Giấy giới thiệu là một loại văn bản được nhiều cá nhân, tổ chức sử dụng nhằm mục đích giới thiệu người lao động, sinh viên mới đến các doanh nghiệp để thực tập, làm việc. Vậy có những mẫu giấy giới thiệu nào? Cách viết và ứng dụng của nó trong các trường hợp ra sao? Hãy cùng Jobsnew tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé.
1. Giới thiệu và ý nghĩa của giấy giới thiệu
1.1 Định nghĩa và mục đích sử dụng giấy giới thiệu
Giấy giới thiệu được biết đến là một loại văn bản được cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp phát hành nhằm mục đích giới thiệu các thông tin về một cá nhân để thực hiện các nhiệm vụ được ghi trong giấy. Những người này có thể là sinh viên, nhân viên, cán bộ trong đơn vị, tổ chức hoặc có quan hệ với đơn vị, tổ chức đó.
Giấy giới thiệu có vai trò quan trọng trong việc xác định danh tính và quyền hạn của người được giới thiệu. Người được giới thiệu sẽ đại diện cho đơn vị, tổ chức làm việc, ký kết các văn bản được cho phép trong giấy giới thiệu.
1.2 Sự khác biệt giữa giấy giới thiệu và giấy ủy quyền
Nhiều người nhầm tưởng giấy giới thiệu và giấy ủy quyền là cùng một loại văn bản. Tuy nhiên, đây là hai khái niệm hoàn toàn khác nhau. Mặc dù chúng có nhiều điểm tương đồng nhưng khác nhau về vai trò và mục đích sử dụng. Bạn có thể thấy rõ sự khác biệt ở những điểm sau:
- Mục đích: Giấy giới thiệu nhằm mục đích liên hệ, giới thiệu cá nhân đến làm việc, còn giấy ủy quyền là trao quyền thực hiện các công việc trong phạm vi đã được ủy quyền.
- Về mặt pháp lý: Giấy ủy quyền có tính pháp lý cao hơn giấy giới thiệu. Người được ủy quyền có quyền quyết định mọi hoạt động, có thể thay mặt để giải trình, tố cáo, khởi kiện trong phạm vi cho phép. Còn người được giới thiệu có nhiệm vụ thu thập, làm rõ thông tin, gần như không thể thay mặt cho cơ quan, tổ chức để quyết định các vấn đề.
- Vai trò: Giấy giới thiệu mang tính đối ngoại, còn giấy ủy quyền mang tính pháp lý. Người giới thiệu làm theo hướng dẫn, còn người ủy quyền chủ động đưa ra quyết định.
1.3 Vai trò và tầm quan trọng của giấy giới thiệu
Giấy giới thiệu có vai trò quan trọng trong giao dịch và công việc. Việc viết giấy giới thiệu sẽ mang lại nhiều lợi ích cho các bên liên quan:
- Giấy giới thiệu cung cấp các thông tin cơ bản, cần thiết cho cơ quan, tổ chức biết về cá nhân được giới thiệu. Từ đó xác định được người được giới thiệu có phù hợp với công việc mới không?
- Giúp các bên rút ngắn được thời gian tìm hiểu. Các đơn vị, tổ chức sẽ không tốn quá nhiều thời gian để tìm kiếm ứng viên mới cho công việc.
- Giấy giới thiệu mang đến sự đảm bảo, tránh giả mạo và mạo danh, gây nhầm lẫn cho các đơn vị
- Đây là một tài liệu pháp lý quan trọng, giải quyết các vấn đề phát sinh ngoài ý muốn giữa các bên.
2. Tổng quan về các mẫu giấy giới thiệu phổ biến và mới nhất
2.1 Mẫu giấy giới thiệu thông dụng (01 liên và 02 liên)
Mẫu giấy giới thiệu 01 liên và 02 liên được sử dụng phổ biến nhất trong các cơ quan tổ chức. Đây là mẫu giấy giới thiệu word, thường được ứng dụng rộng rãi trong nhiều trường hợp.
Giấy giới thiệu liên 01 và liên 02 có đầy đủ các thông tin về đơn vị, tên và chức vụ của người được giới thiệu. Ngoài ra, ở mẫu giấy này còn có nội dung và thời gian người được giới thiệu đến nhận nhiệm vụ. Ở cuối có dấu và chữ ký của người đại điện cho đơn vị, tổ chức giới thiệu.
2.2 Mẫu giấy giới thiệu của công ty và doanh nghiệp
Giấy giới thiệu của công ty và doanh nghiệp được xem là văn bản pháp lý quan trọng và cần thiết trong hoạt động kinh doanh. Mẫu giấy này được doanh nghiệp sử dụng khi: Cử nhân viên đi công tác, đàm phán hay thực hiện một số nhiệm vụ đơn giản. Ngoài ra, nó cũng được tận dụng trong trường hợp đưa nhân viên đi học tập, đào tạo tại các cơ sở khác.
Mẫu giấy giới thiệu công ty cũng có định dạng giống với các loại giấy giới thiệu khác. Trong đó bao gồm tên, địa chỉ của công ty, doanh nghiệp giới thiệu, tên, chức danh, nội dung của người được giới thiệu. Điểm khác biệt nằm ở phần tem niêm phong hoặc con dấu của doanh nghiệp giới thiệu, đảm bảo tính chính xác, tránh giả mạo.
2.3 Mẫu giấy giới thiệu cho sinh viên đi thực tập
Theo chương trình học của các trường đại học và cao đẳng, sinh năm năm 3 hoặc năm 4 thường sẽ được tổ chức đi thực tập tại các doanh nghiệp. Nhà trường cùng các công ty quản lý và kiểm soát hoạt động này thông qua giấy giới thiệu.
Giấy giới thiệu cho sinh viên đi thực tập là văn bản được nhà trường và doanh nghiệp chứng nhận. Điều này vừa giúp sinh viên có cơ hội áp dụng lý thuyết vào thực tế, vừa giúp các doanh nghiệp có nguồn nhân lực mới mà không tốn quá nhiều thời gian để tìm kiếm.
Giấy giới thiệu ở mỗi cơ sở giáo dục sẽ có thể không đồng nhất với nhau, tuy nhiên đều chứa những nội dung chính giống nhau như:
- Tên trường và tên người giới thiệu
- Thông tin của sinh viên được giới thiệu
- Nội dung giới thiệu
- Chữ ký của sinh viên và dấu của trường
2.4 Mẫu giấy giới thiệu ngân hàng
Mẫu giấy giới thiệu ngân hàng được sử dụng khá phổ biến. Loại giấy này do cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp phát hành nhằm giới thiệu các thông tin về người đại diện để liên hệ với ngân hàng nhằm thực hiện các công việc được giao. Kế toán thường là người đại diện được các công ty, doanh nghiệp được sử dụng giấy giới thiệu.
Giấy giới thiệu ngân hàng có tác dụng trong một số hoạt động như rút tiền, rút séc, lấy sổ phụ, lấy giấy báo nợ,… Loại giấy này chỉ có hiệu lực khi có đầy đủ chữ ký và con dấu của công ty, doanh nghiệp.
Với mỗi nhiệm vụ công việc khác nhau, nội dung của mẫu giấy này cũng có sự khác biệt. Thông thường, giấy giới thiệu ngân hàng bao gồm các nội dung sau:
- Thời gian viết giấy giới thiệu
- Tên cơ quan, công ty, tổ chức giới thiệu ngân hàng
- Tên ngân hàng sẽ đến làm việc
- Mục đích và thời gian đến ngân hàng làm việc
- Chữ ký và dấu của các bên liên quan
2.5 Mẫu giấy giới thiệu song ngữ (Việt – Anh)
Mẫu giấy giới thiệu song ngữ thường được sử dụng khi công ty, doanh nghiệp, tổ chức muốn giới thiệu nhân viên sang doanh nghiệp nước ngoài khác. Việc sử dụng mẫu giấy này thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng đối với đối tác.
Giấy giới thiệu song ngữ (Việt – Anh) gồm 2 phần: Tiếng Anh và tiếng Việt. Các phần cơ bản trong mẫu giấy này khá giống với các mẫu giới thiệu khác. Với mỗi mục đích làm việc, mẫu giấy giới thiệu song ngữ có những nội dung khác nhau.
2.6 Mẫu giấy giới thiệu người vào Đảng
Giấy giới thiệu người vào Đảng là một văn bản quan trọng trong quá trình kết nạp những Đảng viên ưu tú. Những người này có đạo đức tốt, lối sống văn minh và có năng lực giỏi. Sau một thời gian học tập, họ được đề cử, giới thiệu lên Chi ủy để gia nhập vào Đảng.
Khác với các mẫu giấy giới thiệu khác, giấy giới thiệu người vào Đảng có nội dung dài hơn. Do người được giới thiệu phải cung cấp đầy đủ, chi tiết các thông tin của bản thân. Giấy giới thiệu này là văn bản có tính pháp lý cao.
Nội dung của giấy giới thiệu người vào Đảng bao gồm:
- Tên của đơn vị kết nạp Đảng
- Thông tin lý lịch của cá nhân
- Ưu điểm và khuyết điểm của cá nhân
- Phẩm chất chính trị, đạo đức lối sống
- Quan hệ quần chúng
- Chữ ký của người được giới thiệu
2.7 Mẫu giấy giới thiệu chuyển hồ sơ lương hưu, trợ cấp
Giấy giới thiệu chuyển hồ sơ lương hưu, trợ cấp được sử dụng nhằm mục đích giúp người đang hưởng lương hưu, trợ cấp bảo hiểm xã hội nhận phần hỗ trợ hàng tháng theo quy định của nhà nước. Mẫu giấy này được soạn thảo dựa trên Quyết định số 1/QĐ-BHXH năm 2014 của Tổng giám đốc BHXH Việt Nam.
Giấy giới thiệu chuyển hồ sơ lương hưu, trợ cấp bao gồm các nội dung cơ bản như sau:
- Tên cơ quan, đơn vị được giao nhiệm vụ chi trả lương hưu, trợ cấp
- Tên, địa chỉ, thông tin cá nhân của người được hưởng
- Nội dung yêu cầu giải quyết
- Chữ ký của người được hưởng
2.8 Mẫu giấy giới thiệu chuyển trường
Giấy giới thiệu chuyển trường được sử dụng trong trường hợp các học sinh, sinh viên muốn chuyển từ cơ sở giáo dục này sang cơ sở giáo dục khác. Giấy này sẽ giới thiệu lai lịch, thông tin cá nhân, tình hình học tập, hạnh kiểm của đối tượng chuyển trường. Từ đó, giúp cơ sở giáo dục mới, nắm bắt được tình hình thực tế của học sinh, sinh viên để đưa ra các phương án hỗ trợ phù hợp.
Giấy giới thiệu chuyển trường ở mỗi cấp học đều giống nhau về các phần, khác nhau về nội dung. Để đảm bảo tính chính xác và hợp pháp, giấy giới thiệu chuyển trường phải có tem niêm phong hoặc dấu của nhà trường và các đơn vị giáo dục liên quan.
3. Hướng dẫn viết giấy giới thiệu theo quy định pháp Luật
3.1 Cấu trúc cơ bản của giấy giới thiệu
Mỗi mẫu giấy giới thiệu đều phục vụ cho những mục đích khác nhau. Vì vậy, nội dung của các mẫu giấy này không giống nhau. Tuy nhiên, chúng đều có cấu trúc cơ bản sau:
- Tên của đơn vị hoặc người giới thiệu: Phần này thường được viết đầu tiên, tên của người giới thiệu hoặc đơn vị phải viết hoa.
- Tên và các thông tin cá nhân cơ bản của người được giới thiệu: Phần này gồm tên, tuổi, chức danh, ưu điểm, khuyết điểm,…
- Nội dung, lý do viết giấy giới thiệu: Người giới thiệu ghi rõ mục đích giới thiệu để làm việc hoặc tạo điều kiện học tập tại môi trường mới.
- Thời gian giấy giới thiệu có hiệu lực: Người giới thiệu ghi rõ thời gian người được giới thiệu đến đơn vị mới và ngày hoàn thành nhiệm vụ.
- Chữ ký hoặc đóng dấu của người giới thiệu: Điều này để đảm bảo tính chính xác, minh bạch của giấy tờ. Khi đó, giấy giới thiệu mới được coi là có hiệu lực pháp lý.
3.2 Hướng dẫn viết giấy giới thiệu và giấy ủy quyền
Giấy giới thiệu và giấy ủy quyền là 2 loại văn bản nhằm mục đích khác nhau. Tuy nhiên cách viết 2 loại giấy này lại tượng tự nhau. Chúng được trình bày theo mẫu chuẩn được quy định tại Điều 8 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về thể thức văn bản.
Theo đó, khi viết giấy giới thiệu và giấy ủy quyền, bạn cần tuân thủ theo thể thức văn bản hành chính. Nó bao gồm:
- Quốc hiệu và tiêu ngữ
- Tên cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp ban hành văn bản
- Số và ký hiệu của văn bản
- Địa điểm và thời gian ban hành văn bản
- Tên văn bản
- Nội dung văn bản
- Chức vụ, họ tên, chữ ký của những người có thẩm quyền.
- Dấu và chữ kỹ của cơ quan, tổ chức, người giới thiệu hoặc ủy quyền
- Nơi nhận
4. Các lưu ý quan trọng khi lập giấy giới thiệu
Giấy giới thiệu là văn bản quan trọng, do đó khi viết giấy giới thiệu cần tuân theo các nguyên tắc cơ bản đã nêu ở trên. Khi viết loại giấy này cần lưu ý một số điều sau:
- Phải ghi chính xác tên cơ quan, tổ chức, đơn vị của bạn hiện tại và những địa chỉ được giới thiệu
- Các thông tin cá nhân phải chính xác
- Nội dung của giấy giới thiệu phải ghi cụ thể, rõ ràng, đúng trọng tâm
- Khi viết cần trình bày đúng theo thể thức văn bản hành chính
- Giấy giới thiệu chỉ có hiệu lực khi có chữ ký và con dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền
- Bạn có thể tải mẫu giấy giới thiệu file word để tham khảo cách lập giấy giới thiệu
5. Kết luận
Bài viết trên đã cung cấp các thông tin cơ bản về giấy giới thiệu và các mẫu giấy giới thiệu phổ biến hiện nay. Qua bài viết, tôi thấy được tầm quan trọng của giấy giới thiệu trong học tập, công việc và cuộc sống. Đặc biệt, bài viết còn hướng dẫn cách sử dụng giấy giới thiệu chuẩn xác. Còn bạn, bạn thấy thông tin của bài viết hữu ích không? Hãy chia sẻ quan điểm với chúng tôi và đừng quên theo dõi Blog.jobsnew.vn để tham khảo thêm nhiều kiến thức bổ ích nhé.
