A/R là gì? Account Receivable là gì?… là những thuật ngữ thường được sử dụng trong mối quan hệ giữa doanh nghiệp và khách hàng. Trong quản lý tài chính doanh nghiệp, việc hiểu rõ về Account Receivable (A/R) – hay còn được gọi là khoản phải thu, là một yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp duy trì dòng tiền ổn định và tối ưu hóa tài chính. Do đó, việc theo dõi và thu hồi khoản phải thu đúng hạn là rất quan trọng.
1. Account Receivable là gì?
1.1. A/R là gì?
Account Receivable (A/R) là khoản tiền mà khách hàng nợ doanh nghiệp sau khi đã mua hàng hoặc sử dụng dịch vụ. Đây là khoản phải thu của doanh nghiệp từ khách hàng, và được ghi nhận là một tài sản trên bảng cân đối kế toán.
Account Receivable (A/R) đóng vai trò là một chỉ số quan trọng để đánh giá tính thanh khoản của doanh nghiệp và khả năng thu hồi các khoản nợ trong thời gian ngắn. Nó cũng thể hiện mức độ tín nhiệm của khách hàng đối với doanh nghiệp và có thể ảnh hưởng đến quyết định cung cấp tín dụng cho khách hàng trong tương lai.
1.2. Tầm quan trọng của Account Receivable trong kế toán
Account Receivable là một tài sản ngắn hạn quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Nó đại diện cho nguồn doanh thu tiềm năng và có thể ảnh hưởng đáng kể đến tình hình tài chính của doanh nghiệp. Quản lý Account Receivable hiệu quả giúp doanh nghiệp đảm bảo dòng tiền ổn định, ngăn ngừa mất mát doanh thu và duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng.
Đo lường tính thanh khoản của doanh nghiệp
Account Receivable (AR) là một tài sản hiện tại và thường được sử dụng để đo lường tính thanh khoản của doanh nghiệp. Việc có một số lượng lớn khoản Account Receivable có thể ảnh hưởng đến khả năng thanh toán các nghĩa vụ ngắn hạn khác của doanh nghiệp. Để quản lý AR hiệu quả, công ty cần theo dõi và xác minh thông tin khách hàng, thiết lập điều kiện thanh toán rõ ràng, và thực hiện các biện pháp thu nợ kịp thời.
Phân tích cơ bản của doanh nghiệp
Các nhà phân tích cơ bản thường đánh giá Account Receivable trong bối cảnh doanh thu. Tỷ lệ doanh thu cần phải thu được đo lường số lần công ty đã thu được trên số dư tài khoản phải thu của mình trong một kỳ kế toán.
Phân tích sâu hơn có thể bao gồm phân tích doanh số bán hàng ngày và đo lường thời gian thu tiền trung bình cho số dư khoản phải thu của một công ty trong khoảng thời gian xác định. Việc đánh giá Account Receivable trong bối cảnh doanh thu không chỉ giúp nhà đầu tư hiểu rõ về tình hình tài chính của công ty mà còn giúp công ty cải thiện quy trình quản lý tài chính và tối ưu hóa vòng quay vốn.
Quản lý tài chính
Tài khoản phải thu (Account Receivable – AR) là một phần quan trọng trong việc quản lý tài chính của doanh nghiệp. AR đại diện cho số tiền mà khách hàng cần thanh toán cho công ty sau khi đã mua hàng hoặc sử dụng dịch vụ. Việc quản lý AR đòi hỏi sự chú ý và kiểm soát chặt chẽ để đảm bảo rằng công ty có đủ tiền mặt để hoạt động một cách hiệu quả. Nếu không theo dõi kỹ lưỡng, các khoản phải thu có thể trở thành nợ xấu, ảnh hưởng đến tình hình tài chính của công ty.
Đánh giá hiệu suất kinh doanh
Việc theo dõi số lượng và giá trị của các khoản phải thu theo thời gian sẽ cho thấy sự biến động trong doanh thu của doanh nghiệp. Nếu Account Receivable tăng theo thời gian, điều này có thể chỉ ra rằng doanh nghiệp đang bán hàng cho các khách hàng không tin cậy hoặc có khả năng thanh toán kém. Ngược lại, nếu Account Receivable giảm, điều này có thể chỉ ra rằng doanh nghiệp đang tăng cường khả năng thu hồi tiền một cách hiệu quả.
Ngoài ra, việc phân tích Account Receivable cũng giúp doanh nghiệp xác định được tỷ lệ nợ xấu trong danh sách phải thu của mình. Điều này giúp doanh nghiệp đưa ra các biện pháp cần thiết để giảm thiểu rủi ro nợ xấu và tối ưu hóa quy trình thu hồi nợ.
2. Vai trò quan trọng của Account Receivable
2.1. Quản lý các khoản phải thu
Trong một doanh nghiệp, bộ phận A/R (Accounts Receivable) đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý các khoản phải thu từ khách hàng. Các công việc mà Accounts Receivable phải quản lý bao gồm:
- Theo dõi và quản lý các khoản phải thu: Account Receivable giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý số tiền mà khách hàng nợ doanh nghiệp, đồng thời cung cấp thông tin chi tiết về các hóa đơn chưa thanh toán và các khoản thanh toán đến hạn.
- Đảm bảo thanh toán đúng hạn: Quản lý AR giúp doanh nghiệp theo dõi các khoản phải thu và gửi nhắc nhở khách hàng về việc thanh toán đúng thời hạn, đảm bảo rằng doanh nghiệp nhận được tiền mà mình đáng nhận.
- Phân tích quá trình lão hóa: Qua việc phân tích quá trình lão hóa, doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu quả của chính sách tín dụng và thực hiện các biện pháp để giảm thiểu rủi ro nợ xấu.
- Duy trì sự ổn định tài chính: Account Receivable giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền, đảm bảo rằng các khoản phải thu được thu về đúng thời hạn và đủ để đáp ứng các nghĩa vụ tài chính ngắn hạn.
2.2. Ưu điểm của việc theo dõi A/R
Việc thường xuyên theo dõi A/R sẽ giúp doanh nghiệp tổng hợp và đánh giá được các thông tin quan trọng của khoản này:
- Quản lý tình hình tài chính một cách hiệu quả, đảm bảo rằng doanh nghiệp có đủ tiền để hoạt động và đáp ứng các nghĩa vụ tài chính.
- Xác định khách hàng có khả năng thanh toán đúng hẹn hay không, từ đó đưa ra các quyết định kinh doanh phù hợp như tăng giảm hạn mức tín dụng, áp dụng các biện pháp thu hồi nợ.
- Theo dõi và xử lý các khoản nợ đúng hạn, doanh nghiệp có thể giảm thiểu rủi ro nợ xấu và tăng cường hiệu suất thu tiền.
- Gửi thông báo và nhắc nhở khách hàng về các khoản nợ chưa thanh toán, doanh nghiệp có thể tạo sự minh bạch và chuyên nghiệp trong quá trình thu tiền, từ đó tạo lòng tin và tăng cường quan hệ với khách hàng.
3. Cách tính và quản lý Account Receivable hiệu quả
3.1. Cách tính Account Receivable
A/R được tính bằng cách cộng các khoản phải thu chưa thanh toán tại thời điểm nhất định. Cách tính Account Receivable được tính theo công thức tính hệ số vòng quay khoản phải thu như sau:
Hệ số vòng quay khoản phải thu = [Doanh thu tín dụng ròng] / [Trung bình khoản phải thu]
Trong đó:
- Doanh thu bán chịu ròng chính là tổng của doanh thu bán chịu trong kỳ đã trừ đi khoản doanh thu bán chịu đã được khách hàng hoặc doanh nghiệp thanh toán.
- Trung bình khoản phải thu chính là tổng trung bình cộng của khoản phải thu đầu kỳ và khoản phải thu cuối kỳ.
Dựa theo công thức này doanh nghiệp/công ty sẽ tính được hiệu quả hoạt động của đơn vị mình.
Trình tự tính toán vòng quay khoản phải thu sẽ được thực hiện theo 3 bước sau đây:
- Bước 1: Tính doanh thu bán chịu ròng = Tổng doanh thu bán chịu trong kỳ – Khoản doanh thu bán chịu mà khách hàng đã thanh toán bằng tiền mặt.
- Bước 2: Tính trung bình khoản phải thu = Trung bình cộng của khoản phải thu đầu kỳ và cuối kỳ.
- Bước 3: Tính hệ số vòng quay khoản phải thu = Kết quả ở bước 1/Kết quả ở bước 2.
Qua 3 bước tính toán như đã nêu ở trên, doanh nghiệp sẽ có cái nhìn tổng quan về tình hình quản lý và thu hồi khoản phải thu của mình. Việc áp dụng công thức này đòi hỏi sự chính xác và đầy đủ thông tin về doanh thu bán chịu và khoản phải thu để đưa ra các quyết định kinh doanh hợp lý.
3.2. Các nguyên tắc quản lý A/R
Các nguyên tắc kế toán nợ phải thu (Account Receivable) là các quy định và hướng dẫn về việc ghi nhận và xử lý các khoản nợ phải thu trong kế toán của doanh nghiệp. Dưới đây là một số nguyên tắc kế toán nợ phải thu quan trọng mà bạn cần biết để thực hiện đúng quy định và đảm bảo tối ưu cho doanh nghiệp:
- Ghi nhận và phân loại nợ phải thu: Doanh nghiệp cần mở sổ chi tiết để theo dõi từng khoản nợ phải thu theo từng đối tượng phải thu, kỳ hạn phải thu, loại nguyên tệ phải thu và các yếu tố khác theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp
- Thanh toán bù trừ: Trường hợp khách hàng vừa là người mua vừa là người bán, cho phép thanh toán bù trừ nhưng hai bên phải thoả thuận và lập chứng từ thanh toán bù trừ.
- Dự phòng nợ phải thu khó đòi: Đối với các khoản nợ phải thu khó đòi hoặc không có khả năng đòi được vào cuối kỳ kế toán, doanh nghiệp phải lập dự phòng theo quy định hiện hành. Việc xác định các khoản cần lập dự phòng phải thu khó đòi được căn cứ vào các khoản mục được phân loại là phải thu ngắn hạn, dài hạn của Bảng cân đối kế toán.
- Phân loại nợ phải thu là ngắn hạn và dài hạn: Khi lập Báo cáo tài chính, kế toán cần căn cứ kỳ hạn còn lại của các khoản phải thu để phân loại là dài hạn hoặc ngắn hạn. Các chỉ tiêu phải thu của Bảng cân đối kế toán có thể bao gồm các khoản được phản ánh ở các tài khoản khác ngoài các tài khoản phải thu.
- Xác định các khoản phải thu có gốc ngoại tệ: Kế toán phải xác định các khoản phải thu thỏa mãn định nghĩa các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ để đánh giá lại cuối kì khi lập báo cáo tài chính. Các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ có thể bao gồm tiền mặt, các khoản nợ phải thu, nợ phải trả có gốc ngoại tệ, các khoản đi vay, cho vay dưới mọi hình thức và các khoản đặt cọc, ký cược, ký quỹ được quyền nhận lại bằng ngoại tệ.
3.3. Những cách quản lý khoản phải thu hiệu quả
Tạo hệ thống theo dõi hoàn chỉnh
Để quản lý tình hình nợ nần của khách hàng một cách hiệu quả, việc lập ra một bảng theo dõi chi tiết là rất quan trọng. Bạn có thể sử dụng các công cụ như Excel hoặc phần mềm kế toán chuyên dụng để tạo ra bảng theo dõi này. Bạn cần ghi chép các thông tin về các giao dịch mua bán, số lượng hàng hóa/dịch vụ, giá trị đơn hàng, thời gian thanh toán, số ngày trễ hạn, số tiền nợ còn lại và các thông tin liên quan khác.
Ngoài ra, cần cập nhật thường xuyên các thông tin mới phát sinh như các khoản thanh toán, chiết khấu, phí trễ hạn, phí phạt… để đảm bảo bảng theo dõi luôn chính xác và đầy đủ. Việc này giúp bạn nắm rõ tình hình tài chính của khách hàng, từ đó có biện pháp xử lý kịp thời khi có dấu hiệu khách hàng gặp khó khăn trong việc thanh toán nợ.
Duy trì mối quan hệ tốt với đối tác
Thực ra, kỹ năng giao tiếp và xử lý mối quan hệ với khách hàng là yếu tố quan trọng không thể thiếu trong công việc kế toán doanh nghiệp. Khi có một mối quan hệ tốt với khách hàng, việc nhắc nợ trở nên dễ dàng hơn vì khách hàng sẽ cảm thấy thoải mái hơn khi được nhắc nhở và sẵn lòng thanh toán nhanh chóng.
Đồng thời, thông qua việc duy trì một mối quan hệ chặt chẽ, kế toán doanh nghiệp cũng có thể dễ dàng trao đổi thông tin với khách hàng về các điều kiện chiết khấu, các chi tiết về sản phẩm hoặc các chứng từ liên quan đến giao dịch.
Gửi hóa đơn và chứng từ đến khách hàng nhanh chóng
Mỗi ngày, kế toán công nợ phải xử lý rất nhiều hồ sơ, tài liệu và liên hệ với nhiều đối tác khác nhau. Vì lượng công việc lớn như vậy, việc quên hoặc gửi nhầm thông tin có thể xảy ra dễ dàng. Để tránh tình huống này, sau khi hoàn thành mỗi giao dịch, kế toán cần kiểm tra lại kỹ lưỡng các thông tin, sửa chữa hoặc bổ sung nếu cần thiết.
Ngoài ra, trước và sau khi gửi hóa đơn cho khách hàng và đối tác, kế toán cần liên lạc trực tiếp để thông báo và xác nhận rằng họ đã nhận được các tài liệu cần thiết. Việc này giúp đảm bảo rằng không có sự cố nào xảy ra trong quá trình trao đổi thông tin và thanh toán.
Gọi điện thoại nhắc nhở
Đôi khi có những trường hợp khách hàng chậm thanh toán hoặc quên thanh toán các khoản nợ, điều này gây ảnh hưởng đến dòng tiền của doanh nghiệp. Để giải quyết vấn đề này, việc thực hiện cuộc gọi nhắc nhở đến khách hàng về các khoản thanh toán chậm là cực kỳ cần thiết. Bằng cách trực tiếp liên hệ và nhắc nhở, khách hàng sẽ nhận ra rằng việc thanh toán đúng hạn là rất quan trọng và không thể trì hoãn được.
Ngoài ra, qua cuộc gọi nhắc nhở, doanh nghiệp cũng có cơ hội tìm hiểu nguyên nhân khiến khách hàng chậm thanh toán. Từ đó, doanh nghiệp có thể tìm cách giúp đỡ khách hàng giải quyết vấn đề và tạo điều kiện thuận lợi cho việc thanh toán.
Kết luận
Jobsnew hy vọng rằng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về khái niệm A/R là gì và cách quản lý khoản phải thu một cách hiệu quả. Hãy áp dụng những kiến thức này vào thực tiễn kinh doanh của bạn để đạt được hiệu quả tốt nhất. Theo dõi Jobsnew Blog để cập nhật thêm nhiều kiến thức hữu ích trong lĩnh vực kế toán nhé!
Xem thêm:
