Quản trị là gì? Chức năng cốt lõi của quản trị là gì? Có bao nhiêu loại hình quản trị? Quản trị và quản lý có gì khác nhau cần phân biệt? Hãy cùng Jobsnew Khám phá tầm quan trọng của việc hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát để đạt được thành công. Học các kỹ năng cần thiết để trở thành nhà quản trị hiệu quả ngay bây giờ!
1. Khái niệm cơ bản và bản chất quản trị
1.1 Quản trị là gì? Những định nghĩa cơ bản
Quản trị không chỉ là việc thực hiện các quy trình hoặc tuân theo các quy tắc, mà còn là một nghệ thuật và khoa học trong việc đưa ra quyết định, thúc đẩy tiến triển và đạt được mục tiêu thông qua việc sử dụng nguồn lực một cách hiệu quả. Quản trị yêu cầu có tầm nhìn chiến lược, khả năng phân tích và đánh giá, cùng với kỹ năng giao tiếp và lãnh đạo hiệu quả.
Trong quản trị, mỗi quyết định không chỉ dựa trên dữ liệu và phân tích, mà còn phải xem xét đến yếu tố con người, văn hóa tổ chức và môi trường kinh doanh đang thay đổi. Một nhà quản trị xuất sắc cần phải linh hoạt, sẵn sàng thích ứng với sự thay đổi, đồng thời luôn chú trọng đến việc phát triển và truyền cảm hứng cho đội ngũ của mình để cùng nhau đạt được thành công.
Bên cạnh câu hỏi quản trị là gì? Nhiều người cũng thắc mắc vậy quản trị cao gồm những lĩnh vực nào? Công việc quản trị bao gồm các khía cạnh:
- Quản lý chiến lược
- Quản trị nhân sự
- Quản trị kinh doanh
- Quản trị marketing
- Quản trị tài chính
- Quản trị sản xuất
- Quản trị nguồn nhân lực
- Quản trị chuỗi cung ứng
Quản trị là một lĩnh vực rộng và đa dạng, có thể áp dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau như kinh doanh, chính phủ, giáo dục, y tế,… Và có thể thực hiện ở nhiều cấp độ khác nhau trong một tổ chức, bao gồm:
- Quản trị cấp cao (top management): Các quản trị viên cấp cao là những người đứng ở vị trí cao nhất trong tổ chức và chịu trách nhiệm về kết quả cuối cùng của tổ chức.
- Quản trị tầng lớp giữa (middle management): Người đứng đầu một phòng ban, một đơn vị trong doanh nghiệp, là người duy nhất chịu trách nhiệm trước ban lãnh đạo cấp cao.
- Quản trị cơ sở (frontline management): Là người quản lý ở vị trí cao nhất trong cấp bậc quản lý của doanh nghiệp, họ chịu trách nhiệm thực hiện và quản lý việc thực hiện các nhiệm vụ cụ thể.
Một số định nghĩa cơ bản khác liên quan đến quản trị mà bạn có thể quan tâm như:
Quyết định quản trị là gì?
- Quyết định quản trị là những hành động sáng tạo của người quản lý nhằm xác định mục tiêu, chương trình và hoạt động của tổ chức. Điều này giúp họ giải quyết vấn đề một cách hiệu quả dựa trên quy luật sản xuất – kinh doanh và phân tích thông tin về tình hình tổ chức và môi trường.
Tầm hạn quản trị là gì?
- Tầm hạn quản trị, hay còn được gọi là tầm hạn kiểm soát, là số lượng nhân viên cấp dưới mà các quản trị viên phải quản lý và điều hành, tuỳ thuộc vào quy mô của công ty. Do đó, người quản trị cần phải kiểm soát cấp dưới một cách tốt nhất để đạt được hiệu quả cao nhất.
Hàm ý quản trị là gì?
- Hàm ý quản trị giúp đưa ra quyết định, thúc đẩy tiến triển và đạt được mục tiêu thông qua việc sử dụng thế mạnh nguồn lực một cách hiệu quả.
1.2 Bản chất và những đặc điểm của quản trị
Bản chất của quản trị là tìm ra phương thức phù hợp, giúp mọi người trong tổ chức thực hiện công việc đạt hiệu quả tối ưu nhất với chi phí thấp nhất. Quản trị cần đưa ra những quyết đoán để toàn quyền kiểm soát các hoạt động trong tổ chức.
Quản trị cần đáp ứng đủ các điều kiện cơ bản như sau:
- Có chủ thể quản trị: Chủ thể của quản trị là những người thực hiện các hoạt động quản trị. Chủ thể của quản trị có thể là một cá nhân, một nhóm người hoặc một tổ chức. Đây là các nhân tố trực tiếp tạo ra các tác động quản trị. Nhân tố này phải ra những quyết định đủ mạnh, đủ sức thuyết phục để các đối tượng bị quản trị tuân theo.
- Có đối tượng bị quản trị: Đối tượng của quản trị là các hoạt động của tổ chức. Các hoạt động của tổ chức bao gồm các hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ, hành chính,… Đây là nhân tố chịu tác động trực tiếp của chủ thể quản trị. Đối tượng bị quản trị có thể là một hoặc nhiều người, diễn ra một hoặc nhiều lần liên tục.
- Có mục tiêu cho cả chủ thể và đối tượng: Đây là căn cứ để chủ thể quản trị tạo ra các nhân tố tác động trực tiếp đến các đối tượng.
- Có nguồn lực: Nguồn lực của quản trị là các yếu tố cần thiết để thực hiện các hoạt động quản trị. Các nguồn lực của quản trị bao gồm: con người, tài chính, vật chất, thông tin,… Đây chính là công cụ giúp chủ thể quản trị khai thác, vận dụng trong quá trình quản trị.
2. Nhiệm vụ và tầm quan trọng của quản trị
2.1 Các chức năng cốt lõi của quản trị: Hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát
Hoạch định:
Hoạch định hay lên kế hoạch chiến lược là một chức năng quan trọng trong quản lý, giúp người quản lý xác định chiến lược để đạt được mục tiêu. Chức năng này bao gồm các hoạt động cụ thể như sau:
- Đánh giá tình hình hiện tại và tài nguyên trong tổ chức, sau đó xác định mục tiêu và hướng đi.
- Đề xuất các hoạt động để đạt được mục tiêu trong thời gian cụ thể.
- Lập kế hoạch thực hiện cụ thể để thực hiện các hoạt động.
- Xác định kế hoạch kiểm soát và quản lý rủi ro để phát triển tổ chức.
Tổ chức:
Để tổ chức hoạt động hiệu quả, quản trị cần phải phân bổ nguồn lực một cách hợp lý và tạo môi trường làm việc hòa thuận. Ngoài việc quản lý con người, quản trị cũng cần sắp xếp máy móc và kinh phí một cách tối ưu nhất. Ngoài ra, cần xác định rõ nhiệm vụ và thẩm quyền của từng bộ phận. Việc xây dựng tiêu chuẩn và chỉ số hiệu suất cụ thể (KPI) cho từng bộ phận và công việc cũng là điều quan trọng để tiến hành đánh giá.
Lãnh đạo:
Lãnh đạo và quản lý doanh nghiệp đòi hỏi nhà quản trị phải có kỹ năng quản trị, giao tiếp, tương tác tích cực và hiệu quả với mọi người trong tổ chức. Chức năng này bao gồm việc đào tạo, giao việc, chỉ huy công việc, lắng nghe, động viên, giải quyết mâu thuẫn và đánh giá hiệu suất. Ngoài ra, còn thiết lập mối quan hệ bền chặt giữa nhân viên và quản trị, cũng như giữa quản trị và các tổ chức bên ngoài.
Đây là phương pháp quản lý riêng của nhà quản trị dành cho cấp dưới. Nếu chức năng này hoạt động hiệu quả, thì hoạch định và tổ chức mới có ý nghĩa và được xem là đạt kết quả.
Kiểm soát:
Nhà quản trị cần có khả năng truyền cảm hứng và ảnh hưởng đến mọi người trong tổ chức để đạt được các mục tiêu. Chức năng đo lường, đánh giá và điều chỉnh đóng vai trò quan trọng trong việc giải quyết vấn đề không mong muốn trong quá trình vận hành. Để thực hiện chức năng này, nhà quản trị cần thực hiện các hoạt động cụ thể như: xác định rõ các vấn đề và lên lịch trình để kiểm tra, đánh giá kết quả và đưa ra những hành động kịp thời để ngăn chặn tổn thất.
2.2 Nghĩa vụ và tầm quan trọng của quản trị: Đại diện, lãnh đạo, giao tiếp, ra quyết định, xử lý vấn đề
Quản trị cũng sẽ bao gồm nhà quản trị, vậy nhà quản trị là gì? Nhà quản trị đóng vai trò đại diện cho tổ chức và đại diện cho nhân viên dưới quyền. Ví dụ, họ đề xuất ý kiến thay mặt cho tổ chức, nhận các giải thưởng và chịu trách nhiệm trước truyền thông về các sự cố có thể xảy ra. Họ cũng là người chịu trách nhiệm tuyển dụng và đào tạo nhân viên, luôn đi tiên phong trong mọi hoạt động, đôn thúc và quản lý công việc của nhân viên.
Ngoài ra, họ cũng có trách nhiệm hòa giải các mâu thuẫn để kết nối tất cả thành viên trong tổ chức thành một khối thống nhất nhằm phát huy sức mạnh tập thể. Họ cũng xây dựng và phát triển mối quan hệ với những cá nhân, đoàn thể bên ngoài để mang lại lợi ích tốt cho tổ chức.
3. Phân biệt quản trị và quản lý
3.1 So sánh và phân biệt giữa quản trị và quản lý
Quản trị và quản lý đều là hai khái niệm quan trọng trong việc điều hành và phát triển tổ chức. Quản trị tập trung vào việc lập kế hoạch chiến lược và đưa ra những quyết định quan trọng cho tổ chức, trong khi quản lý tập trung vào việc thực hiện các kế hoạch và quyết định của quản trị để đạt được các mục tiêu của tổ chức.
Dưới đây là bảng so sánh chi tiết mà Jobsnew gửi đến bạn:
| Yếu tố so sánh | Quản trị | Quản lý |
| Khái niệm | Quản trị (Administration) là việc thực hiện xác định chính sách, quy tắc và mục tiêu. Nói cách khác, quản lý thực hiện công việc dựa trên quyết định của quản trị và quản trị có vai trò quyết định trong mọi hoạt động của tổ chức. | Quản lý (Management) là việc phải tiếp nhận, thực hiện và giải quyết các vấn đề để đạt được mục tiêu của quản trị. |
| Trách nhiệm | Quản lý cần phải có tầm nhìn, xác định chiến lược, biết cách thúc đẩy, truyền cảm hứng và đưa ra những chính sách thuyết phục để nhân viên tuân theo. Quản lý có quyền xem xét xem một vấn đề nào đó được phép hay không. | Kỹ năng quản lý yêu cầu khả năng tổ chức, thực hiện chính sách linh hoạt, có chiến lược và đạt được hiệu quả. Quản lý cần thực hiện các vấn đề một cách tối ưu nhất theo quy định. |
| Thẩm quyền | Cấp cao nhất. | Cấp trung và cấp dưới. |
| Vai trò trong tổ chức | Quản trị có vai trò quyết định. | Quản lý đóng vai trò điều hành. |
| Đối tượng | Nhắm đến quản trị con người. | Nhắm đến quản lý công việc. |
| Áp dụng cho | Quản trị thường áp dụng cho văn phòng chính phủ, quân đội, câu lạc bộ, doanh nghiệp kinh doanh, bệnh viện, tổ chức tôn giáo, giáo dục. | Quản lý thường có tại các tổ chức kinh doanh. |
| Quá trình thực hiện | Quản trị sẽ quyết định nên làm gì và khi nào nên được thực hiện? | Quản lý thường trả lời cho câu hỏi: Ai sẽ làm công việc này? Và nó sẽ được thực hiện như thế nào? |
3.2 Cách nhìn nhận quản trị và quản lý trong thực tế doanh nghiệp
Ví dụ 1: Quản trị và quản lý trong một công ty sản xuất ô tô
Quản trị (Quản lý cấp cao):
- Quản trị liên quan đến việc xác định chiến lược tổng thể của công ty sản xuất ô tô, bao gồm việc quyết định sản phẩm nào sẽ được phát triển, thị trường mục tiêu, và cách cạnh tranh trên thị trường ô tô.
- Quản trị cũng xem xét việc phân phối nguồn lực chi tiết, bao gồm đầu tư vào nghiên cứu và phát triển, mua lại công ty cạnh tranh và thiết lập một hệ thống sản xuất toàn cầu.
Quản lý (Quản lý cấp dưới):
- Quản lý liên quan đến các nhiệm vụ hàng ngày cụ thể để đảm bảo rằng công ty hoạt động suôn sẻ và tuân thủ các quy tắc, quy trình và chỉ tiêu đã đặt ra.
- Quản lý bao gồm việc điều hành dây chuyền sản xuất, quản lý nhân viên trong nhà máy sản xuất, kiểm tra chất lượng của các sản phẩm ô tô và quản lý tài chính hàng ngày như thanh toán hóa đơn và theo dõi nguồn lực tài chính, nhân sự.
Ví dụ 2: Quản trị và quản lý trong trường học
Quản trị (Management):
- Quản trị đảm nhận việc xây dựng chiến lược giáo dục tổng thể cho trường, bao gồm việc xác định chương trình học, mục tiêu giáo dục và cách tạo điều kiện để học sinh đạt được mục tiêu này. Ngoài ra, quản trị cũng quyết định cách sử dụng nguồn lực như giáo viên, phòng học và ngân sách giáo dục.
Quản lý (Administration):
- Trong trường hợp này, quản lý liên quan đến việc điều hành hàng ngày của trường, bao gồm việc quản lý lịch học, nhân viên giáo viên và nhân viên hành chính, cũng như đảm bảo việc học tập diễn ra suôn sẻ. Nhiệm vụ của quản lý cũng bao gồm theo dõi việc tuân thủ các quy định giáo dục và quản lý tài chính của trường.
Kết luận
Quản trị là một khái niệm rất quan trọng trong việc điều hành và phát triển tổ chức. Quản trị không chỉ đơn thuần là việc quản lý mà còn bao gồm các chức năng và vai trò quan trọng trong việc xây dựng chiến lược, đưa ra quyết định quan trọng và định hình hướng phát triển của tổ chức. Quản trị cũng đòi hỏi sự hiểu biết sâu rộng về nhiều lĩnh vực khác nhau như kinh doanh, tài chính, nguồn nhân lực và quản lý chiến lược.
Một điểm đặc biệt quan trọng của quản trị là khả năng thích nghi với môi trường thay đổi liên tục. Quản trị cần phải luôn cập nhật và áp dụng những phương pháp, công nghệ mới nhằm tối ưu hóa hiệu quả hoạt động của tổ chức. Đồng thời, quản trị cũng đòi hỏi khả năng lãnh đạo mạnh mẽ để có thể tạo ra sự đồng thuận và động viên nhân viên trong tổ chức.
Quản trị cũng liên quan mật thiết đến việc xây dựng văn hóa tổ chức. Văn hóa tổ chức đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra môi trường làm việc tích cực và sáng tạo, từ đó thúc đẩy sự phát triển bền vững của tổ chức. Quản trị cần phải có khả năng xây dựng và duy trì văn hóa tổ chức tích cực thông qua việc thiết lập các giá trị, mục tiêu rõ ràng và tạo ra các cơ hội phát triển cho nhân viên.
Mặc dù quản trị và quản lý có những điểm chung, nhưng quản trị thường mang tính chiến lược hơn, đòi hỏi sự tầm nhìn xa và khả năng đưa ra quyết định quan trọng để định hình tương lai của tổ chức. Quản trị cũng liên kết chặt chẽ với việc xác định các mục tiêu dài hạn và phương hướng phát triển, trong khi quản lý thường tập trung vào việc thực hiện các hoạt động hàng ngày và giải quyết các vấn đề cụ thể.
Hy vọng qua bài viết trên bạn đã có cho mình câu trả lời cho câu hỏi quản trị là gì và cách phân biệt quản trị và quản lý như thế nào? Đừng quên theo dõi Jobsnew và Jobsnew Blog để cập nhật thêm những thông tin hữu ích khác bạn nhé!
