Mạng văn phòng giữ một vai trò quan trọng trong việc quản lý và vận hành của các doanh nghiệp. Vậy mạng văn phòng là gì? Các vấn đề thường gặp khi sử dụng mạng và cách khắc phục sự cố ra sao? Hãy cùng tôi tìm hiểu qua bài viết dưới đây bạn nhé.
1. Giới thiệu về mạng văn phòng
1.1 Network là gì? Phân loại các loại network
Network hay hệ thống mạng bao gồm các thiết bị và kết nối giữa chúng nhằm truyền thông tin và dữ liệu. Một network có thể bao gồm máy tính, máy chủ, thiết bị điện thoại di động, router, switch và các thành phần mạng khác. Trong network có 1 thiết bị nắm quyền kiểm soát mọi hoạt động của hệ thống. Hiện nay có 2 loại mạng phổ biến:
- Mạng LAN: Mạng này được sử dụng trong một không gian hẹp như các tòa nhà, cơ sở giáo dục,… nhằm mục đích kết nối số lượng thiết bị nhỏ.
- Mạng WAN: Hệ thống này có phạm vi hoạt động rộng hơn, thường được thiết lập xung quanh các thành phố lớn.
1.2 Định nghĩa và tầm quan trọng của mạng văn phòng
Mạng văn phòng là hệ thống mạng LAN dùng để kết nối máy tính, các thiết bị trong môi trường làm việc. Mục đích của hoạt động này nhằm thu thập, chia sẻ, trao đổi dữ liệu cho một hay nhiều người trong một phạm vi nhất định. Thông thường, mạng này được sử dụng tại các văn phòng, trường học, bệnh viện, cơ quan nhà nước,…
Hệ thống mạng này là một phần quan trọng của doanh nghiệp. Để hoạt động được, đòi hỏi các doanh nghiệp phải trang bị đầy đủ thiết bị có kết nối internet. Bởi ngày nay, mọi dữ liệu liên quan đến công việc đều được chia sẻ thông qua hệ thống mạng.
2. Lợi ích của việc sử dụng mạng văn phòng
2.1 Cải thiện hiệu suất làm việc
Mạng LAN đã trở thành công cụ đắc lực trong quá trình làm việc tại văn phòng. Hệ thống mạng văn phòng liên thông giúp mọi người nhận và gửi thông tin một cách nhanh chóng. Đặc biệt, bạn có thể chia sẻ khối lượng tài liệu khổng lồ. Khi đó, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí trong quá trình làm việc.
Ngoài ra, mạng LAN còn giúp các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp lưu trữ, đồng thời và cùng lúc nhiều thông tin quan trọng. Hệ thống mạng này cho phép người dùng chỉnh sửa và sao chép dữ liệu. Từ đó làm tăng năng suất làm việc, tối ưu hóa hiệu quả công việc.
2.2 Tối ưu hóa quản lý và bảo mật dữ liệu
Mạng văn phòng là cơ sở hạ tầng của hệ thống thông tin liên lạc. Ngoài mục đích chia sẻ dữ liệu giữa các nhân viên, hay các bộ phận, hệ thống này còn tối ưu hóa quá trình quản lý. Nhờ có mạng LAN, các cấp quản lý có thể kiểm tra, kiểm soát các hoạt động trong tổ chức một cách nhanh chóng.
Khác với những loại hình mạng khác, mạng LAN có tính bảo mật cao. Hệ thống mạng này thường được lắp đặt trong một phạm vi tương đối nhỏ. Khi đó, số lượng người truy cập không nhiều. Bạn chỉ có thể sử dụng mạng khi được cho phép và có sự kiểm soát của tổ chức, doanh nghiệp.
3. Vấn đề thường gặp trong mạng văn phòng và cách xử lý
3.1 Không kết nối được đến máy chủ
Đôi khi sử dụng mạng văn phòng, bạn sẽ gặp phải trường hợp không thể tìm kiếm và sử dụng dữ liệu. Khi đó, màn hình hiện lên dòng chữ: không thể kết nối được với máy chủ. Nhiều người cho rằng rằng đây là hiện tượng mất kết nối internet.
Thực tế, vấn đề này xảy ra do rất nhiều nguyên nhân khác nhau. Nếu tình trạng này xảy ra thường xuyên, nguyên nhân có thể đến từ hệ thống mạng từ máy trạm đến máy chủ. Còn hiện tượng này ít xảy ra, có thể là do máy tính bị quá tải hoặc vấn đề đến từ phần cứng của máy.
Khi xác định được rõ nguyên nhân của sự cố trên, bạn mới có thể đưa ra cách xử lý phù hợp. Đối với trường hợp lỗi từ hệ thống máy trạm và máy chủ, cần kiểm tra lưu lượng của cả 2 máy. Hiện nay, các tổ chức thường sử dụng SNMP để giám sát hiệu năng kết nối. Còn đối với lỗi từ máy tính, bạn chỉ cần khởi động lại hoặc chỉnh sửa phần cứng của máy.
3.2 Không lấy được địa chỉ IP
Ngoài vấn đề không thể kết nối đến máy chủ, khi sử dụng mạng LAN, người dùng có thể bắt gặp tình trạng máy tính hiển thị tình trạng không hoạt động. Bạn có thể nhận biết lỗi này thông qua trạng thái của cổng mạng. Không có địa chỉ IP nào từ máy chủ được gán trừ địa chỉ 192.168.x.x
Nguyên nhân của sự cố trên là do máy chủ bị hết quỹ địa chỉ, dịch vụ DHCP Server bị vô hiệu hóa. Bộ kiểm soát miền không yêu cầu các dịch vụ DHCP của máy chủ hoạt động hoặc yêu cầu của DHCP không được gửi tới máy chủ cũng là tác nhân gây nên tình trạng trên.
Giải pháp cho vấn đề trên là xác định lỗi này xảy ra với một hay nhiều người cùng lúc. Nếu chỉ 1 hay ít người gặp sự cố, bạn nên kiểm tra lại cấu hình DHCP của máy trạm và cách đi dây mạng văn phòng. Nếu nhiều người gặp sự cố thì lỗi một trong các máy chủ có cấu hình không phù hợp. Cách an toàn nhất là liên hệ với đơn vị thi công điện mạng văn phòng để được hỗ trợ.
4. Hướng dẫn cơ bản về cài đặt và quản lý mạng văn phòng
4.1 Quy trình kết nối các máy tính vào mạng văn phòng
Quy trình lắp đặt mạng văn phòng khá đơn giản, bao gồm các bước sau:
- Chuẩn bị các thiết bị: Khi kết nối máy tính với mạng LAN, bạn cần chuẩn bị một số thiết bị như router, switch, cáp mạng, dây dẫn, ổ chuyển đổi,…
- Thiết lập IP: Với mỗi máy tính sẽ có 1 địa chỉ IP riêng khi kết nối mạng. Để thiết lập IP bằng cách truy cập vào phần Network and Sharing Center trên máy tính hay System Preferences trên hệ điều hành IOS.
- Kết nối máy tính với hệ thống mạng: Sử dụng switch hoặc router để kết nối cáp mạng từ máy trạm đến các máy tính trong tổ chức.
- Kiểm tra kết nối: Sau khi thiết lập, bạn mở máy tính và kiểm tra xem mạng LAN đã được kết nối hay chưa. Bạn có thể kiểm tra bằng cách truy cập vào 1 trang thông tin bất kỳ. Nếu tìm được thông tin, thì đồng nghĩa kết nối thành công và ngược lại.
- Cài đặt bổ sung: Cài đặt bổ sung bao gồm các hoạt động như thiết lập in ấn, kết nối với loa ngoài, chia sẻ tài nguyên,… Những hoạt động này yêu cầu các bước cấu hình phù hợp.
4.2 Quản lý và bảo trì mạng văn phòng hiệu quả
Để sử dụng, quản lý và bảo trì mạng LAN hiệu quả, bạn nên tham khảo một số lưu ý sau đây:
- Lựa chọn thiết bị mạng phù hợp: Các thiết bị mạng cần phải tương thích và đáp ứng các yêu cầu cơ bản của mạng LAN. Nếu không sẽ rất khó lắp đặt và sử dụng hệ thống mạng này. Một số thiết bị hay sử dụng như router, switch, modem, server,…
- Lên kế hoạch lắp đặt hệ thống mạng: Việc lên kế hoạch sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và chi phí lắp đặt.
- Kiểm tra tính ổn định của hệ thống mạng: Khi đã lắp đặt xong hệ thống mạng, bạn cần kiểm tra tốc độ và sự ổn định của mạng khi sử dụng.
- Bảo trì mạng: Bất kể loại mạng nào cũng cần bảo trì sau một thời gian sử dụng. Bạn nên kiểm tra, sửa chữa các sự cố trong quá trình sử dụng. Việc bảo trì mạng sẽ giúp duy trì sự ổn định và tăng cường bảo mật cho hệ thống mạng
Kết luận
Mạng văn phòng có vai trò quan trọng trong môi trường làm việc hiện đại. Theo tôi, hệ thống mạng này đảm bảo hệ thống thông tin liên lạc, dữ liệu trong tổ chức được chia sẻ nhanh chóng. Nó giúp cải thiện hiệu quả làm việc và tối ưu hóa quá trình quản lý. Tuy nhiên vẫn xảy ra một số lỗi trong quá trình sử dụng. Còn bạn, bạn thấy mạng LAN này thế nào? Hãy chia sẻ với mọi người và đừng quên theo dõi Jobsnew Blog để biết thêm nhiều thông tin thú vị nhé.
