Giấy giới thiệu là gì? Mẫu giấy giới thiệu là một văn bản thường được sử dụng thường xuyên của tổ chức, doanh nghiệp, cơ quan nhà nước nhằm giới thiệu cán bộ, công nhân viên đi liên hệ công tác, làm việc để giải quyết các công việc cụ thể của công ty, tổ chức mình. Hôm nay chúng ta sẽ cùng đi tìm hiểu chi tiết về giấy giới thiệu cũng như những mẫu chuẩn và cách viết mới nhất năm 2024 nhé.
1. Khái niệm và ý nghĩa của giấy giới thiệu
1.1 Định nghĩa giấy giới thiệu
Giấy giới thiệu là một văn bản do một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp (công ty) phát hành nhằm giới thiệu các thông tin cơ bản về nhân viên đại diện công ty, cán bộ công chức, viên chức đại diện cho tổ chức đơn vị hoặc các trường hợp khác liên hệ với cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức được giới thiệu nhằm thực hiện các công việc cụ thể theo nội dung được ghi nhận trong giới thiệu.
Như vậy, người được giới thiệu là người đại diện hợp pháp cho tổ chức, đơn vị, doanh nghiệp được giới thiệu. Họ có quyền thay mặt làm việc, ký kết các văn bản liên quan đến các nội dung được giới thiệu nhân danh tổ chức hoặc đơn vị giới thiệu.
Ví dụ: Công ty A tham gia dự án xã hội học nhằm khảo sát, đánh giá chất lượng cuộc sống của người dân trước, trong và sau khi xây dựng dự án thủy điện B tại tỉnh C.
Đối tượng nghiên cứu của dự án khá rộng, có thể phải làm việc với các cơ quan quản lý cấp tỉnh, huyện hoặc người dân để khảo sát bằng các bảng hỏi hoặc phỏng vấn trực tiếp các chuyên gia về vấn đề này.
Công ty A có thể phát hành giấy giới thiệu để nhân viên liên hệ với các cơ quan chức năng hoặc làm việc trực tiếp với người dân để được sự hỗ trợ của chính quyền trong việc tiếp nhận hoặc thu thập thông tin về dự án khảo sát này.
Khám phá thêm nhiều cơ hội nghề nghiệp hấp dẫn tại: Jobsnew.vn
1.2 Vai trò và mục đích của giấy giới thiệu
Giấy giới thiệu giúp tránh các trường hợp giả mạo hoặc mạo danh gây nhầm lẫn đối với đơn vị, tổ chức, cá nhân được giới thiệu. Đồng thời, văn bản này giúp các bên có thể làm việc với đúng người có chuyên môn hoặc có thẩm quyền để xử lý chính xác vấn đề đang gặp phải.
Bản chất giấy giới thiệu là văn bản cung cấp các thông tin cơ bản cần thiết cho bên được giới thiệu và thông qua văn bản này, các bên có thể rút ngắn thời gian tìm hiểu thông tin về đối phương hoặc đối tác. Chính vì thế, trước khi phát hành giấy giới thiệu, các đơn vị và tổ chức phải trao đổi vấn đề cần giải quyết qua điện thoại, thư điện tử hoặc các phương thức liên lạc khác.
Giấy giới thiệu giúp đơn vị, tổ chức tiếp nhận tin tưởng, hiểu rõ vấn đề, yêu cầu, mong muốn của bên được giới thiệu và tạo điều kiện để giúp cá nhân được giới thiệu có thể hoàn thành nhiệm vụ của mình tốt nhất. Trong một số trường hợp, các đơn vị, tổ chức có quyền từ chối tiếp nhận và làm việc với các cá nhân được giới thiệu nếu không cung cấp đầy đủ giấy giới thiệu.
Bên cạnh đó, giấy giới thiệu còn là văn bản mang tính pháp lý quan trọng để thông qua đó, các đơn vị, tổ chức có căn cứ giải trình các vấn đề liên quan khi có sự cố bất ngờ xảy ra giữa các bên.
2. Phân biệt giữa giấy giới thiệu và các loại giấy tương tự
Nhiều người thường nhầm lẫn mục đích sử dụng giấy giới thiệu và giấy uỷ quyền, tuy nhiên xét về bản chất 2 văn bản này lại hoàn toàn khác nhau. Cụ thể như sau:
Thứ nhất: Phạm vi thực hiện công việc của giấy giới thiệu thấp hơn giấy uỷ quyền.
- Giấy giới thiệu được sử dụng với mục đích liên hệ, đại diện cho đơn vị, tổ chức nhằm làm rõ và thực thi công việc cụ thể.
- Giấy ủy quyền được sử dụng khi bên ủy quyền trao quyền cho người được ủy quyền được thay mặt mình thực hiện công việc cụ thể. Trong trường hợp này, người được ủy quyền có thể thực hiện công việc trong phạm vi được ủy quyền nhân danh người ủy quyền.
Thứ hai: Giấy giới thiệu có tính pháp lý thấp hơn giấy ủy quyền.
- Đối với giấy ủy quyền, người được ủy quyền sẽ có quyền sử dụng mọi biện pháp hợp pháp nhằm thực hiện công việc được ủy quyền. Đồng thời, người được ủy quyền có quyền thay mặt người uỷ quyền giải trình, khởi kiện, tố cáo và thực hiện một số công việc khác hợp pháp, không trái luật.
- Đối với giấy giới thiệu, người được giới thiệu chỉ được phép thực hiện các công việc trong phạm vi nhỏ, chung chung như tiếp nhận và làm rõ thông tin. Bên cạnh đó, người được giới thiệu cũng không thể thay mặt đơn vị, tổ chức giới thiệu để quyết định các vấn đề trong nội dung giới thiệu.
Thứ ba: Trách nhiệm pháp lý của người được giới thiệu thấp hơn người được uỷ quyền.
- Giấy giới thiệu mang tính đối ngoại như chào hỏi, trao đổi và tương tác giữa các đơn vị, tổ chức.
- Giấy ủy quyền mang tính pháp lý như thay mặt, đại diện, thực hiện và đưa ra phương án bảo vệ người được ủy quyền trong phạm vi ủy quyền rộng hơn.
3. Mẫu giấy giới thiệu chuẩn và cách viết hiệu quả
3.1 Các mẫu giấy giới thiệu thông dụng nhất
Dưới đây là một số mẫu giấy giới thiệu thông dụng nhất hiện nay:
- Giấy giới thiệu người vào Đảng: Sử dụng khi người đóng góp vào Đảng Cộng sản Việt Nam.
- Giấy giới thiệu công ty: Dùng để giới thiệu thông tin cơ bản về cán bộ, nhân viên của công ty khi họ liên hệ với các cơ quan hành chính nhà nước hoặc các đơn vị khác.
- Giấy giới thiệu chuyển hồ sơ chờ hưởng lương hưu, trợ cấp hàng tháng: Áp dụng trong trường hợp chuyển hồ sơ lương hưu, trợ cấp hàng tháng từ một đơn vị sang đơn vị khác.
- Giấy giới thiệu đăng ký xe máy: Sử dụng khi người cần đăng ký xe máy cần giới thiệu thông tin về mình.
- Giấy giới thiệu sinh hoạt Đảng: Dành cho các đảng viên khi tham gia sinh hoạt Đảng.
3.2 Hướng dẫn cách viết giấy giới thiệu theo quy định pháp luật
Như đã phân tích ở trên, mẫu giới thiệu là tài liệu dưới dạng văn bản do công ty, tổ chức, đơn vị ban hành nên có thể được sử dụng dưới nhiều cách thức, hình thức khác nhau. Tuy nhiên, dưới góc độ chung nhất thì phải đảm bảo các yếu tố cơ bản sau:
+ Phần tên chủ thể: Tên tổ chức, Tên công ty, Tên đơn vị sự nghiệp (thể hiện bên trái), ngang bằng với nó bên phải là thông tin quốc hiệu ” CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM – Độc lập – Tự Do – Hạnh phúc.
–Phần tên tổ chức, công ty, đơn vị sẽ để ngang bằng với phần quốc hiệu hoặc thấp hơn (không được để cao hơn), phần số hiệu sẽ ngang bằng với phần tiêu ngữ “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc”
– Tên cơ quan tổ chức nhà nước thường được viết bên dưới đơn vị chủ quản
+ Tên văn bản đặt là: GIẤY GIỚI THIỆU (V/v: Hỗ trợ sinh viên đăng ký tập sự), viết in hoa, in đậm và căn giữa.
+ Phần kính gửi: Phải ghi rõ, ghi đúng tên cơ quan, đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp được giới thiệu đến.
+ Phần thông tin của người được giới thiệu: Phải ghi đầy đủ họ tên, chức vụ nếu là cá nhân bên ngoài thì có thể thêm các thông tin định danh như số chứng minh thư nhân dân, thẻ căn cước công dân….
+ Phần nội dung của giấy giới thiệu: Cần ghi rõ lý do và phạm vi làm việc cụ thể (càng chi tiết, dễ hiểu càng tốt). Một vấn đề cần đặc biệt lưu ý là: Thời điểm có hiệu lực hoặc hết hiệu lực của giấy giới thiệu thường được viết tay.
+ Phần ký tên đóng dấu của người có thẩm quyền giới thiệu: Với các đơn vị nhà nước thường là thủ trưởng, người đứng đầu cơ quan. Nếu là cấu phó thì có thể thêm từ Thừa lệnh (TL) hoặc thay mặt (TM) người có thẩm quyền ký đóng dấu.
+ Phần nơi gửi: ghi vắn tắt các cơ quan, và thông tin lưu trữ văn bản.
4. Mẫu giấy giới thiệu đặc thù cho các đối tượng và mục đích cụ thể
4.1. Mẫu giấy giới thiệu cho sinh viên, người lao động, Đảng viên
Mẫu Giấy giới thiệu Đảng viên về giữ mối liên hệ ở nơi cư trú mới nhất
Hiện hành, mẫu Giấy giới thiệu Đảng viên về giữ mối liên hệ ở nơi cư trú mới nhất được ban hành kèm theo Hướng dẫn 33-HD/BTCTW năm 2020 thực hiện một số nội dung trong Quy định 213-QĐ/TW của Bộ Chính trị về trách nhiệm của Đảng viên đang công tác thường xuyên giữ mối liên hệ với tổ chức Đảng và nhân dân nơi cư trú.
Mẫu giấy giới thiệu Đảng viên sinh hoạt nơi cư trú mới nhất theo Quy định 213:
4.2 Mẫu giấy giới thiệu song ngữ và các trường hợp đặc biệt khác
Trong trường hợp các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp (công ty) phát hành có ý định muốn giới thiệu nhân viên công ty sang công ty khác ở nước ngoài nhằm thực hiện các công việc cụ thể theo nội dung được ghi nhận trong giới thiệu thì ta sử dụng mẫu giới thiệu bằng tiếng Anh.
GIẤY GIỚI THIỆU
LETTER OF INTRODUCTION
Kính gửi/Kindly Attn.: ………………………………………………………
……………………………………………………………………………………..
Trân trọng giới thiệu Ông/Bà: …………………………………………..
We has the honor to introduce Mr/Ms: ………………………………..
Chức vụ: ………………………………………………………………………
Position: …………………………………………………………………….
Số chứng minh nhân dân: ……………………………………………….
Identity care number: ……………………………………………………….
Được cử đến: ……………………………………………………………….
Being assigned to: ………………………………………………………….
Để: …………………………………………………………………………………
For the purpose of: ……………………………………………………………
Đề nghị: ……………………………………………………………………………
We respecfully request: …………………………………………………….
Hỗ trợ Ông/Bà ………………………. hoàn thành nhiệm vụ.
To assist Mr/Ms ………………………. for the task completion.
Giấy giới thiệu này có giá trị từ: ………………………………
Valid from:………………………………………………………
Đến: …………………………………………….
Until: ……………………………………………
| Nơi nhận (Recipients):
– As above; – Save VT. |
Legal representative of the company
(Sign, stamp and write full name) |
5. Hướng dẫn viết giấy giới thiệu đúng chuẩn cập nhật năm 2024
5.1 Các bước và nguyên tắc viết giấy giới thiệu hiệu quả
Cách viết giấy giới thiệu cũng gần giống với cách viết giấy ủy quyền, cũng cần phải tuân thủ những nguyên tắc cấu thành văn bản và gồm có những nội dung sau:
+ Tên cơ quan, tổ chức chủ quản: Cần phải ghi chính xác tên cơ quan, đơn vị trực tiếp quản lý bạn hiện tại
+ Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản: Là đơn vị ban hành văn bản này, giới thiệu bạn tới đơn vị công tác khác.
+ Chữ viết tắt hành chính tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
+ Họ và tên, chức vụ và đơn vị công tác của người được giới thiệu: mục này nhằm giới thiệu người được cử đến đơn vị công tác mới.
+ Tên cơ quan, tổ chức được giới thiệu: Phần này cần ghi rõ thời gian, địa danh viết giấy giới thiệu.
+ Lý do: Ghi rõ nội dung giới thiệu, công việc phù hợp mà nhân viên được giới thiệu có thể đảm nhiệm.
+ Ký tên, đóng dấu: Xác nhận của đơn vị, công ty giới thiệu.
+ Nhận xét, đánh giá tích cực về khả năng làm việc, thành tích của người được giới thiệu.
5.2 Lưu ý quan trọng khi soạn thảo giấy giới thiệu
Khi soạn thảo giấy giới thiệu, hãy tuân theo một số quy tắc và lưu ý sau đây để đảm bảo văn bản của bạn chính xác và hiệu quả:
- Đối tượng và mục đích: Xác định rõ đối tượng mà bạn đang viết giấy giới thiệu cho. Điều này sẽ giúp bạn tập trung vào thông tin quan trọng và phù hợp với mục đích sử dụng.
- Ngôn ngữ chính xác: Sử dụng ngôn ngữ chính xác, lịch sự và chuyên nghiệp. Tránh sử dụng ngôn ngữ không phù hợp hoặc quá phức tạp.
- Cấu trúc văn bản: Giấy giới thiệu nên bao gồm các phần sau:
- Phần giới thiệu: Giới thiệu bản thân và đối tượng giới thiệu.
- Phần kinh nghiệm và năng lực: Nêu rõ kinh nghiệm, kỹ năng và thành tựu của người được giới thiệu.
- Phần kết luận: Tóm tắt và kết thúc văn bản một cách lịch sự.
- Thông tin cơ bản: Bao gồm tên, chức vụ, công ty hoặc tổ chức, và thông tin liên hệ của người được giới thiệu.
- Kiểm tra lại trước khi gửi: Trước khi gửi giấy giới thiệu, hãy kiểm tra lại lần cuối để đảm bảo không có lỗi chính tả hoặc sai sót.
6. Kết luận
Vậy là qua bài viết trên, đã mang lại tất tần tật về khái niệm, ý nghĩa của giấy giới thiệu. Hiểu qua về sự khác nhau của giấy giới thiệu và giấy ủy quyền, cũng như những loại giấy giới thiệu phổ biến hiện nay và hướng dẫn chi tiết viết loại giấy tờ này. Mong rằng bài viết sẽ mang lại nhiều giá trị đến bạn. Theo dõi Jobsnew Blog để cập nhật thêm nhiều thông tin bổ ích và nhanh chóng nhất nhé!
