Hệ thống quản lý chất lượng (QMS): Định nghĩa, lợi ích và quy trình triển khai

Hệ thống quản lý chất lượng thường liên quan đến các tiêu chuẩn ISO. Vậy QMS là gì? Lợi ích và quy trình triển khai của hệ thống này như thế nào? Bài viết dưới đây sẽ cung cấp đến bạn các thông tin hữu ích. Hãy cùng JOBSNEW khám phá chi tiết nhé!

1. Định nghĩa và tầm quan trọng của hệ thống quản lý chất lượng (QMS)

Hệ thống quản lý chất lượng (QMS) bao gồm các quy trình, thủ tục và trách nhiệm được thiết kế để đảm bảo một tổ chức đáp ứng các yêu cầu về chất lượng của mình. QMS có thể áp dụng cho bất kỳ loại tổ chức nào, từ các doanh nghiệp nhỏ đến các tập đoàn lớn, từ các tổ chức sản xuất đến các tổ chức cung cấp dịch vụ. Tầm quan trọng của QMS được thể hiện ở các khía cạnh:

• Tăng cường sự hài lòng của khách hàng: QMS giúp tổ chức xác định và đáp ứng các yêu cầu của khách hàng. Từ đó cải thiện sự hài lòng của họ.
• Tăng năng suất và hiệu quả: QMS giúp tổ chức loại bỏ lãng phí và cải thiện hiệu quả. Từ đó giảm chi phí và tăng lợi nhuận.
• Thúc đẩy cải tiến liên tục: QMS cung cấp một khuôn khổ cho tổ chức để xác định và thực hiện các cải tiến liên tục, giúp nâng cao năng lực cạnh tranh.
• Tăng cường tính trách nhiệm giải trình: QMS giúp tổ chức minh bạch về các hoạt động của mình và chịu trách nhiệm về chất lượng của sản phẩm, dịch vụ.

Hệ thống quản lý chất lượng được thiết kế để đáp ứng nhiều mục tiêu khác nhau, bao gồm:

• Cải thiện quy trình hoạt động: Tăng cường hiệu suất và hiệu quả của các quy trình là một mục tiêu chính của hệ thống quản lý chất lượng, giúp tổ chức hoạt động mạnh mẽ, hiệu quả hơn.
• Giảm lãng phí: Bằng cách xác định và giảm thiểu sự lãng phí trong quy trình sản xuất và quản lý, hệ thống quản lý chất lượng giúp tối ưu hóa tài nguyên, nguồn lực.
• Giảm chi phí: Áp dụng các nguyên tắc quản lý chất lượng có thể giảm thiểu chi phí liên quan đến lỗi sản phẩm, tái làm và tái kiểm tra, dẫn đến sự tiết kiệm chi phí tổng thể.
• Tạo điều kiện và xác định cơ hội để đào tạo: Giúp xác định nhu cầu đào tạo và phát triển cho nhân viên, tạo cơ hội để nâng cao kỹ năng, kiến thức. Từ đó củng cố đội ngũ lao động.
• Thu hút nhân viên: Tăng cường danh tiếng của tổ chức và là yếu tố hấp dẫn nhân sự. Vì nhân viên thường muốn làm việc trong môi trường chất lượng và có cơ hội phát triển cá nhân.
• Thiết lập định hướng phát triển cho doanh nghiệp: Cung cấp khung làm việc để thiết lập và theo đuổi mục tiêu, chiến lược phát triển dài hạn. Đồng thời giúp định rõ vị trí và cam kết của doanh nghiệp đối với chất lượng.

2. Lợi ích của việc áp dụng hệ thống QMS

Việc áp dụng QMS mang lại nhiều lợi ích cho một tổ chức, bao gồm:

• Nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ: QMS giúp tổ chức xác định các yêu cầu về chất lượng của khách hàng đảm bảo rằng sản phẩm và dịch vụ đáp ứng các yêu cầu đó. Điều này dẫn đến việc nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ, mang lại sự hài lòng cao hơn cho khách hàng.
• Tăng sự hài lòng của khách hàng: Việc đáp ứng các yêu cầu về chất lượng của khách hàng là yếu tố quan trọng nhất để mang lại sự hài lòng cho khách hàng. QMS giúp tổ chức xác định và đáp ứng các yêu cầu của khách hàng, từ đó nâng cao sự hài lòng của họ.
• Giảm thiểu chi phí: Giúp tổ chức cải thiện hiệu quả hoạt động và giảm thiểu chi phí. Ví dụ, QMS giúp tổ chức giảm thiểu lỗi sản xuất, nhờ vậy mà giảm thiểu chi phí sản xuất.
• Tăng năng suất: Cải thiện hiệu quả hoạt động, từ đó tăng năng suất. Ví dụ, QMS giúp tổ chức tối ưu hóa quy trình sản xuất, từ đó tăng năng suất sản xuất.
• Tăng khả năng cạnh tranh: Nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ, tăng sự hài lòng của khách hàng, giảm thiểu chi phí và tăng năng suất. Điều này giúp tổ chức tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường.

3. 7 Nguyên tắc cốt lõi trong quản lý chất lượng

Có 7 nguyên tắc cốt lõi trong quản lý chất lượng, được xác định bởi Tổ chức Quốc tế về Tiêu chuẩn hóa (ISO):

Nguyên tắc 1 – Hướng tới khách hàng: 

Đây là nguyên tắc cốt lõi của mô hình quản lý chất lượng theo ISO 9001:2015. Trong mọi lĩnh vực, việc nắm bắt được nhu cầu của khách hàng hiện tại và tương lai cùng với sự quan tâm đặc biệt đến xây dựng, duy trì mối quan hệ chặt chẽ với khách hàng là yếu tố quyết định sự phát triển của doanh nghiệp. Để thực hiện nguyên tắc này, doanh nghiệp cần có các trách nhiệm sau:

• Triển khai các chương trình đào tạo.
• Nghiên cứu thị trường.
• Kết hợp công nghệ làm cho thông tin có thể trao đổi tức thì.

Nguyên tắc 2: Sự lãnh đạo

Sự hướng dẫn đúng đắn của doanh nghiệp thường phản ánh chủ yếu vào năng lực lãnh đạo của những người đứng đầu. Những nhà lãnh đạo đóng vai trò quyết định trong việc xác định hướng đi tương lai, xây dựng chiến lược và điều phối mọi hoạt động của tổ chức. Người lãnh đạo cần có các trách nhiệm sau:

• Năng lực tư duy và kỹ năng lãnh đạo.
• Thiết lập quan hệ nội bộ.
• Truyền đạt sứ mệnh và tầm nhìn.
• Cung cấp nguồn lực hỗ trợ nhân viên.

Nguyên tắc 3: Sự tham gia của mọi người

Con người là nguồn lực quan trọng nhất của bất kỳ tổ chức nào. Mỗi cá nhân đều có vai trò và đóng góp riêng cho sự thành công của tổ chức. Nguyên tắc 3 của quản lý chất lượng đề cập đến tầm quan trọng của việc trao quyền và khuyến khích sự tham gia của mọi người trong tổ chức. Để nguyên tắc này đạt hiệu quả, doanh nghiệp cần thực hiện các yêu cầu sau:

• Đào tạo và phát triển nhân viên.
• Tạo môi trường làm việc tích cực.
• Trao quyền cho nhân viên.
• Ghi nhận và khen thưởng.

Nguyên tắc 4: Quản lý quá trình

Nguyên tắc 4 đề cập đến tầm quan trọng của việc tổ chức các hoạt động thành quy trình. Các quy trình này phải được xác định, hiểu rõ và được kiểm soát để đảm bảo rằng các mục tiêu của tổ chức được hoàn thành. Để thực hiện nguyên tắc này, doanh nghiệp cần thực hiện những yêu cầu sau:

• Xác định các quy trình: Xác định tất cả các quy trình liên quan đến hoạt động, bao gồm cả quy trình chính và các quy trình hỗ trợ.
• Xác định đầu vào và đầu ra: Xác định đầu vào và đầu ra của mỗi quy trình để đảm bảo rằng chúng đang hoạt động hiệu quả.
• Kiểm soátquy trình: Thiết lập các hệ thống kiểm soát để đảm bảo rằng các quy trình đang hoạt động như mong đợi.
• Cải tiến liên tục: Liên tục cải tiến các quy trình để đảm bảo rằng chúng luôn hiệu quả.

Nguyên tắc 5: Quyết định dựa trên bằng chứng

Nguyên tắc 5 của quản lý chất lượng đề cập đến tầm quan trọng của việc ra quyết định dựa trên bằng chứng. Ra quyết định dựa trên bằng chứng là việc sử dụng dữ liệu và thông tin để hỗ trợ cho quá trình ra quyết định. Để thực hiện nguyên tắc này, doanh nghiệp cần thực hiện các yêu cầu sau:

• Xác định các yêu cầu thông tin: Xác định các loại thông tin cần thiết để hỗ trợ cho việc ra quyết định.
• Thu thập thông tin: Thu thập thông tin từ các nguồn khác nhau, bao gồm cả bên trong và bên ngoài doanh nghiệp.
• Phân tích thông tin: Phân tích thông tin một cách khách quan và khoa học.
• Sử dụng thông tin để ra quyết định: Sử dụng thông tin để ra quyết định một cách hợp lý và hiệu quả.

Nguyên tắc 6: Sự cải tiến liên tục

Quản lý chất lượng đề cập đến tầm quan trọng của việc liên tục cải tiến các hoạt động của tổ chức. Cải tiến liên tục là một quá trình không ngừng nghỉ nhằm nâng cao hiệu quả và năng lực của tổ chức. Để thực hiện nguyên tắc này, doanh nghiệp cần thực hiện các yêu cầu sau:

• Thừa nhận sự cần thiết của cải tiến: Nhận thức được tầm quan trọng của cải tiến và cam kết thực hiện cải tiến liên tục.
• Xây dựng văn hóa cải tiến: Tạo ra một môi trường khuyến khích sự sáng tạo và đổi mới.
• Lập kế hoạch cải tiến: Lập kế hoạch cải tiến cụ thể, bao gồm các mục tiêu, phạm vi và nguồn lực cần thiết.
• Thực hiện cải tiến: Triển khai kế hoạch cải tiến một cách hiệu quả.
• Đo lường và đánh giá hiệu quả của cải tiến: Đo lường và đánh giá hiệu quả của cải tiến để đảm bảo rằng các mục tiêu đã được đạt được.

Nguyên tắc 7: Quản lý tốt các bên liên quan

Để đạt được sự phát triển, một doanh nghiệp không chỉ cần quản lý tốt các mối liên kết nội bộ mà còn phải có khả năng xây dựng và duy trì quan hệ bên ngoài tổ chức. Cụ thể:

Đối với khách hàng:

• Luôn tập trung vào nhu cầu của khách hàng, hiểu rõ mong đợi và đáp ứng để tạo dựng mối quan hệ thân thiết, lâu dài.
• Xây dựng sự tin cậy và cam kết đối với khách hàng, đồng thời liên tục cải thiện để đáp ứng nhu cầu biến đổi của họ.

Trong tổ chức:

• Xây dựng môi trường làm việc đoàn kết, thúc đẩy sự hợp tác và giao tiếp tích cực giữa các bộ phận.
• Tạo điều kiện cho sự đồng thuận và đồng lòng trong định hình và thực hiện mục tiêu chung của tổ chức.

Với đối tác:

• Duy trì mối quan hệ hợp tác dựa trên tinh thần tự nguyện và thực hiện cam kết đã đề ra một cách đáng tin cậy.
• Thường xuyên tương tác, cập nhật thông tin để duy trì sự hòa thuận và hiệu quả trong quan hệ đối tác.

Với đối thủ:

• Phát triển cạnh tranh lành mạnh, tránh các xung đột độc hại. Đồng thời tạo cơ hội hợp tác có lợi cho cả hai bên.
• Thực hiện quản lý xung đột và đảm bảo tính minh bạch trong mối quan hệ với đối thủ.

4. Quy trình thiết lập và triển khai hệ thống QMS

Quy trình thiết lập và triển khai QMS bao gồm các bước sau:

4.1 Thiết kế và xây dựng hệ thống QMS

Bước đầu tiên là thiết kế và xây dựng hệ thống QMS. Điều này bao gồm việc xác định mong muốn về chất lượng của tổ chức, các quy trình và thủ tục cần thiết để đáp ứng các yêu cầu và tài liệu hóa QMS. Các bước cụ thể trong giai đoạn thiết kế và xây dựng bao gồm:

• Phân tích tình hình hiện tại: Tổ chức cần phân tích tình hình hiện tại của mình về chất lượng, bao gồm các yêu cầu của khách hàng, các quy trình và thủ tục hiện tại, và các nguồn lực sẵn có.
• Xác định các yêu cầu về chất lượng: Xác định các yêu cầu về chất lượng của mình, bao gồm các yêu cầu của khách hàng, các yêu cầu pháp lý và quy định, và các yêu cầu nội bộ của tổ chức.
• Thiết kế hệ thống QMS: Doanh nghiệp cần thiết kế hệ thống QMS để đáp ứng các yêu cầu về chất lượng đã xác định.
• Tài liệu hóa hệ thống QMS: Tổ chức cần tài liệu hóa hệ thống QMS để đảm bảo rằng hệ thống QMS được hiểu rõ và được thực hiện nhất quán.

4.2 Triển khai, kiểm soát và đánh giá hiệu suất

Sau khi hệ thống QMS được thiết kế và xây dựng, bước tiếp theo là triển khai, kiểm soát và đánh giá hiệu suất của hệ thống này.

Các bước cụ thể trong giai đoạn này bao gồm:

• Triển khai hệ thống QMS: Tổ chức cần triển khai hệ thống QMS cho tất cả nhân viên của mình.
• Kiểm soát hệ thống QMS: Thiết lập các quy trình và thủ tục để kiểm soát hệ thống QMS.
• Đánh giá hiệu suất của hệ thống QMS: Đánh giá hiệu suất của hệ thống QMS để đảm bảo rằng hệ thống QMS đang hoạt động hiệu quả.

4.3 Xem xét và cải thiện liên tục

Bước cuối cùng này bao gồm việc xem xét định kỳ QMS để xác định các cơ hội cải tiến và thực hiện các thay đổi cần thiết để cải thiện QMS.Các bước cụ thể trong giai đoạn này bao gồm:

• Xem xét hệ thống QMS: Tổ chức cần xem xét hệ thống QMS định kỳ để xác định các cơ hội cải tiến. Thông qua phân tích kết quả của hệ thống QMS để đảm bảo rằng hệ thống đang hoạt động theo cách đạt được mục tiêu và đáp ứng các yêu cầu quy định.
• Cải thiện hệ thống QMS: Tổ chức cần thực hiện các cải tiến cần thiết để nâng cao hiệu quả của hệ thống QMS. Và liên tục theo dõi và đánh giá tác động của các cải tiến, đồng thời sửa đổi chúng nếu cần để đảm bảo sự hiệu quả.

5. Tiêu chuẩn ISO 9001 và các tiêu chuẩn quản lý chất lượng khác

Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 là một trong những tiêu chuẩn quản lý chất lượng quan trọng và được áp dụng rộng rãi trên toàn cầu. Dưới đây, chúng ta sẽ xem xét ISO 9001:2015 và so sánh nó với một số tiêu chuẩn quản lý chất lượng khác để hiểu rõ hơn về những điểm đặc biệt của mỗi tiêu chuẩn.

5.1 ISO 9001:2015 và so sánh với các tiêu chuẩn khác

Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 là tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý chất lượng (QMS) được sử dụng phổ biến nhất trên thế giới. Tiêu chuẩn này cung cấp các yêu cầu đối với QMS, áp dụng cho tất cả các loại tổ chức, không phân biệt quy mô, ngành nghề, hay loại hình sản phẩm hoặc dịch vụ.

Các tiêu chuẩn quản lý chất lượng khác cũng được sử dụng phổ biến, bao gồm:

• ISO 14001: 2015 – Tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý môi trường.
• ISO 45001: 2018 – Tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp.
• IATF 16949: 2016 – Tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý chất lượng dành cho ngành công nghiệp ô tô.

Các tiêu chuẩn này có thể được sử dụng kết hợp với ISO 9001 để tạo thành một hệ thống quản lý tổng thể.

6. Các yêu cầu và yếu tố của hệ thống QMS hiệu quả

Hệ thống Quản lý Chất lượng (QMS) đóng vai trò định hình, duy trì và cải thiện chất lượng trong mọi tổ chức. Để đạt được hiệu quả cao, có những yêu cầu và yếu tố quan trọng cần được xác định và tích hợp vào hệ thống QMS.

6.1 Các thành phần cần thiết của một hệ thống QMS

Một hệ thống QMS hiệu quả phải đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001, cũng như yêu cầu của tổ chức. Một hệ thống QMS hiệu quả thường dựa trên các yếu tố:

• Sự lãnh đạo và cam kết của lãnh đạo: Lãnh đạo cần cam kết thực hiện và duy trì hệ thống QMS.
• Sự tham gia của nhân viên: Nhân viên cần được tham gia vào việc xây dựng và triển khai hệ thống QMS.
• Quản lý quá trình: Hệ thống QMS cần được tổ chức theo quá trình.
• Sự tiếp cận dựa trên hệ thống: QMS cần được xem xét như một tổng thể.
• Sự cải tiến liên tục: Hệ thống này cần được cải tiến liên tục.

7. Nhận diện hệ thống QMS hoạt động hiệu quả

Có một số cách để nhận diện hệ thống QMS hoạt động hiệu quả. Cách thứ nhất là xem xét tính phù hợp của những yếu tố cần thiết của hệ thống QMS. Cách thứ hai là xem xét hiệu suất của hệ thống QMS.

7.1 Đánh giá và xác định hiệu suất của QMS

Hiệu suất của hệ thống QMS có thể được đánh giá bằng cách sử dụng các phương pháp sau:

• Kiểm tra nội bộ: Kiểm tra hệ thống QMS của mình.
• Kiểm tra bên ngoài: Tổ chức được một bên thứ ba độc lập kiểm tra hệ thống QMS.
• Tự đánh giá: Sử dụng các công cụ và kỹ thuật tự đánh giá để đánh giá hệ thống QMS của mình.

8. Kết luận: Tối ưu hóa quản lý chất lượng thông qua hệ thống QMS

Hệ thống QMS là một công cụ hữu hiệu để tối ưu hóa quản lý chất lượng. QMS giúp tổ chức xác định các yêu cầu về chất lượng, đáp ứng các yêu cầu đó, và cải tiến liên tục. Để tối ưu hóa hiệu quả của hệ thống QMS, tổ chức cần:

• Cam kết thực hiện và duy trì hệ thống QMS.
• Sử dụng hệ thống QMS như một công cụ để cải thiện hiệu quả hoạt động.
• Đánh giá và cải tiến hệ thống QMS liên tục.

Trên đây là toàn bộ thông tin về hệ thống quản lý chất lượng (QMS) mà JOBSNEW đã tổng hợp lại. Mong rằng những nội dung trên đã giúp cho bạn hiểu rõ hơn về khái niệm, lợi ích, các yếu tố của hệ thống cũng như cách thiết lập và triển khai QMS. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, hãy liên hệ JOBSNEW ngay nhé!

Thông tin liên hệ:

• Website: Jobsnew.vn
• Blog: Blog.Jobsnew.vn
• Hotline: 0937 867 212
• Email: contact@jobsnew.vn