Nhắc đến việc làm văn phòng, nhiều người nghĩ đến sẽ được làm việc nhàn hạ trong môi trường tiện nghi, nhưng thực tế khác xa ta tưởng. Hiện nay, nhóm nghề này rất phổ biến trong xã hội. Nếu bạn đang tìm hiểu thông tin liên quan đến việc làm hành chính văn phòng để định hướng phát triển bản thân, hãy theo dõi bài viết sau!
Nhân viên văn phòng là gì?
Việc làm văn phòng chiếm tỷ lệ lớn ở thị trường việc làm hiện nay
Nhân viên văn phòng là người thực hiện các nhiệm vụ văn thư hoặc hành chính trong môi trường văn phòng. Họ chịu trách nhiệm liên quan đến những việc như: trả lời các cuộc gọi, gửi email, quản lý thông tin và tài liệu, lên lịch hẹn hoặc những công việc hành chính khác.
Nhân viên văn phòng có thể làm việc ở nhiều ngành nghề khác nhau, chẳng hạn như: tài chính, công nghệ, chăm sóc sức khỏe, bất động sản,… Họ làm việc độc lập hoặc theo nhóm, nhưng phần lớn là “làm bạn” với các thiết bị laptop, máy tính bảng hoặc điện thoại thông minh.
Tùy vào khả năng và trình độ học vấn, bạn có thể tìm việc làm văn phòng phù hợp với đam mê, sở thích. Hiện nay ở các thành phố lớn việc làm văn phòng dần phổ biến rộng rãi, vì vậy cơ hội tìm việc đối với người lao động cũng được đáp ứng hiệu quả.
Một số ví dụ về việc làm văn phòng phổ biến
Có nhiều ngành nghề thuộc nhóm việc làm văn phòng
Trợ lý văn phòng
Trợ lý văn phòng được xem là “cánh tay đắc lực” của ban lãnh đạo, là người chịu trách nhiệm cung cấp hỗ trợ hành chính và văn thư cho một tổ chức hoặc trưởng bộ phận các phòng ban.
Bạn sẽ làm việc trực tiếp với quản trị hoặc giám sát viên nhằm xử lý các vấn đề cụ thể như: lên lịch các cuộc hẹn, lịch họp, chuẩn bị báo cáo, hiệu đính,… Vai trò của trợ lý văn phòng rất quan trọng để đảm bảo các hoạt động được trơn tru, hiệu quả.
Kế toán và kiểm toán
Nhiệm vụ chính của kế toán, kiểm toán chuyên nghiệp đều liên quan đến tài chính. Họ quản lý hồ sơ tài chính cho tổ chức hoặc cá nhân. Thông thường nhân viên kiểm toán, kế toán sẽ làm việc trên những con số và dữ liệu từ nhiều đối tượng cung cấp để cho ra báo cáo tổng hợp theo yêu cầu.
Để làm được công việc này, chúng ta cần học tập, rèn luyện tư duy logic, cách phân tích, tổ chức, kỹ năng giao tiếp để có thể linh hoạt trong mọi tình huống, nhất là khi liên quan đến việc tính toán thu chi, thuế,…
Chuyên viên nhân sự
Chuyên viên nhân sự là người trực tiếp giám sát hoạt động của bộ phận nhân sự. Họ chịu trách nhiệm thực thi kế hoạch, triển khai, phổ biến chính sách, thủ tục của công ty, tiến hành đào tạo nhân viên hoặc tổng hợp báo cáo dữ liệu tại nơi làm việc.
Nhiệm vụ chính của chuyên viên nhân sự ảnh hưởng đến nhiều khía cạnh của một tổ chức. Họ là cầu nối giữa cấp trên và cấp dưới bởi vừa phải đảm bảo phúc lợi của nhân viên, vừa đảm bảo thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp.
Nhân viên lễ tân
Lễ tân được xem là “bộ mặt” của công ty, họ có nhiệm vụ chào đón khách và hướng dẫn các điểm đến tại nơi làm việc. Nhân viên lễ tân cũng thực hiện các trách nhiệm khác như: lên lịch hẹn, nhập dữ liệu, lưu trữ hồ sơ, kiểm tra thư từ, phản hồi và ghi nhận thắc mắc của khách hàng,… vì vậy đòi hỏi cần có kỹ năng đa nhiệm và thái độ tích cực.
Nhân viên lễ tân làm việc được ở nhiều môi trường khác nhau như: bệnh viện, khách sạn, cơ quan nhà nước, công ty, doanh nghiệp,… Hầu hết nhân viên lễ tân sẽ chủ động xử lý công việc như một trợ lý văn phòng.
Xem thêm việc làm văn phòng tại các tỉnh thành trên cả nước
Nhân viên thiết kế đồ họa
Nhân viên thiết kế đồ họa là chuyên gia sáng tạo nội dung trực quan trên các nền tảng truyền thông. Họ chịu trách nhiệm thiết kế logo, ảnh bìa, tài liệu tiếp thị, bao bì sản phẩm,… nhằm truyền tải thông điệp thương hiệu đến với khách hàng
Một nhân viên thiết kế đồ họa điển hình cần sở hữu đam mê, sự sáng tạo và tinh thần cầu tiến. Bên cạnh đó, bạn cần nắm vững kiến thức nền tảng về màu sắc, kiểu chữ, bố cục và thành thạo các phần mềm thiết kế chuyên dụng.
Những kỹ năng cần thiết để tìm việc làm văn phòng dễ dàng
Cần rèn luyện nhiều kỹ năng để tìm kiếm việc làm văn phòng tốt
Kỹ năng giao tiếp
Ngoài kiến thức chuyên môn thì giao tiếp là kỹ năng cần thiết hàng đầu đối với những người chọn việc làm văn phòng. Việc thể hiện ý tưởng, suy nghĩ, thuyết phục đồng nghiệp, khách hàng qua lời nói, cử chỉ chứng tỏ bạn là người bản lĩnh.
Mọi doanh nghiệp đều cần tìm kiếm nhân viên có khả năng ăn nói để đảm nhiệm những hoạt động ký kết hợp đồng, duy trì quan hệ hợp tác hoặc xử lý tình huống hiệu quả. Kỹ năng giao tiếp được đánh giá thông qua lời nói trực tiếp, trên văn bản hoặc ứng xử qua điện thoại.
Sử dụng thành thạo tin học văn phòng
Trong thời đại công nghệ phát triển vượt bậc, bên cạnh sử dụng thành thạo các phần mềm thông dụng phục vụ công việc văn phòng như: Word, Excel thì bạn nên tìm hiểu thêm về: Photoshop, Powerpoint,… để “nâng cấp” bản thân.
Ngoài ra, chúng ta cũng nên trang bị kỹ năng xử lý một số lỗi kỹ thuật của các loại máy tính, máy in, máy scan,… để có thể khắc phục một số phiền toái bất ngờ xảy đến.
Kỹ năng làm việc nhóm
Bất kỳ ngành nghề nào cũng cần phát triển tốt kỹ năng này. Mặc dù vai trò như nhau nhưng nhà tuyển dụng rất coi trọng ứng viên có thể làm việc nhóm hơn là độc lập.
Nếu nhân viên tạo được sự liên kết nhất định, biết giúp đỡ, bù trừ khuyết điểm của nhau để hoàn thành mục tiêu chung thì đây là tiền đề vững mạnh giúp công ty, doanh nghiệp phát triển bền vững.
Kỹ năng tổ chức, lập kế hoạch
Nhân viên cho các việc làm văn phòng đôi lúc phải đối mặt với nhiều vấn đề, đòi hỏi ta phải xử lý để hoàn thành đúng tiến độ công việc. Bạn cần hình thành thói quen nghiêm túc, rèn luyện tính chuyên nghiệp bằng cách lập kế hoạch theo thứ tự ưu tiên để tránh bối rối, luống cuống. Nhờ kỹ năng này mà chúng ta sẽ luôn ở trong trạng thái sẵn sàng nhận nhiệm vụ từ cấp trên và đảm bảo tuân thủ thời gian cho phép.
Trên đây đã điểm qua các việc làm văn phòng phổ biến cũng như những kỹ năng cần thiết để giúp bạn tìm kiếm hướng đi tốt nhất. Hy vọng bạn đã có thêm nhiều kiến thức và có cho mình lựa chọn cho vai trò của bản thân.Theo dõi thường xuyên Jobsnew.vn hoặc Blog.Jobsnew.vn để tìm đọc thêm nhiều bài viết bổ ích nhé!
