Event được xem là một trong những công cụ đắc lực hỗ trợ quá trình Marketing của một doanh nghiệp. Một sự kiện thành công có thể giúp doanh nghiệp tăng niềm tin và độ nhận diện thương hiệu trong mắt khách hàng. Từ đó, có thể giúp doanh nghiệp mang lại nguồn lợi nhuận khổng lồ. Vì thế, rất nhiều nơi đã áp dụng nó vào trong quá trình hoạt động kinh doanh của mình. Vậy event là gì? Hãy cùng tôi tìm hiểu thông qua bài viết này nhé!
1. Sự kiện Event – Định nghĩa và phạm vi hoạt động
Event hay còn được gọi là sự kiện. Đây là một hoạt động tập hợp tương đối nhiều khách mời tham dự vào cùng một thời điểm và ở cùng một nơi. Sự kiện có thể tổ chức theo hình thức trực tiếp hoặc gián tiếp tùy thuộc vào nhu cầu và mục đích của người tổ chức.
Hiện này, hầu hết các doanh nghiệp đều đã và đang áp dụng việc tổ chức sự kiện vào Marketing. Đây được đánh giá là một trong những chiến lược Marketing hiệu quả nhất trong việc quảng bá, giới thiệu. Trong hoạt động Marketing, khi tổ chức sự kiện sẽ giúp doanh nghiệp đến gần hơn với đối tượng khách hàng tiềm năng. Từ đó, có thể giúp doanh nghiệp nổi bật hơn các đối thủ cạnh tranh trên thị trường.
Phạm vi hoạt động của sự kiện có thể rất đa dạng. Từ những sự kiện nhỏ dành cho những quy mô, ngân sách giới hẹn đến những sự kiện có sức chứa cả nghìn người. Một số ví dụ về phạm vi hoạt động của sự kiện:
- Sự kiện doanh nghiệp: Bao gồm hội thảo, hội nghị, triển lãm, buổi giới thiệu sản phẩm, lễ kỷ niệm thành lập công ty hay các sự kiện giao lưu, networking giữa các doanh nghiệp.
- Sự kiện giáo dục: Những buổi thảo luận, nghiên cứu khoa học, hay các sự kiện tuyển sinh và hướng nghiệp dành cho sinh viên.
- Sự kiện văn hóa và nghệ thuật: Buổi biểu diễn nghệ thuật, triển lãm, festival âm nhạc, vở kịch,lễ hội hay những sự kiện văn hóa truyền thống.
2. Tổ chức sự kiện (Event) là gì?
Tổ chức event là gì? Tổ chức event (sự kiện) là một quá trình diễn ra xuyên suốt cả một sự kiện. Bắt đầu trừ trước, trong và sau khi sự kiện đã được diễn ra. Từ việc lên kế hoạch, triển khai và quản lý các hoạt động diễn ra trong cả quá trình để đảm bảo sự thành công của sự kiện.
Ở những quốc gia phát triển, tổ chức sự kiện được coi là một ngành nghề riêng biệt. Có các trường đại học và trung tâm đào tạo chuyên về sự kiện, cung cấp kiến thức, kỹ năng cần thiết cho người làm trong lĩnh vực này. Sinh viên sau khi tốt nghiệp sẽ được đảm bảo kiến thức, kinh nghiệm trong việc lên kế hoạch, thiết kế, quản lý và thực hiện các sự kiện. Từ đó, giúp họ trở thành chuyên gia trong lĩnh vực này.
3. Những thuật ngữ thường gặp trong Event
3.1 Event Marketing là gì?
Event Marketing là hình thức quảng bá, quảng cáo đưa sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu đến gần hơn với khách hàng. Quá trình này được thực hiện thông qua hình thức tương tác trực tiếp hoặc tương tác ảo. Hiện nay, hình thức Event Marketing vô cùng đa dạng. Tùy thuộc vào mục tiêu cụ thể của doanh nghiệp để lựa chọn hình thức phù hợp. Event Marketing những năm gần đây đã chuyển dần sang kỹ thuật số thay vì khai thác theo những cách truyền thống.
Event Marketing là một hoạt động không thể thiếu trong các chiến lược quảng cáo. Tại sự kiện có thể thúc đẩy sự tượng tác, tiếp xúc trực tiếp giữa thương hiệu của khách hàng của mình. Đối với mỗi sự kiện khác nhau, sẽ có những mục tiêu và nhóm đối tượng khách hàng, nội dung và hình thức tổ chức, văn hóa khác nhau.
Có thể thấy, Event Marketing đang dần trở nên phổ biến bởi nó thúc đẩy sự kết nối giữa công ty và đối tượng khách hàng một cách cá nhân hóa. Chính vì vậy, các nhà Marketing trong tương lai cần tìm hiểu và phải đi đầu trong việc hoạch định, tổ chức chiến lược Event Marketing. Mặc dù quá trình tổ chức sự kiện có thể tiêu tốn không ít nguồn tài nguyên của doanh nghiệp, nhưng lợi nhuận mà nó mang lại có thể lớn hơn chi phí đầu tư.
3.2 Event Planner là gì?
Trong quá trình tổ chức sự kiện, việc có mặt của một Event Planner vô cùng quan trọng. Vậy Event Planner là gì? Event planner (người lập kế hoạch sự kiện) là một chuyên gia trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, có nhiệm vụ lên kế hoạch, triển khai và quản lý toàn bộ quá trình tổ chức sự kiện. Công việc của Event Planner bao gồm:
- Lập kế hoạch chi tiết
- Quản lý và cân đối ngân sách chi tiêu cho sự kiện
- Lựa chọn, tìm kiếm đối tác và nhà đầu tư
- Quản lý dự án
- Quản lý rủi ro
Vai trò của Event Planner là đảm bảo sự kiện diễn ra thành công, đáp ứng yêu cầu và mục tiêu của tổ chức hoặc khách hàng. Hầu hết những người đảm nhiệm vị trí công việc này phải có kỹ năng lãnh đạo, quản lý dự án, giao tiếp, quan hệ công chúng. Đồng thời có khả năng làm việc trong một môi trường áp lực và thay đổi nhanh.
3.3 Pr Event là gì?
Trước khi sự kiện được bắt đầu, việc Pr event là một hoạt động không thể thiếu. Chúng ta cùng nhau tìm hiểu xem Pr event là gì? Pr event là hoạt động diễn ra trước khi diễn ra sự kiện một khoảng thời gian nhất định. Việc này nhằm mục đích tuyên truyền thông tin, thu hút sự chú ý và tăng cường độ nhận diện của khách hàng, khách mời về sự kiện sắp diễn ra. PR event thường kết hợp các yếu tố như quảng cáo, truyền thông, truyền hình, báo chí, mạng xã hội để tạo ra sự lan tỏa thông tin và xây dựng hình ảnh tích cực.
4. Nhiệm vụ cụ thể của người tổ chức event chuyên nghiệp
4.1 Quá trình lập kế hoạch sự kiện
Người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cần tiến hành lập kế hoạch tổ chức sự kiện từ đầu đến cuối. Điều này bao gồm xác định mục tiêu cụ thể, đối tượng khách mời, ngân sách, phạm vi sự kiện. Đồng thời lên kế hoạch, xác định thời gian cho các hoạt động và công việc cần thực hiện.
Một số yếu tố quan trọng của việc lập sự kiện là xác định ngày tổ chức, địa điểm, thời gian, chương trình, hoạt động, những yêu cầu kỹ thuật khác liên quan đến sự kiện. Ngoài ra, người tổ chức cần xem xét các yếu tố như tài liệu quảng cáo và truyền thông, đội ngũ nhân viên cần tham gia, các quy định pháp lý và an ninh.
4.2 Chỉ định ngân sách cần thiết
Người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cần định rõ ngân sách được phân bổ cho sự kiện. Bao gồm các khoản chi phí dự kiến như thuê địa điểm, truyền thông và quảng cáo, âm thanh và ánh sáng, thiết bị và vật liệu, đội ngũ nhân viên, catering, quà tặng, một số khoản phí khác phát sinh liên quan đến sự kiện.
Chỉ định ngân sách cần thiết giúp người tổ chức kiểm soát được chi phí, đảm bảo sự kiện được tổ chức một cách hiệu quả và có lợi nhuận.
4.3 Phân loại và mời khách hàng tiềm năng
Người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cần xác định đối tượng khách hàng mục tiêu và phân loại các nhóm khách hàng. Có thể dựa trên tiêu chí nhân khẩu học như quan tâm, độ tuổi, sở thích, ngành nghề, v.v.
Sau đó, người tổ chức cần xây dựng danh sách khách hàng tiềm năng dựa trên các tiêu chí đã được xác định và tiến hành mời khách hàng tham gia sự kiện thông qua các phương tiện như email, điện thoại, thư mời, mạng xã hội, v.v.
4.4 Soạn thảo lịch trình và kịch bản sự kiện
Để sự kiện có thể diễn ra thuận lợi, người tổ chức cần soạn thảo lịch trình chi tiết cho sự kiện. Cụ thể bao gồm các hoạt động, thời gian, địa điểm và người tham gia. Lịch trình này giúp đảm bảo mọi hoạt động diễn ra đúng giờ và tuân thủ kế hoạch.
Người tổ chức cũng cần soạn thảo kịch bản sự kiện để hướng dẫn các diễn giả, diễn viên và ban tổ chức trong việc thực hiện chương trình. Kịch bản cần phải trình bày rõ và chi tiết về nội dung, thứ tự, thời gian của các phần của sự kiện.
Kết luận
Sau khi tìm hiểu chi tiết về “Event“, tôi nhận thấy sự kiện không chỉ là cơ hội để quảng bá thương hiệu mà còn là một công cụ mạnh mẽ để xây dựng mối quan hệ và tạo sự kết nối với khách hàng, đối tác và cộng đồng. Nó cho phép doanh nghiệp xây dựng mối quan hệ cá nhân, lắng nghe ý kiến và phản hồi từ khách hàng, cung cấp dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt hơn. Sự giao tiếp trực tiếp này tạo ra sự tương tác chân thành và tạo niềm tin, giúp tăng cường lòng trung thành, sự ủng hộ từ phía khách hàng.
Hãy theo dõi website Jobsnew Blog để cập nhật thêm những thông tin hữu ích hơn nhé!
