Kế toán là hoạt động quan trọng trong doanh nghiệp, nó liên quan trực tiếp đến vấn đề quản lý tài chính của công ty. Thông qua hoạt động này, doanh nghiệp có thể xác định, thống kê và phân bổ nguồn tài chính phù hợp với sự phát triển của công ty. Để làm tốt công việc kế toán, thì sự hiểu biết về hệ thống tài khoản kế toán là điều vô cùng quan trọng. Vậy hệ thống này thực chất là gì? Nó được ứng dụng như thế nào trong hoạt động kế toán? Hãy cùng Jobsnew tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé.
1. Giới thiệu chung về hệ thống tài khoản kế toán
1.1. Khái niệm và vai trò của hệ thống tài khoản trong kế toán
Hệ thống tài khoản kế toán là gì? Hệ thống tài khoản kế toán là tập hợp bao gồm các tài khoản kế toán được sử dụng với mục đích ghi chép, phản ánh tình trạng và sự biến động của các đối tượng hạch toán kế toán. Hệ thống này ra đời nhằm thống kê và quản lý thu nhập và chi tiêu cho các doanh nghiệp. Ngoài ra, nó còn mang lại nhiều lợi ích như:
- Cung cấp đầy đủ và chi tiết các số liệu cụ thể về nguồn thu chi một cách rõ ràng, đảm bảo tính chính xác
- Giúp tiết kiệm thời gian và công sức trong việc thống kê và kiểm tra thu chi
- Biểu thị giá trị bằng các con số chính xác, có sự chênh lệch theo thời gian
- Dùng để phân tích, đánh giá hoạt động của doanh nghiệp
- Là cơ sở để doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ nộp thuế theo quy định của nhà nước
1.2. Cấu trúc tổng quát của hệ thống tài khoản
Hệ thống tài khoản kế toán bao gồm các danh mục tài khoản kế toán. Trong đó, mỗi tài khoản đều được đánh số riêng gọi là số hiệu tài khoản kế toán. Cấu trúc cơ bản của tài khoản kế toán bao gồm:
- Số đầu tiên chỉ loại tài khoản kế toán
- Hai số đầu tiên là nhóm tài khoản
- Số thứ ba là tài khoản cấp 1 thuộc nhóm được phản ánh
- Số thứ tư (Nếu có) là tài khoản cấp 2 thuộc tài khoản được phản ánh ở 3 số đầu
2. Tài khoản kế toán: Cấu trúc và phân loại
2.1. Tài khoản kế toán và những điều cần biết
Tài khoản kế toán được biết đến là phương pháp phân loại các đối tượng kế toán theo nội dung kinh tế. Các tài khoản này cung cấp các thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý, báo cáo, phân tích tình hình tài chính của doanh nghiệp.
Kết cấu của tài khoản kế gồm 2 phần phản ánh 2 hướng vận động biến đổi khác nhau của đối tượng kế toán trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Kết cấu này thể hiện tình trạng thu chi của công ty. Trong đó, quy ước bên trái của tài khoản gọi là “Nợ” (Debit), phản ánh sự vận động tăng lên. Còn quy ước bên phải của tài khoản gọi là bên “Có” (Credit), phản ánh sự vận động giảm xuống của đối tượng kế toán.
2.2. Phân loại tài khoản trong hệ kế toán doanh nghiệp
Tài khoản kế toán trong doanh nghiệp được chia thành 3 loại theo nội dung kinh tế phản ánh trong tài khoản. Cụ thể:
- Tài khoản tài sản: Phản ánh toàn bộ tài sản của doanh nghiệp, gồm tài sản ngắn hạn và tài sản dài hạn.
- Tài khoản nguồn vốn: Phản ánh toàn bộ nguồn vốn hình thành nên tài sản của doanh nghiệp, bao gồm vốn chủ sở hữu và nợ phải trả.
- Tài khoản trung gian: Phản ánh quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp như chi phí, doanh thu, thu nhập và kết quả kinh doanh.
2.3. Các loại tài khoản kế toán phổ biến
Hệ thống tài khoản kế toán được xây dựng trên bảng tài khoản kế toán, bao gồm 10 loại tài khoản sau:
- Tài khoản loại 1: Tài sản ngắn hạn
- Tài khoản loại 2: Tài sản dài hạn
- Tài khoản loại 3: Nợ phải trả
- Tài khoản loại 4: Vốn chủ sở hữu
- Tài khoản loại 5: Doanh thu
- Tài khoản loại 6: Chi phí sản xuất, kinh doanh
- Tài khoản loại 7: Chi phí khác
- Tài khoản loại 9: Xác định kết quả kinh doanh
- Tài khoản loại 0: Tài khoản ngoài bảng
3. Nguyên tắc ghi tài khoản kế toán
Như đã tìm hiểu hệ thống tài khoản kế toán bao gồm các tài khoản được chia thành 2 nhóm tài sản và nguồn vốn. Hai phần này phản ánh 2 mặt khác nhau trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Chính vì vậy, chúng có cách ghi chép khác nhau trong bảng cân đối kế toán.
3.1. Nguyên tắc ghi chép nhóm tài khoản “Tài sản”
Cấu trúc của tài khoản kế toán bao gồm 2 phần: Nợ và Có. Bên “Nợ” gồm số dư đầu kỳ, tài sản phát sinh tăng, tổng phát sinh tăng và số dư cuối kỳ. Bên “Có” gồm tài sản phát sinh giảm và tổng phát sinh giảm.
Khi ghi chép nhóm “Tài sản”, bạn cần chú ý một số điều như:
- Số thực có biểu thị các loại tài sản đầu kỳ được phản ánh trên bảng cân đối kế toán đầu kỳ sẽ được chuyển thành số dư đầu kỳ của tài khoản “Tài sản”, ghi ở bên Nợ.
- Số tăng lên ở phần nguồn vốn của doanh nghiệp do nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm tăng số dư cuối kỳ sẽ được ghi ở bên Nợ.
- Ngược lại, số giảm xuống của nguồn vốn do nghiệp vụ kinh tế phát sinh, làm giảm số dư cuối kỳ được ghi ở bên Có.
- Số dư cuối kỳ là số nguồn vốn hiện có vào thời điểm cuối kỳ được ghi chép vào bên Nợ, trở thành số dư đầu kỳ của tài khoản ở kỳ sau.
3.2. Nguyên tắc ghi chép nhóm tài khoản “Nguồn vốn”
Nguồn vốn và tài sản là 2 nhóm tài khoản biểu thị các hoạt động khác nhau trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Chính vì vậy, nguyên tắc ghi chép của 2 nhóm này trái ngược nhau. Cấu trúc của nhóm tài khoản “Nguồn vốn” cũng bao gồm 2 phần Nợ và Có. Điểm khác ở đây là ở phần Nợ gồm phát sinh giảm và cộng phát sinh giảm. Còn phần Có bao gồm dư nợ đầu kỳ, phát sinh tăng, cộng phát sinh tăng và dư cuối kỳ.
Khi ghi chép nhóm này, cần lưu ý một số điều sau:
- Số thực có biểu thị các loại nguồn vốn đầu kỳ được phản ánh trên bảng cân đối kế toán đầu kỳ sẽ được chuyển thành số dư đầu kỳ của tài khoản “Nguồn vốn” được ghi ở bên Có.
- Số tăng lên của nguồn vốn do nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm tăng số dư đầu kỳ, được ghi ở bên Có.
- Ngược lại, số giảm xuống do nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm giảm số dư đầu kỳ, được ghi ở bên Nợ.
- Số dư cuối kỳ là số vốn hiện có được ghi ở bên Có, được phản ánh trên bảng cân đối kế toán ở cột cuối kỳ, và nó sẽ trở thành số dư đầu kỳ của tài khoản sau.
3.3. Nguyên tắc ghi chép nhóm tài khoản trung gian
Nhóm tài khoản trung gian bao gồm tài khoản “Doanh thu”, tài khoản “Chi phí”, tài khoản “Xác định kết quả kinh doanh”. Những tài khoản này có vai trò phản ánh tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp qua từng kỳ kế toán.
3.3.1. Nhóm tài khoản “Doanh thu”
Cấu trúc của tài khoản “Doanh thu” cũng gồm 2 phần Nợ và Có. Trong đó, bên Nợ phản ánh phát sinh giảm và cộng phát sinh giảm. Còn bên Có phản ánh phát sinh tăng và cộng phát sinh tăng.
Khi ghi chép nhóm tài khoản “Doanh thu” cần tuân thủ nguyên tắc:
- Ghi nhận doanh thu và thu nhập được ghi ở bên Có của tài khoản.
- Toàn bộ doanh thu, thu nhập trong kỳ được chuyển sang tài khoản “Xác định kinh doanh” vào cuối kỳ để tính lỗ, lãi, vì vậy nhóm tài khoản này không có số dư cuối kỳ.
3.3.2. Nhóm tài khoản “Chi phí”
Cấu trúc của nhóm tài khoản “Chi phí” trái ngược với nhóm tài khoản “Doanh thu”. Cụ thể ở phần Nợ là phát sinh tăng và cộng phát sinh tăng, còn ở phần Có là phát sinh giảm và cộng phát sinh giảm.
Nguyên tắc ghi chép tài khoản “Chi phí” gồm:
- Tất cả chi phí phát sinh trong kỳ được ghi vào bên Nợ của tài khoản.
- Toàn bộ chi phí ngoài sản xuất trong kỳ sẽ được chuyển sang tài khoản “Xác định kết quả kinh doanh” vào cuối kỳ để tính lỗ, lãi
- Với chi phí sản xuất sản phẩm phát sinh trong kỳ sẽ được chuyển sang tài khoản “Chi phí sản xuất kinh doanh”, do vậy tài khoản này cũng không có số dư cuối kỳ.
3.3.3. Nhóm tài khoản “Xác định kết quả kinh doanh”
Tài khoản “Xác định kết quả kinh doanh” lấy dữ liệu từ tài khoản “Chi phí” và tài khoản “Doanh thu” theo nguyên tắc:
- Doanh thu lớn hơn chi phí thì doanh nghiệp có lãi, doanh thu nhỏ hơn chi phí thì doanh nghiệp lỗ.
- Số liệu của tài khoản “Xác định kết quả kinh doanh” sẽ chuyển sang nhóm “Tài khoản lợi nhuận chưa phân phối” để xác định nguồn vốn chủ sở hữu, do vậy, nó không có số dư cuối kỳ.
4. Đặc điểm của hệ thống tài khoản theo thông tư 200
4.1. Tổng quan về hệ thống tài khoản theo thông tư 200
Hệ thống tài khoản kế toán theo Thông tư 200 được ban hành vào ngày 22 tháng 12 năm 2014. Nội dung của hệ thống tài khoản kế toán này áp dụng cho các doanh nghiệp trên mọi quy mô, lĩnh vực khác nhau. Nó được xây dựng với mục đích giúp doanh nghiệp cung cấp đầy đủ, chi tiết các thông tin số liệu trong quá trình hoạt động một cách rõ ràng để khai báo quyết toán và quản lý tài chính doanh nghiệp.
Hệ thống tài khoản kế toán theo Thông tư 200 thường được các doanh nghiệp lớn áp dụng. Các doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng có thể sử dụng hệ thống này nhưng cần được sự chấp thuận của Cơ quan thuế trực thuộc và thực hành nhất quán trong năm tài chính. Hệ thống này bao gồm 9 loại tài khoản:
- Tài sản ngắn hạn
- Tài sản dài hạn
- Nợ phải trả
- Vốn chủ sở hữu
- Doanh thu
- Chi phí sản xuất, kinh doanh
- Chi phí khác
- Xác định kết quả kinh doanh
4.2. So sánh Thông tư 200 với Thông tư 113
Hệ thống tài khoản kế toán theo Thông tư 200 và Thông tư 113 đều có mục đích ghi chép thông tin, số liệu trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp để trình bày báo cáo hoàn chỉnh, làm căn cứ kê khai thuế. Tuy nhiên, chúng vẫn có những điểm khác biệt.
| STT | Đặc điểm | Thông tư 200 | Thông tư 113 |
| 1 | Đối tượng áp dụng | Áp dụng cho tất cả doanh nghiệp, thường là những doanh nghiệp lớn | Áp dụng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ và phải qua cơ quan Thuế quản lý |
| 2 | Hệ thống tài khoản, ghi nhận | Có đầy đủ hướng dẫn các hạch toán đối với giao dịch kinh tế chủ yếu | Không có hướng dẫn, doanh nghiệp tự vận dụng các nguyên tắc để ghi nhận |
| 3 | Báo cáo tài chính | Báo cáo lưu chuyển tiền tệ | Bảng cân đối tài khoản |
Ngoài ra, nội dung của Thông tư 200 và Thông tư 113 có sự khác nhau về danh mục tài khoản. Cụ thể:
| STT | Đối tượng | Thông tư 200 | Thông tư 113 |
| 1 | Vàng tiền tệ |
|
Không dùng vàng cất trữ |
| 2 | Cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược |
|
|
| 3 | Bảo hiểm thất nghiệp |
|
|
| 4 | Nhận ký quỹ, ký cược |
|
|
| 5 | Phải trả về cổ phần hóa |
|
Không có |
| 6 | Các quỹ thuộc vốn chủ sở hữu |
|
|
| 7 | Chi phí bán hàng |
|
|
| 8 | Chi phí quản lý doanh nghiệp |
|
|
| 9 | Các khoản giảm trừ doanh thu |
|
|
| 10 | Chênh lệch tỷ giá hối đoái | Có số dư cuối kỳ | Không có số dư cuối kỳ |
5. Hệ thống tài khoản kế toán ngân hàng: Đặc thù và ứng dụng
5.1. Đặc trưng của tài khoản kế toán ngân hàng
Hệ thống tài khoản kế toán ngân hàng là tập hợp các tài khoản kế toán được sử dụng với mục đích ghi chép, phản ánh tình trạng, sự biến động tài chính trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp ngân hàng. Hệ thống này thường được áp dụng cho các đối tượng như:
- Sở giao dịch
- Vụ Tài chính – Kế toán
- Cục quản trị
- Cục công nghệ thông tin
- Cơ quan thanh tra
- Cục phát hành và kho quỹ
- Giám sát ngân hàng
- Một số đơn vị ngân hàng khác
Hệ thống tài khoản kế toán ngân hàng có 8 loại tài khoản chính và 2 loại tài khoản ngoài bảng. Cụ thể:
- Loại tài khoản 1: Tiền và tài sản thanh khoản
- Loại tài khoản 2: Cho vay, mua bán giấy tờ có giá, thanh toán với Nhà nước và Ngân sách Nhà nước
- Loại tài khoản 3: Tài sản cố định và tài sản có khác
- Loại tài khoản 4: Phát hành tiền và nợ phải trả
- Loại tài khoản 5: Vốn, quỹ và kết quả hoạt động của Ngân hàng nhà nước
- Loại tài khoản 6: Tài khoản trung gian
- Loại tài khoản 7: Thu nhập
- Loại tài khoản 8: Chi phí
- Loại tài khoản 9: Các cam kết ngoài bảng
- Loại tài khoản 0: Tài khoản ghi nhớ ngoài bảng
5.2. Phân biệt tài khoản ngân hàng và tài khoản doanh nghiệp
Tài khoản kế toán ngân hàng và tài khoản kế toán doanh nghiệp đều là công cụ để ghi chép, phản ánh hoạt động kinh doanh thông qua các con số trong bảng báo cáo tài chính. Tuy nhiên, chúng có nhiều sự khác biệt.
| STT | Tiêu chí | Tài khoản ngân hàng | Tài khoản doanh nghiệp |
| 1 | Lĩnh vực | Lĩnh vực ngân hàng | Đa dạng lĩnh vực |
| 2 | Đối tượng áp dụng | Sở giao dịch, Vụ Tài chính – Kế toán, Cục quản trị, Cục công nghệ thông tin, Cơ quan thanh tra, Cục phát hành và kho quỹ, Giám sát ngân hàng,… | Các doanh nghiệp, tổ chức hoạt động kinh doanh trên lãnh thổ Việt Nam |
| 3 | Đặc điểm |
|
|
| 4 | Chi phí |
|
|
6. Tiêu chí lựa chọn tài khoản kế toán phù hợp
Lựa chọn hệ thống tài khoản kế toán phù hợp cho doanh nghiệp là công việc vô cùng quan trọng, bởi mỗi hệ thống tài khoản sẽ được áp dụng cho những đối tượng khác nhau. Theo điều 23, Luật Kế toán 2015 quy định về lựa chọn áp dụng hệ thống tài khoản kế toán như sau:
- Đơn vị kế toán phải căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài Chính quy định để chọn hệ thống tài khoản kế toán áp dụng ở đơn vị mình.
- Đơn vị kế toán được chi tiết các tài khoản kế toán đã chọn để phục vụ yêu cầu quản lý của đơn vị.
(Nguồn: Thư viện Pháp Luật)
Kết luận
Như vậy, bài viết đã chia sẻ cho bạn những thông tin cơ bản về hệ thống tài khoản kế toán bao gồm khái niệm, vai trò, nội dung và nguyên tắc, cũng như so sánh các hệ thống tài khoản. Qua bài viết, Jobsnew nhận thấy, hệ thống kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc ghi chép, quản lý tài chính của doanh nghiệp. Ngoài ra, nó còn là cơ sở để phân tích, đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh cũng như xác định nghĩa vụ nộp thuế của doanh nghiệp
Hy vọng với những thông tin hữu ích trên sẽ giúp bạn có thêm các kiến thức về kế toán và có thể áp dụng vào học tập và công việc. Đừng quên theo dõi Jobsnew Blog để không bỏ lỡ những thông tin hấp dẫn nhé.
