3
IC3, một chứng chỉ tin học văn phòng có tính ứng dụng cao được công nhận trên toàn thế giới. IC3 được viết tắt bởi chứng chỉ Digital Literacy Certification, giúp hỗ trợ người dự thi hiểu biết cơ bản về phần mềm và sử dụng mạng internet.
Hiện chứng chỉ có hai phiên bản là IC3 GS3 và IC3 GS4, được sáng tạo bởi Tổ chức tin học quốc tế Certiport. Kỳ thi cấp chứng chỉ IC3 hiện đang được thực hiện trên 140 quốc gia và được thực hiện trên 25 ngôn ngữ. Do đó, những người tham gia cuộc thi có thể chọn thi bằng tiếng Anh hoặc tiếng Việt.
Sở hữu tấm bằng IC3 giúp bạn ghi điểm dễ dàng trong mắt nhà tuyển dụng, đặc biệt đối với các ngành nghề yêu cầu trình độ tin học văn phòng cao.
3.2. Nơi đào tạo và thi lấy chứng chỉ tin học
Đối với chứng chỉ tin học văn phòng, bạn có thể đăng ký học và thi lấy chứng chỉ tại các Trung tâm tin học trực thuộc các trường Đại học/Cao đẳng gần khu vực bạn học tập, hoặc các Trung tâm tin học tư nhân gần nơi bạn sinh sống.
Đối với chứng chỉ tin học MOS và IC3, bạn có thể đăng ký học tại các trung tâm uy tín như Edusa hoặc các khóa học ngắn hạn trên Internet, và địa điểm bạn có thể đăng ký thi lấy chứng chỉ là IIG Việt Nam. IIG Việt Nam có 3 chi nhánh trải dài 3 miền Bắc, Trung, Nam, là một trong những địa điểm tổ chức thi tin học uy tín với các bạn sinh viên và nhân viên văn phòng
Ngoài ra, bạn có thể tự ôn tập tại nhà bằng cách download tài liệu tin học văn phòng cơ bản trên Internet và học theo bộ tài liệu có sẵn, vừa giúp tiết kiệm chi phí, vừa chủ động được thời gian học tập.
3.3. Thời hạn sử dụng của chứng chỉ nghề tin học
Theo thông tin từ baochinhphu.vn, hiện tại chưa có quy định về thời hạn sử dụng của chứng chỉ tin học. Do đó, các chứng chỉ tin học đều có giá trị sử dụng không thời hạn.
4. Những nghề nghiệp trong lĩnh vực tin học văn phòng
Khi học tin học văn phòng, thì người học sẽ có thể làm việc trong lĩnh vực công nghệ thông tin. Các kỹ năng trong nghề tin học văn phòng sẽ giúp bạn hoàn thành công việc nhanh chóng. Ngoài ra, nghề tin học văn phòng là một ngành đào tạo giúp sinh viên có khả năng áp dụng các kỹ năng cơ bản của công nghệ thông tin vào công việc học tập.
4.1. Cơ hội làm việc và môi trường làm việc cho nghề tin học văn phòng
Một số cơ hội việc làm cho nghề tin học văn phòng có thể kể đến như: nhân viên văn phòng, chuyên viên IT, kế toán viên, giáo viên, chuyên viên marketing,…
Môi trường làm việc cho nghề tin học văn phòng khá đa dạng, bạn có thể lựa chọn làm việc trong môi trường công sở hoặc lựa chọn làm việc từ xa/tại nhà.
4.2. Câu hỏi thường gặp về nghề tin học văn phòng
Có bắt buộc phải thi chứng chỉ tin học văn phòng hay không?
Chứng chỉ tin học thường là điều kiện bắt buộc để ra trường đối với một số trường Đại học/Cao đẳng. Ngoài ra, đây là một chứng chỉ cần thiết mà bất kì sinh viên hoặc người đi làm nào cũng cần nên có để giúp tăng thu nhập cá nhân.
Nên lựa chọn thi chứng chỉ tin học nào?
Mỗi loại chứng chỉ sẽ có thời gian học và thi khác nhau nên việc lựa chọn thi chứng chỉ tin học nào là phù hợp còn tùy thuộc vào thời gian cá nhân mỗi người.
Kết luận
Mong rằng qua bài viết này sẽ giúp bạn hiểu sâu hơn về kỹ năng tin học văn phòng và vai trò của tin học văn phòng trong thời đại kỹ thuật số hiện nay. Sở hữu cho mình ít nhất một loại chứng chỉ tin học văn phòng sẽ giúp bạn tăng mức độ cạnh tranh trong thị trường lao lao động. Hy vọng bài viết này giúp ích cho bạn và hãy cùng theo dõi Jobsnew và Jobsnew Blog để chờ những bài viết thông tin hữu ích tiếp theo nhé!
