Đối với lĩnh vực xuất nhập khẩu invoice là một trong những loại chứng từ quan trọng. Nó được sử dụng để xác minh độ minh bạch về xuất xứ, nguồn gốc và thanh toán trong quá trình mua bán hàng hóa. Vậy đối với mua bán quốc tế, định nghĩa invoice là gì? Vai trò của invoice như thế nào? Hãy cùng Jobsnew tìm hiểu chi tiết hơn thông qua bài viết này nhé!
1. Invoice là gì? Vai trò của invoice
1.1 Định nghĩa invoice là gì?
Trong hoạt động xuất nhập khẩu, invoice (hóa đơn) là một loại chứng từ vô cùng quan trọng đối với quá trình mua bán hàng hóa. Hóa đơn sẽ được lập theo mẫu của người bán. Trên hóa đơn cần thể hiện đủ nội dung về số hóa đơn, ngày hóa đơn, thông tin người mua và người bán, mô tả hàng hóa, đơn giá và tổng tiền. Đây là một trong những loại chứng từ quan trọng để thực hiện khai báo hải quan, đóng thuế và thanh toán.
1.2 Vai trò của invoice là gì?
Vai trò của invoice là gì? Invoice không chỉ đơn thuần là một tài liệu ghi nhận giao dịch mua bán mà còn có những chức năng và lợi ích quan trọng khác. Dưới đây là một số chức năng chính của invoice:
- Lưu trữ hồ sơ: Trong quá trình xuất nhập khẩu, việc lưu giữ hóa đơn cho phép họ có chứng cứ về việc mua hàng và bán hàng. Đồng thời giúp đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp của các giao dịch.
- Theo dõi quá trình thanh toán: Invoice cho phép người bán và người mua theo dõi quá trình thanh toán. Thông qua việc ghi nhận số tiền nợ và các khoản thanh toán đã được thực hiện, invoice cung cấp một cái nhìn tổng quan về tình trạng tài chính và các khoản nợ còn lại giữa hai bên.
- Bảo vệ pháp lý: Invoice hợp lệ và tuân thủ quy trình là một chứng cứ pháp lý về việc thỏa thuận giữa người bán và người mua về mức giá và các điều kiện thanh toán. Nếu có tranh chấp hoặc vấn đề pháp lý phát sinh, invoice có thể được sử dụng làm bằng chứng để bảo vệ quyền và lợi ích của các bên liên quan.
- Khai báo thuế dễ dàng: Invoice cung cấp thông tin cần thiết để báo cáo và khai báo thuế. Việc lưu giữ, ghi chép đúng các thông tin trong invoice giúp doanh nghiệp đảm bảo tính chính xác của báo cáo thuế và tuân thủ các quy định pháp luật về thuế.
2. Phân loại các loại invoice
2.1. Proforma invoice – Hóa đơn chiếu lệ
Proforma invoice là gì? Vai trò của proforma invoice như thế nào? Proforma invoice hay còn gọi là hóa đơn chiếu lệ. Khi người bán nhận được yêu cầu số lượng hàng hóa từ người mua, người bán sẽ tiến hành lập hóa đơn chiếu lệ. Sau đó, người bán sẽ gửi proforma invoice để xác nhận các điều khoản và cam kết mà hai bên đã thỏa thuận với nhau. Khi bên mua xác nhận, hóa đơn chiếu lệ sẽ có giá trị như một bản hợp đồng chính thức.
Với proforma invoice, cả 2 bên sẽ có thể giảm thiểu những rủi ro không đáng có trong quá trình thanh toán. Hạn chế những sai sót, dẫn đến xảy ra kiện tụng. Đồng thời, người mua cần hóa đơn chiếu lệ để chuẩn bị tài chính, mở thư tín dụng và xin những giấy phép cần thiết để tiến hành nhập khẩu.
2.2. Commercial invoice – Hóa đơn thương mại
Vậy commercial invoice là gì? Sự khác biệt giữa commercial invoice và proforma invoice là gì?
Khi người mua nhận được hóa đơn chiếu lệ, họ sẽ xác nhận và gửi thông tin đơn hàng cho người bán. Khi đó, đơn vị bán sẽ tiến hành chuẩn bị hàng hóa và những thủ tục giấy tờ đi kèm với hàng hóa. Commercial invoice (hóa đơn thương mại) là một trong những giấy tờ quan trọng mà người bán cần chuẩn bị. Hóa đơn này cần chi tiết toàn bộ thông tin giao dịch, từ đầu đến cuối.
Hóa đơn thương mại có thể giống với hóa đơn chiếu lệ ban đầu, người bán đã gửi cho khách hàng của mình để làm báo giá. Tuy nhiên, có thể bạn sẽ thấy một số chi tiết bổ sung mà trước đây chưa xuất hiện trong hóa đơn chiếu lệ. Ví dụ trong hóa đơn thương mại, bạn có thể thấy sự xuất hiện của các thông tin như số đơn đặt hàng, số tham chiếu khách hàng, thông tin ngân hàng và thanh toán.
2.3. Provisional invoice – Hóa đơn tạm thời
Những trường hợp có thể sử dụng provisional invoice là gì? Hóa đơn tạm thời giống như cái tên của nó. Hóa đơn này được sử dụng để thay thế tạm thời cho hóa đơn chính thức của 2 bên trong quá trình thanh toán. Nó có thể sử dụng trong 3 trường hợp sau:
- Trường hợp 1: Hóa đơn này được sử dụng để ghi nhận việc thu tiền trước từ người bán. Đơn vị bán muốn thu số tiền tương ứng với giá trị của đơn hàng trước khi cung cấp hóa đơn chính thức.
- Trường hợp 2: Khi người mua và người bán đã thỏa thuận chia đơn hàng thành nhiều đợt. Người mua sẽ thanh toán theo từng đợt cho người bán.
- Trường hợp 3: Khi 2 bên chưa thống nhất được mức giá chung. Họ sẽ lấy tạm một mức giá để tiến hành giao dịch. Sau khi quyết định, mức giá sẽ được ghi trong hóa đơn chính thức.
2.4. Final invoice – Hóa đơn chính thức
Trên hóa đơn chính thức sẽ thể hiện tổng giá trị cuối cùng của đơn hàng mà bên mua cần phải thanh toán cho bên bán. Chỉ khi đơn vị mua hàng thanh toán đầy đủ số tiền trong hóa đơn chính thức thì giao dịch giữa hai bên mới kết thúc.
2.5. Certified invoice – Hóa đơn xác nhận
Hóa đơn xác nhận được sử dụng để xác nhận nguồn gốc và xuất xứ của hàng hóa. Trên hóa đơn này cần có đầy đủ chữ ký của Phòng thương mại và công nghiệp (VCCI).
2.6. Neutral invoice – Hóa đơn trung gian
Người bán không muốn hoặc tạm thời không thể đứng tên trên những loại giấy tờ pháp lý nhưng vẫn muốn xuất khẩu hàng hóa. Khi đó hóa đơn mà họ sử dụng được gọi là hóa đơn trung gian do đơn vị khác đứng tên.
Lưu ý: người ký tên trên hóa đơn phải là bên trung gian.
2.7. Consular invoice – Hóa đơn lãnh sự
Hóa đơn lãnh sự sẽ được cấp bởi Đại sứ quán của nước phía đơn vị nhập khẩu, đang sống và công tác trên nước của người bán. Hóa đơn này có thể sử dụng thay thế cho giấy chứng nhận xuất xứ.
2.8. Tax invoice – Hóa đơn thuế
Tax invoice là gì? Đây là hóa đơn thể hiện thông tin về số tiền thuế được tính dựa trên thông tin sản phẩm/dịch vụ hàng hóa được cung cấp. Hóa đơn thuế thường được yêu cầu trong hoạt động giao dịch kinh doanh. Nó là một phần quan trọng của quá trình lập kế toán.
3. Định nghĩa và vai trò của packing list
3.1 Định nghĩa packing list là gì?
Trong hoạt động xuất nhập khẩu, vai trò của packing list là gì? Tương tự như invoice, packing list là một trong những loại chứng từ phổ biến và quan trọng. Nó còn được gọi là phiếu đóng gói, bảng kê, hoặc phiếu chi tiết hàng hóa. Đóng vai trò quan trọng trong việc ghi nhận thông tin về các sản phẩm được bán từ người bán cho người mua. Điều này cho phép người mua kiểm tra và so sánh với đơn đặt hàng để đảm bảo tính chính xác.
Thông thường, packing list chỉ bao gồm thông tin về số lượng hàng hóa và phương thức đóng gói. Không cung cấp những thông tin liên quan về giá trị của lô hàng. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, packing list và invoice có thể được sử dụng cùng nhau. Điều này đảm bảo rằng cả thông tin về số lượng hàng hóa và giá trị của lô hàng đều được ghi lại và trình bày cho người mua và các bên liên quan khác.
3.2 Vai trò của packing list
Trong khi, invoice là chứng từ thể hiện trị giá lô hàng thì packing list cung cấp thông tin chi tiết về cách hàng hóa được đóng gói. Những thông tin packing list cung cấp bao gồm cách xếp, số lượng và trọng lượng của các gói hàng. Thông qua packing list, người bán, người mua hoặc bên thứ ba có thể xác định được số lượng hàng hóa trong mỗi container, trọng lượng tổng cộng của lô hàng và cách bố trí hàng hóa trong quá trình vận chuyển.
Thông qua packing list, người ta có thể dự đoán được thời gian dự kiến để dỡ hàng và xác định phương tiện vận chuyển phù hợp cho lô hàng. Ngoài ra, thông tin từ packing list cũng giúp tính toán được số lượng hàng có thể được dỡ trong một ngày. Tính toán phương án giải quyết nhiều vấn đề khác liên quan đến quá trình vận chuyển và xếp dỡ hàng.
Kết luận
Thông qua bài viết, bạn đã có câu trả lời cho câu hỏi invoice là gì chưa? Với tôi, invoice trong xuất nhập khẩu là một tài liệu ghi nhận giao dịch mua bán. Bên cạnh đó nó còn có vai trò quan trọng trong việc lưu trữ hồ sơ, theo dõi thanh toán, bảo vệ pháp lý và tuân thủ quy định thuế. Việc lập và sử dụng invoice đúng quy trình và tuân thủ các quy định pháp luật đóng vai trò quan trọng trong quản lý và thúc đẩy hoạt động xuất nhập khẩu.
Hy vọng những thông tin mà Jobsnew cung cấp, sẽ giúp bạn giải đáp được thắc mắc “invoice là gì?”. Hãy truy cập vào website Jobsnew Blog để cập nhật thêm những thông tin có liên quan về lĩnh vực xuất nhập khẩu nhé!
