KPI là gì? Định nghĩa, ứng dụng và chiến lược

Khi đi phỏng vấn xin việc, vấn đề KPI là gì được rất nhiều người quan tâm. Thông thường các công ty sẽ đưa ra mục tiêu cụ thể cho từng vị trí công việc. Đây phương pháp giúp thúc đẩy hiệu quả làm việc của nhân viên trong công ty. Vậy cụ thể KPI là gì? Tầm quan trọng và chiến lược xây dựng KPI như thế nào? Để có lời giải đáp cho những câu hỏi này, bạn hãy cùng Jobsnew tìm hiểu qua những thông tin trong bài viết dưới đây nhé. 

1. Giới Thiệu về KPI

Trước khi tìm hiểu sâu về quy trình xây dựng cũng như các loại KPI thì chúng ta cần phải hiểu rõ KPI là gì và tầm quan trọng của nó đối với quản trị doanh nghiệp. Cụ thể những vấn đề này được thể hiện như sau: 

1.1 KPI là gì? KPI là viết tắt của từ gì?

KPI là tên viết tắt của từ Key Performance Indicator, tạm dịch ra tiếng Việt là chỉ số hoạt động quan trọng. 

Vậy KPI là gì? Hiểu một cách đơn giản, đây chính là chỉ số đánh giá kết quả công việc. Hay nói cách khác, KPI được thể hiện qua số liệu, chỉ tiêu, tỷ lệ và là công cụ đo lường, đánh giá hiệu quả hoạt động của một cá nhân, phòng ban hay tổ chức cụ thể nào đó. 

Dựa vào chỉ số KPI, doanh nghiệp có thể dễ dàng đánh giá được hiệu quả thực hiện công việc của nhân viên. Vì nó đã được thể hiện một cách minh bạch, rõ ràng bằng những số liệu thống kê cụ thể. 

Doanh nghiệp sẽ dựa vào mức độ hoàn thành KPI để thực hiện các chế độ lương, thưởng, thăng cấp khác nhau cho từng nhân viên. Đối với những nhân viên thử việc thì chỉ số KPI sẽ quyết định việc họ có vượt qua vòng thử việc hay không. 

1.2 Tầm quan trọng của KPI trong quản trị doanh nghiệp

Trong doanh nghiệp, vai trò của KPI là gì? Có thể nói, KPI là chỉ số rất quan trọng trong việc đánh giá tốc độ tăng trưởng và phát triển của một doanh nghiệp. Chỉ số KPI sẽ cho bạn biết một doanh nghiệp có đang hoạt động tốt hay không. Những lợi ích mà KPI mang lại cho doanh nghiệp cụ thể được thể hiện như sau: 

• KPI đóng vai trò giúp doanh nghiệp xây dựng và phát triển quy trình nâng cao hiệu quả công việc. 
• Dễ dàng theo dõi được hiệu suất làm việc của nhân viên thông qua các số liệu trực quan, minh bạch. Từ đó giúp doanh nghiệp xác định mức lương thưởng cho nhân viên một cách hợp lý nhất. 
• Đảm bảo tầm nhìn chiến lược và mục tiêu của doanh nghiệp. 
• Theo dõi tiến độ để đảm bảo các công việc được hoàn thành đúng kế hoạch đề ra. 

2. Cách xây dựng và triển khai KPI hiệu quả 

2.1 Quy trình xây dựng KPI

Quy trình xây dựng KPI cho doanh nghiệp được tiến hành qua 5 bước bao gồm: 

• Bước 1: Xác định người, bộ phận xây dựng KPIs
• Bước 2: Xác định các chỉ số KPIs cụ thể 
• Bước 3: Đánh giá mức độ hoàn thành KPI
• Bước 4: Liên hệ giữa đánh giá KPI và lương thưởng 
• Bước 5: Đưa ra phương án điều chỉnh và tối ưu KPI 

Công việc cụ thể cho các bước xây dựng KPI là gì? Hãy cùng chúng tôi làm rõ qua những thông tin dưới đây nhé. 

2.1.1 Xác định người, bộ phận xây dựng KPIs

Ở bước này, bạn có thể thực hiện theo 2 phương pháp để xác định được người, bộ phận xây dựng KPIs. Cụ thể 2 phương pháp như sau:

• Phương pháp 1: Đội ngũ lãnh đạo cấp cao hoặc đội ngũ nhân sự sẽ là người trực tiếp đưa ra mức KPI cho các phòng ban. Phương pháp này đảm bảo được tính khách quan và khoa học nhưng chỉ số KPI lại thiếu tính thực tế. Có thể mức KPI đưa ra cho phòng ban quá cao không thể thực hiện được. Để khắc phục thì ban lãnh đạo cần họp bàn với các trưởng phòng ban để quyết định mức KPI hợp lý nhất. 
• Phương pháp 2: Trưởng các bộ phận, phòng ban sẽ trực tiếp đưa ra mức KPI cho phòng và từng vị trí nhân viên của mình. Vì họ là người hiểu rõ nhất về nhiệm vụ, yêu cầu công việc cho từng vị trí trong bộ phận nên sẽ đưa ra mức KPI phù hợp nhất. Tuy phương pháp này mang tính thực tế cao nhưng lại thiếu tính khách quan và đặt mục tiêu thấp. Chính vì vậy, trước khi quyết định mức KPI cho nhân viên thì cần có sự kiểm định và đánh giá của ban lãnh đạo.

2.1.2 Xác định chỉ số KPIs cụ thể 

Mức KPI của các vị trí trong công ty là khác nhau. Mức KPI của bộ phận được đưa ra dựa vào nhiệm vụ, chức năng và công việc của bộ phận đó. Mức KPI cũng sẽ được chia theo chức danh, cấp quản lý sẽ có mức KPI cao hơn so với nhân viên bình thường. Đối với nhân viên thử việc thì mức KPI sẽ thấp hơn vì họ là những người chưa có hoặc có ít kinh nghiệm. 

2.1.3 Đánh giá mức độ hoàn thành KPI

Sau khi đã xác định chỉ số KPI cụ thể, các phòng ban sẽ áp dụng nó vào việc quản lý nhân sự. Vì mức KPI được đưa ra có thể đo lường nên sẽ có phương pháp đánh giá cụ thể cho từng mục tiêu, vị trí công việc. Để đánh giá mức độ hoàn thành KPI, chúng ta có thể chia thành 3 nhóm cụ thể như sau: 

• Nhóm A: Tốn nhiều thời gian để thực hiện, không đạt mức KPI quy định gây ảnh hưởng đến mục tiêu chung. 
• Nhóm B: Tốn nhiều thời gian để thực hiện nhưng ít ảnh hưởng đến mục tiêu chung hoặc tốn ít thời gian để thực hiện nhưng ảnh hưởng nhiều đến mục tiêu chúng. 
• Nhóm C: Tốn ít thời gian để thực việc và ảnh hưởng ít đến mục tiêu chung. 

Dựa vào chỉ tiêu này công ty có thể dễ dàng đánh giá được hiệu quả làm việc hay mức độ hoàn thành công việc của từng nhân viên. 

2.1.4 Mối liên hệ giữa KPI và mức lương 

Chính sách quy định mức lương thưởng dựa vào KPI sẽ được ban lãnh đạo cấp cao trong doanh nghiệp quy định. Thông thường, công ty sẽ tổ chức một cuộc họp để nghiệm thu và đánh giá hiệu quả công việc. Sau buổi họp đó mức lương của nhân viên, quản lý sẽ được điều chỉnh lại cho phù hợp. Những người hoàn thành tốt mức KPI sẽ được đề xuất tăng lương thưởng, thậm chí là có sự thăng cấp trong công việc. 

2.1.5 Đưa ra phương án điều chỉnh và tối ưu mức KPI 

Mức KPI có thể được theo dõi và điều chỉnh sao cho phù hợp với khả năng thực hiện công việc của từng phòng ban, vị trí công việc. Để đưa ra mức KPI phù hợp nhất, công ty có thể mất đến vài tháng quan sát và điều chỉnh. 

2.2 Công cụ SMART trong xây dựng KPI là gì? 

Mỗi doanh nghiệp, công ty đều sẽ có các quy định áp dụng KPI khác nhau. Việc xây dựng KPI sẽ dựa vào mục tiêu, lĩnh vực hoạt động của từng doanh nghiệp. Tuy nhiên nhìn chung để có thể xây dựng chỉ số KPI hiệu quả các công ty thường sẽ áp dụng công cụ SMART.

Vậy công cụ SMART trong xây dựng KPI là gì? SMART là viết tắt của các chữ Specific, Measurable, Achievable, Realistic và Timely. Đặc điểm cụ thể của từng yếu tố được thể hiện như sau: 

• S – Specific: Mục tiêu cụ thể: Là mục tiêu được công ty đề ra cho từng bộ phận, vị trí công việc cụ thể. 
• M – Measurable: Mục tiêu đo lường được: Mức KPI phải có khả năng đo lường được. Có nghĩa là mục tiêu mà doanh nghiệp có thể đạt được chứ không phải là những con số mơ hồ. 
• A – Achievable: Mục tiêu có thể đạt được: Doanh nghiệp sẽ đề ra một mức KPI lớn hơn mức bình thường được gọi là KPI thử thách. Tuy nhiên chỉ số này phải đảm bảo nằm trong khả năng công ty có thể thực hiện được. 
• R – Realistic: Mục tiêu thực tế: Doanh nghiệp sẽ xem xét các yếu tố có thể ảnh hưởng đến mục tiêu, sau đó cân nhắc và đưa ra mức KPI hợp lý nhất. 
• T – Timely: Mục tiêu có thời gian cụ thể: Công ty sẽ đặt mực KPI cần phải thực hiện cho từng tháng, quý và năm. Chỉ số KPI giữa các phòng ban và vị trí công việc sẽ khác nhau. 

3. Những sai lầm trong công tác xây dựng KPI là gì? 

Bất kỳ cái gì cũng đều có 2 mặt tốt và xấu, việc áp dụng KPI trong doanh nghiệp cũng vậy. Mặt tốt, KPI có thể là yếu tố tạo động lực cho nhân viên tăng hiệu suất công việc, từ đó giúp doanh nghiệp tăng trưởng và phát triển tốt. Mặt xấu, nếu áp dụng KPI không đúng cách có thể ảnh hưởng đến tốc độ phát triển của công ty.  

Công tác xây dựng KPI không đúng chính là nguyên nhân dẫn đến việc áp dụng KPI không mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp. Vậy những sai lầm trong việc xây dựng KPI là gì? Hai sai lầm lớn nhất trong quá trình xây dựng KPI chính là KPIs không gắn liền với mục tiêu chiến lược và chỉ tập trung đến các chỉ số KPI kết quả. Cụ thể được thể hiện như sau: 

3.1 Chỉ tập trung đến các chỉ số KPI kết quả 

Khi xây dựng KPI, doanh nghiệp chỉ tập trung đến việc đưa ra chỉ số KPI kết quả cuối cùng mà không chú trọng đến quá trình để đạt được mức KPI đó. Vô hình chung, doanh nghiệp đã biến những chỉ số KPI kết quả này trở thành các chỉ số mông lung và rất khó có thể đạt được. 

Chung quy lại, các chỉ số KPI kết quả và nguyên sẽ có mối liên hệ chặt chẽ với nhau. Chính vì vậy, doanh nghiệp cũng cần chú trọng đến việc cân bằng 2 chỉ số KPI nguyên nhân và kết quả chứ không nên chỉ chú trọng đến KPI kết quả. Bởi vì chỉ khi nắm bắt được cả 2 yếu tố này thì doanh nghiệp mới có thể đảm bảo kết quả đầu ra một cách tốt nhất. 

3.2 KPIs không gắn liền với các mục tiêu, chiến lược của công ty 

Đúng như tên gọi của nó, KPI là những chỉ số thực sự rất quan trọng đối với doanh nghiệp. Chính vì vậy mà chúng phải được xây dựng dựa trên định hướng mục tiêu phát triển mang tính chiến lược của doanh nghiệp.  

Trước khi xây dựng chỉ số KPI, doanh nghiệp cần phải đưa ra mục tiêu cụ thể cho từng phòng ban. Đặc biệt, mục tiêu của các phòng ban phải hướng tới mục tiêu chung của doanh nghiệp. Sau đó, dựa vào những mục tiêu đó để xây dựng mức KPI phù hợp nhất cho từng vị trí công việc và phong ban. Có như vậy thì việc áp dụng KPI trong công việc mới đem lại hiệu quả, từ đó giúp làm tăng tốc độ tăng trưởng và phát triển của doanh nghiệp. 

Ngoài ra, việc xây dựng KPI không ăn khớp với những mục tiêu cụ thể có thể dẫn đến lãng phí tài nguyên, nguồn lực và không mang lại kết quả như kỳ vọng của doanh nghiệp. Đây cũng là một trong những nguyên nhân khiến doanh nghiệp yếu thế hơn đối thủ cạnh tranh. 

4. Một số ví dụ về chỉ số KPI trong doanh nghiệp 

Để hiểu rõ hơn về chỉ số KPI là gì, bạn có thể tham khảo một số ví dụ về chỉ số KPI đo lường được dưới đây nhé: 

4.1 Chỉ số về khách hàng 

Chỉ số KPI về khách hàng sẽ bao gồm: giá trị từ khách hàng trung thành, sự hài lòng và giữ chân khách hàng, số lượng khách hàng, chi phí chuyển đổi khách hàng. Đặc điểm cụ thể của từng chỉ số được thể hiện như sau: 

• Giá trị từ khách hàng trung thành: Doanh nghiệp có thể tăng doanh thu từ mối quan hệ với khách hàng trung thành thông qua việc chăm sóc khách hàng. Thường xuyên cập nhật những chương trình khuyến mãi, giảm giá qua tin nhắn và có quà tặng đi kèm khi khách mua hàng. 
• Sự hài lòng và giữ chân khách hàng: Hoạt động chăm sóc khách hàng tốt sẽ giúp tăng sự hài lòng và giữ chân được nhiều khách hàng hơn. Từ đó giúp tăng doanh thu và lợi nhuận cho doanh nghiệp. 
• Số lượng khách hàng: Chỉ số KPI này được xác định bằng tổng số lượng khách hàng mà doanh nghiệp đã có được và mất đi.Thông qua việc quảng cáo và thực hiện dịch vụ khách hàng tốt sẽ giúp tăng lượng khách hàng cho công ty. 
• Chi phí chuyển đổi khách hàng: CAC là chỉ số quan trọng trong ngành thương mại điện tử, giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả sử dụng chi phí cho các chiến dịch. CAC = Tổng chi phí chuyển đổi/lượng khách hàng mới trong thời gian nhất định. 

4.2 Chỉ số tài chính 

Chỉ số KPI tài chính phổ biến sẽ gồm có: Giá vốn hàng bán, lợi nhuận, chi phí, doanh thu thực tế so với mục tiêu. Để biết được đặc điểm cụ thể của từng chỉ số KPI là gì, bạn hãy theo dõi những thông tin dưới đây nhé:

• Giá vốn hàng bán: Xác định giá vốn hàng bán bằng cách hoạch định toàn bộ chi phí sản xuất sản phẩm trong kỳ. Doanh nghiệp sẽ dựa vào tỷ số này để đưa ra tỷ suất lợi nhuận thực tế, từ đó hoạch định kế hoạch tăng trưởng hàng hóa. 
• Lợi nhuận: Đây là chỉ số quan trọng nhất quyết định hiệu quả kinh doanh của một doanh nghiệp. Từ doanh thu, chi phí, giá vốn sẽ xác định được tỷ suất lợi nhuận ròng và tỷ suất lợi nhuận gộp. 
• Chi phí: Đây là chỉ số dùng để đánh giá nguồn lực của doanh nghiệp. Từ đó giúp doanh nghiệp đánh giá được chỉ số lợi nhuận gộp và lợi nhuận biên. Trong kinh doanh, bất kỳ doanh nghiệp nào cũng muốn mức chi phí của mình ở mức tối ưu nhất. Để làm được điều này, doanh nghiệp có thể áp dụng công nghệ vào quá trình quản lý và thực hiện công việc. 
• Doanh thu thực tế so với mục tiêu: Đây là chỉ số thể hiện sự so sánh giữa doanh thu thực tế và doanh thu mục tiêu. Từ đó giúp doanh nghiệp xác định được hiệu quả hoạt động của từng phòng ban.  

4.3 Chỉ số về quy trình thực hiện công việc 

Chỉ số KPI về quy trình thực hiện công việc gồm có: phần trăm sản phẩm bị lỗi, quy trình hỗ trợ khách hàng. Để biết đặc điểm cụ thể của các chỉ số kpi là gì, bạn hãy theo dõi những thông tin dưới đây nhé: 

• Phần trăm sản phẩm bị lỗi: Sản phẩm bị lỗi trong quá trình sản xuất là một trong những ví dụ cho chỉ số KPI này. Phần trăm sản phẩm bị lỗi = Số sản phẩm bị lỗi/tổng số sản phẩm được sản xuất trong thời gian thực hiện đánh giá. 
• Quy trình hỗ trợ khách hàng: Các tiêu chí hỗ trợ khách hàng là yếu tố then chốt giúp gia tăng tỷ lệ giữ chân khách hàng. Muốn làm được điều này, doanh nghiệp cần phải xây dựng một quy trình chăm sóc khách hàng chuẩn chỉnh và hiệu quả nhất.

5. Phân biệt các loại KPI trong doanh nghiệp 

Sau khi đã nắm vững khái niệm và tầm quan trọng của KPI là gì, chúng ta tiếp tục tìm hiểm các loại KPI trong doanh nghiệp và ứng dụng của nó. Hiện nay, dựa trên mục đích và mục tiêu hoạt động mà doanh nghiệp đã chia thành các loại KPI khác nhau. Mỗi loại sẽ mang một vai trò và chức năng riêng. Chúng được áp dụng đúng thời điểm và đối tượng. 

5.1 Các loại KPI phổ biến và đặc điểm của chúng

5.1.1 Các loại KPI phổ biến 

Các loại KPI phổ biến trong doanh nghiệp gồm có: 

• KPI tài chính 
• KPI kinh doanh, 
• KPI bán hàng 
• KPI tiếp thị 
• KPI quản lý dự án 

5.1.2 Đặc điểm của các loại KPI 

Đặc điểm cụ thể của từng loại KPI là gì, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu qua những thông tin dưới đây nhé: 

• KPI tài chính: Đây là chỉ số được lãnh đạo cấp cao của bộ phận tài chính trực tiếp giám sát, quản lý. Chỉ số này sẽ cho chúng ta biết doanh thu, lợi nhuận và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp tốt hay không. Ví dụ: biên độ lợi nhuận, vốn lưu động, biến động ngân sách,… 
• KPI kinh doanh: Đây là chỉ số dùng để đo lường hiệu quả hoạt động của các mục tiêu kinh doanh online mang tính dài hạn. Doanh nghiệp sẽ dựa vào chỉ số này để đưa ra phương hướng điều chỉnh hoạt động kinh doanh hợp lý. Ví dụ: tỷ lệ tăng trưởng doanh thu, tỷ lệ mua lại thị phần,… 
• KPI bán hàng: Đây là chỉ số dùng để đo lường hiệu quả hoạt động cho bộ phận bán hàng của công ty. Doanh nghiệp sẽ dựa theo chỉ số này để theo dõi kết quả tăng trưởng doanh thu hàng tháng. Ví dụ: tỷ lệ bán hàng, tỷ lệ chuyển đổi, chi phí mua hàng,… 
• KPI tiếp thị: Chỉ số này dùng để theo dõi hiệu quả hoạt động của bộ phận tiếp thị thông qua kênh tiếp thị của công ty. Chỉ số tiếp thị được thể hiện qua: tỷ lệ chuyển đổi, số lượt truy cập website, chi phí mỗi lần mua,… 
• KPI quản lý dự án: Được áp dụng đối với nhà quản lý của công ty. KPI này được sử dụng với mục đích theo dõi tỷ lệ hoàn thành các mục tiêu. Ví dụ: giá trị theo kế hoạch, giá trị thu mua, biến động chi phí,… 

5.2 Ứng dụng KPI theo từng bộ phận và vị trí công việc

Từng bộ phận và vị trí công việc sẽ có một mức KPI khác nhau. Doanh nghiệp sẽ đưa ra mức KPI phù hợp dựa vào tính chất công việc, phòng ban và chức danh. Dưới đây là một số chỉ số KPI cụ thể cho từng bộ phận mà bạn có thể tham khảo: 

• KPI nhân viên bán hàng – sale: Tỷ lệ chốt đơn hàng, tỷ lệ khách hàng quay lại, chăm sóc khách hàng, tìm kiếm khách hàng mới, khách hàng tiềm năng và các hoạt động để hoàn thành chỉ tiêu. 
• KPI nhân viên kinh doanh: Báo cáo lượng công nợ thu hồi, tìm kiếm thêm đối tác mới, đưa ra các kế hoạch kinh doanh, báo cáo lượng công nợ thu hồi theo tháng, báo cáo số lượng tiêu thụ, hàng tồn kho và lượng hàng đã bán ra theo ngày. Tỷ lệ hoàn thành hoặc chậm báo cáo. 
• KPI nhân viên Marketing: Số lượng Traffic organic vào website, hiệu quả của các chiến dịch quảng cáo, tỷ lệ tương tác từ các social content, inbox, follow,… tỷ lệ ra đơn từ các kênh tự nhiên. 

6. Chạy KPI và đánh giá hiệu suất công việc 

Có thể bạn đã nghe qua thuật ngữ chạy KPI nhưng chưa hiểu rõ chạy KPI là gì. Vậy hãy để chúng tôi giúp bạn nắm rõ chạy KPI là gì và các tiêu chí đánh giá hiệu suất KPI qua những thông tin chi tiết dưới đây nhé. 

6.1 Chạy KPI là gì và làm thế nào để đạt KPI?

6.1.1 Chạy KPI là gì? 

Chạy KPI là gì? Chạy KPI là thuật ngữ dùng để chỉ hành động gấp rút, cố gắng làm việc hết mình để hoàn thành các chỉ tiêu, nhiệm vụ đã được giao trước đó. Công việc chạy KPI thường diễn ra vào những ngày cuối tháng, khi nhân viên chưa đạt chỉ tiêu đã đề ra. 

Ví dụ cụ thể là chạy KPI 

Bạn là nhân viên phòng kinh doanh, đầu tháng bạn được quản lý giao cho mức KPI là phải bán được doanh thu 200 triệu trong tháng này. Nhưng đến ngày 25 mà mức doanh thu bạn bán được chỉ mới đạt 130 triệu. Có nghĩa trong vòng 5 ngày cuối tháng bạn phải bán được 70 triệu thì mới đạt KPI. Mà muốn bán được 70 triệu trong 5 ngày thì bạn phải dành hết thời gian, công sức tập trung làm việc thì mới có thể đạt được. 

6.1.2 Làm thế nào để đạt KPI? 

Để đạt được 100% mức KPI mà doanh nghiệp đưa ra, bạn cần phải có một kế hoạch dài hạn, càng chi tiết cụ thể càng tốt. Sau khi đã có kế hoạch cụ thể, bạn phải sắp xếp thời gian hợp lý và tập trung năng lực của mình để thực hiện nó. Trong quá trình làm việc, bạn nên chú ý xây dựng cho mình những mối quan hệ chất lượng với khách hàng, xây dựng bộ khách hàng tiềm năng. Có như vậy thì công việc của bạn mới đạt được hiệu quả tốt nhất. 

6.2 Các tiêu chí đánh giá nhân viên dựa theo KPI là gì? 

Các tiêu chí đánh giá nhân viên theo KPI là gì là vấn đề được rất nhiều người quan tâm. Sử dụng hiệu suất KPI để đánh giá nhân viên là phương pháp được rất nhiều công ty áp dụng. Các phòng ban sẽ có một mức KPI nhất định, các nhà quản lý sẽ dựa vào chỉ số này để đánh giá hiệu quả hoạt động và hiệu suất làm việc của nhân viên. Từ đó đưa ra các chính sách lương thưởng, đãi ngộ phù hợp. 

Để đánh giá nhân viên dựa theo mức KPI gồm có 4 tiêu chí cơ bản mà bạn có thể tham khảo như sau: 

• Tính phù hợp: Mức KPI được đưa ra phải phù hợp năng lực chuyên môn của nhân viên và vị trí công việc. 
• Tính gắn kết với chiến lược: KPI đưa cho nhân viên phải có sự gắn kết với chiến lược, mục tiêu và văn hóa của doanh nghiệp. 
• Tính tin cậy: Tính tin cậy thể hiện sự đánh giá nhân viên một cách công tâm, không thiên vị cá nhân. Bởi vì mỗi nhân viên đều có quy định một mức KPI nhất định, rõ ràng, minh bạch. Ban lãnh đạo chỉ đánh giá nhân viên dựa trên số liệu cụ thể mà nhân viên đã đạt được. 
• Được chấp nhận: Khi quyết định mức KPI phải được sự chấp nhận của cả 2 bên là phía lãnh đạo và nhân viên. Điều này đảm bảo quyền lợi và tính công bằng cho nhân viên. 

7. KPI và lương thưởng

Thưởng KPI là gì?, lương KPI là gì? Đây là 2 thuật ngữ được các ứng viên quan tâm nhiều nhất khi ứng tuyển xin việc. Bởi vì lương thưởng là vấn đề liên quan trực tiếp đến quyền lợi của nhân viên. 

KPI không chỉ là công cụ đảm bảo mức độ hoàn thành công việc mà nó còn quyết định đến thu nhập của nhân viên. Nhờ vào thưởng KPI, nhân viên có thêm động lực, sự khích lệ để hoàn thành công việc một cách nhanh chóng và đạt hiệu quả tốt nhất. 

7.1 Thưởng KPI là gì và cách tính thưởng KPI

7.1.1 Thưởng KPI là gì? Lợi ích của việc áp dụng thưởng KPI là gì? 

Thưởng KPI là gì? Thưởng KPI được xem là một hình thức vận động và khuyến khích nhân viên làm việc. Đạt được mục tiêu và mức KPI được đề ra nhân viên sẽ có cơ hội gia tăng thu nhập và có hội thăng tiến hơn trong công việc. 

Bên cạnh đó, KPI còn được sử dụng làm công cụ đo lường hiệu suất công việc và mức độ của thành công của một cá nhân hoặc tổ chức nào đó. Áp dụng thưởng KPI cho nhân viên đem lại rất nhiều lợi ích, cụ thể như sau:

• Tạo động lực, thúc đẩy nhân viên hăng say và cống hiến hết mình cho công việc. 
• Tạo ra môi trường làm việc tích cực, mọi người trong tổ chức cùng chung tay làm việc để đạt được hiệu suất tốt nhất. 
• Tạo sự công bằng, người làm tốt sẽ nhận được những đãi ngộ xứng đáng.

7.1.2 Phương pháp tính thưởng KPI như thế nào? 

Để tính thưởng KPI trong doanh nghiệp, bạn có thể áp dụng theo các bước sau đây:

• Bước 1: Xác định mức KPIs phù hợp đối với từng vị trí công việc. 
• Bước 2: Thiết lập mục tiêu đo lường: Đặt ra mục tiêu đo lường cho từng KPIs đã xác định ở bước 1. 
• Bước 3: Thu thập dữ liệu: Thu thập dữ liệu KPI của từng nhân viên để tiến hành đo lường và đánh giá.  
• Bước 4: Đánh giá hiệu suất: Sau khi thu thập dữ liệu, phía quản lý bắt đầu đánh giá hiệu suất hoàn thành công việc của ứng viên bằng cách so sánh giữa hiệu suất hiện tại với mục tiêu ban đầu đã đề ra. Từ đó sẽ xác định được ứng viên có đạt mục tiêu hay không. 
• Bước 5: Xác định mức thưởng KPI: Dựa trên sự đánh giá hiệu suất công việc mà công ty sẽ đề xuất ra mức thưởng tương xứng cho từng ứng viên. Mức thưởng thường được tính bằng công thức: Thưởng KPI = Tỷ lệ % x Mức KPI thực tế mà nhân viên đạt được. 
• Bước 6: Công bố và tiến hành thưởng KPI cho nhân viên: Sau khi xác định được mức thưởng, công ty sẽ tiến hành công bố và thực hiện thưởng cho nhân viên. KPI có thể được thưởng theo tháng, quý hoặc năm. 

7.2 Lương KPI là gì và ảnh hưởng của KPI đến mức lương

7.2.1 Lương KPI là gì? Phương pháp tính lương theo KPI là gì? 

Lương KPI là gì? Hiểu một cách đơn giản, lương KPI là khoản lương công ty trả cho người lao động dựa theo chỉ số đánh giá hiệu suất công việc (KPI). Nói cách khác, lương KPI được tính dựa trên mức độ hoàn thành công việc. Mức lương giữa các phòng ban, bộ phận và vị trí công việc là khác nhau. 

Thông thường, để tính lương KPI doanh nghiệp sẽ áp dụng 2 phương pháp phổ biến như sau: 

• Phương pháp 2P: Đây là phương pháp tính lương dựa theo vị trí chức danh và hiệu quả công việc mà nhân viên hoàn thành. Công thức 2P = P1 + P3. 
• Phương pháp 3P: Đây là phương pháp tính lương dựa trên 3 yếu tố là vị trí công việc, năng lực cá nhân và thành tích đạt được. Công thức tính lương 3P = P1 + P2 + P3. 
• Trong đó: 
• P1 – Position: Vị trí công việc
• P2 – Person: Năng lực cá nhân
• P3 – Performance: Kết quả công việc

7.2.2 Ảnh hưởng của KPI đến mức lương 

KPI ảnh hưởng trực tiếp đến mức lương của nhân viên, cụ thể như sau: 

• KPI làm cho mức lương có nhân viên có thể tăng cao hơn giảm xuống. 
• Trong trường hợp nhân viên đạt hoặc vượt mức KPI thì tỷ lệ phần trăm doanh thu tăng lên, từ đó kéo theo mức thu nhập cũng tăng cao. 
• Trong trường hợp nhân viên không đạt mức KPI có thể sẽ không được hưởng % doanh thu. Nếu không đạt KPI trong vài tháng liên tiếp có thể sẽ bị giảm mức lương cơ bản. Điều này làm cho mức thu nhập cũng giảm xuống. 

8. Những thách thức và lầm tưởng về KPI

KPI là một thuật ngữ rất quen thuộc trong doanh nghiệp. Những không phải ai cũng nắm rõ và hiểu hết về KPI. Dưới đây là những thông tin sẽ giúp bạn hiểu hơn về những thách thức và lầm tưởng về KPI. 

8.1 Những thách thức khi triển khai KPI

Để có thể triển khai KPI một cách hiệu quả là điều không hề dễ dàng. Vậy thách thức trong việc triển khai KPI là gì? Hãy để chúng tôi giúp bạn làm rõ vấn đề này nhé. 

Khi triển khai KPI, doanh nghiệp ít nhiều cũng sẽ gặp phải những khó khăn, cụ thể được thể hiện như sau: 

• Đưa ra mức KPI phù hợp. Doanh nghiệp không thể đưa ra mức KPI phù hợp cho từng vị trí công việc cụ thể ngay từ đầu. Cần phải trải qua vài tháng quan sát, điều chỉnh và tối ưu thì mức KPI mới được hoàn thiện. 
• Mức KPI cũng phải thay đổi theo sự phát triển của công ty. 
• Mức KPI phải gắn liền với định hướng mục tiêu phát triển của công ty.

8.2 Lầm tưởng phổ biến về KPI

KPI tuy là thuật ngữ rất quen thuộc nhưng vẫn không thể tránh khỏi những lầm tưởng xảy ra. Chính những hiểu biết sai lệch đã khiến quá trình triển khai KPI không đạt được kết quả như ý. Vậy những lầm tưởng về KPI là gì? Những lầm tưởng phổ biến nhất về KPI mà bạn nên biết gồm có: 

• Áp dụng KPI có thể phát huy hiệu quả thành công trong bất kỳ tổ chức nào: Đây là suy nghĩ không đúng, KPI chỉ có thể phát huy kết quả tốt nhất ở môi trường phù hợp. 
• Mọi mục tiêu đều là KPI: KPI chỉ là chỉ số mà doanh nghiệp đề ra nhằm mục đích thúc đẩy hoạt động phát triển để đạt được mục tiêu lớn của doanh nghiệp. 
• Cải thiện được hiệu suất bằng cách ràng buộc KPI với lương thưởng: Cái gì cũng có 2 mặt tốt và xấu, KPI cũng vậy. Chế độ lương, thưởng KPI có thể tạo động lực cho nhân viên làm việc cũng có thể là áp lực khiến nhân viên căng thẳng, mệt mỏi dẫn đến hiệu suất công việc kém. 
• KPI là thước đo mang tính tài chính và phi tài chính: Trên thực tế, KPI mang tính tài chính không hề tồn tại. KPI chỉ là thước đo hiệu suất làm việc của nhân viên. Chỉ số này có sự gắn liền với chiến lược phát triển của doanh nghiệp 

9. Câu hỏi thường gặp về KPI 

Chỉ số KPI là gì? và những câu hỏi liên quan đến chỉ số KPI là điều mà rất nhiều ứng viên và nhân viên quan tâm. Dưới đây là tổng hợp những câu hỏi về chỉ số KPI và giải đáp mà bạn có thể tham khảo: 

1. Chỉ số KPI là gì? 

KPI là chỉ số dùng để đo lường hiệu suất hoàn thành công việc của cá nhân. Nó được dùng để đánh giá về sự tăng trưởng và phát triển của một doanh nghiệp nào đó. 

     2. Lợi ích của KPI trong quản trị hiệu suất là gì? 

Những lợi ích mà KPI mang lại cho doanh nghiệp rất nhiều, cụ thể như sau:

• Giúp hoạch định chiến lược cho doanh nghiệp. 
• Tạo động lực thúc đẩy sự phát triển của mỗi nhân viên.
• Là công cụ đo lường và quản lý hiệu suất hoạt động của nhân viên. 
• Cảnh báo về việc không hoàn thành mục tiêu. 
• Ảnh hưởng trực tiếp đến mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp. 

     3. Lương, thưởng KPI ảnh hưởng đến sự phát triển cá nhân như thế nào? 

Lương, thưởng KPI là yếu tố giúp tạo động lực làm việc cho nhân viên. Đây cũng là cơ hội giúp nhân viên có cơ hội tăng thu nhập và thăng tiến hơn trong công việc. 

10. Kết luận 

Trên đây là bài viết về KPI là gì, tầm quan trọng, ứng dụng, chiến lược KPI mà  tôi muốn chia sẻ đến bạn. Theo cá nhân tôi thấy, KPI là chỉ số rất quan trọng trong doanh nghiệp. Nó giúp bạn đo lường được hiệu suất công việc và hoạch định chiến lược phù hợp cho sự phát triển của doanh nghiệp. 

Ngoài ra, các chế độ lương, thưởng KPI còn là yếu tố tạo động lực làm việc cho đội ngũ nhân viên. Tuy nhiên, bạn cũng nắm vững các kiến thức về KPI để tránh lầm tưởng gây ảnh hưởng không tốt đến sự phát triển của tổ chức. Để tìm hiểu thêm những thông tin hữu ích khác, bạn đừng quên theo dõi Blog Jobsnew.vn nhé.