Ngày nay, việc tối ưu quản lý thời gian làm việc thông qua bảng chấm công đã trở thành xu hướng của nhiều doanh nghiệp. Giúp doanh nghiệp tận dụng nguồn lực nhân sự một cách hiệu quả, tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp và minh bạch. Cùng Jobsnew khám phá các mẫu bảng chấm công mới nhất để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh của bạn ngay bài viết dưới đây nhé!
1. Khái niệm và tầm quan trọng của bảng chấm công
1.1 Định nghĩa bảng chấm công và vai trò trong quản lý nhân sự
Bảng chấm công là một công cụ quản lý quan trọng trong doanh nghiệp, giúp ghi nhận số ngày công thực tế mà nhân viên đã làm trong một tháng. Đây là nền tảng quan trọng để tính toán lương một cách chính xác và minh bạch cho nhân viên. Thông thường, bảng chấm công được thực hiện thông qua các phần mềm như Microsoft Excel hoặc các ứng dụng chấm công chuyên nghiệp. Điều này giúp tăng tính hiệu quả và tiết kiệm thời gian cho quá trình quản lý nhân sự của doanh nghiệp.
1.2 Tại sao doanh nghiệp cần xây dựng bảng chấm công?
Trong môi trường kinh doanh ngày nay, việc xây dựng và sử dụng bảng chấm công không chỉ là một biện pháp hữu ích mà còn là một yếu tố cần thiết để đảm bảo sự hiệu quả và tuân thủ các quy định. Bảng chấm công không chỉ là một công cụ quản lý thời gian đơn giản mà còn là cơ sở để tối ưu hóa nguồn lực và đạt được sự hiệu quả cao nhất. Dưới đây là một số lợi ích cụ thể mà việc sử dụng bảng chấm công có thể mang lại cho doanh nghiệp:
1.2.1 Quản lý thời gian của nhân viên:
Việc biết chính xác cách nhân viên sử dụng thời gian của họ là một yếu tố quan trọng trong việc đảm bảo năng suất và hiệu quả làm việc. Bằng cách theo dõi và phân tích dữ liệu từ bảng chấm công, người quản lý có thể hiểu rõ hơn về cách mà thời gian được phân bổ và từ đó thúc đẩy sự hiệu quả và năng suất.
1.2.2 Theo dõi tiến độ dự án:
Đặc biệt đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ, việc có bảng chấm công đầy đủ và chính xác giúp đảm bảo rằng tiến độ của các dự án được theo dõi một cách chặt chẽ. Thông qua bảng chấm công, các báo cáo về tiến độ dự án có thể được tạo ra một cách dễ dàng, giúp cung cấp thông tin chi tiết và kịp thời cho khách hàng.
1.2.3 Tuân thủ quy định lao động và pháp luật:
Việc duy trì bảng chấm công chính xác là một phần quan trọng của việc đảm bảo tuân thủ các quy định về lao động và pháp luật. Bằng cách theo dõi và ghi lại đầy đủ thời gian làm việc của nhân viên, doanh nghiệp có thể tránh được những rủi ro pháp lý và tiềm ẩn.
1.2.4 Tối ưu hóa phân bổ nguồn lực:
Thông qua việc phân tích dữ liệu từ bảng chấm công, người quản lý có thể xác định được cách tốt nhất để phân bổ nguồn lực và quản lý nhân viên một cách hiệu quả nhất. Điều này bao gồm việc điều chỉnh lịch làm việc, cung cấp đào tạo cho nhân viên, hoặc phân công công việc một cách linh hoạt để đáp ứng nhu cầu kinh doanh.
1.2.5 Hỗ trợ thanh toán và lập hóa đơn:
Bằng cách ghi lại chi tiết về thời gian làm việc của nhân viên trong bảng chấm công, doanh nghiệp có thể dễ dàng lập hóa đơn và thanh toán cho các dự án và khách hàng một cách chính xác và minh bạch.
1.2.6 Quản lý thời gian nghỉ và nghỉ phép:
Bảng chấm công cũng là công cụ hữu ích để theo dõi thời gian nghỉ và nghỉ phép của nhân viên. Việc ghi chép và tính toán các loại nghỉ phép khác nhau giúp doanh nghiệp duy trì sự công bằng và minh bạch trong việc quản lý thời gian lao động của nhân viên.
2. Các mẫu bảng chấm công phổ biến và ứng dụng
Dưới đây là những mẫu bảng chấm công phổ biến, mọi người có thể tham khảo:
2.1 Mẫu bảng chấm công hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng
2.2 Mẫu bảng chấm công làm thêm giờ, theo ca, theo sản xuất
2.3 Mẫu bảng chấm công giáo viên và các ngành nghề khác
3. Hướng dẫn cách tạo bảng chấm công đơn giản, hiệu quả
Trong quản lý nhân sự, việc tạo bảng chấm công đơn giản và hiệu quả là rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình quản lý thời gian làm việc của nhân viên. Dưới đây là hướng dẫn cách tạo bảng chấm công trong Excel và Word cũng như quy định và phương pháp chấm công hiện hành.
3.1 Cách tạo bảng chấm công trong Excel
Sau đây là chi tiết hướng dẫn cách làm bảng chấm công trên Excel dễ dàng và đẹp mắt, mọi người có thể tham khảo.
3.1.1 Tạo bố cục các Sheet
Trước hết, để lập bảng chấm công trong Excel, bạn cần tạo hai sheet chính là “Danh sách Nhân viên” và “Tháng 1”. Đối với các tháng tiếp theo từ 2 đến 12, bạn có thể dễ dàng sao chép nội dung từ sheet Tháng 1 sang bằng cách sử dụng tổ hợp phím Ctrl + C và Ctrl + V. Do đó, việc làm sheet Tháng 1 cần được thực hiện một cách chỉn chu và chuyên nghiệp nhất để tránh việc phải chỉnh sửa nhiều lần sau này.
3.1.2 Tạo sheet danh sách nhân viên
Tiếp theo trong quá trình làm bảng chấm công trên Excel, bạn sẽ cần tạo sheet “Danh sách Nhân viên”. Trong trang tính này, bạn cần thiết kế các cột như số thứ tự, mã nhân viên, họ và tên, ngày tháng năm sinh, quê quán, số CCCD, ngày vào làm,… Dưới đây là những lưu ý quan trọng khi tạo sheet Danh sách nhân viên:
- Nhập nội dung, thông tin nhân viên tương ứng từng cột trong bảng.
- Cột ngày tháng năm sinh nên được định dạng cùng một kiểu bằng cách chọn cả cột, chuột phải, chọn “Format Cell”, chọn “Custom” và chọn định dạng “dd-mm-yyyy”.
3.1.3 Tạo sheet tháng 1
Trong quá trình tạo bảng chấm công Excel, bước tiếp theo là tạo sheet cho tháng đầu tiên. Trên trang tính này, bạn cần tạo bố cục và thiết lập các mục nhỏ cho bảng chấm công. Cụ thể, bạn sẽ cần thêm các nội dung sau vào trang tính ghi công Tháng 1:
- Tên bảng chấm công
- Tháng và năm chấm công
- Bộ phận
- Định mức ngày chấm công nằm trong khoảng
- Bảng chấm công bao gồm các cột số thứ tự, mã nhân viên, họ và tên, ngày trong tháng (31 cột), quy ra công (5 cột) và ghi chú (1 cột).
Sau khi đã tạo các cột với nội dung như trên, bạn cần điều chỉnh độ rộng của cột sao cho phù hợp, đảm bảo mọi chữ trong cột đều hiển thị đầy đủ trong ô.
3.1.4 Tạo ngày tháng trong bảng chấm công
Quá trình tạo ngày tháng trong bảng chấm công là một bước quan trọng và phức tạp. Dưới đây là các bước bạn cần thực hiện theo hướng dẫn để tránh sai sót:
- Bước 1: Nhập chữ “Tháng” vào ô B4, số 1 vào ô c4, và “năm” vào ô D4.
- Bước 2: Tại ô E9, nhập hàm =DATE(F4,D4,1) để tạo ngày đầu tiên của tháng. Sau đó, định dạng ô này thành định dạng ngày tháng.
- Bước 3: Tạo ngày tiếp theo bằng cách nhập hàm =E9+1 vào ô F9 và kéo chuột từ ô F9 đến AI9 để tự động tạo ngày cho cả tháng.
- Bước 4: Tạo hiển thị thứ trong ngày bằng cách nhập hàm =IF(WEEKDAY(E9)=1,”CN”,WEEKDAY(E9)) vào ô E10 và kéo chuột từ E10 đến AI10. Sau đó, định dạng cột này thành dạng “TGeneral”.
- Bước 5: Tạo nền màu khác biệt cho các ngày Chủ nhật bằng cách sử dụng điều kiện định dạng. Bạn cần chọn Conditional Formatting, New Rule, sử dụng hàm =if(E$9=”CN”,1,0), chọn Fill và chọn màu nền cho các ngày chủ nhật.
3.1.5 Đặt ký hiệu chấm công
Ở bước này, việc đặt ký hiệu cho các trường hợp chấm công cụ thể là rất quan trọng. Đảm bảo rằng các ký hiệu này phải được đồng nhất và phù hợp với mọi tháng trong năm. Bạn có thể tạo một mục nhỏ dưới bảng tính để ghi chép các trường hợp và ký hiệu tương ứng của chúng. Sau đó, nhập từng loại công vào mục “Quy ra công” trong bảng chấm công. Dưới đây là một số trường hợp chấm công mà bạn có thể tham khảo từ Jobsnew:
- Ngày công thực tế, đi làm đầy đủ, đúng giờ: Ký hiệu X.
- Nửa ngày công, làm 1 buổi và nghỉ 1 buổi: Ký hiệu V.
- Nghỉ làm nửa buổi hoặc cả ngày nhưng vẫn được hưởng lương: Ký hiệu P.
- Nghỉ nhưng không có lương: Ký hiệu K.
- Trường hợp mang thai, đau ốm: Ký hiệu O.
3.1.6 Đặt hàm công thức tính tổng
Bước cuối cùng trong việc tạo bảng chấm công trong Excel là đặt hàm công thức để tính tổng số công của từng nhân viên. Bạn cần nhập các hàm vào từng loại công để tính số buổi làm việc đầy đủ, nửa ngày làm việc, số buổi nghỉ ốm đau,… sau đó áp dụng cho tất cả các nhân viên. Dưới đây là các hàm công thức bạn có thể sử dụng:
- Tại cột AI11: =COUNTIF(E11:AI11,G34).
- Tại cột AK11: =COUNTIF(E11:AI11,G35).
- Tại cột AL11: =COUNTIF(E11:AI11,G36).
- Tại cột AM11: =COUNTIF(E11:AI11,G37).
- Tại cột AN11: =COUNTIF(E11:AI11,G38).
Khi đã nhập đầy đủ các hàm vào dòng 11, bạn chỉ cần kéo chuột từ dòng 11 xuống để sao chép công thức tính vào các dòng khác. Sau đó, sao chép bảng chấm công này sang các trang tính khác từ tháng 2 đến tháng 12 để hoàn thành quy trình tạo bảng chấm công chi tiết và hiệu quả.
3.2 Cách tạo bảng chấm công trong Word
Cách 1: Để tạo bảng chấm công đơn giản trong Word, bạn có thể thực hiện như sau: Bắt đầu bằng cách chọn tab “Insert” và chọn “Table” để vẽ bảng. Tạo một bảng đơn giản với 3 hàng và 4 cột. Tiếp theo, gộp các ô trong cột đầu tiên bằng cách nhấn chuột phải và chọn “Merge Cells”. Thực hiện tương tự cho 2 cột tiếp theo. Sau khi vẽ bảng và gộp ô, điền các thông tin cần thiết như tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, email, code, phiên bản, ngày tháng năm và số trang vào bảng.
Cách 2: Nếu bạn muốn tạo bảng chấm công chi tiết hơn, bạn có thể thực hiện các bước sau: Chọn tab “Insert” và chọn “Table”. Tiếp theo, bạn có thể chọn số lượng ô, hàng và cột cho bảng của mình. Sau khi tạo bảng, điền các thông tin liên quan như tên nhân viên, ngày làm việc, giờ vào, giờ ra và các thông tin khác vào bảng.
3.3 Quy định và phương pháp chấm công hiện hành
Dưới đây là một mẫu bảng chấm công tháng mới nhất, được xây dựng và cập nhật đầy đủ theo quy định tại Phụ lục 3 của Danh mục và biểu mẫu chứng từ kế toán, được ban hành cùng với Thông tư 200/2014/TT-BTC. Đây là một hướng dẫn cụ thể và áp dụng cho mọi loại hình doanh nghiệp và mọi thành phần kinh tế.
4. Tải miễn phí mẫu bảng chấm công file Excel, Word mới nhất 2023
Trong quá trình quản lý nhân sự, việc sử dụng mẫu bảng chấm công hiệu quả là một phần không thể thiếu. Dưới đây là các bước để tải và sử dụng các mẫu bảng chấm công mới nhất cho năm 2023.
4.1 Link tải các mẫu bảng chấm công mới nhất
Bạn có thể tải miễn phí các mẫu bảng chấm công mới nhất cho năm 2023 tại các đường link sau:
4.2 Hướng dẫn tải và sử dụng mẫu bảng chấm công
Để tải và sử dụng mẫu bảng chấm công, bạn có thể tuân theo các bước sau:
- Truy cập vào liên kết tải về: Nhấp vào liên kết tải về tương ứng với loại file mà bạn muốn sử dụng (Excel hoặc Word).
- Tải xuống mẫu bảng chấm công: Sau khi truy cập vào liên kết, nhấn nút tải xuống để lưu trữ mẫu bảng chấm công trên máy tính của bạn.
- Mở và sử dụng mẫu bảng chấm công: Sau khi tải xuống, mở file mẫu bảng chấm công trên phần mềm tương ứng (Excel hoặc Word). Bạn có thể điều chỉnh và điền thông tin theo nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp hoặc tổ chức của bạn.
- Lưu trữ và sử dụng: Sau khi điền đầy đủ thông tin, lưu lại file mẫu bảng chấm công và sử dụng nó trong quá trình quản lý nhân sự của bạn.
Với các mẫu bảng chấm công mới nhất cho năm 2023, bạn có thể dễ dàng quản lý thời gian làm việc của nhân viên và đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình quản lý.
5. Lưu ý quan trọng khi sử dụng bảng chấm công
5.1 Phương pháp và trách nhiệm khi ghi bảng chấm công
Trong mỗi tổ, phòng, ban hoặc nhóm làm việc, việc lập bảng chấm công hàng tháng là một trách nhiệm không thể phớt lờ. Quá trình này không chỉ đòi hỏi sự cẩn thận mà còn yêu cầu sự đúng đắn và minh bạch. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về phương pháp và trách nhiệm khi ghi bảng chấm công:
Chuẩn bị bảng chấm công:
- Mỗi cột và hàng trong bảng chấm công cần được chuẩn bị cẩn thận và đầy đủ thông tin.
- Cột A và B ghi số thứ tự, họ tên của từng nhân viên.
- Cột C ghi ngạch bậc lương hoặc cấp bậc chức vụ của nhân viên.
- Cột từ 1 đến 31 ghi các ngày trong tháng.
- Cột 32 ghi tổng số công hưởng lương sản phẩm.
- Cột 33 ghi tổng số công hưởng lương thời gian.
- Cột 34 ghi tổng số công nghỉ việc và không hưởng lương.
- Cột 35 ghi tổng số công nghỉ việc và hưởng các loại % lương.
- Cột 36 ghi tổng số công nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội.
Trách nhiệm chấm công hàng ngày:
- Tổ trưởng hoặc người được ủy quyền phải căn cứ vào tình hình thực tế của bộ phận để chấm công hàng ngày cho từng nhân viên.
- Ghi vào ngày tương ứng trong các cột từ 1 đến 31 với các ký hiệu quy định.
Kiểm tra và ký bảng chấm công:
- Cuối tháng, người chấm công và người phụ trách bộ phận ký vào bảng chấm công.
- Chuyển bảng chấm công và các chứng từ liên quan về phòng kế toán để kiểm tra và đối chiếu.
Phương pháp chấm công:
Có thể sử dụng một trong các phương pháp sau:
- Chấm công ngày
- Chấm công theo giờ
- Chấm công nghỉ bù
5.2 Cách xử lý khi chấm công muộn hoặc sai sót
Trong quản lý nhân sự, việc chấm công trễ hoặc xảy ra sai sót không hề hiếm. Điều quan trọng là cách bạn xử lý tình huống này một cách chuyên nghiệp và có trách nhiệm. Dưới đây là một số biện pháp bạn có thể thực hiện để đảm bảo sự chính xác và minh bạch trong quá trình chấm công.
- Xác định nguyên nhân: Trước hết, cần xác định nguyên nhân dẫn đến việc chấm công muộn hoặc sai sót. Có thể do lỗi hệ thống, hiểu nhầm về quy trình, hoặc thậm chí là do vấn đề cá nhân của nhân viên.
- Thảo luận và tìm giải pháp: Tạo cơ hội cho nhân viên và nhà quản lý để thảo luận về vấn đề và tìm ra giải pháp phù hợp. Có thể cần thiết lập các cuộc họp để làm rõ vấn đề và đưa ra các biện pháp khắc phục.
- Đề xuất biện pháp phòng ngừa: Dựa trên kinh nghiệm từ các sự cố trước đó, đề xuất các biện pháp phòng ngừa để tránh tái phát hiện vấn đề tương tự trong tương lai. Điều này có thể bao gồm việc cải thiện quy trình chấm công, cung cấp đào tạo cho nhân viên, hoặc cập nhật hệ thống quản lý nhân sự.
- Theo dõi và đánh giá: Cuối cùng, đảm bảo rằng các biện pháp đã được thực hiện được theo dõi và đánh giá để đảm bảo tính hiệu quả và hiệu suất của chúng. Cải thiện liên tục là chìa khóa để ngăn chặn các vấn đề tái phát và tăng cường quản lý chấm công trong doanh nghiệp.
Lời kết:
Việc tối ưu quản lý thời gian làm việc thông qua bảng chấm công đã trở thành một xu hướng không thể phủ nhận trong doanh nghiệp hiện đại. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp tận dụng nguồn lực nhân sự một cách hiệu quả hơn mà còn tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp và minh bạch. Bằng cách áp dụng các mẹo và kinh nghiệm quản lý thời gian, doanh nghiệp có thể thúc đẩy sự phát triển và đạt được thành công bền vững trong thị trường cạnh tranh ngày nay.
Đừng bỏ lỡ cơ hội khám phá và áp dụng các mẹo, kinh nghiệm quản lý thời gian để đạt được thành công trong công việc. Hãy tiếp tục theo dõi Jobsnew Blog để cập nhật thêm những thông tin hữu ích từ những bài viết tiếp theo nhé!
