Địa điểm tổ chức sự kiện là một yếu tố quan trọng tạo nên sự thành công của sự kiện. Người tham dự sẽ có ấn tượng sâu sắc với không gian được bày trí và sắp xếp hợp lý. Ngoài ra, vị trí, sức chứa, cơ sở hạ tầng cũng là yếu tố cần xem xét khi lựa chọn địa điểm cho sự kiện. Hãy cùng Jobsnew tìm hiểu vấn đề này trong bài viết dưới đây nhé.
1. Đặc điểm quan trọng khi lựa chọn địa điểm
Để tìm kiếm được địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp, bạn cần đi khảo sát thực tế. Nếu chỉ dựa vào những thông tin trên các nền tảng trực tuyến, thì bạn khó có thể hình dung được không gian, cách bày trí và dịch vụ đi kèm. Khi quyết định thuê địa điểm tổ chức sự kiện, bạn nên lưu ý một số đặc điểm sau.
1.1. Vị trí và khả năng di chuyển
Địa điểm tổ chức sự kiện ảnh hưởng trực tiếp đến hình ảnh của doanh nghiệp. Do đó, cần đảm bảo xem xét khoảng cách địa lý của những người tham dự đến sự kiện. Nên lựa chọn vị trí trung tâm, tọa lạc giữa những cầu nối của các quận, huyện trong thành phố nơi diễn ra sự kiện. Ngoài ra, bạn nên cân nhắc lựa chọn địa điểm có đặc điểm như:
- Vị trí không quá xa trung tâm thành phố
- Gần sân bay, bến xe bus,…
- Gần các trung tâm thương mại, nhà hàng, khách sạn
- Nằm ở trên đường lớn, dễ tìm
- Giao thông thông thoáng, hạn chế tình trạng tắc nghẽn
1.2. Sức chứa và cách bày trí không gian
Một yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng của sự kiện đó chính là sức chứa của không gian. Bạn cần xác định chính xác số lượng người tham gia để lên danh sách và lựa chọn hội trường có sức chứa phù hợp. Ngoài ra, trước khi tiến hành khảo sát địa điểm tổ chức sự kiện, bạn cần hiểu rõ tính chất của buổi lễ, để có những so sánh, đối chiếu giữa địa điểm đó với kế hoạch của doanh nghiệp. Đồng thời, lựa chọn cách bày trí bên trong và bên ngoài địa điểm tổ chức. Điều này, sẽ góp phần gây ấn tượng cho người tham gia sự kiện.
1.3. Các dịch vụ và tiện ích đi kèm
Khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện, việc có sẵn các dịch vụ đi kèm là một điểm cộng cho các nhà hàng, trung tâm sự kiện. Bạn có thể giảm bớt một phần chi phí nếu địa điểm tổ chức cung cấp các dịch vụ ăn uống, dịch vụ cho thuê dàn âm thanh, ánh sáng, wifi,… Đồng thời cũng tạo điều kiện cho người tham gia nạp năng lượng và có cơ hội giao lưu với nhau.
Ngoài ra, đảm bảo an ninh, an toàn cho khách mời là vô cùng quan trọng. Một số địa điểm có hệ thống an ninh hiện đại cùng đội ngũ bảo vệ túc trực sẽ giúp bạn và người tham dự yên tâm hơn trong quá trình tổ chức sự kiện.
2. Các loại hình địa điểm tổ chức sự kiện phổ biến
2.1. Khách sạn và resort
Khách sạn và resort là những địa điểm tổ chức sự kiện được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Tại đây, bạn có thể tổ chức các cuộc họp có quy mô nhỏ hoặc các sự kiện có quy mô lớn. Điểm đặc biệt của loại hình này là cung cấp các giải pháp toàn diện và linh hoạt về dịch vụ ăn uống, chỗ ở, không gian tổ chức đa dạng. Tuy nhiên, giá thuê địa điểm tổ chức sự kiện này tương đối cao so với các loại hình khác.
2.2. Trung tâm hội nghị và hội thảo
Nếu các doanh nghiệp đang tìm kiếm một địa điểm tổ chức sự kiện có quy mô lớn thì các trung tâm hội nghị chính là sự lựa chọn phù hợp. Ưu điểm của loại địa điểm này là sức chứa lớn cùng với hệ thống cơ sở vật chất được trang bị tốt, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của doanh nghiệp và người tham dự. Tuy nhiên, nó không phù hợp với những buổi họp cần sự thân mật và thảo luận ý kiến.
2.3. Sân vận động và không gian mở
Sân vận động là địa điểm tổ chức những sự kiện hoành tráng, có quy mô lớn, nhiều người tham dự. Nó phù hợp với các sự kiện thể thao, đồng diễn, chương trình văn nghệ, giải trí,… Địa điểm này có không gian mở, mang đến không khí thoải mái, vui vẻ, sôi động cho mọi người.
Chính vì tổ chức ở không gian ngoài trời nên sẽ mất nhiều thời gian trong việc thiết kế, bày trí sự kiện. Đồng thời, địa điểm này phụ thuộc nhiều vào tình hình thời tiết, đòi hỏi cao về công tác hậu cần và chi phí bỏ ra tương đối lớn.
2.4. Nhà hát và địa điểm trình diễn nghệ thuật
Nhà hát, bảo tàng là địa điểm tổ chức lý tưởng cho các sự kiện truyền cảm hứng hoặc thúc đẩy sự tham gia như lễ trao giải, quyên góp, các chương trình nghệ thuật,… Với không gian độc đáo, đậm chất văn hóa, khiến người tham dự cảm thấy được tôn vinh và đắm chìm trong buổi lễ.
Đặc biệt, khi tổ chức sự kiện tại những địa điểm này, bạn không cần lo lắng đến an ninh, an toàn cho khách hàng. Tuy nhiên, các vấn đề về hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện tương đối phức tạp, mất thời gian.
3. Lập kế hoạch và tổ chức tại địa điểm lựa chọn
3.1. Chuẩn bị và trang trí địa điểm
Sau khi đã lựa chọn được địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp, doanh nghiệp nên bắt tay vào việc chuẩn bị và trang trí theo kế hoạch đã đề ra trước đó. Việc bày trí và sắp xếp không gian sự kiện cần phù hợp với mục đích và nội dung của buổi lễ.
Bạn có thể yêu cầu bên cho thuê địa điểm thay đổi một số chi tiết để đảm bảo sự kiện diễn ra theo đúng dự định ban đầu. Nhằm tránh xảy ra mâu thuẫn trong quá trình trang trí địa điểm, doanh nghiệp và đơn vị cho thuê cần thống nhất ý kiến thông qua mẫu hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện. Doanh nghiệp không nên tự ý thay đổi kết cấu của không gian tổ chức khi chưa có sự cho phép của đơn vị liên quan.
3.2. Đảm bảo an ninh và vệ sinh
Vấn đề an ninh trong mỗi sự kiện luôn được các doanh nghiệp đặt lên hàng đầu. Với những địa điểm đã có sẵn hệ thống an ninh và đội ngũ bảo vệ túc trực, thì doanh nghiệp có thể tận dụng. Còn nếu chưa có thì doanh nghiệp nên thuê một đơn vị bảo vệ bên ngoài nhằm đảm bảo sự kiện diễn ra an toàn, suôn sẻ.
Ngoài ra, doanh nghiệp cần đảm bảo vệ sinh cho không gian bên trong và bên ngoài địa điểm tổ chức sự kiện. Điều này, sẽ để lại ấn tượng tốt với những người tham dự buổi lễ đó. Với những sự kiện diễn ra ngoài trời, thì việc đảm bảo vệ sinh sẽ khó khăn hơn so với sự kiện được tổ chức trong nhà hàng, khách sạn,…
3.3. Phối hợp với đội ngũ hỗ trợ tại địa điểm
Trong quá trình chuẩn bị sự kiện, doanh nghiệp nên phối hợp hoạt động với đội ngũ hỗ trợ của đơn vị cho thuê tại địa điểm. Bởi những người này sẽ gợi ý và hướng dẫn doanh nghiệp thiết kế và trang trí một cách nhanh chóng và phù hợp hơn. Ngoài ra, sự phối hợp này sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro khi sử dụng dịch vụ tại địa điểm cho thuê.
Kết luận
Bài viết trên đã cung cấp các thông tin cần thiết về cách lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp dành cho các doanh nghiệp. Có thể thấy, địa điểm tổ chức sự kiện là yếu tố then chốt, quyết định đến sự thành công của doanh nghiệp. Những yếu tố cần cân nhắc như vị trí, không gian, sức chứa, cơ sở vật chất, dịch vụ đi kèm sẽ giúp bạn đưa ra quyết định thuê địa điểm một cách chính xác. Ngoài ra, bạn cần xác định rõ đối tượng tham dự, nội dung sự kiện và ngân sách để có lựa chọn phù hợp.
Và đừng quên theo dõi Jobsnew và Jobsnew Blog để biết thêm nhiều thông tin hữu ích nhé.
