Thư ngỏ là cách mở đầu quan trọng, giúp thu hút sự chú ý và quan tâm của người nhận đối với thông điệp bạn muốn truyền tải. Việc viết một bức thư ngỏ chuyên nghiệp và ấn tượng không chỉ giúp bạn giao tiếp hiệu quả mà còn góp phần xây dựng mối quan hệ bền vững và đáng tin cậy. Trong bài viết hôm nay, Jobsnew sẽ hướng dẫn bạn cách viết thư ngỏ chuyên nghiệp và ấn tượng nhất.
1. Khái niệm và ý nghĩa của thư ngỏ
1.1 Thư ngỏ là gì?
Ngày nay, các loại thư ngỏ như thư ngỏ xin tài trợ, thư ngỏ mời hợp tác, mẫu thư ngỏ chào hàng đang trở nên phổ biến. Chúng chia sẻ điểm chung là mang tính chất công việc, thường được sử dụng để đề xuất các vấn đề cụ thể và thường đại diện cho một tập thể hoặc đơn vị cụ thể. Vậy thư ngỏ là gì?
Thư ngỏ là một bức thư không mang tính bí mật, thường được hiểu là một bài viết dưới hình thức một bức thư công khai có thể gửi qua nhiều phương tiện như bưu điện thông thường hoặc thư điện tử. Thư ngỏ được sử dụng để yêu cầu, đề xuất một vấn đề cụ thể và thường có nội dung “mở”, có thể gửi đến nhiều người, nhiều đối tượng khác nhau.
1.2 Tầm quan trọng của thư ngỏ trong kinh doanh và xã hội
Thư ngỏ là công cụ giao tiếp quan trọng trong cả kinh doanh và xã hội, mang lại nhiều lợi ích thiết thực:
- Giao tiếp trực tiếp và rõ ràng: Giúp truyền tải thông điệp một cách minh bạch và hiệu quả.
- Tạo ấn tượng đầu tiên: Là điểm khởi đầu tốt cho các mối quan hệ mới.
- Xây dựng và duy trì mối quan hệ: Giúp duy trì liên lạc và xây dựng lòng tin.
- Thể hiện lòng biết ơn: Bày tỏ sự cảm kích và công nhận sự hỗ trợ từ người khác.
- Tạo cơ hội hợp tác: Mở ra cơ hội cho các dự án và quan hệ đối tác mới.
- Cung cấp thông tin quan trọng: Đảm bảo thông tin đến đúng người, đúng thời điểm.
- Khuyến khích hành động: Tạo động lực và kêu gọi hành động từ người nhận.
2. Nguyên tắc và hướng dẫn cách viết thư ngỏ
2.1 Yêu cầu cần đáp ứng khi viết thư ngỏ
Để đạt được mục tiêu của mình, người viết thư ngỏ không thể tùy tiện mà cần cung ứng 1 số ít nhu yếu nhất định. Chẳng hạn :
– Để thu hút sự chú ý của người mua, việc viết ngắn gọn và súc tích là rất quan trọng. Mỗi đoạn nên tập trung vào một ý chính và không nên quá dài. Sử dụng ngôn từ phong phú và mê hoặc để tạo ra ấn tượng mạnh mẽ. Đảm bảo rằng thông điệp của bạn dễ hiểu và dễ tiếp thu bằng cách chia nội dung thành các câu ngắn và đoạn vừa đủ. Điều này sẽ giúp người đọc cảm thấy thoải mái và muốn tiếp tục đọc thêm.
– Nội dung phân chia hài hòa và hợp lý, không lan man, dài dòng;
– Ấn tượng (hoàn toàn có thể trình diễn thích mắt, màu mè nhưng cần tương thích với nội dung);
– Sử dụng gạch đầu dòng để tạo cảm giác ngắn gọn, cô đọng và dễ đọc. Điều này giúp thu hút độc giả và làm nổi bật các điểm mạnh và lợi ích sản phẩm/dịch vụ của bạn.
– Có những “bằng chứng” thuyết phục. Những “chứng thực” này sẽ là một công cụ rất hữu ích. Về tâm lý, khách hàng thường bị ảnh hưởng bởi ý kiến của người khác, đặc biệt là ý kiến của những chuyên gia tiếng tăm. Tiếng nói của họ sẽ là bằng chứng thuyết phục khách hàng tin tưởng hơn vào sản phẩm của bạn. Các giải thưởng, bằng khen, chứng nhận … cũng được xem là những “bằng chứng” rất thuyết phục. Hãy biết cách sử dụng công cụ này một cách khéo léo, hiệu quả và trung thực.
– Tái bút. Dành ít nhất 2 dòng cho tái bút bởi đây là phần khách hàng thường đọc nhiều nhất ngoài headline. Đừng quên viết phần này nếu bạn không muốn bỏ qua những cơ hội tốt để có được những khách hàng tiềm năng.
2.2 Hướng dẫn cách viết thư ngỏ chuyên nghiệp
Thư ngỏ không phải là một văn bản hành chính, tuy nhiên thư ngỏ cũng cần phải đảm bảo yêu cầu văn phong, tiêu chuẩn chuyên nghiệp như một gần văn bản hành chính như Nghị định 30/2020/NĐ-CP như sau:
– Lời chào;
– Giới thiệu về người gửi thư (chúng tôi là ai);
– Nội dung cần hợp tác, đề nghị…;
– Kêu gọi hợp tác.
3. Mẫu thư ngỏ ấn tượng và phổ biến
3.1 Thư ngỏ chào hàng
THƯ NGỎ
Kính gửi: Quý doanh nghiệp
Công ty ………………………….. xin gửi lời chào trân trọng đến Quý Công ty
Công ty ………………………….. là một trong những công ty sản xuất và mua bán …………………. lớn nhất và uy tín nhất tại Việt Nam với quy mô …. nhà máy sản xuất, tổng diện tích sử dụng……………, lực lượng lao động trên ………. người.
Sau hơn 15 năm kinh nghiệm hoạt động, Công ty vừa mới không ngừng khẳng định vị thế thương hiệu trên đối tượng và niềm tin đối với khách hàng.
Hiện nay ………….. của Công ty vừa mới được xuất khẩu sang hơn …….. đất nước và vùng lãnh thổ, cùng với nền móng phân phối rộng khắp trong cả nước. Từ năm 2001 đến nay, doanh nghiệp tiếp tục được Bộ Công Thương quyết định công nhận danh hiệu xuất khẩu uy tín của Việt Nam. Năm 2011 Công ty chúng tôi vinh dự được chủ tịch nước trao tặng huân chương lao động hạng ba.
Nay Công ty chúng tôi trân trọng gửi đến Quý Công ty thư ngỏ này với mong muốn Quý Công ty có thêm sự lựa chọn và chúng tôi có thêm khách hàng thân thiết mới:
Các hàng hóa của Công ty :
– ……………………………….
– ……………………………….
– ………………………………..
Với thế mạnh về chất lượng và uy tín trên thị trường ……………., …………… tự tin sẽ đem đến sự hài lòng nhất cho khách hàng khi đến với chúng tôi.
Khi Quý Công ty có nhu cầu hợp tác cùng chúng tôi xin vui lòng liên hệ :
Website: …………………………… Tel: ………………..
Chân thành cám ơn Quý công ty đã chú ý tới thư ngỏ này!
Trân trọng kính chào !
3.2 Cách viết thư ngỏ xin tài trợ
| Logo | Thông tin đơn vị |
THƯ NGỎ: VỀ VIỆC TÀI TRỢ ………………
===============================
Kính gửi: Quý đơn vị, Doanh nghiệp, các Cá nhân hảo tâm
Lời đầu tiên, ………………………. xin gửi lời chào và lời chúc sức khỏe đến Quý Đơn vị, Doanh nghiệp, các Cá nhân hảo tâm.
Trình bày tình hình hoặc hoàn cảnh, đối tượng cần xin hỗ trợ
(Ví dụ: Hiện nay, tình hình dịch bệnh Covid 19 vẫn diễn biến phức tạp, số lượng các ca mắc ngày càng gia tăng trên thế giới và Việt Nam. Nhân viên y tế là 1 trong những lực lượng tuyến đầu tham gia mặt trận truy vết, điều trị và hỗ trợ từng ngày, từng giờ để bảo vệ sức khoẻ nhân dân…)
Trình bày những kết quả tích cực của việc quyên góp trước đây
(Ví dụ: Năm 2020, Bệnh viện Đa khoa Xanh Pôn đã nhận được nhiều sự quan tâm, hỗ trợ về các trang thiết bị, nhu yếu phẩm để phòng chống dịch bệnh).
Lời kêu gọi tài trợ
(Ví dụ: Hiện tại, diễn biến của dịch trên thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng vẫn đang diễn biến phức tạp. Với mong muốn tiếp tục nhận được sự quan tâm, đồng hành của các đơn vị, Bệnh viện Đa khoa Xanh Pôn tiếp tục kêu gọi thêm các nguồn lực hỗ trợ về vật tư y tế (kit test xét nghiệm covid 19, ống đựng môi trường vận chuyển…).
Đồng lòng quyết tâm giữ vững thành quả chống dịch Covid 19! .
Mọi thông tin xin liên hệ: …………………………….
Chúng tôi xin cam kết sử dụng đúng mục đích và hiệu quả tiền tài trợ từ các đơn vị, Doanh nghiệp, các Cá nhân hảo tâm.
Xin trân trọng cảm ơn!
|
……, ngày… tháng… năm… Giám đốc |
3.3 Thư ngỏ hợp tác
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc |
Kính gửi: Quý đối tác
Đầu tiên, Ban Giám đốc Công ty ……… xin gửi đến Quý đối tác lời chào trân trọng, lời chúc may mắn và thành công.
Công ty ……………….là công ty hàng đầu về lĩnh vực cung cấp các giải pháp kinh doanh cho doanh nghiệp. Các lĩnh vực được coi là thế mạnh của …………….. khó có đơn vị nào có thế mạnh cạnh tranh với …………. Với triết lý kinh doanh “……………….”, ……..…… luôn muốn đem đến sự thành công cho mọi đối tác. Bởi chúng tôi tâm niệm rằng, sự thành công của quý đối tác sẽ là sự thành công của chính chúng tôi.
Công ty ……….. xin gửi lời mời hợp tác đến Quý đối tác là các Tổ chức, Doanh nghiệp, Cá nhân quan tâm và mong muốn hợp tác cùng chúng tôi để cùng thực hiện chung các hoạt động …………….. – một mảng chiến lược của chúng tôi trong thời gian hiện tại và sắp tới.
Chúng tôi đề xuất ra đây 2 hình thức hợp tác:
1. Hình thức hợp tác thứ nhất:……
2. Hình thức hợp tác thứ hai:……
Chúng tôi cam kết luôn dành cho Quý Công ty các sản phẩm – dịch vụ tốt nhất cùng chính sách giá cả hợp lý, chiết khấu cao và nhiều ưu đãi khác. Với thiện chí hợp tác cùng phát triển, Công ty …………….. rất tin tưởng vào sự thành công tốt đẹp và lâu dài trong quá trình hợp tác giữa chúng tôi và Quý đối tác.
Mọi hình thức hợp tác kinh doanh xin liên hệ trực tiếp với chúng tôi qua:
Văn phòng giao dịch – Công ty ……
Địa chỉ trụ sở:……………..
Điện thoại: …………….. Fax: …….
Email: ………………..… Web:……
Xin trân trọng cảm ơn!
| Tổng Giám Đốc/Giám đốc
(Ký, đóng dấu) |
3.4 Thư ngỏ trong các trường hợp cụ thể khác
Dưới đây là một số cách viết thư ngỏ xin tài trợ mẫu mực mà bạn có thể sử dụng như một hướng dẫn khi viết thư của riêng mình:
Mẫu 1: Thư ngỏ cho Sự kiện từ thiện
[Ngày]
[Địa chỉ của bạn]
[Địa chỉ của đối tác tài trợ]
Kính gửi [Tên của đối tác tài trợ],
Tôi viết thư này với lòng tôn trọng sâu sắc và hy vọng rằng bạn đang có một ngày tuyệt vời.
Tôi là [Tên của bạn], đại diện cho tổ chức từ thiện [Tên tổ chức]. Chúng tôi tự hào thông báo về sự kiện từ thiện sắp tới của chúng tôi, [Tên sự kiện từ thiện], một nỗ lực nhằm gây quỹ cho [Mục tiêu từ thiện].
Sự kiện này không chỉ là cơ hội để kết nối với cộng đồng mà còn là một cơ hội để tạo ra sự thay đổi tích cực. Chúng tôi tin rằng với sự hỗ trợ của bạn, chúng ta có thể đạt được mục tiêu và mang lại những ảnh hưởng đáng kể đối với những người cần giúp đỡ.
Với sự ủng hộ của bạn, chúng tôi tin rằng sự kiện từ thiện của chúng tôi sẽ trở thành một thành công lớn và góp phần vào sứ mệnh của chúng tôi.
Chúng tôi rất mong được hợp tác với bạn trong sự kiện này và xin hứa sẽ cố gắng để thúc đẩy sự phát triển và tiến triển của cộng đồng.
Xin cảm ơn vì sự quan tâm của bạn và hy vọng sẽ được nghe tin vui từ bạn sớm nhất.
Trân trọng,
[Tên của bạn]
[Chức vụ của bạn]
[Tên tổ chức]
Mẫu 2: Thư ngỏ cho Dự án nghiên cứu
[Ngày]
[Địa chỉ của bạn]
[Địa chỉ của đối tác tài trợ]
Kính gửi [Tên của đối tác tài trợ],
Chúng tôi viết thư này với hy vọng rằng bạn đang có một ngày tốt lành.
Tôi là [Tên của bạn], và tôi đại diện cho [Tên tổ chức hoặc dự án]. Chúng tôi đang chuẩn bị triển khai dự án nghiên cứu đầy thú vị với tiêu đề “[Tên dự án]”.
Dự án của chúng tôi nhằm mục đích [Mô tả mục tiêu của dự án] và chúng tôi tin rằng nó sẽ mang lại những hiệu quả tích cực và đột phá trong lĩnh vực này.
Chúng tôi rất vinh dự nếu nhận được sự hỗ trợ từ bạn để đảm bảo rằng dự án của chúng tôi có thể được thực hiện với hiệu quả cao nhất.
Xin vui lòng xem thư đính kèm để biết thông tin chi tiết về dự án của chúng tôi.
Chúng tôi hy vọng rằng bạn sẽ xem xét và hỗ trợ dự án của chúng tôi và sẵn lòng thảo luận thêm về bất kỳ chi tiết nào.
Xin cảm ơn sự quan tâm và hỗ trợ của bạn.
Trân trọng,
[Tên của bạn]
[Chức vụ của bạn]
[Tên tổ chức hoặc dự án]
Kết luận
Viết một bức thư ngỏ chuyên nghiệp và ấn tượng là một kỹ năng quan trọng trong giao tiếp kinh doanh và xã hội. Một mẫu thư ngỏ được viết tốt không chỉ truyền tải thông điệp một cách rõ ràng và hiệu quả mà còn tạo ấn tượng tích cực, xây dựng và củng cố mối quan hệ bền vững. Bằng cách tuân theo các hướng dẫn đã được chia sẻ, bạn có thể viết nên những bức thư ngỏ chân thành, cụ thể và chuyên nghiệp, góp phần thúc đẩy sự hợp tác và thành công trong mọi lĩnh vực.
Nếu bạn cảm thấy nội dung về thư ngỏ này của Jobsnew chia sẻ hữu ích, hãy theo dõi Jobsnew Blog để khám phá thêm nhiều chia sẻ bổ ích và cập nhật thông tin mới nhất về chuyên mục kỹ năng sống nhé!
