Kỹ năng viết Proposal chuyên nghiệp và thuyết phục là yếu tố quan trọng trong nhiều ngành nghề. Cho dù mục đích của Proposal là để thu hút đầu tư hay dự thầu một dự án lớn thì bản đề xuất của bạn buộc phải đủ tính thuyết phục. Vậy Proposal là gì? Request for proposal là gì? Research proposal là gì? Business proposal là gì? Và Proposal hoàn chỉnh cần có những yếu tố nào? Hãy cùng Jobsnew tìm hiểu chi tiết trong bài viết sau đây nhé!
Proposal là gì?
Proposal hay bản đề xuất được xem là tài liệu quan trọng nhằm trình bày ý tưởng và các phương án thiết kế cho một dự án, với mục tiêu chính là thuyết phục nhà đầu tư hay đối tác tiềm năng. Bản đề xuất được thể hiện dưới nhiều hình thức khác nhau, nhưng thông dụng nhất vẫn là qua file powerpoint.
Các loại Proposal phổ biến
-
Proposal phát hàng sách: Thông thường, các nhà thơ, nhà văn hay tác giả sách sẽ gửi Proposal nhằm mục đích thu hút cũng như kêu gọi các nhà xuất bản đầu tư vào ấn phẩm của họ.
-
Proposal nghiên cứu (Research proposal): Là loại bản đề xuất được sử dụng rộng rãi trong lĩnh vực khoa học và giáo dục, nó tóm tắt các câu hỏi nghiên cứu, mục tiêu và phương pháp thực hiện dự án nghiên cứu.
-
Proposal kinh doanh (Business proposal): Là loại văn bản dùng để đề xuất một thỏa thuận giữa công ty và khách hàng, chứa thông tin chi tiết về việc trao đổi hàng hóa, dịch vụ hoặc một khoản thanh toán.
Cấu trúc của một bài Proposal hoàn chỉnh, chuyên nghiệp
Một bản đề xuất hoàn chỉnh thường gồm có 4 phần sau đây:
-
Đầu tiên là giới thiệu tổng quan về dự án (an introduction).
-
Tiếp theo là khách hàng trung tâm (client-centred).
-
Phần thứ ba, trình bày chi tiết các phương án và kế hoạch đề xuất (a detailed description).
-
Cuối cùng, chứng minh năng lực và kinh nghiệm thực hiện dự án qua các minh chứng cụ thể (expertise and experience).
4 bước viết Proposal hiệu quả và chuyên nghiệp
Dưới đây là 4 bước cơ bản để tạo nên một bản đề xuất ấn tượng:
Bước 1. Nhận diện & xác định rõ đối tượng mục tiêu
Trước khi bắt tay vào viết, hãy suy nghĩ về người đọc của bạn và đặt ra các câu hỏi như:
-
Ai sẽ là người đọc nội dung này?
-
Họ đang quan tâm đến vấn đề gì?
-
Ngôn từ và phong cách viết nào sẽ phù hợp với họ?
-
Họ sẽ đồng ý hay bác bỏ các giải pháp trong Proposal?
Việc làm rõ những điều này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về tâm lý đối tượng mục tiêu, từ đó thu thập thông tin và tài liệu cần thiết để xây dựng bản đề xuất hiệu quả nhất.
Bước 2. Định rõ vấn đề mà Proposal cần giải quyết
Đây là bước quan trọng nhằm giải thích vấn đề mà tổ chức hay doanh nghiệp của bạn dự định giải quyết. Hãy tập trung vào các câu hỏi sau để làm rõ vấn đề:
-
Who: Ai là đối tượng chính mà bản đề xuất muốn hướng đến?
-
What: Nội dung bạn muốn trình bày trong Proposal là gì? Hãy đưa ra tình hình hiện tại và các vấn đề liên quan. Đồng thời, sử dụng dẫn chứng và số liệu cụ thể để tăng tính thuyết phục.
Sau khi bạn xác định và đặt vấn đề đúng cách, sẽ giúp bạn nâng cao khả năng tạo được ấn tượng mạnh mẽ và thuyết phục người đọc rằng bạn hoặc tổ chức của bạn có năng lực giải quyết những vấn đề đó.
Bước 3. Đề xuất chiến lược và giải pháp
Đây là bước quan trọng nhất trong một bản đề xuất. Hãy cung cấp đầy đủ các thông tin về các bước thực hiện, giải thích chi tiết về phương pháp và nguồn lực hỗ trợ. Đồng thời, thông tin này cần được trình bày một cách mạch lạc, dễ hiểu, chứng minh được tính khả thi của giải pháp, cũng như lợi ích và mục tiêu đạt được, kèm theo dự toán ngân sách chi tiết.
Bước 4. Kết luận Proposal với lợi ích, chi phí và tổng kết
Hãy tóm tắt lại mục đích, chi phí và lợi ích của đề xuất. Đừng quên bày tỏ lòng biết ơn đến người đọc và để lại thông tin liên lạc để họ có thể liên hệ và phản hồi về bản đề xuất của bạn.
3 điều cần lưu ý trước khi viết proposal
Trước khi tiến hành soạn thảo Proposal, cần phải lưu ý 3 yếu tố quan trọng sau đây để nâng cao tính thuyết phục và sự chấp thuận từ phía đối tác, khách hàng hoặc các bên có liên quan.
Hiểu rõ đối tượng đọc
Khi viết Proposal, bạn cần phải hiểu rõ đối tượng người đọc của bạn là ai. Hãy nhớ rằng mục đích chính của bản đề xuất không chỉ là trình bày dự án mà còn phải thu hút sự quan tâm của người đọc. Chẳng hạn, nếu bạn đang phát triển một công cụ chỉnh sửa dành cho nhà xuất bản sách trẻ em, hãy xác định liệu các bên liên quan có phải là các bậc phụ huynh không và làm thế nào để kết nối với họ ở khía cạnh cảm xúc để thuyết phục họ sử dụng sản phẩm.
Đảm bảo tính thuyết phục
Để bản đề xuất của bạn có sức thuyết phục, bạn cần chứng minh được giá trị và lợi ích mà dự án mang lại. Nếu người đọc không cảm thấy bị thu hút bởi dự án, họ sẽ không xem xét đến lời đề nghị của bạn. Ví dụ, nếu bạn chỉ giới thiệu công cụ chỉnh sửa mà không nêu bật được những tính năng đặc biệt hay lợi ích mà nó mang lại, người đọc sẽ tự hỏi “Dự án này có gì đặc biệt mà tôi cần quan tâm?”
Nghiên cứu kỹ lưỡng
Proposal hoàn chỉnh chắc chắn phải dựa trên nền tảng nghiên cứu vững chắc. Bạn cần chuẩn bị đầy đủ minh chứng, dữ liệu, nghiên cứu điển hình, số liệu thống kê hoặc biểu đồ có uy tín để không khiến người đọc phải nghi ngờ về tính chính xác của thông tin bạn cung cấp. Khi soạn thảo đề xuất, hãy đặt mình vào vị trí của người đọc và tự hỏi:
-
Tại sao vấn đề này lại đáng để quan tâm?
-
Làm thế nào mà đây lại là giải pháp hiệu quả cho vấn đề?
-
Có ai đã giải quyết vấn đề này trước đây không?
-
Dự án này sẽ tiêu tốn bao nhiêu chi phí?
Kết luận
Vừa rồi, Blog.Jobsnew.vn đã cùng bạn đọc giải đáp các vấn đề về Proposal là gì cũng như các bước để viết bản đề xuất một cách chuyên nghiệp và hiệu quả. Theo tôi nhận thấy, kỹ năng viết bản đề xuất tốt là yếu tố rất cần thiết giúp cho bạn trở nên nổi bật giữa hàng ngàn ứng cử viên khác trên thị trường. Nếu bạn quan tâm đến những nội dung tương tự, đừng ngần ngại truy cập ngay Website của Jobsnew để cập nhật thêm nhiều thông tin bổ ích khác nhé!
