Việc ghi chú là thói quen rất hữu ích giúp bạn quản lí thông tin, từ đó làm tăng hiệu suất công việc. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách ghi chú hiệu quả để tận dụng tối đa lợi ích của nó. Trên thực tế, có khá nhiều cách ghi chú khác nhau với những ưu và nhược điểm riêng biệt. Trong bài viết dưới đây, tôi sẽ giới thiệu đến bạn top 3 cách thông minh và được ưa chuộng nhất.
1. Tầm quan trọng của việc ghi chú
Tại sao cần phải ghi chú? Nhiều nghiên cứu đã chỉ ra rằng ghi chép hay ghi chú giúp cải thiện khả năng nhớ lại các thông tin. Theo đó, ghi chú giúp bạn hiểu sâu hơn về chủ đề được thảo luận trong cuộc họp hoặc dự án được giao. Đồng thời giúp bạn có khả năng nhớ lại những gì đã xảy ra, ngay cả khi không xem lại ghi chú của mình.
Ngoài ra, ghi chú cũng giúp bạn lưu giữ được những thông tin quan trọng. Hãy tưởng tượng một ngày nào đó bạn cần tra lại thông tin cuộc họp cách đây 3 tháng, và may mắn thay bạn có một bản ghi chú trên máy tính. Điều này sẽ tiết kiệm thời gian cho bạn và gây được ấn tượng với đồng nghiệp và cấp trên. Thêm nữa, ghi chú cũng sẽ giúp bạn bớt căng thẳng hơn khi đến giờ họp hay gặp khách hàng.
2. Bật mí những cách ghi chú cực kì hiệu quả
Dưới đây là những phương pháp ghi chú thông minh mà bạn có thể áp dụng:
2.1 Ghi chú thông minh theo phương pháp Cornell
Ghi chú dạng Cornell được xem là phương pháp hiệu quả nhất hiện tại. Phương pháp này phù hợp cho mọi trường hợp cần ghi chép (bao gồm cả các cuộc họp và thảo luận).
Với phương pháp Cornell, bạn chia trang giấy làm 4 hoặc 4 phần, với 1 hàng ở đầu trang, 1 hàng ở dưới cùng và 2 cột ở giữa trang. 70% diện tích trang giấy dành cho cột bên phải và 30% diện tích còn lại dành cho cột bên trái.
Toàn bộ thông tin, kiến thức mới sẽ được ghi chép vào cột bên phải. Còn cột bên trái sẽ là các câu hỏi, gợi ý đối với nội dung đó. Và sau buổi họp, hãy dành vài phút để tổng kết kiến thức vào hàng cuối trang để ghi nhớ tốt hơn và thuận tiện khi cần xem lại.
Ưu điểm của việc ghi chú dạng Cornell:
-
Ghi chép và sắp xếp lại thông tin nhanh hơn và tiếp thu hiệu quả hơn trong thời gian ngắn
-
Tổng kết và tóm tắt thông tin một cách hệ thống, tăng độ logic cho bộ não
-
Kích thích người dùng tư duy và sáng tạo hơn trong học tập và công việc
-
Năng suất học tập và làm việc của người dùng tốt lên thấy rõ
Nhược điểm của phương pháp Cornell là người dùng phải tốn thời gian làm quen và tổng hợp các ý chính.
2.2 Ghi chú bằng sơ đồ tư duy
Phương pháp này làm tăng khả năng ghi nhớ và liên hệ các dữ kiện với nhau bằng cách sử dụng sơ đồ. Bắt đầu từ một điểm trung tâm, nội dung được phát triển rộng ra qua các đường kẻ, biểu tượng, từ ngữ và hình ảnh,…
Với phương pháp này, những trang thông tin dài ngoằn đơn điệu có thể trở nên sinh động và dễ nhớ hơn. Từ đó, việc nhớ lại thông tin sau này sẽ dễ dàng hơn so với lúc sử dụng kỹ thuật ghi chép truyền thống. Lợi ích của phương pháp ghi chép bằng sơ đồ tư duy:
-
Tiết kiệm thời gian và ghi nhớ tốt hơn vì sơ đồ tư duy chỉ sử dụng các từ khóa
-
Giúp người sử dụng trở nên sáng tạo hơn, vì họ có thể viết hoặc vẽ tùy ý, không cần phải đi từ trái sang phải, từ trên xuống dưới như trước nữa
-
Nâng cao khả năng tư duy vì người sử dụng phương pháp này sử dụng được cả hai bán cầu não cùng một lúc
-
Sơ đồ tư duy là “bức tranh tổng thể” của nội dung cần ghi nhớ
Nhược điểm của việc ghi chú bằng sơ đồ tư duy là nó không thực sự phù hợp với những người suy nghĩ theo lối tưởng tượng và trực quan.
2.3 Ghi chú bằng phương pháp Skeleton Prose
Đây là cách ghi chép dàn ý phổ biến với các sinh viên đại học. Với phương pháp Skeleton Prose, các thông tin được sắp xếp theo đoạn với tiêu đề rõ ràng, trình bày lần lượt theo thứ tự. Phương pháp này giúp bạn sắp xếp thông tin theo một cấu trúc khoa học, từ đó giúp tiết kiệm thời gian tìm kiếm và chỉnh sửa sau này.
Ưu điểm của phương pháp Skeleton Prose bao gồm:
-
Làm nổi bật các ý chính của thông tin
-
Dễ sử dụng và có thể làm tăng sự tập trung của người dùng
-
Rút ngắn thời gian xem, tìm kiếm và chỉnh sửa sau khi ghi chép
-
Giúp bản ghi của bạn trông dễ nhìn và dễ hiểu hơn
Bên cạnh ưu điểm nêu trên, phương pháp Skeleton Prose có nhược điểm là không chỉ ra được mối quan hệ giữa các phần với nhau và dễ khiến người sử dụng rơi vào tình trạng đọc chép thụ động.
3. Tips cải thiện đáng kể khả năng ghi chú
Để cải thiện đáng kể khả năng ghi chú của bạn, hãy thực hiện những tips sau đây:
3.1 Tận dụng công nghệ
Bạn hãy thử sử dụng ứng dụng ghi chú trên iPhone, công cụ ghi chú trên máy tính,… để ghi chép. Ngoài ra, nếu ghi chú online, bạn sẽ dễ dàng truy cập thông tin từ mọi thiết bị và tự động lưu trữ.
3.2 Sắp xếp nội dung theo logic
Một tip hữu hiệu khác là hãy sắp xếp các ghi chú của bạn, đừng để chúng lộn xộn vì sẽ mất nhiều thời gian để tìm lại hay chỉnh sửa. Bạn nên sắp xếp thông tin theo thứ tự hay chủ đề để dễ theo dõi và tìm kiếm thông tin khi cần.
3.3 Sử dụng màu sắc và định dạng trong ghi chú
Sử dụng màu sắc để làm nổi bật ý chính và phân biệt các phần khác nhau hoặc định dạng văn bản, tạo đầu mục,… sẽ khiến phần ghi chép của bạn trông đẹp và bắt mắt hơn nhiều. Từ đó, việc ghi chú có thể sẽ trở nên thú vị hơn.
Bằng cách chọn ra cách ghi chép phù hợp và kết hợp với những tips nêu trên, bạn có thể tạo ra những bản ghi chép hiệu quả, thông minh và sáng tạo.
Kết luận
Qua bài viết này, chắc hẳn bạn đã khám phá những cách ghi chú hiệu quả nhằm tối ưu hóa quá trình học tập và làm việc. Từ việc sử dụng phương pháp ghi chú dạng Cornell để tạo ra bản ghi chú chi tiết đến việc áp dụng sơ đồ tư duy và Skeleton Prose để tối giản thông tin. Mỗi phương pháp đều mang lại lợi ích riêng biệt.
Tóm lại, việc ghi chú không chỉ là một phần quan trọng của quá trình học tập và làm việc. Theo tôi, nó còn là một kỹ năng cần thiết trong cuộc sống.
Hy vọng những cách ghi chép hiệu quả trên cộng với các tips cải thiện khả năng ghi chép từ Jobsnew Blog có thể giúp bạn tối ưu hóa quá trình học tập và làm việc của mình.
