Việc làm hành chính văn phòng là gì? Đó là câu hỏi được đặt ra nhiều nhất khi nói đến lĩnh vực này. Bài viết dưới đây Jobsnew sẽ giúp bạn khám phá và hiểu rõ hơn về khái niệm hành chính văn phòng, cùng những quy trình và hoạt động quan trọng mà nó bao gồm. Đi vào nội dung bài viết ngay bây giờ để tìm hiểu sâu hơn về tầm quan trọng và vai trò của hành chính văn phòng bạn nhé.
1. Khái niệm việc làm hành chính văn phòng là gì?
Hành chính văn phòng là phòng ban chịu trách nhiệm xử lý các đầu việc liên quan đến giấy tờ, thủ tục hành chính, quản lý và lưu trữ các thông tin hoặc tài liệu, xử lý hồ sơ trong các cơ quan nhà nước, tổ chức, doanh nghiệp tư nhân. Do đó, việc làm hành chính văn phòng được hiểu là những công việc liên quan đến:
- Tiếp nhận và xử lý/ quản lý giấy tờ, hồ sơ
- Quản lý công tác lễ tân, sự kiện, hội nghị
- Kiểm soát tài sản, vật tư trang thiết bị công
- Quản lý các hồ sơ thông tin về nhân sự
2. 4 loại công việc hành chính văn phòng
Dưới đây là mô tả chi tiết về 4 loại công việc hành chính văn phòng giúp bạn có thể hình dung cụ thể nhất về các việc làm hành chính văn phòng hiện có tại các cơ quan, doanh nghiệp tư nhân.
2.1 Tiếp nhận và xử lý/ quản lý giấy tờ, hồ sơ
Đây là công việc hành chính văn phòng mà nhân sự sẽ tiếp nhận các loại công văn, hồ sơ hay tài liệu được gửi tới cơ quan/ doanh nghiệp. Sau đó, dựa vào tên và loại văn bản mà đem nó chuyển tới các bộ phận liên quan trực tiếp.
2.2 Quản lý công tác lễ tân, sự kiện, hội nghị
Một đầu việc khác người lao động có thể tham khảo khi tìm kiếm công việc hành chính văn phòng là công tác lễ tân. Nhân viên quản lý công tác lễ tân, sự kiện có nhiệm vụ nhận các cuộc gọi liên hệ tới các bộ phận liên quan. Đồng thời, đảm nhiệm vị trí tiếp đón khách mời, đối tác khi họ đến công ty làm việc, gặp mặt.
2.3 Kiểm soát tài sản, vật tư trang thiết bị công
Lập bảng danh sách theo dõi cụ thể, lên kế hoạch mua sắm, tu sửa vật tư trang thiết bị doanh nghiệp. Việc hành chính văn phòng này đòi hỏi nhân sự cần có sự cẩn thận chỉnh chu trong bảo quản. Đồng thời cũng cần sát sao nhạy bén để có thể đáp ứng các nhu cầu mong muốn về cơ sở vật chất từ phía nhân viên cũng như cơ quan doanh nghiệp.
2.4 Quản lý các hồ sơ thông tin về nhân sự
Như đã đề cập phần đầu bài viết, hành chính văn phòng là bộ phận có nhiệm vụ quản lý và lưu trữ hồ sơ thông tin của nhân viên. Các thủ tục, hợp đồng hay giấy tờ cần thiết của nhân viên như thử việc, tái ký hợp đồng, nghỉ phép đều là việc làm hành chính văn phòng chịu trách nhiệm trực tiếp. Các thắc mắc về quyền lợi, yêu cầu bổ sung thắc mắc, thưởng phạt của công ty dành cho nhân viên cũng sẽ do ban hành chính văn phòng xử lý.
3. Yêu cầu trình độ và kỹ năng của nhân viên hành chính văn phòng
3.1. Tố chất cần có
Để có thể đáp ứng được các yêu cầu về chuyên môn, kỹ năng cho công việc hành chính văn phòng, người lao động cần có sức khỏe dẻo dai và năng lực cá nhân. Các việc làm hành chính văn phòng không chỉ đòi hỏi kỹ năng quản lý thời gian, sự tập trung cao độ mà còn yêu cầu nhân viên có sự linh hoạt đa nhiệm.
- Bản lĩnh cá nhân: Tỉ mỉ, cẩn trọng, chăm chỉ và cách làm việc khoa học là những yếu tố thiết yếu để người lao động đáp ứng tốt vai trò của nhân viên hành chính nhân sự.
- Sức khỏe: Vì các nhiệm vụ hành chính văn phòng thường cần di chuyển nhiều, cho nên đòi hỏi người lao động cần có một sức khỏe dẻo dai để có thể đối mặt với các đầu việc thường nhật và duy trì năng suất làm việc hiệu quả.
3.2. Kỹ năng quan trọng
Ngoài bằng cấp, kỹ năng cũng là một yếu tố được các cơ quan, doanh nghiệp coi trọng khi tuyển dụng nhân sự. Kỹ năng ứng viên càng cứng, đáp ứng được yêu cầu trong mô tả công việc càng nhiều, lợi thế cạnh tranh càng cao. Do đó, người lao động cần chú trọng rèn giũa các kỹ năng nền tảng để có thể đậu phỏng vấn thành công.
Đối với những người lao động, khi tìm kiếm việc làm hành chính văn phòng thì những kỹ năng cần trang bị sẽ bao gồm: Kỹ năng quản lý thời gian, kỹ năng tin học văn phòng, kỹ năng ứng xử, giao tiếp tình huống, …
3.3. Kinh nghiệm được ưu tiên
Để tăng cơ hội đậu phỏng vấn khi tìm kiếm và ứng tuyển vị trí hành chính, ứng viên cần ưu tiên trau dồi cho bản thân một số kinh nghiệm như:
- Kinh nghiệm về quản lý hồ sơ, giấy tờ, công văn, hợp đồng của công ty.
- Khả năng lập kế hoạch, tổ chức các sự kiện, hội nghị của công ty một cách bài bản, đảm bảo có thể lên lịch trình một cách trơn tru, thuận lợi.
- Kinh nghiệm về công tác lễ tân, giao tiếp và hỗ trợ khách hàng.
- Khả năng bảo quản tốt tài sản, trang thiết bị, vật dụng và văn phòng phẩm của công ty.
- Cuối cùng là cách quản lý nhân sự, điều phối và tuyển dụng sao cho phù hợp với nhu cầu thực tế của cơ quan, doanh nghiệp.
4. Cơ hội thăng tiến trong công việc hành chính văn phòng
Căn cứ vào vị trí việc làm hành chính văn phòng, cùng các yêu cầu về kỹ năng, tố chất có thể thấy rằng đây là công việc đề cao kinh nghiệm và kỹ năng mềm. Do đó càng có nhiều kinh nghiệm làm việc là một trong những bước đầu tiên giúp công việc của bạn bắt đầu thăng tiến. Dưới đây là bảng lộ trình thăng tiến phổ biến cho vị trí hành chính nhân sự trong các tổ chức.
Tuy nhiên, thời gian thăng tiến của mỗi người là khác nhau. Tùy vào sự kiên trì, nỗ lực, chăm chỉ của từng người mà lộ trình thăng tiến trong sự nghiệp của họ sẽ có những biến đổi nhất định. Bạn càng nỗ lực bao nhiêu, đích đến thành công càng gần bấy nhiêu.
5. Tìm việc làm hành chính văn phòng tại Jobsnew.vn
Jobsnew.vn là nơi tuyển dụng/tìm kiếm việc làm uy tín, luôn cập nhật nhanh chóng, đa dạng các vị trí công việc thuộc top đầu các website tuyển dụng hiện nay. Để tìm kiếm các vị trí công việc hành chính văn phòng phù hợp, người lao động có thể truy cập tại đường link: https://jobsnew.vn/.
Tại phần trang chủ của Jobsnew, các ứng viên có thể xem các tin tuyển dụng mới nhất tại mỗi vùng miền trên các nước. Để chọn công việc phù hợp bạn có thể chọn vào khu vực mong muốn và chọn lọc để tìm theo ngành nghề mong muốn. Ngoài ra, ứng viên có thể đăng ký tài khoản, tạo CV xin việc và ứng tuyển trực tiếp trên website.
6. Kết luận
Theo kinh nghiệm của bản thân, tôi đánh giá hành chính văn phòng là một nghề nghiệp có tính ổn định cao cùng lộ trình thăng tiến rõ ràng. Để có thể tìm kiếm việc làm hành chính văn phòng phù hợp với bản thân, người lao động cần xem kỹ bản mô tả công việc từ đó xác định liệu mình có phù hợp với công việc đó hay không.
Ngoài ra, bạn cũng có thể truy cập website Jobsnew – một trong top những trang tuyển dụng uy tín, chất lượng đa dạng ngành nghề, vị trí công việc để tìm kiếm công việc phù hợp với bản thân. Hoặc truy cập Blog.Jobsnew.vn tìm đọc thêm những bài viết hay và hữu ích khác bạn nhé!
