OKR là công cụ nhằm giúp doanh nghiệp thực hiện và đạt được các chiến lược mong muốn, thông qua việc thiết lập mục tiêu hợp tác cũng như xây dựng sự liên kết nội bộ, tăng cường trách nhiệm giải trình và đạt được mục tiêu nhờ vào sự hỗ trợ của OKR. Nếu bạn muốn tìm hiểu kĩ hơn về OKR là gì? Đừng bỏ qua bài viết dưới đây của Jobsnew!
1. Tìm hiểu cơ bản về OKR
1.1 OKR là gì? Khái niệm và cấu trúc cơ bản
OKR là viết tắt của “Objectives and Key Results”, tạm dịch là “Các mục tiêu và Kết quả then chốt”. Đây là một phương pháp quản lý mục tiêu giúp tổ chức, nhóm và cá nhân đặt ra và theo dõi các mục tiêu có thể đo lường được.
Cấu trúc gồm 2 thành phần chính:
1. Objective (Mục tiêu): Là đích đến mà tổ chức, nhóm hoặc cá nhân muốn hướng tới. Mục tiêu cần rõ ràng, cụ thể, có thể đo lường được, có thể đạt được nhưng cũng phải thách thức.
2. Key Result (Kết quả then chốt): Là những chỉ số đo lường sự tiến bộ trong việc đạt được mục tiêu. Kết quả then chốt cần cụ thể, có thể đo lường được, có thể đạt được và có thời hạn.
Phương pháp này giúp các tổ chức, nhóm và cá nhân thiết lập và theo dõi các mục tiêu một cách rõ ràng và có thể đo lường được.
1.2 Cách OKR hoạt động và nguyên lý của nó
OKR hoạt động dựa trên 4 yếu tố niềm tin, bao gồm Hiệu suất, Minh bạch, Đo lường được và Tham vọng. Nó không dùng để đánh giá hiệu suất làm việc, mà mọi nhân viên trong doanh nghiệp đều được biết và theo dõi nó.
Kết quả then chốt phải định lượng và đo lường được, và mục tiêu đặt ra phải cao hơn ngưỡng năng lực. Cấu trúc của OKR xoay quanh yếu tố Mục tiêu và Kết quả then chốt, với mỗi yếu tố đi kèm câu hỏi tương ứng: “Nơi cần đến là gì?” cho Mục tiêu và “Làm cách nào để đi đến đó?” cho Kết quả then chốt.
1.3 Phân biệt OKR với KPI và các mô hình quản trị khác
- OKR và KPI:
OKR vs KPI là hai công cụ phổ biến được sử dụng để đo lường hiệu quả kinh doanh. Trong khi OKR là một khung thiết lập mục tiêu, KPI theo dõi các hiệu suất mục tiêu. Mặc dù cả hai đều có lợi ích to lớn, nhưng chúng khác nhau về cách đo lường thành công và thúc đẩy tăng trưởng.
- OKR và SMART:
OKR và mục tiêu SMART có vẻ giống nhau ban đầu. Cả hai đều có cấu trúc và quy tắc rõ ràng để xác định phạm vi, thời gian và sự phối hợp của các mục tiêu. Tuy nhiên, OKR được đánh giá có những ưu điểm vượt trội so với mô hình SMART.
Trong mô hình SMART, các mục tiêu được thiết lập riêng biệt, hoàn toàn đơn giản và dễ nhớ. Trong khi đó, OKR cũng đưa ra các tiêu chí, nhưng phân biệt rõ ràng giữa mục tiêu và cách đo lường tiến độ hướng tới mục tiêu thông qua các kết quả chính.
2. Lợi ích và tầm quan trọng của OKR trong doanh nghiệp
2.1 5 Lợi ích chính khi áp dụng OKR
- Focus – Tập trung.
- Alignment – Sự liên kết.
- Commitment – Cam kết.
- Tracking – Theo dõi.
- Stretching – Kéo dài.
2.2 Sự liên kết và cam kết trong mô hình OKR
Mô hình này cam kết là những mục tiêu mà tổ chức, nhóm hoặc cá nhân có khả năng đạt được 100%. Những mục tiêu này được sử dụng để đo lường các mục tiêu chính và cốt lõi của tổ chức.
Để xác định sự cam kết, tổ chức, nhóm hoặc cá nhân cần trả lời các câu hỏi sau: Mục tiêu này có ý nghĩa quan trọng đối với tổ chức, nhóm hoặc cá nhân không? Mục tiêu này có thể đạt được trong thời gian đặt ra không? Mục tiêu này có thể được đo lường và theo dõi không?
3. Cách xây dựng và triển khai OKR hiệu quả
3.1 Bước đầu tiên: Xác định mục tiêu và kết quả then chốt
Cần thiết lập 3-5 mục tiêu cụ thể và rõ ràng để đảm bảo việc xây dựng chiến lược hiệu quả. Mục tiêu cần tạo áp lực để thúc đẩy nhân viên hoạt động hiệu quả nhất. Khi thiết lập Key Result, cần đảm bảo khả năng đo lường và phản ánh chính xác tình hình thực tế. Xác định Key Result thông qua các bước cụ thể để đạt được giá trị cốt lõi.
3.2 Thiết lập và quản lý OKR: Từ cấp độ doanh nghiệp đến cá nhân
Sau khi đã hoàn thiện kế hoạch OKR cuối cùng, sẽ tiến hành thông báo và phổ biến với toàn bộ công ty. Phân tích cụ thể về mục tiêu và kết quả dự kiến sau khi thực hiện sẽ được thực hiện. Điều này giúp nhân viên hiểu rõ hơn về những gì họ đang và sẽ làm.
Trưởng bộ phận sẽ triển khai công việc cho nhân viên và cùng nhau phân tích, chia sẻ ý kiến của mỗi người để đạt được sự thống nhất về nhiệm vụ phù hợp cho từng cá nhân. Cuộc họp này thể hiện tính dân chủ và sự tôn trọng của lãnh đạo đối với ý kiến của nhân viên, giúp tăng cường sự hiểu biết và đạt được kết quả như mong muốn.
3.3 Các nguyên tắc và lưu ý quan trọng khi xây dựng OKR
Khi thiết lập mô hình doanh nghiệp cần chú ý đến 4 nguyên tắc chung hàng đầu. Đây là những điều cơ bản giúp phương pháp này đạt được mục tiêu và kết quả đúng đắn. Cụ thể, các nguyên tắc mà doanh nghiệp cần lưu ý bao gồm:
1. Tính tham vọng: Mục tiêu cần phải cao hơn khả năng hiện tại.
2. Tính đo lường: Phân tích và đo lường các kết quả quan trọng.
3. Tính minh bạch: Lãnh đạo, quản lý và nhân viên cần theo dõi và hiểu rõ quy trình của OKR.
4. Tính hiệu suất: OKR không được sử dụng để đánh giá công suất làm việc của nhân viên, mà chính là để đánh giá kết quả cuối cùng của quá trình.
4. Thực hành và đánh giá OKR trong thực tiễn
4.1 Ví dụ minh họa và cách áp dụng OKR
Dưới đây là một số ví dụ mà doanh nghiệp có thể áp dụng tại các phòng ban khác nhau.
1. Ví dụ cho phòng kinh doanh:
- Mục tiêu: Tăng doanh số bán hàng và phát triển khách hàng mới.
- Kết quả chính 1: Đạt doanh số bán hàng hàng tháng tăng 15% so với tháng trước.
- Kết quả chính 2: Ký hợp đồng với 3 khách hàng mới trong quý này.
2. Ví dụ cho phòng phát triển sản phẩm:
- Mục tiêu: Ra mắt sản phẩm mới và nâng cấp sản phẩm hiện có.
- Kết quả chính 1: Hoàn thành pha nghiên cứu sản phẩm mới và đạt được giai đoạn kiểm thử thử nghiệm thành công.
- Kết quả chính 2: Cải tiến 3 tính năng quan trọng trong sản phẩm hiện có dựa trên ý kiến của người dùng.
3. Ví dụ cho phòng tài chính:
- Mục tiêu: Tối ưu hóa quản lý tài chính và giảm chi phí.
- Kết quả chính 1: Giảm tổng chi phí hoạt động của công ty xuống 10% so với cùng kỳ năm trước.
- Kết quả chính 2: Tăng hiệu quả trong quản lý tài chính bằng cách giảm thời gian đóng bảng báo cáo từ 7 ngày xuống còn 3 ngày.
4. Ví dụ cho phòng marketing:
- Mục tiêu: Tăng nhận thức thương hiệu và tăng tương tác trên các kênh truyền thông xã hội.
- Kết quả chính 1: Tăng số lượng người theo dõi trên các kênh truyền thông xã hội lên 50% trong quý này.
- Kết quả chính 2: Tăng tỷ lệ tương tác trên các bài đăng trên mạng xã hội lên 15%.
4.2 Quy trình theo dõi và đánh giá OKR
Theo dõi và đánh giá của từng cá nhân thường xuyên được thực hiện thông qua sự hỗ trợ của các phần mềm sẵn có. Trong giai đoạn ban đầu, việc này đòi hỏi sự giám sát và điều chỉnh thường xuyên từ các cấp quản lý để đảm bảo nhân viên thực hiện công việc một cách hiệu quả và chủ động. Điều này giúp mỗi cá nhân nắm vững quy trình và tăng năng suất làm việc.
Để đánh giá chiến lược, kết quả sẽ dựa vào Key Result và điểm trung bình sẽ được sử dụng để đánh giá Objective. Tuy nhiên, hệ thống chấm điểm OKR không phải là công cụ tối ưu để phân tích hiệu quả công việc. Điểm số từ 0 đến 1.0 sẽ phản ánh mức độ hoàn thành của OKR, với 0 điểm là không thực hiện được phần nào của mục tiêu và 1 điểm là hoàn thành mục tiêu.
4.3 Lặp lại và cải thiện liên tục
Lặp lại xét duyệt thường xuyên:
- Xem xét OKR hàng tháng hoặc hàng quý để đánh giá tiến độ và điều chỉnh chúng nếu cần thiết.
- Thảo luận về những thành công, thất bại và bài học kinh nghiệm trong quá trình thực hiện.
Cải thiện liên tục:
- Sau mỗi chu kỳ OKR, hãy xem xét những gì đã hoạt động tốt và những gì cần cải thiện.
- Sử dụng phản hồi để điều chỉnh các mục tiêu, chỉ số đo lường và chiến lược thực hiện.
- Tìm cách tăng cường động lực và cam kết của nhóm để đạt được các mục tiêu.
5. OKR trong bối cảnh các doanh nghiệp lớn
5.1 Các doanh nghiệp nổi tiếng áp dụng OKR thành công
Những doanh nghiệp nổi tiếng đã và đang áp dụng thành công bao gồm: Google, Itel, Netflix, Spotify,…
5.2 Bài học từ thực tiễn áp dụng OKR của Google, Intel và nhiều hơn
Từ việc áp dụng của các doanh nghiệp như Google, Intel, Netflix, Uber và LinkedIn, chúng ta có thể rút ra một số bài học thực tiễn sau:
1. Tính linh hoạt và minh bạch:
– OKR mang tính linh hoạt cao, phù hợp với các doanh nghiệp công nghệ và cập nhật nhanh như Google, Netflix.
– Công bố OKR và mục tiêu chung tới tất cả nhân viên giúp thể hiện tính minh bạch và trách nhiệm của doanh nghiệp.
2. Khuyến khích rủi ro và định mức phù hợp:
– Google khuyến khích nhân viên sẵn sàng chấp nhận rủi ro và cho phép mức đạt OKR dao động từ 0,6-0,8, tránh mức 1,0 để tạo ra những thách thức phù hợp.
– Không nên trừng phạt nhân viên khi đạt OKR thấp, thay vào đó điều chỉnh lại OKR cho phù hợp.
3. Tách rời khỏi lương thưởng:
– Như Intel, tách rời OKR khỏi lương thưởng giúp nhân viên tập trung vào mục tiêu chung của doanh nghiệp, không chỉ vì lương.
4. Tính minh bạch và sự hiểu biết của nhân viên:
– Netflix và Uber thể hiện rõ giá trị minh bạch, sự rõ ràng của OKR từ cấp thấp đến cấp cao.
– Sự hiểu biết về OKR của nhân viên là rất quan trọng để triển khai thành công.
5. Cá nhân hóa và khuyến khích thử thách cao:
– LinkedIn cá nhân hóa OKR của nhân viên để đạt mục tiêu chung, đồng thời khuyến khích các bộ phận đặt ra các mục tiêu có tính thử thách cao.
6. Tối ưu hóa quản trị và hiệu suất với OKR
6.1 Tổng kết tầm quan trọng và hiệu quả của OKR
Tầm quan trọng của OKR không thể phủ nhận trong việc quản trị mục tiêu và phát triển doanh nghiệp. Phương pháp này đã được chứng minh là rất hiệu quả, đặc biệt là trong lĩnh vực công nghệ và doanh nghiệp hàng đầu. Nó giúp tăng tính minh bạch và trách nhiệm, đồng thời tập trung vào các mục tiêu chiến lược quan trọng của tổ chức. Điều này khuyến khích nhân viên chấp nhận rủi ro và thử thách, đồng thời tránh xa việc đặt ra mục tiêu quá dễ đạt được.
Hơn nữa, OKR cũng giúp định hướng và gắn kết mục tiêu cá nhân với mục tiêu chung của tổ chức, từ đó tạo nên sự kết nối mạnh mẽ và hiệu quả. Hiệu quả của phương pháp này không chỉ là ở việc triển khai chiến lược một cách có hệ thống và tập trung, mà còn ở tính linh hoạt và khả năng cập nhật mục tiêu kịp thời.
Đồng thời, nó cũng tạo ra sự minh bạch và trách nhiệm giải trình cao hơn giữa các cấp quản lý và nhân viên, thúc đẩy văn hóa học hỏi, cải tiến liên tục và không ngừng đổi mới trong doanh nghiệp.
6.2 Khuyến nghị cho doanh nghiệp trong việc áp dụng và phát triển OKR
Đầu tiên, tạo tính linh hoạt và minh bạch bằng cách thiết kế OKR phù hợp với bối cảnh và tốc độ thay đổi của doanh nghiệp, đồng thời công bố OKR và mục tiêu chung tới tất cả nhân viên để thể hiện tính minh bạch của tổ chức.
Tiếp theo, khuyến khích rủi ro và định mức đạt OKR phù hợp bằng cách tạo điều kiện cho nhân viên chấp nhận rủi ro và thử thách trong việc đặt OKR cá nhân, cũng như xác định mức đạt OKR không quá cao hoặc quá thấp để tránh gây ức chế hay làm nhân viên e ngại.
Ngoài ra, tách rời OKR khỏi lương thưởng và phúc lợi để đảm bảo nhân viên tập trung vào mục tiêu chung, không vì lợi ích cá nhân. Áp dụng OKR template không chỉ tối ưu hóa hiệu suất làm việc mà còn thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Kết luận
Hy vọng bài viết trên đã giúp bạn hiểu rõ hơn về OKR và những điểm cần lưu ý khi triển khai mô hình này. Đừng quên theo dõi Jobsnew và Jobsnew Blog để cập nhật thêm những thông tin hữu ích khác bạn nhé!
