Quản trị dự án: Bản chất, vai trò và phương pháp tiếp cận hiệu quả

Quản trị dự án đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự thành công của dự án ở mỗi doanh nghiệp. Việc nắm bắt được quy trình quản trị dự án sẽ giúp doanh nghiệp phân bổ tài nguyên, nhân lực một cách hiệu quả, tối đa hóa được giá trị của dự án. Hãy cùng JOBSNEW tìm hiểu chi tiết hơn về bản chất, vai trò cũng như phương pháp tiếp cận hiệu quả trong quản trị dự án ngay tại bài viết dưới đây nhé!

1. Bản chất của quản trị dự án

Để có thể hiểu rõ được vai trò cũng như tầm quan trọng của quản trị dự án, trước tiên bạn cần phải nắm được bản chất của quản trị dự án. 

1.1 Khái niệm quản trị dự án

Quản trị dự án là quá trình sử dụng các kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật để điều hành một dự án, nhằm đạt được các mục tiêu theo kế hoạch đã đề ra. Đây là một hoạt động đặc thù, mang tính chủ động và khách quan, phản ánh những chức năng quản trị như hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát. 

Quản trị giúp tối ưu hóa nguồn lực, quản lý rủi ro, đồng thời đảm bảo hiệu suất cao trong quá trình thực hiện dự án. Quản trị trong dự án không chỉ đơn thuần là cơ sở cho các quyết định quan trọng mà còn cung cấp cấu trúc, quy trình và công cụ để kiểm soát dự án, đặc biệt là những dự án phức tạp và có tính rủi ro cao.

1.2 Đặc điểm và mục tiêu cơ bản

Quản trị dự án yêu cầu công việc quy hoạch phải chính xác, kỹ năng quản lý tốt và thích nghi nhanh chóng, linh hoạt để kịp thời ứng phó với những thách thức không ngừng thay đổi. Dưới đây là một số đặc điểm của quản lý dự án:

• Mục tiêu rõ ràng: Xác định mục tiêu rõ ràng, cụ thể, đo lường được và dự đoán được thời gian hoàn thành.
• Kế hoạch chi tiết: Lập kế hoạch chi tiết và rõ ràng bao gồm các giai đoạn, nguồn lực, thời gian thực hiện.
• Quản lý rủi ro: Xác định và đánh giá quá trình phát triển kế hoạch ứng phó với các rủi ro.
• Giao tiếp hiệu quả: Duy trì tính thông suốt trong giao tiếp giữa các bên liên quan, từ đội ngũ thực hiện cho đến các cấp lãnh đạo.
• Kiểm soát ngân sách: Quản lý và kiểm soát, theo dõi nguồn ngân sách để đảm bảo dự án không vượt quá mức chi phí dự kiến.
• Quản lý thời gian: Theo dõi và cập nhật tiến độ thường xuyên, đảm bảo dự án hoàn thành đúng hạn theo đúng kế hoạch.
• Chất lượng đầu ra: Đảm bảo đầu ra sản phẩm hoặc dịch vụ đạt chuẩn chất lượng đã định.
• Thích ứng linh hoạt: Thích nghi nhanh và có khả năng điều chỉnh kế hoạch phù hợp với những thay đổi phát sinh trong dự án.
• Lãnh đạo và hợp tác: Phát huy kỹ năng lãnh đạo, đồng thời khuyến khích sự hợp tác của các nhân sự trong nhóm.
• Đánh giá và phản hồi: Thường xuyên đánh giá và phản hồi để cải thiện quy trình, hiệu suất của dự án.

Mục tiêu cơ bản của quản trị dự án là đảm bảo rằng các công việc được hoàn thành đúng hạn theo yêu cầu, trong phạm vi chi phí được duyệt. Điều này có nghĩa dự án khi hoàn thành cần phải đảm bảo hiệu quả và thành công thông qua việc quản lý tốt các yếu tố quan trọng như nguồn lực, thời gian, ngân sách.

2. Vai trò của quản trị dự án trong doanh nghiệp

Quản trị dự án trong doanh nghiệp đóng vai trò vô cùng quan trọng, giúp doanh nghiệp tránh được tình trạng lãng phí nguồn lực và hoàn thành được mục tiêu đã đề ra. JOBSNEW sẽ cùng bạn tìm hiểu một số vai trò nổi bật của quản lý dự án trong doanh nghiệp ở nội dung tiếp theo. 

2.1 Đạt mục tiêu dự án và tối ưu hóa hiệu quả

Đây là vai trò quan trọng nhất của quản trị mỗi dự án trong doanh nghiệp. Quản trị dự án giúp xác định mục tiêu, lập kế hoạch, thực hiện các hoạt động cần thiết. Những hoạt động này sẽ giúp hệ thống hóa công việc, giảm thiểu rủi ro và đảm bảo dự án đạt được mục tiêu đã đề ra.

Quản trị dự án không những tập trung vào việc đạt mục tiêu dự án mà còn hỗ trợ việc tối ưu hóa hiệu quả sử dụng tài nguyên. Nhờ đó, quản trị dự án giúp đảm bảo cho ngân sách, nguồn nhân lực, vật liệu được sử dụng một cách hiệu quả, từ đó tối đa hóa hiệu quả của dự án. 

2.2 Kiểm soát lịch trình, ngân sách và đảm bảo chất lượng

Vai trò của quản trị dự án trong doanh nghiệp còn giúp kiểm soát lịch trình, ngân sách và đảm bảo chất lượng. Để đảm bảo dự án được hoàn thành đúng tiến độ, quản trị dự án sử dụng các công cụ như biểu đồ Gantt, quản lý tài nguyên, phân công công việc. Nhờ đó, nhà quản lý dự án có thể theo dõi tiến trình công việc, xử lý các vấn đề phát sinh để đảm bảo dự án hoàn thành đúng hạn.

Ngoài ra, việc thiết lập quy trình kiểm soát chất lượng cũng giúp đảm bảo sản phẩm hoàn thànhcác tiêu chuẩn và yêu cầu của khách hàng. Quản trị dự án sẽ cho phép thực hiện các hoạt động kiểm tra, từ đó đảm bảo rằng sản phẩm cuối cùng đáp ứng đúng các yêu cầu và kỳ vọng của khách hàng. 

2.3 Giảm thiểu rủi ro và tăng cường sự hài lòng của bên liên quan

Quản trị dự án giúp đánh giá mức độ ảnh hưởng và khả năng xảy ra các rủi ro. Nhóm dự án có thể tập trung giám sát, đánh giá những rủi ro quan trọng và đề xuất các phương án, xây dựng kế hoạch để giảm thiểu tác động của chúng. 

Quản trị dự án cũng đóng vai trò quan trọng trong việc xác định và định rõ kỳ vọng của các bên liên quan đến dự án. Qua quá trình làm việc chặt chẽ với những bộ phận này, quản trị dự án có thể hiểu và ghi nhận rõ ràng yêu cầu của họ. 

Hơn nữa, quản trị cung cấp cơ chế giao tiếp cho bên liên quan, tạo cơ hội để trao đổi ý kiến, thảo luận các thông tin và tiến độ dự án. Đồng thời tạo ra sự minh bạch và tin tưởng giữa các bên trong quá trình dự án, đảm bảo sự hài lòng và ủng hộ từ phía họ.

3. Quy trình quản trị dự án từ A đến Z

Xây dựng quy trình quản trị dự án giúp đảm bảo dự án đạt được mục tiêu đã đề ra. Quy trình quản trị cho mỗi dự án sẽ bao gồm 3 bước chính dưới đây. 

3.1 Khởi đầu dự án và lập kế hoạch

Giai đoạn khởi đầu dự án và lập kế hoạch bao gồm những bước cụ thể sau đây:

• Xác định cơ sở cho dự án: Tiến hành nghiên cứu và đánh giá nhu cầu của dự án để hiểu rõ nguyên tắc và động lực. Đồng thời bạn cần xác định mục tiêu cụ thể và rõ ràng, đặt ra những kết quả cụ thể mà dự án hướng đến.
• Xác định tài nguyên: Xác định nguồn nhân lực, ngân sách và công cụ cần thiết để đảm bảo sự ổn định và hiệu quả của dự án.
• Phê duyệt dự án: Trình bày chi tiết dự án và phê duyệt với các bên liên quan để đảm bảo sự chấp nhận và hỗ trợ từ những bộ phận này. Điều này cũng tạo nền tảng cho sự hiểu biết chung và tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình thực hiện dự án.
• Đánh giá rủi ro: Phân tích và đánh giá những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thực hiện dự án. Bên cạnh đó, bạn cũng cần lập kế hoạch để giảm thiểu những tác động mà rủi ro có thể gây ra.
• Xác định những hoạt động: Tiến hành phân tích các công việc một cách chi tiết, cụ thể để đạt được mục tiêu dự án, xác định được thứ tự và mối quan hệ phụ thuộc giữa các hoạt động.
• Tài liệu dự án: Tài liệu dự án bao gồm mục tiêu, phạm vi, kế hoạch, quy trình, giúp đảm bảo mọi thành viên đều có cái nhìn toàn diện về dự án.
• Phân bổ tài nguyên: Xác định và phân bổ tài nguyên cho từng hoạt động cụ thể nhằm đảm bảo tài nguyên luôn sẵn sàng khi cần thiết, giúp duy trì tiến độ của dự án.

3.2 Triển khai thực hiện và giám sát

Giai đoạn triển khai thực hiện và giám sát được thực hiện theo các bước cụ thể, đảm bảo dự án được hoàn thành đúng tiến độ, phù hợp với ngân sách đã đề ra. Những hoạt động chính trong giai đoạn này bao gồm:

• Tổ chức và triển khai dự án: Tiến hành thiết lập đội ngũ làm việc, phân công nhiệm vụ cụ thể theo kế hoạch đã được phê duyệt để đảm bảo các thành viên thực hiện dự án hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của họ.
• Quản lý những thay đổi: Quản lý những thay đổi có thể xuất hiện trong quá trình triển khai dự án, đảm bảo sự thích ứng linh hoạt với tình hình thực tế.
• Quản lý rủi ro: Thực hiện các biện pháp phòng ngừa rủi ro, giảm thiểu tối đa ảnh hưởng đến dự án và đảm bảo dự án được tiến triển suôn sẻ.
• Đánh giá và kiểm tra tiến độ: Đánh giá tiến độ hoàn thành dự án so với kế hoạch, xác định sai lệch và chênh lệch để kịp thời điều chỉnh các hoạt động cần thiết.
• Kiểm soát chất lượng: Sản phẩm, dịch vụ đầu ra phải đáp ứng các tiêu chuẩn về chất lượng đã đề ra, đồng thời thực hiện kiểm soát liên tục để đảm bảo chất lượng tốt nhất.
• Kiểm sát và theo dõi chi phí: Kiểm soát và giám sát chi phí thực tế so với dự toán, đảm bảo rằng nguồn lực tài chính được sử dụng hiệu quả.
• Báo cáo tiến độ thường xuyên: Chuẩn bị báo cáo tiến độ, thông báo tình trạng dự án cho các bên liên quan về tình hình thực hiện dự án.

3.3 Đánh giá và nghiệm thu dự án

Đây là giai đoạn gần cuối của quy trình quản trị dự án và tiến hành bàn giao dự án cho khách hàng. Những hoạt động chính trong giai đoạn này bao gồm:

• Hoàn thành những công việc còn lại: Hoàn thành các công việc còn lại như nghiệm thu, bàn giao kết quả, đảm bảo mọi dự án đạt mọi yêu cầu và tiêu chuẩn trước khi kết thúc dự án.
• Tài liệu hóa kết quả dự án: Tài liệu hóa kết quả dự án giúp lưu trữ những thông tin và kinh nghiệm, tạo cơ sở dữ liệu để những dự án sau có thể tham khảo và học hỏi.
• Tuyên bố kết thúc và đóng dự án: Tuyên bố kết thúc dự án, tổng hợp những kết quả, thành tựu để chia sẻ với đội ngũ và những bộ phận liên quan.

Để đảm bảo dự án được quản trị thành công, điều quan trọng nhất đó là phải thực hiện các hoạt động một cách kỹ lưỡng, có sự hợp tác chặt chẽ giữa các bên có liên quan. Đồng thời bạn cũng nên sử dụng các công cụ, kỹ thuật quản trị phù hợp để đạt được mục tiêu đề ra.

4. Tố chất và kỹ năng cần thiết cho người quản trị dự án

Để trở thành một người quản trị giỏi, bạn cần trang bị một số kỹ năng quan trọng. Dưới đây là một số tố chất, kỹ năng cần thiết đối với người quản trị dự án:

4.1 Kỹ năng lãnh đạo và giao tiếp

Người quản trị không chỉ trang bị kiến thức chuyên môn mà cần có khả năng lãnh đạo và tạo động lực cho nhóm làm việc. Kỹ năng lãnh đạo giúp nhà quản trị có thể hướng dẫn, thúc đẩy và động viên các thành viên trong nhóm. Bên cạnh đó, người quản trị cũng cần có khả năng giải quyết xung đột, định hướng công việc cho từng cá nhân trong dự án, thúc đẩy sự phát triển cá nhân và chuyên môn của các thành viên trong nhóm.

Trong quản trị dự án, kỹ năng giao tiếp là yêu cầu không thể thiếu. Người quản trị dự án thường phải làm việc với nhiều bên liên quan như thành viên trong nhóm, khách hàng, nhà cung cấp,…. Do đó người quản trị cần trang bị kỹ năng giao tiếp hiệu quả để truyền đạt thông tin, định hướng công việc và giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện dự án. 

Giao tiếp trong quản trị dự án còn liên quan đến khả năng thuyết phục, kỹ năng đàm phán cũng như xây dựng mối quan hệ thân thiện với các thành viên trong cùng nhóm dự án.

4.2 Giải quyết vấn đề và quản lý thời gian

Kỹ năng giải quyết vấn đề bao gồm phân tích vấn đề, tìm hiểu nguyên nhân, đề ra các biện pháp khắc phục hiệu quả. Bên cạnh đó, người quản trị cũng phải có khả năng quản lý và cân nhắc những rủi ro có thể xảy ra để đảm bảo quá trình triển khai dự án được diễn ra thuận lợi. 

Trong quản trị dự án đầu tư, kỹ năng quản lý thời gian giúp nhà quản trị duy trì sự hiệu quả và đảm bảo tiến độ hoàn thành của dự án. Việc quản lý thời gian không chỉ liên quan đến xác định lịch trình, thời gian cần thiết cho mỗi công việc mà còn phải điều phối và kết hợp các hoạt động của các thành viên trong dự án sao cho hiệu quả nhất. 

4.3 Kỹ năng kỹ thuật và khả năng thích ứng

Trong một số lĩnh vực dự án đặc thù như phát triển phần mềm, nhà quản trị cần có hiểu biết chuyên sâu về kiến thức kỹ thuật và quy trình làm việc ở lĩnh vực đó. Điều này giúp nhà quản trị có cái nhìn toàn diện về dự án, đồng thời có khả năng đưa ra quyết định chính xác dựa trên kiến thức chuyên môn.

Ngoài ra, không phải lúc nào dự án cũng diễn ra theo kế hoạch ban đầu mà có thể thay đổi, phát sinh những rủi ro hoặc yêu cầu mới. Lúc này, nhà quản trị dự án cần phải có khả năng thích ứng cao như khả năng đánh giá tình hình nhanh chóng, điều chỉnh kế hoạch và tương tác với các bên liên quan, đảm bảo dự án tiếp tục diễn ra một cách suôn sẻ và tốt nhất.

5. Các công cụ và phương tiện hỗ trợ quản lý dự án 

Các công cụ và phương tiện hỗ trợ quản trị dự án sẽ giúp việc quản trị được dễ dàng và hiệu quả hơn. Sau đây là một số công cụ và phương tiện hỗ trợ quản trị để thực hiện dự án bạn có thể tham khảo.

5.1 Sơ đồ Gantt

Sơ đồ Gantt là một trong những công cụ hỗ trợ quản trị dự án hàng đầu hiện nay. Đây là phương tiện trực quan hóa thời gian hoàn thành của mỗi dự án và là một bảng điều khiển quan trọng trong việc duy trì sự hiệu quả.

Khi sử dụng biểu đồ Gantt, các doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi lịch biểu dự án và kiểm soát mọi sự chênh lệch có thể xảy ra so với kế hoạch ban đầu. Bên cạnh đó, biểu đồ Gantt cũng nhanh chóng xác định sự chậm trễ và thực hiện các biện pháp khắc phục. 

Trong quản trị dự án, sơ đồ Gantt sẽ giúp cung cấp cái nhìn tổng quan về cấu trúc công việc, hỗ trợ quá trình phân bổ nguồn lực hiệu quả bất kể là thời gian, ngân sách hay nhân sự. Thông qua việc đưa ra mối quan hệ phụ thuộc, sơ đồ Gantt cũng giúp doanh nghiệp có thể đánh giá và ưu tiên nhiệm vụ quan trọng, giảm thiểu rủi ro sai lệch trong quá trình triển khai dự án.

5.2 Microsoft Project

Microsoft Project được thiết kế để giúp quá trình quản trị trở nên mạnh mẽ và hiệu quả hơn. Với khả năng lập kế hoạch, phân phối nguồn lực, theo dõi tiến độ, phân tích công việc thì đây là người bạn đồng hành đáng tin cậy cho những người quản trị dự án.

Đặc biệt, Microsoft Project vẫn đảm bảo sự trực quan hóa với giao diện người dùng thân thiện và chia thành ba khối chính là Task, Resources, Calendar. Những khối này được liên kết chặt chẽ để tạo ra một cơ sở dữ liệu đơn giản, dễ quản lý. Microsoft Project được ứng dụng trong quản trị dự án nhờ những ưu điểm nổi bật sau đây:

• Sử dụng MS Project scheduling giúp tổ chức công việc hiệu quả, tối ưu hóa lịch trình và phân phối nguồn lực.
• Thuận tiện theo dõi mọi thay đổi và tiến triển trong quá trình quản trị.
• Có khả năng điều chỉnh linh hoạt để phù hợp với đặc thù của từng dự án.
• Đại diện cho dự án và lọc thông tin theo ý muốn.
• Hỗ trợ dự đoán tình hình và triển khai biện pháp phòng ngừa rủi ro trong dự án.
• Tạo báo cáo tóm tắt và quản lý hồ sơ dự án hiệu quả.

5.3 Trello

Trello là hệ thống quản trị và quản lý dự án xây dựng dựa trên nguyên tắc “kanban” của Nhật Bản. Mục tiêu của Trello là đem lại sự nhất quán trong việc giám sát tất cả các giai đoạn của quy trình sản xuất. Đây không chỉ là một công cụ linh hoạt cho các dự án tiêu chuẩn mà còn thuận tiện cho chỉ thị lệnh và nhiệm vụ cá nhân.

Giao diện của Trello được thiết kế với các bảng khác nhau, mỗi bảng sẽ bao gồm danh sách nhiệm vụ, thẻ với mô tả chi tiết, nhận xét, tệp tin đính kèm, thẻ màu và thời hạn. Bên cạnh đó, Trello còn cung cấp menu dạng lịch (Calendar) để hiển thị các công việc theo thời gian. Người dùng có thể sử dụng Trello miễn phí đối với những tính năng cơ bản mà không bị ràng buộc về giới hạn sử dụng. 

6. Phân biệt giữa quản trị dự án và quản lý dự án

Quản trị dự án bao gồm toàn bộ quá trình điều hành và đảm bảo sự thành công của dự án, đưa ra cái nhìn tổng thể về việc áp dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ, kỹ thuật để đáp ứng mục tiêu. Quản trị sẽ chịu trách nhiệm cho mọi khía cạnh từ việc lập kế hoạch đến thực hiện, giám sát và hoàn thành dự án.

Quản lý dự án là một bộ phận của quản trị dự án, tập trung chủ yếu vào các nhiệm vụ và hoạt động cụ thể trong dự án. Nhiệm vụ của quản lý dự án là áp dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật để đảm bảo dự án hoàn thành đúng hạn, trong ngân sách và đạt yêu cầu đã đề ra. 

Dưới đây là bảng phân biệt giữa quản trị và quản lý dự án chi tiết mà bạn có thể tham khảo:

7. Kết luận: Tăng cường hiệu quả quản trị dự án trong môi trường doanh nghiệp hiện đại

Trong thời đại công nghệ mới, việc quản trị dự án ở mỗi doanh nghiệp có thể gặp nhiều thách thức, nhưng cũng mang lại những cơ hội lớn. Việc tăng cường hiệu quả quản trị trong môi trường doanh nghiệp hiện đại không chỉ là sự cần thiết mà còn là chìa khóa quan trọng đảm bảo sự thành công và bền vững cho mọi tổ chức.

Các xu hướng mới như sự kết hợp của nền tảng kỹ thuật số, làm việc từ xa, triển khai trí tuệ nhân tạo và phân tích dữ liệu đã đặt ra những thách thức. Tuy nhiên, chúng cũng tạo ra cơ hội để các doanh nghiệp cải thiện và nâng cao hiệu suất quản trị, quản lý dự án. Một số bí quyết giúp tăng cường hiệu quả quản trị ở môi trường doanh nghiệp hiện đại như:

• Xây dựng kế hoạch làm việc và quản trị dự án rõ ràng, hoàn chỉnh.
• Thường xuyên trao đổi với các bộ phận có liên quan trong dự án.
• Xác định vai trò của mỗi cá nhân trong quá trình quản trị.
• Luôn chuẩn bị sẵn sàng những phương án phòng ngừa rủi ro.
• Sử dụng các công cụ và phần mềm quản trị.
• Không ngừng đổi mới và sáng tạo trong quản trị dự án, giúp doanh nghiệp duy trì vị thế mạnh mẽ và tạo ra cơ hội mới để phát triển trong tương lai.

Bài viết trên đây, JOBSNEW đã cùng bạn tìm hiểu chi tiết về bản chất, vai trò cũng như phương pháp tiếp cận quản trị dự án. Môi trường dự án rất phức tạp và luôn thay đổi, do đó mỗi doanh nghiệp cần phải thích nghi với những thay đổi đó, đồng thời đảm bảo áp dụng hiệu quả các công cụ, phương tiện hỗ trợ để đảm bảo hoàn thành dự án đúng hạn, phù hợp với mục tiêu đã đề ra. Nếu còn bất cứ thắc mắc nào liên quan đến quản trị dự án, hãy liên hệ với JOBSNEW để được hỗ trợ ngay nhé.

Thông tin liên hệ:

• Website: Jobsnew.vn
• Blog: Blog.Jobsnew.vn
• Hotline: 0937 867 212
• Email: contact@jobsnew.vn