Hồ sơ xin việc là một văn bản vô cùng quan trọng trong quá trình tìm kiếm công việc phù hợp. Vậy hồ sơ xin việc gồm những gì? Viết hồ sơ như thế nào để thu hút nhà tuyển dụng? Những lưu ý khi viết hồ sơ xin việc là gì? Hãy cùng Jobsnew tìm hiểu các thông tin thú vị trên qua bài viết dưới đây nhé.
1. Mục đích và yêu cầu của hồ sơ xin việc
1.1. Bản chất và tầm quan trọng của hồ sơ xin việc
Hồ sơ xin việc hay còn được biết đến là hồ sơ ứng tuyển, đây là một tập hợp văn bản, tài liệu tóm tắt ngắn gọn và đầy đủ về bản thân ứng viên gửi đến công ty, doanh nghiệp trong quá trình xin việc. Những thông tin được ghi trong hồ sơ này bao gồm thông tin cá nhân, quá trình học tập, quá trình làm việc, ưu điểm, nhược điểm,…
Mục đích của hồ sơ xin việc là giới thiệu, quảng bá bản thân đến doanh nghiệp, tổ chức mà bạn tham gia ứng tuyển. Nó trình bày kỹ năng, kinh nghiệm, học vấn của người lao động đến nhà tuyển dụng. Qua đó, nhà tuyển dụng có thể phân tích, đánh giá sự phù hợp của ứng viên đối với vị trí đang tuyển dụng.
1.2. Thời điểm cần thiết để chuẩn bị hồ sơ xin việc
Để gia tăng cơ hội trúng tuyển, bạn nên chuẩn bị hồ sơ ứng tuyển trước khi đi phỏng vấn. Thông thường, nhà tuyển dụng sẽ dựa vào hồ sơ xin việc để phỏng vấn và đánh giá mức độ phù hợp của bạn với công ty. Vì vậy, bạn cần phải chuẩn bị hồ sơ ứng tuyển đầy đủ khi đi phỏng vấn. Trong trường hợp, các công ty không yêu cầu nhất thiết phải mang hồ sơ ứng tuyển, thì bạn vẫn nên chuẩn bị để thể hiện sự chuyên nghiệp.
2. Cấu trúc hồ sơ xin việc: Từ cơ bản đến nâng cao
2.1. Thành phần cốt lõi của bộ hồ sơ xin việc
Bộ hồ sơ xin việc gồm những gì? Thông thường, hồ sơ xin việc bao gồm các thành phần cơ bản sau:
- Sơ yếu lý lịch của ứng viên
- Đơn xin việc làm
- Sổ hộ khẩu công chứng
- Thẻ căn cước công dân công chứng
- CV xin việc
- Giấy khám sức khỏe
- Chứng chỉ, bằng cấp liên quan
- Ảnh chân dung
2.2. Cách biên soạn và sắp xếp hồ sơ xin việc chuyên nghiệp
Khi đã biết hồ sơ xin việc gồm những gì, bạn cũng nên quan tâm đến cách sắp xếp các loại giấy tờ trong hồ sơ sao cho thu hút nhà tuyển dụng. Dưới đây là 3 cách biên soạn hồ sơ xin việc mà bạn có thể lựa chọn:
- Sắp xếp truyền thống theo thứ tự: Đơn xin việc, sơ yếu lý lịch, CV, bằng cấp và chứng chỉ, ảnh thẻ, các giấy tờ liên quan khác
- Sắp xếp thông qua thư giới thiệu: Thư giới thiệu, CV, bằng cấp và chứng chỉ, đơn xin việc, sơ yếu lý lịch, ảnh thẻ, các giấy tờ khác
- Sắp xếp theo yêu cầu của nhà tuyển dụng: Ảnh chân dung, đơn xin việc, sơ yếu lý lịch, CV, chứng chỉ và bằng cấp, giấy tờ liên quan khác
3. Chi tiết một số thành phần trong hồ sơ xin việc
3.1. Đơn xin việc: Làm thế nào để nổi bật?
Đơn xin việc hay đơn ứng tuyển là một loại giấy tờ mà ứng viên gửi đến nhà tuyển dụng với mục đích ứng tuyển vào một vị trí công việc trong doanh nghiệp. Nó giúp nhà tuyển dụng có thể nắm bắt được các thông tin cơ bản về ứng viên cũng như động cơ xin việc làm.
Bố cục của mẫu đơn xin việc bao gồm:
- Tiêu ngữ
- Phần mở đầu: Kính gửi (nêu tên người nhận, chức vụ, công ty), giới thiệu bản thân, vị trí công việc muốn ứng tuyển
- Phần thân bài: Nêu lên điểm mạnh của bản thân, kinh nghiệm làm việc, lý do ứng tuyển vị trí công việc
- Phần kết: Đưa ra lời yêu cầu phỏng vấn, cảm ơn, ký tên
3.2. CV xin việc: Làm sao để thu hút?
CV xin việc hay hồ sơ năng lực là bản tóm tắt về bản thân bao gồm các thông tin như thông tin cá nhân, mục tiêu nghề nghiệp, trình độ học vấn, kinh nghiệm, kỹ năng, sở thích, tham chiếu. Đây là một trong các loại văn bản nhằm tạo ấn tượng với nhà tuyển dụng.
Để CV xin việc có thể thu hút doanh nghiệp, bạn cần phải trình bày khoa học và logic. CV xin việc phải thể hiện một cách ngắn gọn, xúc tích các công việc và năng lực của bản thân phù hợp với vị trí ứng tuyển. Bạn nên sử dụng khéo léo các từ khóa có xu hướng PR cho bản thân, thể hiện sự tích cực, nhiệt huyết sẽ dễ để lại ấn tượng cho nhà tuyển dụng giữa vô vàn bộ hồ sơ xin việc.
3.3. Sơ yếu lý lịch: Những điều cần lưu ý
Trong hồ sơ xin việc, sơ yếu lý lịch là tài liệu giới thiệu chi tiết nhất về các thông tin cá nhân của ứng viên. Nó bao gồm:
- Thông tin cá nhân: Tên, giới tính, ngày tháng năm sinh
- Địa chỉ thường trú và địa chỉ tạm trú
- Dân tộc, tôn giáo
- Thành phần gia đình
- Trình độ văn hóa
- Trình độ ngoại ngữ
- Ngày và nơi kết nạp Đảng
- Tình hình sức khỏe
- Trình độ chuyên môn
- Hoàn cảnh gia đình
- Quá trình hoạt động của bản thân
- Khen thưởng và kỷ luật
Sơ yếu lý lịch là tài liệu có sẵn, không yêu cầu sự sáng tạo từ ứng viên. Tất cả những thông tin được ghi trong sơ yếu lý lịch cần chính xác, minh bạch. Nó phải được sự xác nhận từ địa phương hoặc các cơ quan có thẩm quyền.
3.4. Bằng cấp và chứng chỉ và các giấy tờ liên quan
Bằng cấp và chứng chỉ là các loại giấy tờ chứng minh trình độ học vấn và kỹ năng của ứng viên. Nó bao gồm bằng đại học, cao đẳng, trung cấp, chứng chỉ ngoại ngữ, chứng chỉ tin học văn phòng,… Nó giúp cho nhà tuyển dụng xác minh tính chính xác của thông tin ghi trên đơn xin việc và CV xin việc.
Một số giấy tờ liên quan như giấy khám sức khỏe, giấy khai sinh, bản photo công chứng sổ hổ khẩu, căn cước công dân không bắt buộc, nhưng bạn vẫn nên chuẩn bị sẵn. Tốt hơn hết, bạn nên hỏi kỹ nhà tuyển dụng để có thể chuẩn bị những giấy tờ cần thiết trước khi tham gia phỏng vấn xin việc.
3.5. Ảnh chân dung: Kích thước và yêu cầu
Một trong những phần không thể thiếu trong bộ hồ sơ xin việc là ảnh thẻ hay ảnh chân dung. Ảnh này sẽ được dán lên bìa hồ sơ xin việc và sơ yếu lý lịch. Nó sẽ giúp nhà tuyển dụng có cái nhìn tổng quát hơn về ứng viên. Thông thường, ảnh chân dung có kích thước 3×4 hoặc 4×6. Khi chụp ảnh chân dung, bạn cần ăn mặc gọn gàng, chỉn chu, nguyên túc để thể hiện tác phong chuyên nghiệp.
4. Cách viết hồ sơ xin việc thu hút nhà tuyển dụng
Hồ sơ xin việc là yếu tố quan trọng giúp bạn thu hút nhà tuyển dụng và mở ra cơ hội việc làm cho bản thân. Vì vậy việc biết cách viết hồ sơ xin việc sao cho đúng là vô cùng cần thiết. Dưới đây là các lưu ý khi viết hồ sơ ứng tuyển nhằm tạo ấn tượng cho doanh nghiệp:
- Các giấy tờ trong hồ sơ xin việc nên đánh máy để dễ nhìn và dễ độc, nếu không yêu cầu viết tay
- Các thông tin ghi trong hồ sơ phải chính xác
- Từ ngữ trong hồ sơ phải đúng chính tả, ngôn ngữ hành chính chuẩn mực, không sử dụng từ ngữ địa phương
- Hồ sơ cần gọn gàng, sạch sẽ, không tẩy xóa
- Đính kèm ảnh chân dung chuyên nghiệp, không nên sử dụng ảnh selfie, ảnh chụp thiếu nghiêm túc
- Sử dụng phông chữ và kiểu chữ phù hợp, tránh sử dụng các kiểu chữ phức tạp, gây khó khăn cho nhà tuyển dụng
- Thứ tự trình bày các giấy tờ trong hồ sơ phải logic, khoa học, có thể áp dụng 3 cách sắp xếp hồ sơ đã tìm hiểu ở phía trên
5. Những sai lầm cần tránh khi chuẩn bị hồ sơ xin việc
5.1. Thông tin không chính xác hoặc quá cũ
Hồ sơ xin việc là văn bản cung cấp các thông tin của ứng viên để giúp nhà tuyển dụng nắm bắt và đánh giá được sự phù hợp với vị trí đang tuyển dụng. Vì vậy mọi thông tin trong hồ sơ phải thật chính xác, tránh ghi những thông tin sai sự thật, gây ảnh hưởng trong quá trình tuyển dụng.
Ngoài ra, sai lầm cần tránh trong quá trình chuẩn bị bộ hồ sơ xin việc là liệt kê các thông tin quá cũ, các thông tin không liên quan nhiều đến vị trí công việc ứng tuyển. Điều này khiến hồ sơ của bạn quá dài, nhà tuyển dụng sẽ không tìm hiểu được các thông tin quan trọng.
5.2. Trình bày lộn xộn, thiếu chuyên nghiệp
Trong hồ sơ xin việc, bạn sẽ cung cấp rất nhiều thông tin liên quan cho doanh nghiệp. Vậy nên nếu bạn trình bày lộn xộn, thiếu logic, sẽ khiến nhà tuyển dụng khó chịu và loại bỏ ngay hồ sơ của bạn. Ngoài ra bạn không nên sử dụng quá nhiều phông chữ khác nhau trong hồ sơ, nó thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp của bạn.
Lời kết
Trên đây là những thông tin cơ bản về hồ sơ xin việc, cùng với những hướng dẫn giúp bạn hoàn thiện các giấy tờ cần thiết khi đi phỏng vấn. Theo Josbnew, việc biết cách viết và sắp xếp hồ sơ xin việc là điều vô cùng quan trọng đối với ứng viên trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt như hiện nay. Điều này sẽ giúp ứng viên tạo ấn tượng để chinh phục các nhà tuyển dụng. Nếu bạn muốn biết thêm nhiều thông tin hữu ích giống như trên thì đừng quên theo dõi Jobsnew Blog nhé.
