5S là gì? Đối với nhiều người khái niệm 5S sẽ còn hơi xa lạ nhưng ở hầu hết các doanh nghiệp lớn đều áp dụng loại mô hình này. Vậy 5s hiểu chung là áp dụng mô hình nhằm mục đích tập trung vào việc đặt mọi thứ vào đúng với vị trí, giữ cho nơi làm việc luôn sạch sẽ, tinh gọn, giúp nhân viên thực hiện công việc dễ dàng và không bị lãng phí thời gian hay xảy ra những tai nạn lao động trong quá trình làm việc. Cùng Jobsnew tìm hiểu kỹ hơn về mô hình đặc biệt này nhé.
1. Giới thiệu và nguồn gốc của 5S là gì
1.1. Khái niệm 5S là gì?
5S là gì? Là một phương pháp quản lý và sắp xếp nơi làm việc, xây dựng một môi trường mà ở đó, sự tinh gọn, sạch sẽ, khoa học được đặt lên hàng đầu, thông qua các hoạt động như giữ vệ sinh cho máy móc, thiết bị, sắp xếp mọi thứ một cách trật tự,… Phương pháp này được phát triển từ Nhật Bản, là các từ viết tắt trong tiếng Nhật: Seiri (整理 Sàng lọc), Seiton (整頓 Sắp xếp), Seiso (清掃 Sạch sẽ), Seiketsu (清潔 Săn sóc) và Shitsuke (躾 Sẵn sàng). Trong đó:
- Seiri – Sàng lọc (整理): Chữ này có nghĩa là sắp xếp, tách rời hoặc lựa chọn. Quy trình này bao gồm việc loại bỏ những vật dụng không cần thiết và sắp xếp lại những vật dụng cần thiết tại vị trí dễ dàng nhìn thấy
- Seiton – Sắp xếp (整頓): Chữ này có nghĩa là sắp xếp hoặc đặt vật dụng vào vị trí đúng. Quy trình này bao gồm việc sắp xếp các vật dụng cần thiết theo trật tự, đặt chúng vào những vị trí thuận tiện khi cần đến nhưng vẫn đảm bảo tính an toàn
- Seiso – Sạch sẽ (清掃): Chữ này có nghĩa là làm sạch hoặc bảo dưỡng. Bao gồm việc làm sạch, bảo dưỡng các vật dụng, thiết bị, máy móc, vị trí và môi trường làm việc.
- Seiketsu – Săn sóc (清潔): Chữ này có nghĩa là tiêu chuẩn hóa hoặc đồng nhất hóa. Bao gồm việc thường xuyên kiểm tra, săn sóc 3S ở trên nhằm đảm bảo hiệu quả cũng như hoàn thiện quy trình 5S
- Shitsuke – Sẵn sàng (躾): Chữ này có nghĩa là duy trì hoặc giữ gìn. Duy trì những việc đã làm, giữ gìn môi trường làm việc ngăn nắp, đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn và quy định đã đề ra.
Phương pháp này giúp tổ chức tối ưu hóa các quy trình sản xuất, tăng năng suất lao động, giảm sự lãng phí, cải thiện chất lượng sản phẩm và tăng tính an toàn cho nhân viên. Trong tiếng Anh, 5S là gì được dịch ra thành: Sort – Set in order – Shine – Standardize – Sustain.
1.2. Lịch sử hình thành và phát triển của 5S là gì
Phương pháp 5S là gì được khởi nguồn từ Nhật Bản vào khoảng đầu/giữa của thế kỷ XX và đã được nhiều công ty trong nước hưởng ứng. Phương pháp này được áp dụng lần đầu tiên bởi hãng xe Toyota, trong bối cảnh các nhà lãnh đạo của Toyota mong muốn nâng cao chất lượng sản phẩm và giảm thiểu sự lãng phí tại các dây chuyền sản xuất.
Hệ thống sản xuất đặc biệt của Toyota là sự kết hợp của nhiều phương pháp khác nhau, bao gồm sản xuất đúng lúc (JIT), Jidoka và các khái niệm liên quan đến môi trường làm việc trực quan. Trong đó, 5S là một phương pháp tiêu biểu được áp dụng để tạo ra một môi trường làm việc tinh tươm, có trật tự. Một môi trường làm việc như vậy sẽ giúp tăng tính hiệu quả trong quy trình sản xuất, kinh doanh, giảm thiểu lãng phí và tăng sự an toàn cho nhân viên.
Vì vậy, 5S được xem như một phần trụ cột của “Hệ thống sản xuất của Toyota”, được áp dụng thành công và lan rộng trên toàn cầu cho đến nay.
1.3. Mối quan hệ giữa 5S và Kaizen
5S và Kaizen là hai từ thường được đặt cạnh nhau, gọi là 5S Kaizen. Vậy sự kết hợp 5S Kaizen là gì, 5S và Kaizen có mối quan hệ như thế nào, hãy cùng Jobsnew tìm hiểu qua nội dung tiếp theo đây.
Cùng với khái niệm 5S, khái niệm Kaizen là triết lý bắt nguồn từ Nhật Bản vào năm 1950 khi các vấn đề phát sinh trong hệ thống quản lý và tình trạng thiếu hụt lao động được chính phủ cũng như ban quản lý các công ty nhận thấy. Kaizen là sự kết hợp của: Kai – (liên tục), Zen (cải tiến), có nghĩa là “cải tiến liên tục” hoặc “thay đổi để tốt hơn”.
Đều có nguồn gốc từ Nhật Bản, cả Kaizen và 5S trong sản xuất, kinh doanh trước hết cùng hướng đến mục đích chung cuối cùng là cải tiến quy trình làm việc, loại bỏ những hao phí không đáng có trong quá trình vận hành để nâng cao năng suất chung của doanh nghiệp.
Theo khía cạnh nào đó, 5S có thể được xem là một phần nằm trong Kaizen. Nếu Kaizen tập trung vào việc tích góp những cải tiến nhỏ trong các mặt để tạo nên sự thay đổi lớn, chú tâm giải quyết vấn đề ngay khi vừa phát sinh và giúp nhân viên, tổ chức có thể hoạt động bằng phương thức hiệu quả nhất thông qua cải tiến. Thì 5S tập trung vào việc đảm bảo sự gọn gàng, sạch sẽ, khoa học cho môi trường lao động.
Kaizen tìm kiếm sự cải tiến liên tục trong tất cả các hoạt động, chuẩn hóa chúng để tạo nên phương cách làm việc hiệu quả nhất, 5S tìm kiếm những đống lộn xộn và loại bỏ chúng. 5S tạo tiền đề, tạo điều kiện thuận lợi để tiến hành Kaizen và chính 5S cũng là một phần trong Kaizen khi hình thành sự cải tiến trong ý thức và môi trường làm việc chung.
Với sự tương tác và hỗ trợ tích cực cho nhau, khi hiểu được 5S, Kaizen hay 5S Kaizen là gì đồng thời đảm bảo được độ chính xác của các bước thực hiện, doanh nghiệp có thể triển khai song song 5S và Kaizen để mang lại hiệu quả tối ưu nhất cho mình.
2. Nội dung cơ bản của quy trình 5S là gì
2.1. Seiri – Sàng lọc
Với mục tiêu giữ lại những thứ cần thiết và loại bỏ những thứ không thể sử dụng được nữa trong môi trường làm việc. Để thực hiện bước này, cần quan sát và xác định những vật dụng không cần thiết trong khu vực làm việc. Những vật dụng không cần thiết có thể được loại bỏ ngay bằng cách lưu kho, chuyển sang khu vực khác hoặc tái chế, vứt bỏ.
Để hỗ trợ cho quá trình sàng lọc và giảm thời gian cần thiết, hãy trả lời cho câu hỏi như:
- Vật dụng này được sử dụng để làm gì?
- Bao lâu sử dụng 1 lần? Có thường xuyên không?
- Ai là người sử dụng hoặc cần đến vật dụng này?
- Vật dụng này có cần thiết đặt ở đây không?
Nếu câu trả lời vẫn chưa đưa ra quyết định giữ lại hay loại bỏ, hãy tiến hành gắn “red tagging” (thẻ đỏ) cho chúng. Vật dụng sẽ được gắn một tấm thẻ với thông tin về vị trí, chức năng, ngày dán thẻ và người dùng. Sau khoảng 1-2 tháng, ta sẽ quay lại kiểm tra vật dụng đã được dán thẻ. Nếu vẫn không cần dùng đến, hãy tiến hành loại bỏ nó khỏi không gian làm việc.
Ví dụ: Sàng lọc, loại bỏ những thiết bị đã cũ, những vật liệu mòn gỉ không thể sử dụng được nữa.
2.2. Seiton – Sắp xếp
Sau khi sàng lọc được những thứ cần thiết, bước tiếp theo chính là sắp xếp chúng sao cho trật tự, khoa học nhất để thuận tiện cho quá trình làm việc. Để có sự sắp xếp thông minh, bạn cần dựa vào không gian bố trí của khu vực, tần suất sử dụng vật dụng và kế hoạch công việc cần làm có liên quan.
Những thứ cần sắp xếp còn lại là thứ vẫn cần dùng trong thời gian tới, vì vậy cần cân nhắc vị trí đặt để sao cho hiệu quả. Trong quá trình sắp xếp, bạn nên thảo luận với đồng nghiệp của mình để cùng nhau đưa ra ý kiến và thống nhất cách thức. Thông thường, cách sắp xếp sẽ theo nguyên tắc sau: Vật dụng nào thường dùng thì sẽ được bố trí gần với người sử dụng, vật ít dùng thì có thể bố trí xa hơn, những vật nặng sẽ để ở phía dưới, vật nhẹ sẽ đặt phía trên.
Sau khi đã thống nhất cách sắp xếp, bước cuối cùng là lập ra danh sách những vật dụng sắp xếp và sơ đồ vị trí của chúng, ghi chú càng cụ thể về vị trí càng tốt để trong trường hợp quên hoặc có người mới tham gia vào thì vẫn đảm bảo tìm được vật dụng một cách nhanh chóng.
Ví dụ: Sắp xếp các thư mục trong máy tính một cách có hệ thống, những nội dung giống nhau thì để cùng thư mục hoặc sắp xếp các phụ tùng xe theo từng mẫu xe.
2.3. Seiso – Sạch sẽ
Môi trường làm việc sạch sẽ, đảm bảo vệ sinh sẽ giúp cho nhân viên cảm thấy thoải mái, sảng khoái khi làm việc, từ đó tạo nên hiệu quả cho công việc thực hiện. Seiso (sạch sẽ) tập trung vào việc giữ gìn cho khu vực làm việc không bị lấm bẩn, lộn xộn thông qua việc dọn dẹp, lau chùi thường xuyên vật dụng và không gian.
Công việc dọn dẹp cần được thực hiện hàng ngày, thường xuyên để đảm bảo mỗi ngày đi làm, nhân viên sẽ luôn được hoạt động trong điều kiện môi trường sạch sẽ. Bên cạnh việc vệ sinh, Seiso còn đề cập đến việc thường xuyên kiểm tra và bảo trì các thiết bị, máy móc làm việc để sớm phát hiện hỏng hóc và sửa chữa kịp thời.
Cần lưu ý, trách nhiệm của bước vệ sinh này không chỉ thuộc về các nhân viên lao công mà thuộc về toàn thể người của tổ chức. Mỗi cá nhân cần có ý thức tự giác dọn dẹp nơi làm việc của mình, không nên ỷ lại để nâng cao tinh thần chủ động và gắn bó với đồng nghiệp, công ty.
Ví dụ: Nhân viên văn phòng dọn dẹp bàn làm việc, lau chùi máy tính trước khi tan ca hoặc công nhân làm sạch dụng cụ lao động của mình sau khi sử dụng.
2.4. Seiketsu – Săn sóc
Seiketsu – Săn sóc nói đến việc duy trì 3 chữ S đã đề cập bên trên gồm Seiri (sàng lọc), Seiton (sắp xếp) và Seiso (sạch sẽ) được thực hiện đều đặn và hiệu quả.
Trong giai đoạn đầu áp dụng 3 chữ S đầu tiên, mọi thứ có thể diễn ra suôn sẻ, nhân viên thực hiện tốt và định kỳ, tuy nhiên theo thời gian sẽ khó tránh khỏi việc xao nhãng, thực hiện sai lệch nếu như không có cách thức duy trì, và chính những lỗ hổng trong quy trình thực hiện sẽ đưa doanh nghiệp quay lại vạch xuất phát ban đầu. Để thực hiện tốt việc săn sóc, cần đặt ra những tiêu chuẩn đánh giá để các quy trình đó có thể thực hiện bài bản mọi lúc mọi nơi.
Ví dụ: Lắp đặt những bảng biểu, hình ảnh hướng dẫn các bước thực hiện 5S trong văn phòng hoặc nhà máy để nhân viên dễ dàng tham khảo và thực hiện chính xác các bước.
2.5. Shitsuke – Sẵn sàng
Sau khi đã triển khai các bước sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ và bảo đảm việc duy trì các bước trên thông qua săn sóc, thì Shitsuke (sẵn sàng) nhằm mục tiêu hình thành thói quen và tạo nên ý thức tự giác cho nhân viên trong tổ chức đối với việc thực hiện quy trình 5S. Các nhân viên luôn trong tâm thế sẵn sàng chăm sóc cho môi trường làm việc của mình mà không cần cấp trên hay người giám sát nhắc nhở, định hướng áp dụng quy trình 5S trong dài hạn, qua đó góp phần hình thành văn hóa, nề nếp của tổ chức.
Ví dụ: Có những buổi triển khai, định hướng quy trình 5S cho nhân viên và khuyến khích tinh thần tự giác, chủ động thực hiện của họ.
3. Áp dụng 5S là gì trong tổ chức, doanh nghiệp
Những lợi ích mà tiêu chuẩn 5S là gì mang lại là vô cùng hữu ích, đặc biệt là đối với các tổ chức, doanh nghiệp. Vậy bạn đã biết các doanh nghiệp đã áp dụng nó như thế nào chưa? 5S trong y tế là gì? Cùng Jobsnew tìm hiểu qua các bước để áp dụng mô hình 5S vào quá trình làm việc nhé.
3.1. Bước chuẩn bị và phát động chương trình tiêu chuẩn 5S là gì
Trước khi triển khai chương trình 5S trong doanh nghiệp, ban lãnh đạo, các cấp quản lý cần họp bàn thảo luận để xây dựng nên kế hoạch, lộ trình thực hiện cụ thể nhằm đảm bảo việc áp dụng được thực hiện hợp lý và có hiệu quả. Vì quy trình 5S có liên quan đến toàn bộ tổ chức nên doanh nghiệp cần thông tin để nhân viên các cấp nắm rõ được tiêu chuẩn 5S là gì trong sản xuất, trong kinh doanh là như thế nào, định hướng, mục tiêu và nội dung của quy trình, tránh tình trạng mơ hồ trong nội bộ.
Để hạn chế tranh cãi và nhận được sự thống nhất thực hiện của mọi người, doanh nghiệp có thể thực hiện khảo sát về thái độ, ý muốn, phản ứng của nhân viên đối với phương hướng áp dụng tiêu chuẩn 5S. Lưu ý rằng việc áp dụng 5S ảnh hưởng đáng kể đến thói quen, cảm nhận của nhân viên trong quá trình lao động nên các khảo sát sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra điều chỉnh phù hợp kịp thời.
Để chuẩn bị cho lộ trình hành động, doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh nên xây dựng kế hoạch càng chi tiết càng tốt và nên bao gồm tiến độ đo lường dự kiến, ngoài ra có thể thành lập một đội 5S riêng với vai trò chính là quản lý việc thực hiện các “S” trong tổ chức.
3.2. Đào tạo và hướng dẫn thực hiện quy trình 5S là gì
Để đạt được hiệu quả trong việc thực hiện chương trình 5S, mỗi cá nhân tham gia cần nắm được cách thực hiện 5S cùng ý nghĩa của quy trình này đối với bản thân và tổ chức. Việc hiểu rõ ý nghĩa, giá trị của việc thực hiện 5S giúp nhân viên tìm thấy động lực, từ đó gia tăng tinh thần trách nhiệm.
Để tạo được sự đồng thuận trong việc thực hiện chương trình 5S, cần đặt ra kết quả kỳ vọng khả thi và mục đích thực tiễn cuối cùng. Ngoài ra, việc tập trung vào kết quả kỳ vọng cũng giúp mọi người cùng quyết tâm hướng đến mục tiêu chung và tránh tình trạng hoang mang.
Cần nâng cao tinh thần cải tiến, cùng nhau tìm hiểu và giải quyết nguồn gốc khi vấn đề phát sinh trong quá trình triển khai quy trình 5S, cấp trên cũng không nên đổ lỗi, sai khiến hay ra lệnh cho các nhân viên. Việc này giúp tạo ra một môi trường làm việc tích cực, khuyến khích sự chia sẻ và hỗ trợ giữa các thành viên trong tổ chức, từ đó giúp tăng hiệu quả trong việc thực hiện chương trình 5S.
3.3. Các bước triển khai và cải tiến liên tục 5S là gì
Sau khi triển khai chương trình 5S, doanh nghiệp cần tiếp tục cải tiến quy trình thông qua đánh giá kết quả đầu ra đạt được. Từ kết quả này, cần xác định, phân tích những khía cạnh thực hiện tốt, lấy đó làm tiêu chuẩn cho những lần thực hiện tiếp theo.
Bên cạnh đó, quá trình đánh giá và cải tiến không chỉ nên tập trung trong nội bộ doanh nghiệp mà cũng nên quan sát, học hỏi những ưu điểm, thành tích bên ngoài từ các doanh nghiệp đã, đang áp dụng chương trình 5S.
3.4. Duy trì và đánh giá kết quả
Bước cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng trong quy trình triển triển khai 5S chính là duy trì thực hiện. Biến việc thực hành 5S trở thành thói quen của mỗi nhân viên và là một phần trong văn hóa doanh nghiệp để quy trình này được tiếp nối mọi lúc mọi nơi bằng một tinh thần sẵn sàng, tự giác.
Đối chiếu kết quả kỳ vọng với kết quả đạt được trong thực tế, tuyên dương những thành tích tốt đã đạt được và lấy đó làm động lực để duy trì việc thực hành. Đặc biệt, cần đảm bảo các bước thực hiện 5S được thực hành đúng, đủ, có tính kế thừa để việc duy trì trở nên có ý nghĩa.
4. Lợi ích khi áp dụng 5S là gì
Trên đây các bạn đã được tìm hiểu về khái niệm và nguồn gốc của mô hình 5S là gì. Vậy bạn đã biết những lợi ích mà 5S mang lại cho doanh nghiệp cũng như giúp ích cho nhân viên trong doanh nghiệp hay chưa? Cùng khám phá qua những lợi ích của 5S mang lại nhé.
4.1. Lợi ích đối với doanh nghiệp
- Cải thiện năng suất lao động: Hợp lý hóa các hoạt động, nâng cao hiệu quả làm việc và tăng năng suất là lợi ích của 5S không thể bỏ qua. Khi nhân viên luôn biết chính xác vị trí của các vật dụng, công cụ hỗ trợ công việc thì họ có thể bắt tay vào làm việc ngay mà không mất thời gian tìm kiếm. Áp dụng 5S đặc biệt có lợi cho các nhân viên mới dễ dàng làm quen với công việc và sớm tạo ra được giá trị cho doanh nghiệp. Với tiêu chí sẵn sàng trong 5S, mỗi cá nhân trong tổ chức cũng sẽ luôn sẵn sàng cho công việc, ý thức cao trách nhiệm của bản thân và luôn có tinh thần tự giác để làm việc một cách chủ động.
- Giảm chi phí: Phương pháp 5S giúp giảm thiểu lãng phí, do đó giảm chi phí sản xuất và vận hành của doanh nghiệp. Giả sử một nhân viên trong văn phòng của bạn cần giấy để in một đề xuất rất dài. Họ lấy một tệp giấy dày từ khu vực lưu trữ để in, còn giấy thừa thì họ để luôn trên bàn làm việc riêng của họ, hoặc là không bao giờ đụng đến nữa, hoặc là họ dùng luôn làm nháp và cuối cùng cũng vứt đi. Đến khi bạn cần in ấn, máy in lại hết giấy, khu vực lưu trữ cũng không còn. Bạn không thể in tài liệu cho đến khi công ty đặt mua thêm giấy. Đó là một sự lãng phí.
- Tăng tính cạnh tranh: Một môi trường làm việc sạch sẽ, ngăn nắp, có tổ chức giúp doanh nghiệp tạo được ấn tượng tốt với khách hàng, đối tác, nhà cung cấp, từ đó tăng tính cạnh tranh và giữ chân khách hàng.
- Ngăn ngừa các sự cố thiết bị: Yêu cầu của mô hình 5S là đào tạo nhân viên làm việc theo quy trình, trong đó họ phải làm sạch và kiểm tra mọi thiết bị trước và sau khi sử dụng. Nếu thực hiện được điều này, nhân viên có khả năng phát hiện các sự cố thiết bị tốt hơn trước khi tình hình trở nên nghiêm trọng.
- Nâng cao chất lượng sản phẩm/ dịch vụ: Phương pháp 5S giúp tăng tính chính xác, độ tin cậy và chất lượng sản phẩm/ dịch vụ của doanh nghiệp.
- Đảm bảo an toàn: Môi trường làm việc sạch sẽ, ngăn nắp, có tổ chức giúp tăng sự an toàn cho nhân viên trong quá trình làm việc.
4.2. Lợi ích đối với nhân viên
- Tăng tính tự giác và trách nhiệm: Nhân viên phát triển thói quen sắp xếp, đặt vật dụng vào vị trí đúng, làm sạch và bảo dưỡng môi trường làm việc giúp tạo ra một môi trường làm việc sạch sẽ, ngăn nắp, có tổ chức. Những thói quen này giúp tăng tính tự giác, trách nhiệm của nhân viên đối với công việc của mình.
- Tăng sự thoải mái và sáng tạo: Xây dựng một không gian làm việc thoải mái, giúp tăng tính sáng tạo của mỗi nhân viên.
- Đảm bảo an toàn: Môi trường làm việc sạch sẽ, ngăn nắp, có tổ chức giúp giảm nguy cơ tai nạn, đảm bảo an toàn cho nhân viên trong quá trình làm việc.
- Giảm sự căng thẳng của nhân viên nơi làm việc: Áp dụng các quy tắc của 5S, môi trường làm việc sẽ luôn được sắp xếp một cách khoa học, minh bạch, giúp cho nhân viên thực hiện công việc một cách thuận tiện hơn. Việc lấy thông tin và trao đổi giữa các nhân viên cũng diễn ra nhanh chóng, rõ ràng. Đồng thời, không gian làm việc được dọn dẹp thường xuyên, tạo ra cảm giác sạch sẽ, dễ chịu cũng sẽ giúp các nhân viên làm việc thoải mái hơn. Có thể nói, 5S giúp mang lại trải nghiệm hạnh phúc, dễ chịu cho nhân viên ở nơi làm việc.
5. Thực hiện và duy trì quy trình 5S là gì
Để triển khai quy trình 5S là gì trong sản xuất và kinh doanh, doanh nghiệp cần có các bước chuẩn bị từ việc lên kế hoạch, đào tạo cho đến duy trì. Jobsnew sẽ giới thiệu đến bạn các bước thực hiện qua nội dung dưới đây.
5.1. Xây dựng kế hoạch và lộ trình
Trước khi triển khai chương trình 5S trong doanh nghiệp, ban lãnh đạo, các cấp quản lý cần tổ chức cuộc họp để thảo luận và xây dựng kế hoạch cụ thể nhằm đảm bảo áp dụng quy trình 5S được thực hiện hợp lý và hiệu quả. Điều này đặc biệt quan trọng vì quy trình 5S ảnh hưởng đến toàn bộ tổ chức.
Doanh nghiệp cần cung cấp thông tin đầy đủ về tiêu chuẩn 5S trong sản xuất, kinh doanh, định hướng, mục tiêu và nội dung của quy trình để nhân viên các cấp nắm rõ. Điều này giúp tránh tình trạng mơ hồ trong nội bộ và đảm bảo sự thống nhất trong việc thực hiện quy trình 5S.
Khảo sát thái độ, ý muốn, phản ứng của nhân viên đối với việc áp dụng tiêu chuẩn 5S cũng giúp doanh nghiệp đưa ra điều chỉnh phù hợp và đạt được sự thống nhất trong tổ chức. Bởi áp dụng quy trình 5S ảnh hưởng đáng kể đến thói quen và cảm nhận của nhân viên trong quá trình lao động.
5.2. Đào tạo và hướng dẫn nhân viên
Để đạt được hiệu quả trong việc thực hiện chương trình 5S, mỗi cá nhân tham gia cần nắm được cách thực hiện 5S cùng ý nghĩa của quy trình này đối với bản thân và tổ chức. Việc hiểu rõ ý nghĩa, giá trị của việc thực hiện 5S giúp nhân viên tìm thấy động lực, từ đó gia tăng tinh thần trách nhiệm.
Để tạo được sự đồng thuận trong việc thực hiện chương trình 5S, cần đặt ra kết quả kỳ vọng khả thi và mục đích thực tiễn cuối cùng. Ngoài ra, việc tập trung vào kết quả kỳ vọng cũng giúp mọi người cùng quyết tâm hướng đến mục tiêu chung và tránh tình trạng hoang mang.
Cần nâng cao tinh thần cải tiến, cùng nhau tìm hiểu và giải quyết nguồn gốc khi vấn đề phát sinh trong quá trình triển khai quy trình 5S, cấp trên cũng không nên đổ lỗi, sai khiến hay ra lệnh cho các nhân viên. Việc này giúp tạo ra một môi trường làm việc tích cực, khuyến khích sự chia sẻ và hỗ trợ giữa các thành viên trong tổ chức, từ đó giúp tăng hiệu quả trong việc thực hiện chương trình 5S.
5.3. Đánh giá và cải tiến quy trình
Sau khi triển khai chương trình 5S, doanh nghiệp cần tiếp tục cải tiến quy trình thông qua đánh giá kết quả đầu ra đạt được. Từ kết quả này, cần xác định, phân tích những khía cạnh thực hiện tốt, lấy đó làm tiêu chuẩn cho những lần thực hiện tiếp theo.
Bên cạnh đó, quá trình đánh giá và cải tiến không chỉ nên tập trung trong nội bộ doanh nghiệp mà cũng nên quan sát, học hỏi những ưu điểm, thành tích bên ngoài từ các doanh nghiệp đã, đang áp dụng chương trình 5S.
5.4. Duy trì và phát triển 5S là gì
Duy trì việc thực hành 5S là bước cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng trong quy trình triển khai. Để biến việc thực hành 5S thành thói quen của mỗi nhân viên và là một phần trong văn hóa doanh nghiệp, cần tuyên dương những thành tích tốt đã đạt được và lấy đó làm động lực để duy trì việc thực hành.
Đối chiếu kết quả kỳ vọng với kết quả đạt được trong thực tế, đảm bảo các bước thực hiện 5S được thực hành đúng, đủ. Nói cách khác, việc duy trì thực hành 5S cần được thực hiện một cách sẵn sàng và tự giác, trở thành một phần không thể thiếu trong hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
6. Các yếu tố chủ chốt trong thành công của 5S là gì
Áp dụng thành công 5S không phải là chuyện có thể thực hiện trong 1,2 ngày đây là quá trình đòi hỏi sự nỗ lực của nhiều cá nhân trong thời gian dài. Nếu chỉ xem kết quả mang lại ban đầu là sự thành công thì có vẻ bạn đã quá sai lầm. Điều quan trọng ở đây là cần duy trì các bước thực hiện 5S được áp dụng như một vòng lặp, xem nó như một công việc thường xuyên phải thực hiện trong ngày.
6.1 Sự hỗ trợ đến từ ban lãnh đạo
Để đảm bảo chất lượng quy trình 5S trong quá trình triển khai, ban lãnh đạo cần cam kết trách nhiệm đối với tổ chức và nhân viên. Bên cạnh việc giám sát và chỉ huy, họ cần đánh giá quy trình cũng như lắng nghe phản hồi từ nhân viên thường xuyên để có những điều chỉnh phù hợp.
Để tạo điều kiện thuận lợi cho quy trình 5S, ban lãnh đạo cần cung cấp các chỉ dẫn, công cụ, thời gian để nhân viên có thể hoàn thành nhiệm vụ của mình một cách hiệu quả. Bên cạnh đó cũng cần tạo ra một môi trường làm việc tích cực, khuyến khích sự sáng tạo và đóng góp ý kiến của nhân viên. Quan trọng hơn, ban lãnh đạo cần đưa ra các biện pháp khuyến khích và thưởng cho nhân viên khi hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình trong quy trình 5S.
6.2 Có sự đồng nhất giữa các bộ phận
Tham khảo và có sự đồng nhất giữa các bộ phận là một hoạt động rất quan trọng trong quá trình triển khai quy trình 5S. Việc này giúp cho nhân viên ở các khu vực khác nhau có thể so sánh được hiệu quả của các cải tiến trong cách thực hiện 5S, học hỏi lẫn nhau, tìm ra những phương pháp tốt nhất để áp dụng trong công việc của mình.
Đồng thời, tham khảo giữa các bộ phận còn giúp cho nhân viên làm quen với môi trường có sự hiện diện của 5S ở bất kỳ đâu trong doanh nghiệp. Nhân viên sẽ có cơ hội trải nghiệm và học hỏi từ những trường hợp thành công của các bộ phận khác, từ đó áp dụng vào công việc của mình để đạt được hiệu quả tốt hơn.
6.3 Liên tục cập nhật xu hướng mới
Để đảm bảo quy trình 5S duy trì được hiệu quả trong tương lai, doanh nghiệp cần phải luôn nắm bắt những xu hướng, thay đổi mới về thiết bị, vật dụng, không gian làm việc và cách thức làm việc. Với mỗi sự thay đổi này, doanh nghiệp cần phải có sự linh hoạt, nhanh chóng điều chỉnh các tiêu chuẩn trong 5S để phù hợp với xu thế và tránh việc cứng nhắc dẫn đến lạc hậu, kém hiệu quả.
6.4 Đánh giá định kỳ kết quả
Việc đánh giá định kỳ kết quả nhằm giúp doanh nghiệp kịp thời nhìn nhận được hiện trạng, phát hiện những lỗ hổng đồng thời có thể phát huy những mặt tích cực trong những giai đoạn tiếp theo.
Kết luận
5S là gì? Một mô hình được phát triển bởi Nhật Bản, là một phương pháp quản lý và sắp xếp nơi làm việc, xây dựng một môi trường sạch sẽ, ngăn nắp, giúp cho hiệu suất công việc được cải thiện, từ đó mang lại nhiều điểm lợi cho cả doanh nghiệp và nhân viên.
Bài viết trên chúng ta đã cùng đi tìm hiểu về mô hình 5S là gì. Mong rằng bài viết sẽ mang lại nhiều giá trị đến bạn. Theo dõi Jobsnew Blog để cập nhật thêm nhiều thông tin bổ ích và nhanh chóng nhất nhé!
