Budget là gì? Nó là kế hoạch chi tiêu và tiết kiệm được lập ra cho cá nhân, tổ chức hoặc dự án trong một khoảng thời gian nhất định. Đây là công cụ quan trọng giúp quản lý tài chính hiệu quả, đạt mục tiêu tài chính và nâng cao chất lượng cuộc sống. Nếu bạn vẫn còn đang thắc mắc budget là gì, cách lập kế hoạch và quản lý budget thế nào cho cẩn thận thì hãy cùng Jobsnew tìm hiểu chi tiết qua bài viết sau đây!
1. Tổng quan về budget
1.1. Định nghĩa budget là gì?
Budget là gì? Budget hay còn gọi là ngân sách. Nó là một kế hoạch tài chính chi tiết bao gồm dự toán thu nhập và chi tiêu trong một khoảng thời gian nhất định. Budget có thể được áp dụng cho cá nhân, hộ gia đình, doanh nghiệp, tổ chức phi lợi nhuận hoặc Chính phủ. Budget là công cụ quan trọng giúp quản lý, đạt mục tiêu tài chính và nâng cao chất lượng cuộc sống. Lập kế hoạch và quản lý budget cẩn thận sẽ giúp bạn kiểm soát chi tiêu, tiết kiệm tiền và đưa ra quyết định tài chính sáng suốt.
1.2. Các loại budget phổ biến
Tại Việt Nam, có 5 loại ngân sách khá phổ biến. Hãy cùng tôi tìm hiểu qua những thông tin bên dưới:
1.2.1 Ngân sách tổng thể (master budget)
Là kế hoạch tài chính toàn diện bao gồm tất cả các hoạt động dự kiến của một tổ chức trong một khoảng thời gian nhất định, thường là một năm. Nó đóng vai trò như một bản đồ chi tiết giúp tổ chức quản lý và phân bổ nguồn lực hiệu quả. Đồng thời theo dõi tiến độ thực hiện mục tiêu tài chính.
Cấu trúc của ngân sách tổng thể:
- Ngân sách hoạt động: Dự báo doanh thu, chi phí hoạt động và lợi nhuận dự kiến trong kỳ ngân sách.
- Ngân sách tài chính: Dự báo các khoản thu chi liên quan đến đầu tư, tài trợ, và quản lý vốn.
- Bảng cân đối kế toán dự toán: Thể hiện dự báo về tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu của tổ chức vào cuối kỳ ngân sách.
- Bảng dòng tiền dự toán: Dự báo dòng tiền vào và ra của tổ chức trong kỳ ngân sách.
1.2.2 Ngân sách hoạt động (operating budget)
Ngân sách hoạt động là kế hoạch tài chính dự đoán các khoản thu và chi liên quan đến hoạt động kinh doanh hàng ngày của một tổ chức hoặc doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định (thường là một năm). Nó đóng vai trò trong việc quản lý tài chính hiệu quả, giúp doanh nghiệp theo dõi và kiểm soát chi phí. Đồng thời dự đoán doanh thu và lợi nhuận.
1.2.3 Ngân sách dự báo dòng tiền (cash flow budget)
Ngân sách dự báo dòng tiền (cash flow budget) là công cụ tài chính giúp doanh nghiệp dự đoán lượng tiền mặt ra vào trong một khoảng thời gian nhất định. Thường là một tháng, quý hoặc năm. Nó bao gồm dự báo các khoản thu nhập (doanh thu bán hàng, tiền vay) và chi phí (chi phí sản xuất, chi phí hoạt động, chi trả cho nhà cung cấp) để xác định số tiền mặt ròng mà doanh nghiệp dự kiến sẽ có.
Mục đích của ngân sách dự báo dòng tiền:
- Giúp doanh nghiệp đánh giá khả năng thanh toán các khoản nợ và nghĩa vụ tài chính. Doanh nghiệp có thể dự đoán được thời điểm cần huy động thêm vốn hoặc sắp xếp các khoản vay để đảm bảo thanh toán đúng hạn.
- Hỗ trợ doanh nghiệp trong việc lập kế hoạch đầu tư và chi tiêu hiệu quả. Doanh nghiệp có thể sử dụng ngân sách dự báo dòng tiền để xác định các khoản đầu tư tiềm năng và phân bổ nguồn vốn hợp lý.
- Giúp doanh nghiệp theo dõi và kiểm soát dòng tiền hiệu quả. Doanh nghiệp có thể so sánh dự báo với kết quả thực tế để đánh giá hiệu quả hoạt động và điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết.
1.2.4 Ngân sách tài chính (financial budget)
Ngân sách tài chính là kế hoạch chi tiết cho thu nhập và chi tiêu của bạn. Nó có thể giúp bạn theo dõi tiền của mình đang đi đâu và đảm bảo rằng bạn không chi tiêu quá nhiều. Có nhiều loại ngân sách khác nhau, nhưng tất cả đều bao gồm các yếu tố sau:
- Thu nhập: Đây là số tiền bạn kiếm được từ công việc, đầu tư hoặc các nguồn khác.
- Chi tiêu: Đây là số tiền bạn chi cho các thứ như nhà ở, thực phẩm, vận tải và giải trí.
- Tiết kiệm: Đây là số tiền bạn dành cho tương lai, chẳng hạn như cho việc nghỉ hưu hoặc thanh toán trước cho ngôi nhà.
1.2.5 Ngân sách cố định (static budget)
Ngân sách cố định là loại kế hoạch tài chính được thiết lập trước và không thay đổi trong một khoảng thời gian nhất định, bất kể các yếu tố bên ngoài như doanh số bán hàng, chi phí sản xuất hay điều kiện thị trường có biến động hay không. Đặc điểm của ngân sách cố định thể hiện ở các khía cạnh:
- Tính cố định: Số tiền được phân bổ cho từng khoản mục chi tiêu sẽ không thay đổi trong suốt thời gian ngân sách được áp dụng.
- Dễ lập kế hoạch: Việc lập ngân sách cố định tương đối đơn giản vì không cần phải tính toán đến các yếu tố biến đổi.
- Kiểm soát chi tiêu: Ngân sách cố định giúp bạn kiểm soát chi tiêu hiệu quả bằng cách đặt ra giới hạn cho từng khoản mục.
- Hạn chế: Khả năng thích ứng thấp với những thay đổi trong môi trường kinh doanh.
2. Lợi ích của việc xây dựng budget hiệu quả
Việc xây dựng budget hiệu quả là thói quen tốt giúp bạn kiểm soát tài chính, đạt được mục tiêu tài chính và cải thiện chất lượng cuộc sống. Dưới đây là một số lợi ích cụ thể khi xây dựng budget tối ưu:
- Kiểm soát chi tiêu.
- Lập kế hoạch tài chính.
- Giảm căng thẳng.
- Đưa ra quyết định sáng suốt.
- Tăng cường sự hiểu biết về tài chính.
Ngoài ra, việc xây dựng budget hiệu quả còn mang lại nhiều lợi ích khác như:
- Nâng cao hiệu quả sử dụng tài nguyên.
- Tăng cường khả năng thích ứng với những thay đổi trong tình hình tài chính.
- Cải thiện mối quan hệ với người thân trong gia đình hoặc bạn bè về vấn đề tài chính.
3. Một số budget trong kinh doanh
3.1. Low budget là gì và cách quản lý
Low budget là gì? Low budget là dạng ngân sách thấp. Nó được xem là kế hoạch chi tiêu giới hạn, được áp dụng khi nguồn lực tài chính hạn hẹp, yêu cầu sự cân nhắc kỹ lưỡng và quản lý hiệu quả để đảm bảo đáp ứng các mục tiêu đề ra với nguồn vốn hạn chế. Cách quản lý ngân sách thấp hiệu quả:
3.1.1 Lập kế hoạch chi tiêu
Xác định rõ mục tiêu cần đạt được với ngân sách hiện có. Liệt kê tất cả các khoản chi tiêu dự kiến, phân loại theo mức độ quan trọng (cấp thiết, cần thiết, không cần thiết). Ước tính chi phí cho từng khoản mục thực tế. Dự trù một khoản nhỏ cho các khoản chi tiêu phát sinh.
3.1.2 Theo dõi và kiểm soát chi tiêu
Ghi chép cẩn thận tất cả các khoản chi tiêu, dù là nhỏ nhất. So sánh chi tiêu thực tế với kế hoạch đã đề ra để điều chỉnh khi cần thiết. Tìm kiếm các giải pháp thay thế tiết kiệm hơn cho các khoản chi tiêu. Hạn chế những khoản chi tiêu không cần thiết.
3.1.3 Tận dụng các nguồn lực miễn phí hoặc giá rẻ
Tìm kiếm các chương trình hỗ trợ, ưu đãi dành cho người có thu nhập thấp. Sử dụng các dịch vụ miễn phí hoặc giá rẻ như thư viện, công viên, khu vui chơi giải trí cộng đồng. Tham gia các hoạt động trao đổi, chia sẻ đồ dùng, thực phẩm với cộng đồng.
3.1.4 Tăng thu nhập
Tìm kiếm thêm công việc làm thêm hoặc các nguồn thu nhập khác. Bán đi những vật dụng không sử dụng đến để kiếm thêm tiền.
3.1.5 Tiết kiệm
Cố gắng dành dụm một khoản tiền nhỏ mỗi tháng để phòng ngừa trường hợp khẩn cấp. Tìm kiếm các cách tiết kiệm hiệu quả như tự nấu ăn tại nhà, hạn chế mua sắm những thứ không cần thiết.
Một số lưu ý khi quản lý ngân sách thấp:
- Tính kỷ luật: Tuân thủ kế hoạch chi tiêu và theo dõi sát sao các khoản chi tiêu là yếu tố then chốt để quản lý ngân sách hiệu quả.
- Linh hoạt: Trong trường hợp có những khoản chi tiêu phát sinh, cần linh hoạt điều chỉnh kế hoạch chi tiêu cho phù hợp.
- Tìm kiếm sự hỗ trợ: Khi gặp khó khăn trong việc quản lý ngân sách, hãy tìm kiếm sự hỗ trợ từ gia đình, bạn bè hoặc các tổ chức xã hội.
3.2. Tight budget là gì và cách tối ưu
Tight budget là gì? Tight budget có nghĩa là ngân sách eo hẹp. Ngân sách eo hẹp là tình trạng thu nhập ít hơn chi tiêu, hoặc chỉ đủ chi cho những nhu cầu thiết yếu. Điều này có thể xảy ra do nhiều nguyên nhân, như thất nghiệp, giảm lương, hoặc có nhiều khoản chi phí lớn bất ngờ.
Cách tối ưu ngân sách eo hẹp:
3.2.1 Lập kế hoạch chi tiêu:
- Ghi chép lại tất cả các khoản thu nhập và chi tiêu trong tháng.
- Phân loại các khoản chi tiêu theo nhu cầu thiết yếu (như ăn uống, nhà ở) và nhu cầu không thiết yếu (như giải trí, mua sắm).
- Lập kế hoạch chi tiêu hợp lý cho từng khoản, ưu tiên cho nhu cầu thiết yếu.
- Cắt giảm những khoản chi tiêu không cần thiết.
3.2.2 Tìm kiếm nguồn thu nhập thêm:
- Tìm kiếm công việc làm thêm.
- Bán những món đồ không sử dụng đến.
- Tham gia các chương trình hỗ trợ tài chính từ chính phủ hoặc các tổ chức phi lợi nhuận.
3.2.3 Tiết kiệm tiền:
- Dành ra một khoản tiền nhất định mỗi tháng để tiết kiệm, dù chỉ là một số tiền nhỏ.
- Tìm kiếm các cách tiết kiệm tiền hiệu quả, như nấu ăn tại nhà, sử dụng phương tiện công cộng, mua sắm đồ cũ.
3.2.4 Sử dụng các dịch vụ miễn phí hoặc giá rẻ:
- Có rất nhiều dịch vụ miễn phí hoặc giá rẻ có thể giúp bạn tiết kiệm tiền, như các chương trình khuyến mãi, giảm giá, các dịch vụ y tế công cộng, các hoạt động giải trí miễn phí.
3.2.5 Tìm kiếm sự giúp đỡ từ gia đình và bạn bè:
- Nếu bạn đang gặp khó khăn về tài chính, hãy chia sẻ với gia đình và bạn bè để nhận được sự giúp đỡ từ họ.
3.3. Over budget là gì? Nguyên nhân và cách xử lý
Over budget là gì? Over budget nghĩa là vượt ngân sách. Vượt ngân sách là tình trạng chi tiêu vượt quá số tiền đã được dự trù cho một khoản mục hoặc dự án. Nói cách khác, ngân sách ban đầu được lập ra không đủ để chi trả cho tất cả các khoản chi phí thực tế.
3.3.1 Nguyên nhân của việc vượt ngân sách:
- Lập dự toán không chính xác: Việc dự toán ngân sách không đầy đủ hoặc thiếu chính xác là nguyên nhân phổ biến nhất dẫn đến tình trạng vượt ngân sách.
- Thay đổi trong kế hoạch: Trong quá trình thực hiện dự án, có thể phát sinh những thay đổi so với kế hoạch ban đầu, dẫn đến nhu cầu chi tiêu thêm.
- Chi phí phát sinh: Có thể xảy ra những khoản chi phí ngoài dự kiến mà không được tính toán trong ngân sách ban đầu.
- Quản lý ngân sách kém: Việc quản lý ngân sách không hiệu quả, thiếu kiểm soát cũng có thể dẫn đến tình trạng chi tiêu vượt quá mức cho phép.
3.3.2 Cách xử lý khi vượt ngân sách:
- Xác định nguyên nhân: Việc đầu tiên cần làm là xác định nguyên nhân dẫn đến tình trạng vượt ngân sách để có thể đưa ra giải pháp xử lý phù hợp.
- Cắt giảm chi tiêu: Nếu có thể, hãy cắt giảm những khoản chi tiêu không cần thiết để giảm thiểu mức độ vượt ngân sách.
- Tìm kiếm nguồn ngân sách bổ sung: Nếu việc cắt giảm chi tiêu không đủ, bạn cần tìm kiếm thêm nguồn ngân sách để bù đắp cho phần chi vượt.
- Điều chỉnh kế hoạch: Có thể điều chỉnh kế hoạch dự án để phù hợp với ngân sách hiện có.
- Cải thiện việc quản lý ngân sách: Nâng cao hiệu quả quản lý ngân sách, tăng cường kiểm soát chi tiêu để tránh tình trạng vượt ngân sách trong tương lai.
3.4. On a budget là gì? Cách lập và quản lý ngân sách có hạn
On a budget là gì? Là cụm từ tiếng Anh mang nghĩa “theo ngân sách” hoặc “trong giới hạn ngân sách”. Nó thể hiện việc chi tiêu có kế hoạch và kiểm soát trong phạm vi nguồn lực tài chính sẵn có.
Cách lập và quản lý ngân sách có hạn:
- Xác định thu nhập và chi tiêu: Ghi chép lại các khoản thu nhập (lương, thưởng, quà tặng,…), chi tiêu và phân loại chúng theo các nhóm: nhu cầu thiết yếu, nhu cầu mong muốn, tiết kiệm,…
- Lập kế hoạch ngân sách: Dựa vào thu – chi hiện tại, lập kế hoạch ngân sách cho từng khoản chi tiêu. Hãy cân đối ngân sách giữa các nhóm đã phân loại và dành một khoản tiết kiệm cho những mục tiêu dài hạn.
- Theo dõi và điều chỉnh ngân sách: Thường xuyên theo dõi chi – tiêu để đảm bảo bạn đang tuân theo kế hoạch ngân sách. Nếu cần thiết, hãy điều chỉnh kế hoạch để phù hợp với tình hình tài chính thực tế.
- Sử dụng các công cụ hỗ trợ: Một số công cụ hỗ trợ lập và quản lý ngân sách có hạn như ứng dụng quản lý tài chính, bảng tính Excel,…sẽ giúp bạn theo dõi chi tiêu dễ dàng và hiệu quả hơn.
4. Kỹ năng và nguyên tắc cần có khi xây dựng budget là gì?
4.1 Một số kỹ năng cần thiết khi xây dựng budget tối ưu là:
Kỹ năng phân tích số liệu:
- Thu thập, xử lý và phân tích các số liệu liên quan đến thu nhập, chi phí, hoạt động kinh doanh,…
- Sử dụng các công cụ và phần mềm phân tích dữ liệu để đánh giá hiệu quả hoạt động và đưa ra dự báo chính xác.
Kỹ năng lập kế hoạch:
- Xác định mục tiêu tài chính rõ ràng và cụ thể.
- Phân chia ngân sách hợp lý cho từng khoản chi tiêu, đảm bảo cân bằng giữa nhu cầu thiết yếu và tiết kiệm.
- Lập kế hoạch dự phòng cho các tình huống phát sinh ngoài dự kiến.
Kỹ năng giao tiếp:
- Trao đổi hiệu quả với các bên liên quan để thống nhất mục tiêu và ngân sách.
- Giải thích rõ ràng các khoản chi tiêu và thuyết phục các bên liên quan ủng hộ kế hoạch ngân sách.
Kỹ năng quản lý thời gian:
- Lập kế hoạch và theo dõi tiến độ thực hiện ngân sách theo thời gian.
- Cập nhật ngân sách thường xuyên để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả.
Kỹ năng giải quyết vấn đề:
- Phân tích các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện ngân sách.
- Đề xuất các giải pháp phù hợp để giải quyết vấn đề và đảm bảo đạt được mục tiêu đề ra.
4.2 Nguyên tắc cần tuân thủ khi xây dựng budget:
Tính thực tế:
- Dựa trên tình hình tài chính thực tế của cá nhân hoặc doanh nghiệp.
- Dự báo thu nhập và chi phí một cách chính xác, không quá lạc quan hay bi quan.
Tính linh hoạt:
- Có thể điều chỉnh ngân sách khi có thay đổi về thu nhập, chi phí hoặc mục tiêu tài chính.
- Dự trù các khoản chi phí phát sinh ngoài dự kiến.
Tính hiệu quả:
- Sử dụng ngân sách hiệu quả để đạt được mục tiêu đề ra.
- Theo dõi và đánh giá hiệu quả thực hiện ngân sách thường xuyên.
Tính minh bạch:
- Công khai ngân sách cho các bên liên quan.
- Giải thích rõ ràng các khoản chi tiêu và lý do sử dụng ngân sách.
Tính đồng thuận:
- Thống nhất ngân sách với các bên liên quan.
- Đảm bảo các bên liên quan đều cam kết thực hiện ngân sách.
Ngoài ra, khi xây dựng budget, bạn cũng cần tuân thủ các quy định và luật pháp liên quan đến quản lý tài chính.
5. Budget trong các lĩnh vực cụ thể
5.1. Budget cho ngành marketing
Budget cho ngành Marketing hay còn gọi là ngân sách Marketing, là khoản tiền được doanh nghiệp dành riêng cho các hoạt động Marketing trong một khoảng thời gian nhất định (thường là một năm). Ngân sách này được sử dụng để tài trợ cho các hoạt động như:
- Nghiên cứu thị trường: Xác định nhu cầu, thị hiếu của khách hàng và phân tích đối thủ cạnh tranh.
- Phát triển sản phẩm: Tạo ra sản phẩm phù hợp với nhu cầu của thị trường và đáp ứng mục tiêu kinh doanh.
- Quảng cáo và xúc tiến thương mại: Giới thiệu sản phẩm đến khách hàng tiềm năng và khuyến khích họ mua hàng.
- Quan hệ công chúng: Xây dựng hình ảnh và uy tín của doanh nghiệp.
- Bán hàng: Hỗ trợ các hoạt động bán hàng và chăm sóc khách hàng.
Cách thức phân bổ ngân sách Marketing cũng rất quan trọng. Doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng để đảm bảo sử dụng ngân sách hiệu quả nhất. Một số phương pháp phân bổ ngân sách Marketing phổ biến bao gồm:
- Phân bổ theo tỷ lệ phần trăm doanh thu: Doanh nghiệp chi một tỷ lệ phần trăm cố định doanh thu cho Marketing.
- Phân bổ theo mục tiêu: Doanh nghiệp xác định mục tiêu Marketing cụ thể và phân bổ ngân sách cho từng mục tiêu.
- Phân bổ theo hoạt động: Doanh nghiệp xác định các hoạt động Marketing cần thực hiện và phân bổ ngân sách cho từng hoạt động.
5.2. Budget trong sản xuất và vận hành
Budget trong sản xuất và vận hành là kế hoạch tài chính chi tiết cho các hoạt động sản xuất và vận hành của một doanh nghiệp. Nó bao gồm dự báo doanh thu, chi phí và dòng tiền trong một khoảng thời gian nhất định, thường là một năm.
Mục đích của budget trong sản xuất và vận hành:
- Kiểm soát chi phí
- Tăng hiệu quả hoạt động
- Đảm bảo nguồn vốn
Các thành phần chính của budget trong sản xuất và vận hành:
- Doanh thu: Dự báo doanh thu từ việc bán sản phẩm hoặc dịch vụ trong một khoảng thời gian nhất định.
- Chi phí: Bao gồm các khoản chi phí trực tiếp và gián tiếp liên quan đến hoạt động sản xuất và vận hành, như: Nguyên vật liệu: Chi phí cho nguyên vật liệu trực tiếp sử dụng trong sản xuất. Nhân công: Chi phí cho tiền lương, bảo hiểm xã hội, y tế,… của người lao động. Chi phí chung: Bao gồm các khoản chi phí khác như: khấu hao tài sản cố định, chi phí bán hàng, chi phí quản lý,…
- Dòng tiền: Dự báo dòng tiền thu và chi trong một khoảng thời gian nhất định, giúp doanh nghiệp đảm bảo thanh khoản và khả năng hoạt động.
Kết luận
Lập kế hoạch budget là một quá trình quan trọng và cần thiết cho mọi cá nhân, gia đình, tổ chức hoặc doanh nghiệp. Bạn nên xây dựng budget dựa trên mục tiêu kinh doanh, khả năng tài chính và các yếu tố thị trường. Việc theo dõi và giám sát sát sao thực hiện budget cũng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Qua bài viết, hy vọng Jobsnew đã cung cấp được cho bạn những kiến thức liên quan đến budget là gì, làm thế nào để lập kế hoạch budget tối ưu nhất. Theo dõi Blog.Jobsnew để thường xuyên cập nhật nhiều kiến thức bổ ích khác.
