Operation đóng vai trò dẫn dắt doanh nghiệp đến thành công, đây là bộ phận được ví như bộ não chiến lược hoặc xương sống của tổ chức. Operation giúp xây dựng những định hướng, phân tích thị trường, cập nhật xu hướng và phát triển kế hoạch kinh doanh ngắn hạn, dài hạn. Vậy bạn đã hiểu rõ về khái niệm và nhiệm vụ chính của Operation là gì chưa? Để hiểu rõ hơn về định nghĩa này, Jobsnew mời bạn theo dõi bài viết sau đây!
1. Định nghĩa và vai trò của Operation
1.1 Operation là gì?
Operation hay vận hành là bộ phận đóng vai trò then chốt trong cơ cấu tổ chức của bất kỳ doanh nghiệp nào. Đây là những người chịu trách nhiệm vạch ra chiến lược, định hướng và quản lý các hoạt động sản xuất, kinh doanh nhằm đảm bảo hiệu quả và đáp ứng nhu cầu khách hàng.
1.2 Vai trò của Operation trong doanh nghiệp
Bộ phận Operation giống như “trái tim” của doanh nghiệp, đảm bảo mọi hoạt động vận hành trơn tru, hiệu quả và hướng đến mục tiêu chung. Vai trò chủ chốt của Operation tại các công ty, doanh nghiệp được thể hiện ở các mặt cụ thể sau:
- Lập kế hoạch và chiến lược: Bộ phận Operation xây dựng kế hoạch kinh doanh, chiến lược ngắn hạn, trung hạn và dài hạn phù hợp với mục tiêu, lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp.
- Quản lý quy trình: Đảm bảo các quy trình vận hành được thực hiện một cách hiệu quả, đồng nhất và tuân thủ tiêu chuẩn đề ra.
- Giám sát và tối ưu hóa: Theo dõi, đánh giá hiệu quả hoạt động và liên tục cải tiến quy trình để tối ưu hóa hiệu suất.
- Đảm bảo chất lượng: Kiểm soát chất lượng sản phẩm, dịch vụ, đáp ứng yêu cầu và mong đợi của khách hàng.
2. Vị trí và nhiệm vụ trong bộ phận Operation
2.1 Product Operation Executive là gì?
Product Operation Executive hay còn gọi là chuyên gia vận hành sản phẩm. Những người này đóng vai trò đảm bảo hoạt động hiệu quả và suôn sẻ của các sản phẩm, từ giai đoạn khởi tạo, triển khai đến quản lý vòng đời sản phẩm. Trách nhiệm chính của Product Operation Executive là:
- Lãnh đạo, điều phối: Xây dựng kế hoạch, chiến lược vận hành, điều phối, giám sát các hoạt động của các phòng ban thuộc khối sản phẩm.
- Giải quyết vấn đề: Xác định, phân tích nguyên nhân và đề xuất giải pháp tối ưu nhằm giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình vận hành sản phẩm. Đảm bảo khắc phục sự cố nhanh chóng, hiệu quả.
- Cải tiến quy trình: Phối hợp với các bên liên quan để đánh giá, cải tiến quy trình làm việc nhằm tối ưu hóa hiệu quả hoạt động, nâng cao chất lượng sản phẩm. Ngoài ra sẽ đảm bảo tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn đề ra.
- Đo lường, đánh giá: Theo dõi hiệu quả hoạt động của các phòng ban thuộc khối sản phẩm để phân tích dữ liệu và báo cáo kết quả định kỳ. Từ đó đánh giá hiệu quả và đề xuất điều chỉnh phù hợp.
- Quản lý ngân sách: Phối hợp với các bên liên quan để lập kế hoạch ngân sách, theo dõi, kiểm soát chi phí hoạt động và giải quyết các trường hợp phát sinh chi phí ngoài dự trù.
2.2 Operation manager là gì?
Operation Manager, hay còn gọi là trưởng bộ phận vận hành. Người này đóng vai trò chủ chốt trong việc đảm bảo hoạt động kinh doanh hàng ngày của một tổ chức diễn ra hiệu quả và trơn tru. Nhiệm vụ chính của Operation Manager là:
- Quản lý, phân bổ nguồn lực: Tối ưu hóa nhân sự, thiết bị, vật tư, ngân sách,…để đạt hiệu quả cao nhất. Điều chỉnh linh hoạt theo tình hình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
- Điều hành và giám sát: Giám sát quy trình sản xuất, cung ứng, hàng tồn kho,…để đảm bảo hoạt động hiệu quả, tiết kiệm chi phí.
- Tuân thủ quy định: Thực thi các quy định về an toàn, bảo vệ môi trường, đạo đức kinh doanh. Giữ uy tín và hình ảnh của tổ chức.
- Báo cáo và phân tích: Cung cấp báo cáo định kỳ về hoạt động của bộ phận. Phân tích dữ liệu để đưa ra quyết định chiến lược và kế hoạch tương lai.
2.2 Operation executive là gì?
Operation executive còn được gọi là giám đốc điều hành hoạt động. Với tầm quan trọng chiến lược, vị trí này nhận nhiệm vụ dẫn dắt và thực thi các hoạt động sản xuất/kinh doanh hàng ngày, đảm bảo hiệu quả tối ưu và tuân thủ quy trình, chính sách của doanh nghiệp. Trách nhiệm chính của Operation executive là quản lý giám sát, đảm bảo quy trình sản xuất tối ưu và giải quyết các vấn đề, sự cố phát sinh, ngăn ngừa tái diễn.
Ngoài ra, họ phải hoàn thiện các thủ tục, chứng từ liên quan đến sản xuất, kinh doanh, đảm bảo hồ sơ chính xác, đầy đủ, đúng thời hạn. Với vai trò quyết định thành công của doanh nghiệp, Operation executive là vị trí đòi hỏi người đảm nhận phải có năng lực chuyên môn cao và phẩm chất lãnh đạo xuất sắc.
3. Operation trong các lĩnh vực kinh doanh
3.1 Operation trong xuất nhập khẩu
Operation (viết tắt: OPS) trong xuất nhập khẩu bao gồm các hoạt động liên quan đến vận chuyển, giao nhận, thủ tục hải quan và quản lý hàng hóa xuất nhập khẩu. Có thể chia operation thành 2 nhóm chính:
- Operation tại hiện trường: Thường làm việc trực tiếp tại cảng biển, sân bay, kho bãi. Họ sẽ phối hợp với các bên liên quan để thực hiện các công việc kiểm tra hàng hóa, đóng gói, lập tờ khai hải quan, xin giấy phép xuất nhập khẩu, theo dõi tình trạng vận chuyển, thông quan hàng hóa, giải quyết vấn đề phát sinh,…
- Operation văn phòng: Hỗ trợ nhân viên operation tại hiện trường và thực hiện các công việc lập kế hoạch vận chuyển, theo dõi lịch trình, tìm kiếm nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển, đàm phán giá cả, xử lý các thủ tục giấy tờ, hỗ trợ khách hàng,…
Vai trò của Operation trong xuất nhập khẩu là đảm bảo quá trình xuất nhập khẩu diễn ra suôn sẻ, giảm thiểu chi phí, rủi ro, thời gian vận chuyển, nâng cao khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp.
3.2 Operation trong ngành bán lẻ
Operation trong hoạt động bán lẻ bao gồm việc bán sản phẩm hoặc dịch vụ cho người tiêu dùng cuối cùng. Một số hoạt động chính trong ngành bán lẻ là: Quản lý hàng tồn kho, chuỗi cung ứng, dịch vụ khách hàng, tiếp thị, bán hàng,… Ngành bán lẻ còn chịu ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố khác nhau, như:
- Nền kinh tế: Tình trạng kinh tế của một quốc gia hoặc khu vực có thể ảnh hưởng trực tiếp đến nhu cầu mua sắm của người tiêu dùng.
- Công nghệ: Công nghệ mới có thể thay đổi cách thức hoạt động của ngành bán lẻ, ví dụ như sự phát triển của thương mại điện tử.
- Xu hướng tiêu dùng: Nhu cầu và sở thích của người tiêu dùng luôn thay đổi, buộc các nhà bán lẻ phải liên tục đổi mới để đáp ứng nhu cầu của họ.
3.3 Operation trong dịch vụ và sản xuất
Operation đóng vai trò quan trọng trong cả hai lĩnh vực dịch vụ và sản xuất. Nó bao gồm các quy trình, hoạt động cần thiết để tạo và cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ đến khách hàng. Một số điểm khác biệt chính về Operation trong dịch vụ và sản xuất:
3.3.1 Tính hữu hình
- Dịch vụ: Hầu hết dịch vụ là vô hình, không thể sờ mó được. Ví dụ: tư vấn, cắt tóc, du lịch.
- Sản xuất: Sản phẩm là hữu hình, có thể nhìn thấy và sờ mó được. Ví dụ: ô tô, điện thoại, quần áo.
3.3.2 Quá trình sản xuất
- Dịch vụ: Quá trình sản xuất dịch vụ thường diễn ra đồng thời với việc cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Ví dụ: khi đi cắt tóc, khách hàng trực tiếp trải nghiệm quá trình cắt tóc.
- Sản xuất: Quá trình sản xuất sản phẩm thường diễn ra trước khi sản phẩm được cung cấp cho khách hàng. Ví dụ: ô tô được sản xuất trong nhà máy trước khi được bán cho khách hàng.
3.3.3 Kiểm soát chất lượng
- Dịch vụ: Chất lượng dịch vụ có thể khó kiểm soát hơn vì nó phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm kỹ năng của nhân viên, tương tác với khách hàng và môi trường cung cấp dịch vụ.
- Sản xuất: Chất lượng sản phẩm có thể được kiểm soát dễ dàng hơn bằng cách kiểm tra nguyên vật liệu, quy trình sản xuất và sản phẩm thành phẩm.
3.3.4 Tồn kho
- Dịch vụ: Dịch vụ không thể lưu trữ trong kho.
- Sản xuất: Sản phẩm có thể được lưu trữ trong kho để bán sau này.
3.3.5 Vai trò của khách hàng
- Dịch vụ: Khách hàng thường đóng vai trò trực tiếp trong quá trình sản xuất dịch vụ.
- Sản xuất: Khách hàng thường không tham gia vào quá trình sản xuất sản phẩm.
4. Kỹ năng và yêu cầu đối với nhân viên Operation
Nhân viên Operation đóng vai trò quan trọng nhằm đảm bảo hoạt động trơn tru và hiệu quả của một doanh nghiệp. Vì vậy họ phải sở hữu những yêu cầu và kỹ năng cần thiết, cụ thể là:
4.1 Các kỹ năng cứng
- Kiến thức chuyên môn: Hiểu biết về quy trình vận hành, quản lý sản xuất, quản lý chuỗi cung ứng,…
- Phân tích: Khả năng thu thập, phân tích dữ liệu để xác định vấn đề và đưa ra giải pháp.
- Giải quyết vấn đề: Khả năng xử lý các tình huống phát sinh một cách nhanh chóng và hiệu quả.
- Quản lý dự án: Khả năng lập kế hoạch, tổ chức và thực hiện các dự án theo đúng tiến độ và ngân sách.
- Quản lý con người: Khả năng lãnh đạo, giao tiếp và tạo động lực cho nhân viên.
- Tin học văn phòng: Sử dụng thành thạo các phần mềm văn phòng như Microsoft Word, Excel, PowerPoint,…
4.2 Các kỹ năng mềm
- Giao tiếp: Khả năng giao tiếp hiệu quả bằng cả lời nói và văn viết.
- Làm việc nhóm: Khả năng hợp tác và làm việc hiệu quả với đồng nghiệp.
- Đàm phán: Khả năng đàm phán và thương lượng hợp đồng với nhà cung cấp, đối tác.
- Ra quyết định: Khả năng đưa ra quyết định sáng suốt trong tình huống áp lực.
- Thích ứng: Khả năng thích ứng với môi trường làm việc năng động và thay đổi liên tục.
Ngoài những kiến thức, kỹ năng trên, các nhà tuyển dụng cũng đưa ra một số yêu cầu đối với nhân viên operation là: Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Kinh tế, Quản trị kinh doanh, Logistics,…có kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực operation, có các chứng chỉ liên quan đến lĩnh vực operation như PMP, CPIM, CSCP,…
Lưu ý: Kỹ năng và yêu cầu đối với nhân viên Operation có thể thay đổi tùy theo vị trí cụ thể và loại hình doanh nghiệp. Khi ứng tuyển vào vị trí Operation, bạn nên nghiên cứu kỹ về doanh nghiệp và vị trí ứng tuyển để chuẩn bị tốt nhất.
5. Operating margin trong kinh doanh
5.1 Operating margin là gì?
Biên lợi nhuận hoạt động (tiếng Anh: Operating margin) là tỷ lệ phần trăm lợi nhuận hoạt động so với doanh thu thuần của doanh nghiệp. Nó thể hiện hiệu quả hoạt động kinh doanh chính của doanh nghiệp, không bao gồm các khoản thu nhập hoặc chi phí tài chính, thuế và các khoản mục khác không liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh.
5.2 Ý nghĩa và tầm quan trọng của operating margin
5.2.1 Ý nghĩa
- Đánh giá hiệu quả hoạt động: Biên lợi nhuận hoạt động cao cho thấy doanh nghiệp đang quản lý chi phí hiệu quả và tạo ra lợi nhuận tốt từ hoạt động kinh doanh chính.
- Khả năng sinh lời: Biên lợi nhuận hoạt động cao cho thấy doanh nghiệp có khả năng tạo ra lợi nhuận cao hơn từ mỗi đồng doanh thu.
- So sánh với các đối thủ: Biên lợi nhuận hoạt động giúp so sánh hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp với các đối thủ trong cùng ngành.
- Đánh giá tiềm năng đầu tư: Biên lợi nhuận hoạt động là một trong những yếu tố mà nhà đầu tư xem xét khi đánh giá tiềm năng đầu tư vào doanh nghiệp.
5.2.2 Tầm quan trọng
- Đánh giá sức khỏe tài chính: Biên lợi nhuận hoạt động cao cho thấy doanh nghiệp có sức khỏe tài chính tốt và có khả năng đáp ứng các nghĩa vụ tài chính của mình.
- Đánh giá khả năng duy trì lợi nhuận: Biên lợi nhuận hoạt động cao cho thấy doanh nghiệp có khả năng duy trì lợi nhuận trong tương lai.
- Cơ sở cho các quyết định kinh doanh: Biên lợi nhuận hoạt động có thể được sử dụng để đưa ra các quyết định kinh doanh quan trọng như định giá sản phẩm, chi phí marketing và đầu tư.
Kết luận
Bài viết đã làm sáng tỏ những yêu cầu và thách thức của vị trí Operation. Để thành công trong vai trò này, bạn cần trang bị cho mình kiến thức chuyên môn vững vàng và rèn luyện nhiều kỹ năng quan trọng. Hy vọng thông tin được cung cấp bởi Jobsnew đã giúp bạn hiểu rõ hơn về bộ phận Operation. Thường xuyên theo dõi Jobsnew Blog và tìm đọc thêm nhiều bài viết bổ ích khác nhé!
