Flowchart là gì? Flowchart dùng khi bạn muốn trình bày hoặc đưa ra một kế hoạch nào đó thì việc sử dụng biểu đồ hay sơ đồ sẽ rất hữu dụng. Có rất nhiều biểu đồ tư duy khác nhau, nhưng biểu đồ này được dùng phổ biến nhất trong doanh nghiệp, vì nó mang lại giá trị tư duy cao và rất hiệu quả để thể hiện ý tưởng rõ ràng nhất. Qua bài viết này hãy cùng Jobsnew tìm hiểu về Flowchart nhé!
1. Flowchart là gì?
1.1. Định nghĩa cơ bản của “Flowchart”
Flowchart (hay còn gọi là lưu đồ) là một công cụ hình ảnh sử dụng các biểu tượng, hình dạng và mũi tên để biểu diễn một quy trình, chuỗi các bước hoặc luồng làm việc. Biểu đồ này được sử dụng để trình bày trực quan và logic các phần tử khác nhau trong một quá trình cụ thể, giúp người đọc dễ dàng hiểu rõ sự tương tác và sự liên kết giữa các bước hoặc yếu tố.
Loại biểu đồ này thường được dùng các mũi tên để minh họa cho một bước dẫn tiếp theo trong một chu trình nào đó. Nó là một công cụ chung có thể được điều chỉnh cho nhiều mục đích khác nhau và có thể được sử dụng để mô tả các quy trình khác nhau, chẳng hạn như quy trình sản xuất, quy trình hành chính hoặc dịch vụ hoặc kế hoạch dự án. Đây là một công cụ phân tích quy trình chung và là một trong bảy công cụ chất lượng cơ bản .
Flowchart có rất nhiều biến thể khác nhau xung quanh nót: sơ đồ từ trên xuống, sơ đồ vĩ mô, sơ đồ chi tiết (còn được gọi là sơ đồ quy trình, bản đồ vi mô, sơ đồ dịch vụ hoặc sơ đồ biểu tượng), sơ đồ triển khai (còn được gọi là sơ đồ đa chức năng) hay sơ đồ nhiều cấp.
1.2. Sự phổ biến và tiềm năng ứng dụng của “Flowchart” trong doanh nghiệp
Khám phá thêm nhiều công việc hấp dẫn tại: Jobsnew.vn
Khi bạn muốn đưa ra quyết định nào đó thì việc sử dụng Flowchart sẽ trở nên rất hữu ích. Thứ nhất, tất cả các thông tin trình bày dưới dạng lưu đồ vô cùng ngắn gọn và dễ hiểu. Điều này giúp ích lớn trong việc truyền đạt hay hướng dẫn công việc của doanh nghiệp.
Thứ hai, lưu đồ còn tăng tính đa dạng, sinh động cho nội dung diễn thuyết trước đám đông. Với những ai ngoài ngành khi nghe, lướt qua bằng Flowchart cũng giúp họ nắm nhanh thông tin chính.
Trong thực tế, một số trường hợp ứng dụng sơ đồ vô cùng hữu ích trong doanh nghiệp như:
- Nghiên cứu quá trình cải tiến.
- Lập kế hoạch dự án.
- Cần giao tiếp, phối hợp công việc giữa những thành viên trong cùng quy trình.
- Định hướng triển khai một công việc
2. Khi nào nên sử dụng Flowchart và tận dụng lợi ích của nó trong doanh nghiệp
2.1. Xác định thời điểm thích hợp để sử dụng Flowchart
Flowchart là một công cụ hữu ích trong doanh nghiệp, và việc sử dụng nó phụ thuộc vào tình huống cụ thể vì nó là công cụ để trình bày những bước trong một quy trình nào đó, hỗ trợ tối ưu nhất cho các hoạt động đào tạo, lập kế hoạch hay tạo tài liệu. Dưới đây là một số thời điểm thích hợp để áp dụng flowchart:
- Tạo quy trình mới:
- Khi bạn đang xây dựng một quy trình mới trong tổ chức, việc vẽ flowchart giúp bạn hiểu rõ hơn về các bước cần thực hiện và cách chúng liên kết với nhau.
- Tối ưu hóa quy trình hiện có:
- Nếu bạn đã có một quy trình đang hoạt động, flowchart có thể giúp bạn phát hiện các bước không cần thiết, nút thắt, hoặc cách cải thiện hiệu suất.
- Đào tạo nhân viên:
- Flowchart là công cụ hữu ích để giải thích cho nhân viên cách một quy trình hoạt động. Khi bạn cần đào tạo nhân viên mới hoặc giới thiệu một quy trình mới, lưu đồ quy trình sẽ giúp họ hiểu rõ hơn.
- Xác định trách nhiệm:
- Khi có nhiều bộ phận tham gia vào một quy trình, flowchart giúp xác định rõ trách nhiệm của từng bộ phận.
- Kiểm tra và cải thiện:
- Sử dụng flowchart để kiểm tra xem quy trình có hoạt động đúng theo kế hoạch hay không. Nếu không, bạn có thể tìm ra nguyên nhân và cải thiện.
2.2. Lợi ích của việc áp dụng “Flowchart” trong quy trình làm việc
Dưới đây, tổng hợp giúp bạn các lợi ích thực tế nhất mà Flowchart mang lại:
-
Phân tích hiệu suất quy trình
Flowchart cho phép bạn phân tích chi tiết mỗi bước trong quy trình làm việc. Điều này giúp bạn xác định được thời gian và tài nguyên mà mỗi bước yêu cầu. Từ đó, bạn có thể tập trung vào việc cải thiện và tối ưu hóa các bước gây lãng phí thời gian hoặc tài nguyên.
-
Xác định và loại bỏ sai sót
Flowchart giúp xác định các lỗi và sai sót có thể xảy ra trong quy trình. Bằng cách kiểm tra logic và thứ tự của các bước, bạn có thể loại bỏ các rủi ro tiềm năng và đảm bảo rằng quy trình diễn ra một cách suôn sẻ và chính xác.
-
Tối ưu hóa sử dụng tài nguyên
Bằng cách hiểu rõ các tương tác giữa các bước trong quy trình, bạn có thể tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên như nhân lực, vật liệu và thời gian. Điều này giúp giảm thiểu lãng phí và tăng hiệu suất tổng thể của hoạt động.
-
Hiểu rõ quy trình làm việc
Flowchart giúp mọi người hiểu rõ hơn về cách mà các bước liên quan và tương tác với nhau trong quy trình làm việc. Điều này làm cho quá trình đào tạo mới nhân viên trở nên dễ dàng hơn và giúp họ nắm vững nhiệm vụ của mình.
-
Tạo sự thống nhất
Sơ đồ Flowchart giúp tạo ra một chuẩn mực chung cho cách thực hiện các nhiệm vụ. Điều này giúp đảm bảo tính nhất quán và chất lượng trong các hoạt động của doanh nghiệp.
-
Dễ dàng quản lý và giám sát
Flowchart cho phép quản lý theo dõi tiến độ và hiệu suất của quy trình một cách dễ dàng. Bằng cách hiểu rõ các bước và quy trình, quản lý có thể thực hiện giám sát hiệu quả hơn.
-
Chia sẻ thông tin một cách dễ dàng
Flowchart dễ dàng chia sẻ thông tin với các thành viên khác trong tổ chức hoặc đối tác bên ngoài. Điều này giúp truyền đạt hiểu biết và thông tin một cách nhanh chóng và chính xác.
-
Hỗ trợ quyết định
Trong các quy trình phức tạp, sơ đồ Flowchart giúp người dùng dễ dàng nhận biết các tùy chọn và lựa chọn tối ưu cho từng tình huống. Điều này hỗ trợ quyết định dựa trên cơ sở logic và thông tin thực tế.
Nói tóm lại, Flowchart đóng vai trò cốt lõi, giúp giữ kết nối giao tiếp giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp, giữa doanh nghiệp với khách hàng.
3. Các bước để tạo biểu đồ Flowchart
3.1. Quy tắc chuẩn để tạo một sơ đồ hiệu quả
Từ những nội dung trên, có thể bạn sẽ mường tượng vẽ Flowchart thật đơn giản, dễ biến tấu. Tuy nhiên, một lưu đồ đúng nghĩa quý khách phải thực hiện theo tiêu chuẩn được quốc tế công nhận. Cụ thể, quy tắc cần tuân thủ đúng những quy tắc sau:
Quy tắc 1: Sử dụng nhất quán các thành phần trong biểu đồ
Yếu tố đầu tiên chính là tính nhất quán từ hình khối, đường dẫn, văn bản. Trong đó:
- Hình elip: Thể hiện điểm bắt đầu và kết thúc của một quy trình.
- Hình chữ nhật: Các bước hay hành động triển khai do cá nhân đảm nhiệm.
- Hình thoi: Dùng khi có quyết định hay phê chuẩn cần lựa chọn.
- Đường dẫn mũi tên chỉ hướng của dòng chảy các bước.
Các ký hiệu Flowchart đều có cùng kích thước, khoảng cách bằng nhau. Việc sử dụng có quy tắc sẽ loại bỏ những can thiệp không cần thiết. Đặc biệt, chúng làm cho luồng dữ liệu rất thuận mắt, dễ theo dõi.
Đôi khi màu sắc thêm vào hình cũng giúp tăng hiệu ứng trên, người dùng cân nhắc áp dụng vào. Chẳng hạn như với bước ra quyết định có thể dùng một màu, phân biệt với hộp elip bắt đầu. Trong trường hợp, bạn cần bổ sung một vài ký tự, nhớ thông báo để mọi người nắm ý nghĩa quy ước.
Quy tắc số 2: Sắp xếp luồng dữ liệu một cách hợp lý trên cùng một trang
Quy tắc vẽ Flowchart này có chút kỹ thuật nhưng khi nắm chắc rất dễ tạo điều hướng tốt. Mục đích cuối cùng và cách vẽ đúng sẽ giúp bạn tạo ra một biểu đồ hoàn chỉnh, hiệu quả và tốt nhất thì nên tối ưu trên cùng một trang. Đây có thể nói là một quy tắc vô cùng quan trọng và then chốt trong quá trình vẽ biểu đồ Flowchart.
Trong trường hợp, biểu đồ có kích thước lớn, bạn có thể sử dụng các mẹo như sau:
- Tối ưu câu từ, ý nghĩa một cách ngắn gọn và xúc tích nhất, ;làm cho lưu đồ nhỏ hơn. Phông chữ đi kèm lúc này cần hiệu chỉnh to lên để bù đắp việc giảm tỷ lệ trên. Tổng quan về phần nhìn bạn dễ nhận thấy giao diện không bị quá bé.
- Tùy theo số lượng bước, người dùng có thể sắp xếp đường dẫn từ trái sang phải. Sau đó, những trình tự còn lại sẽ hạ xuống dòng dưới thực hiện tiếp.
- Ngoài ra, một cách xử lý khác là chia Flowchart lớn ra thành các tập hợp nhỏ. Đầu tiên, bạn hãy vẽ lưu đồ miêu tả tổng quan các bước hoàn chỉnh của quy trình. Trong mỗi bản chính này sẽ chứa một siêu liên kết đến các sơ đồ riêng biệt hiển thị chi tiết bước đó.
Quy tắc 3: Đặt dòng trả về phía dưới biểu đồ
Quy tắc còn lại trong vẽ Flowchart đó chính là đặt dòng trả về phía dưới biểu đồ luồng. Thực tế, chúng ta đọc văn bản từ đầu trang xuống một cách tự nhiên theo tuần tự. Do đó, mọi dòng trả ngược về trước cần đặt bên dưới.
Trong trường hợp xuất hiện 2 dòng cần trả về tuyệt đối không được trùng nhau.
3.2. 3 bước để vẽ biểu đồ Flowchart (lưu đồ quy trình) cho doanh nghiệp chính xác và hiệu quả nhất.
Tuy nhìn sơ qua việc vẽ Flowchart có vẻ khá đơn giản. Khi bạn chỉ cần sử dụng các loại hình khối và mũi tên trong đó. Nhưng thực tế, để xây dựng được một biểu đồ chính xác và logic thì không hề dễ dàng, nhất là khi trong doanh nghiệp thường có số lượng lớn các quy trình liên kết lại với nhau.
Bước 1: Xác định và quyết định những lưu đồ quy trình cần thiết
Việc sử dụng biểu đồ Flowchart chỉ có ý nghĩa nếu như doanh nghiệp của bạn cần tới nó để hoạt động các bộ máy trơn tru cũng như phát triển, tăng trưởng về doanh số và quy mô.
Một số doanh nghiệp hiện nay, không thể vẽ ra một biểu đồ hoàn chỉnh và quản lý, thực hiện quy trình chỉ bằng lời nói. Nhưng nó chỉ dừng lại ở các doanh nghiệp nhỏ, quy mô bé với vài quy trình đơn giản, lặp đi lặp lại. Còn các doanh nghiệp lớn thì khác xa hoàn toàn và họ không thể dừng lại ở đó.
Nếu bạn mong muốn “văn bản hoá” trình tự các bước thành một quy trình nghiệp vụ hoàn chỉnh, bạn cần có lưu đồ. Trong trường hợp tham vọng hơn, bạn có thể “số hoá” nó khi tham gia vào các giai đoạn chuyển đổi số.
Bước 2: Thu thập thông tin chi tiết về quy trình hoạt động
Kể cả khi, quy trình hay hoạt động có vẻ đơn giản và thời gian diễn ra chỉ 1-2 ngày, thì mọi thông tin, nội dung, cách thức đều cần được thực hiện một cách đầy đủ và chính xác nhất. Nếu như bạn là người trực tiếp tham gia vào toàn bộ quá trình, quy trình nghiệp vụ hằng ngày của doanh nghiệp. Thì chắc chắn rằng, bạn cần tìm hiểu sâu, rõ ràng và chi tiết từng thông tin có liên quan để có thể vẽ được một lưu đồ quy trình chính xác nhất.
Bạn phải trả lời đầy đủ và chính xác những câu hỏi dưới đây, để từng bước tạo ra biểu đồ Flowchart hoàn chỉnh và hiệu quả nhất:
- Mục đích của quy trình này là gì? Tên gọi chính xác của nó?
- Quy trình này bao gồm bao nhiêu bước? Tên gọi của các bước là gì?
- Ai là người phụ trách bước này? Một người duy nhất hay luân phiên theo từng người của đội nhóm?
- Bước này có hướng dẫn mô tả cụ thể không? Có giới hạn thời gian không?
- Sau bước này có hai khả năng sẽ xảy ra. Nếu xảy ra khả năng A, quy trình vẫn được giữ nguyên như cũ chứ? Trong trường hợp xảy ra B, có phải cần quay trở lại bước trước đó và lặp lại một đoạn quy trình, hay sẽ dẫn sang một nửa sau quy trình hoàn toàn khác?
- Có sự kiện nào có thể khiến bạn đi chệch khỏi một quy trình chuẩn hay không?
- Có khi nào ngay từ bước số 2 đã cho ra output thành công và kết thúc quy trình? Hoặc bạn nhận ra input không đủ và quy trình là thất bại?
Bước 3: Bắt đầu quá trình vẽ lưu đồ quy trình
Khi bạn đã có trong tay đầy đủ các thông tin về quy trình hoạt động thực tế, vậy thì sao không bắt tay vẽ lại chúng thành biểu đồ thôi. Bạn có thể vẽ lưu đồ quy trình theo 3 cách khác nhau như sau:
- Cách 1: Dùng bút và giấy. Đây là cách đơn giản nhất, bạn chỉ cần có cho mình một chiếc bút và một tờ giấy. Bạn có thể dùng thêm thước kẻ, nó sẽ khiến cho biểu đồ Flowchart của bạn đẹp và khoa học hơn. Tuy nhiên bằng cách này có vẻ không áp dụng được lâu dài trên số lượng nhân sự liên quan lớn.
- Cách 2: Dùng các công cụ chỉnh sửa, thiết kế để vẽ Flowchart online. Bạn có thể sử dụng các phần mềm thiết kế như: Adobe Illustrator (Ai), Adobe Photoshop (Ps),… Điều này là một lựa chọn không tồi vì nó giúp bạn thể hiện biểu đồ một cách chuyên nghiệp, dễ dàng hơn trong việc chỉnh sửa, lưu trữ và chia sẻ.
- Cách 3:
- Dùng phần mềm quản lý quy trình nghiệp vụ (Business Process Management Software – BPMS).
- Dùng phần mềm Microsoft Visio – một phần mềm hỗ trợ vẽ kỹ thuật khá đa dạng của Microsoft.
- Phần mềm Crocodile Clip ICT – phần mềm hỗ trợ việc vẽ sơ đồ và nhiều cái khác nữa. Nó có thể giúp bạn chạy thử nghiệm từng bước trên sơ đồ.
4. Các ví dụ về biểu đồ Flowchart
Flowchart ứng dụng phổ biến trong rất nhiều lĩnh vực, ngành nghề khác nhau. Để bạn dễ hình dung lưu đồ đưa vào thực tế ra sao, sau đây là 2 ví dụ cụ thể:
4.1. Tạo quy trình onboarding cho nhân viên mới
Mọi nhân sự mới trong công ty đều phải làm quen về văn hoá, bộ máy tổ chức cũng như quy trình công việc. Do đó, quy trình onboarding vô cùng thực tế trong trường hợp này, cần được thiết lập triển khai.
Tùy vào mỗi công ty sẽ có một lưu đồ khác nhau nhưng cơ bản dựa theo các bước sau:
- Nhân viên mới nộp đầy đủ hồ sơ giấy tờ theo yêu cầu.
- Bộ phận nhân sự sẽ tiến hành kiểm tra, nếu cần bổ sung hay chỉnh sửa thông báo ngay cho người mới biết.
- Nhân viên HR giới thiệu cấu trúc, quy trình của công ty.
- Cuối cùng, bàn giao trang thiết bị làm việc, đồng phục, mã chấm công, email,…
4.2. Lưu đồ quy trình phê duyệt công văn, giấy tờ
Trên thực tế, mỗi ngày các bộ phận công ty đều phát sinh vài công văn cần sự phê duyệt. Trong quá trình luân chuyển sẽ xảy ra việc sai sót cần chỉnh sửa hay nhầm lẫn, bỏ quên. Vì thế, nội dung công việc này cũng cần có một lưu đồ chi tiết để triển khai đúng hướng. Cụ thể bao gồm các bước sau:
- Công văn gửi đi.
- Nếu chúng không được chấp thuận, quá trình bị hủy bỏ. Trường hợp ngược lại, người làm công văn sẽ tiến hành chỉnh sửa.
- Lưu trữ công văn cuối cùng trong một thư mục được quy định trước.
- Gửi email xác nhận xét duyệt thành công tới người gửi công văn để hoàn tất quy trình
Kết luận
Flowchart trở nên phổ biến hơn ở các doanh nghiệp lớn nhỏ với khả năng biểu diễn quy trình hấp dẫn và dễ hiểu, nó là công cụ hữu ích giúp chúng ta hình dung rõ ràng về cách một quy trình hoạt động của một doanh nghiệp, từ đó giúp tối ưu hóa hiệu suất và quản lý dự án. Ngày nay sự phát triển không ngừng của công nghệ và quy trình kinh doanh, việc nắm vững cách sử dụng Flowchart online sẽ giúp bạn tiến xa hơn trong việc đạt được sự hiệu quả và thành công trong mọi lĩnh vực.
Bài viết trên chúng ta đã cùng đi tìm hiểu về Flowchart là gì. Mong rằng bài viết sẽ mang lại nhiều giá trị đến bạn. Theo dõi Jobsnew Blog để cập nhật thêm nhiều thông tin bổ ích và nhanh chóng nhất nhé!
