Quản lý dự án xây dựng là công việc có ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng và tiến độ thực hiện của công trình. Đây là yếu tố rất quan trọng quyết định sự thành công của một dự án. Để tìm hiểu rõ hơn về hoạt động này, bạn đọc có thể tham khảo bài viết dưới đây của Jobsnew nhé!
1. Khái niệm và tầm quan trọng của quản lý dự án xây dựng
Quản lý dự án xây dựng là dịch vụ sử dụng các công cụ kỹ thuật cao để thực hiện quản lý những công trình đầu tư xây dựng. Đây là quá trình giám sát và chịu trách nhiệm từ khâu lập kế hoạch, thiết kế và xây dựng. Đặc biệt, quy trình quản lý dự án xây dựng được thực hiện từ khi bắt đầu cho đến thời điểm hoàn tất công trình. Do đó, hoạt động này có vai trò quan trọng giúp đảm bảo tiến độ cũng như các tiêu chí đã đặt ra của công trình.
2. Vai trò của Quản lý dự án trong ngành xây dựng
Để tìm hiểu về vai trò và tầm quan trọng của quản lý dự án xây dựng, bạn đọc có thể tham khảo nội dung bên dưới:
2.1 Ảnh hưởng đến lịch trình và độ tin cậy của công trình
Một dự án xây dựng có được đảm bảo chất lượng cũng như tiến độ thực hiện hay không thì phải phụ thuộc rất lớn vào yếu tố quản lý. Nhà quản lý dự án xây dựng sẽ kiểm tra, giám sát tiến độ các công việc và lên kế hoạch cho phù hợp với mốc thời gian đã định. Đồng thời quá trình giám sát sẽ khiến công trình xây dựng đáp ứng các tiêu chí chất lượng tốt nhất.
2.2 Quản lý tài nguyên và ngân sách
Để thực hiện một dự án cần phải tiêu tốn nhiều tài nguyên cũng như ngân sách. Do đó, khi quy trình quản lý dự án xây dựng được thực hiện có hiệu quả sẽ giúp giảm thiểu sự hao hụt nguyên liệu nhất có thể. Khi đó, chi phí đầu tư vào dự án cũng sẽ ít hơn, mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp.
3. Cơ cấu và chức năng của ban quản lý dự án
Để quản lý dự án xây dựng thành công đòi hỏi ban quản lý phải có cơ cấu khoa học, phát huy được chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận. Điều này được thể hiện cụ thể như sau:
3.1 Các phòng ban chuyên môn
Các phòng ban chuyên môn quản lý dự án xây dựng sẽ bao gồm:
- Ban quản lý dự án
- Kỹ thuật – Thẩm định
- Tài chính – Kế toán
- Điều hành dự án 1
- Điều hành dự án 2
- Phòng dịch vụ tư vấn
3.2 Nhiệm vụ và trách nhiệm cụ thể
Nhiệm vụ của các phòng ban chuyên môn quản lý dự án xây dựng như sau:
- Đầu tiên phải chuẩn bị các thủ tục để bắt đầu cho việc xây dựng công trình như giao nhận đất, giải phóng mặt bằng và xin giấy phép để bắt đầu cho việc xây dựng công trình.
- Tiến hành lập các hồ sơ cần thiết cho dự án xây dựng bao gồm dự toán ngân sách, thiết kế, tổng hợp dự toán cấp có thẩm quyền thẩm định, phê duyệt.
- Làm hồ sơ mời các nhà thầu và tổ chức đấu thầu, lựa chọn nhà thầu phù hợp theo đúng quy định; tuyển chọn các tổ chức tư vấn giám sát công trình có khả năng và kinh nghiệm đáp ứng được các yêu cầu theo quy định hiện hành; chuẩn bị hồ sơ và tài liệu đầy đủ để giúp Hiệu trưởng đàm phán, ký kết hợp đồng theo đúng quy định pháp luật.
- Quản lý tiến độ, chất lượng và khối lượng công việc; vấn đề an toàn lao động, vệ sinh môi trường làm việc và các chi phí xây dựng cho dự án.
- Chịu trách nhiệm trước pháp luật về chức năng nhiệm vụ của ban quản lý dự án xây dựng.
- Thực hiện việc báo cáo kịp thời trong trường hợp thấy bên nhận thầu làm không đúng hoặc không đạt yêu cầu đưa ra; làm đề xuất và kiến nghị các biện pháp xử lý đối với các trường hợp này theo đúng quy định pháp luật.
- Kiến nghị với chủ đầu tư và Hội đồng Quản trị những biện pháp nâng cao chất lượng công trình và đảm bảo tiến độ thi công. Trong quá trình thi công, linh hoạt đề xuất các kiến nghị với chủ đầu tư và Hội đồng Quản trị những giải pháp nâng cao chất lượng công trình và đảm bảo quá trình thi công được diễn ra đúng tiến độ.
- Giám sát thi công xây dựng, nghiệm thu, tổng quyết toán để trình lên cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Bên cạnh các nhiệm vụ kể trên, ban quản lý dự án xây dựng còn có trách nhiệm như sau:
- Thực hiện quyền và nghĩa vụ của chủ đầu tư theo quy định của Luật xây dựng 2014.
- Bàn giao công trình hoàn thành cho cơ quan, đơn vị quản lý vận hành, khai thác sử dụng.
- Thực hiện tư vấn quản lý dự án khác khi có yêu cầu.
4. Phương pháp quản lý dự án xây dựng hiệu quả
Các dự án xây dựng ngày càng có quy mô lớn và yêu cầu cao về chất lượng nên việc quản lý cũng trở nên khó khăn hơn. Vì vậy phương pháp quản lý xây dựng hiệu quả sẽ giúp ích cho chủ đầu tư rất nhiều. Một số phương pháp quản lý có thể kể đến là:
4.1 Kỹ thuật ghi chép và phân tích dữ liệu
Hoạt động ghi chép và phân tích dự án trong từng giai đoạn sẽ giúp người quản lý dự án xây dựng giám sát các công việc một cách hoàn chỉnh. Ngoài ra, kỹ thuật này có thể mang đến cho bạn những kinh nghiệm trong các dự án sau được hiệu quả hơn.
4.2 Quản lý linh hoạt và chủ động
Trong quá trình thực hiện quản lý dự án xây dựng, sẽ có nhiều yếu tố bên ngoài tác động và tạo nên những thay đổi so với kế hoạch. Do đó, các công việc cần phải có sự điều chỉnh linh động. Người quản lý dự án xây dựng cần biết nắm bắt tình hình thực tế để linh hoạt và chủ động đưa ra phương pháp tốt nhất, giải quyết các vấn đề phát sinh.
4.3 Cải thiện khả năng lưu trữ và truy cập dữ liệu
Việc nâng cao khả năng lưu trữ dữ liệu sẽ giúp tăng hiệu quả công việc đáng kể. Kết quả thu được sau mỗi giai đoạn đều là tiền đề có tác động lớn đến chất lượng công trình trong các giai đoạn sau. Do vậy, bạn nên chú trọng nâng cao khả năng lưu trữ cũng như truy cập dữ liệu cho mỗi dự án.
5. Công cụ hỗ trợ quản lý dự án xây dựng
Việc sử dụng phần mềm hỗ trợ quản lý dự án xây dựng sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hiệu quả công việc, mang lại chất lượng tốt hơn. Dưới đây là một số gợi ý cho bạn tham khảo.
5.1 Giới thiệu các phần mềm quản lý dự án xây dựng
Một số phần mềm quản lý dự án xây dựng được áp dụng phổ biến trong ngành xây dựng hiện nay như sau:
- Mona PMS
Mona PMS là phần mềm phát triển trên công nghệ điện toán đám mây, hỗ trợ quản lý dự án mọi nơi bằng internet. Bạn có thể dễ dàng truy cập ở bất kỳ đâu khi có internet. Đặc biệt, phần mềm có độ bảo mật an toàn nên doanh nghiệp có thể yên tâm về dữ liệu của mình.
- Diginet
Phần mềm quản lý Diginet có các tính năng nổi bật như quản lý ngân sách dễ dàng, công trình đang thi công, nguồn vốn và tổng hợp ở báo cáo tổng hợp đầu tư. Với Diginet, bạn có thể truy vấn tài khoản nhanh chóng và thuận tiện, sử dụng một số chương trình phục vụ quản lý nhân sự cực kỳ hữu ích.
- PMS
PMS là công cụ hỗ trợ quản lý dự án đầu tư xây dựng ở các khâu cực kỳ chi tiết. Phần mềm còn giúp quản lý nhân viên, lương, vốn đầu tư và chi phí phát sinh của dự án rất rõ ràng. Đặc biệt PMS rất tiện ích và dễ sử dụng, bạn sẽ không phải mất phí mà vẫn có thể truy cập khi có internet.
5.2 Mẫu quản lý dự án bằng Excel
Dưới đây là một số mẫu quản lý dự án trong ngành xây dựng bằng Excel hữu ích:
- Mốc thời gian của kế hoạch: Các mốc thời gian trong biểu mẫu quản lý dự án bằng Excel được thể hiện rõ ràng, khoa học giúp bạn dễ dàng theo dõi và sắp xếp công việc.
- Biểu đồ Gantt theo dõi ngày: Mẫu quản lý dự án xây dựng bằng biểu đồ sẽ cung cấp bảng tính với các mốc thời gian và công việc chi tiết. Nhà quản lý có thể note thời điểm bắt đầu và kết thúc dự án và theo dõi tiến độ của các thành viên.
- Mốc thời gian, nhiệm vụ dự án: Với mẫu này, bạn muốn tạo các nhiệm vụ thành cột mốc thì click đúp vào đó để mở Task Information. Ở hộp thoại này, bạn hãy chuyển sang Tab Advanced và chọn Mark task as milestone.
6. Kinh nghiệm và kỹ năng cần thiết cho quản lý dự án xây dựng
Để quản lý dự án xây dựng được tốt nhất, bạn có thể tham khảo một số kinh nghiệm cũng như kỹ năng dưới đây:
6.1 Năng lực xây dựng kế hoạch và điều hành rủi ro
Sau khi đã nắm được yêu cầu của dự án, bạn cần xây dựng ngay bản kế hoạch chi tiết. Các công việc càng cụ thể thì khả năng thực hiện sẽ dễ dàng và giảm thiểu các vấn đề hay rủi ro phát sinh đối với dự án.
6.2 Kỹ năng lãnh đạo và giao tiếp
Một dự án xây dựng sẽ có sự tham gia phối hợp giữa nhiều bộ phận từ thấp đến cao. Do vậy các nhà quản lý cần có năng lực lãnh đạo để giúp hoạt động được thực hiện tốt nhất. Để nắm được những thông tin về tình hình dự án thì bạn hãy chủ động liên lạc với với các ban liên quan hoặc thường xuyên đến công trình kiểm tra trực tiếp.
7. Mô hình và quy trình quản lý dự án chuẩn xác
Dưới đây là một số thông tin về các mô hình cũng như quy trình quản lý dự án chuẩn các cho bạn tham khảo:
7.1 Mô hình quản lý phổ biến
Một số mô hình quản lý được sử dụng nhiều hiện nay như sau:
- Mô hình Agile
Agile là mô hình quản lý dự án thường được ứng dụng ở giai đoạn nước rút. Agile sẽ chia nhỏ công việc cho mỗi người phụ trách ở mỗi giai đoạn. Vào chu kỳ cuối cùng của dự án, sản phẩm hay dịch vụ được gửi cho khách hàng đánh giá để hoàn thiện dự án.
- Mô hình Scrum
Đây là phiên bản biến thể của mô hình Agile và được tích hợp Scrum Master giúp phân quyền người chịu trách nhiệm dự án. Mô hình còn có nhiều tính năng thiết lập mục tiêu ngắn hạn nên dễ dàng xử lý nhanh chóng các vấn đề phát sinh.
- Kanban
Kanban là mô hình tổ chức quản lý giúp công việc được duy trì và cải tiến liên tục. Bên cạnh đó, nhân viên của doanh nghiệp sẽ được giới hạn công việc để tập trung phần việc của mình hiệu quả hơn.
- CPM (Critical Path Method)
Mô hình quản lý dự án này sẽ đưa ra các thuật toán để ước tính và xác định thời gian triển khai dự án hiệu quả nhất. Nhà quản lý dự án xây dựng sẽ xây dựng kế hoạch, các nhiệm vụ cụ thể hoàn thành công việc trước khi thực hiện dự án.
- Six Sigma
Six Sigma là phương pháp quản lý dự án cải tiến quy trình để ngăn các vấn đề xảy ra. Mô hình sử dụng phương pháp thống kê để nắm số lỗi phát sinh và tìm ra cách để khắc phục.
7.2 5 bước quản lý dự án cơ bản
Dưới đây là các bước để bạn có thể thực hiện việc quản lý quy trình và giúp các dự án hoàn thành đúng hạn trong phạm vi ngân sách.
- Bước 1 – Khởi đầu dự án: Ở giai đoạn này, các quyết định được đưa ra là để xét tính khả thi của dự án và lợi ích mang lại.
- Bước 2 – Lập kế hoạch: Kế hoạch cần liệt kê các hoạt động cần thiết và mốc thời gian cho từng giai đoạn của quá trình thực hiện.
- Bước 3 – Phân chia công việc: Cấu trúc phân chia công việc sẽ chia nhỏ khối lượng các việc cần thực hiện thành các nhiệm vụ nhỏ hơn.
- Bước 4 – Thực hiện dự án: Bạn cần theo dõi tiến độ dự án và quản lý các thay đổi để tìm ra cách tốt nhất để thích ứng với các vấn đề.
- Bước 5 – Kết thúc dự án: Ở bước này, bạn sẽ bàn giao cho khách hàng để được thanh toán tổng thầu. Đây cũng là thời điểm hoàn hảo để đánh giá các yếu tố quyết định sự thành công hay thất bại của dự án.
8. Kết luận: Tối ưu hóa quản lý dự án xây dựng trong thế giới hiện đại
Với những chia sẻ trên, tôi nhận thấy việc thiết lập các quy trình quản lý dự án xây dựng hiệu quả trở nên dễ dàng hơn, nhờ sự phát triển của công nghệ hiện đại. Các phần mềm quản dự án đầu tư sẽ giúp bạn lập kế hoạch dự án, tổ chức, kiểm soát cũng như điều phối dự án hiệu quả.
Trên đây là những chia sẻ về quy trình quản lý dự án xây dựng hiệu quả hiện nay. Hy vọng từ các thông tin trên, doanh nghiệp có thể hiểu và lựa chọn cho đơn vị mình một phương pháp quản lý phù hợp. Nếu bạn đọc quan tâm và muốn tìm hiểu thêm nhiều bài viết hữu ích khác thì có thể tham khảo tại Blog.Jobsnew.vn!
Thông tin liên hệ:
- Website: Jobsnew.vn
- Blog: Blog.Jobsnew
- Hotline: 0937 867 212
- Email: contact@jobsnew.vn
