Hướng dẫn viết đơn xin nghỉ phép mới nhất 2024

Đơn xin nghỉ phép là một văn bản thường thấy trong quy trình nội bộ tại các doanh nghiệp. Bài viết sẽ cung cấp đến bạn quy định mới nhất về việc nghỉ phép như thời gian nghỉ phép tiêu chuẩn, đóng BHXH trong thời gian nghỉ, làm gì khi không dùng hết phép, cũng như cách viết đơn nghỉ phép chuyên nghiệp,… và những vấn đề xoay quanh chủ đề này sẽ được Jobsnew giải đáp thông qua bài viết dưới đây.

1. Định nghĩa và mục đích của việc viết đơn xin nghỉ phép trong môi trường công sở

Đơn xin nghỉ phép là một văn bản mà nhân viên gửi đến người quản lý hoặc bộ phận nhân sự, thông báo về việc họ muốn vắng mặt khỏi công việc trong một khoảng thời gian cụ thể vì lý do cá nhân, sức khỏe hoặc vấn đề khác. Đơn này thường bao gồm thông tin về thời gian nghỉ, lý do nghỉ và cách thức xử lý công việc trong thời gian vắng mặt.

Mục đích của việc viết đơn xin nghỉ phép là:

• Tuân thủ quy định nội bộ: Các công ty đều có quy định về việc xin nghỉ phép của nhân viên. Việc viết đơn xin nghỉ phép là cách thức để tuân thủ quy định nội bộ và sự tôn trọng những thành viên khác trong tổ chức.
• Làm căn cứ để tính lương: Việc ghi rõ thời gian nghỉ phép trong đơn giúp bộ phận nhân sự tính lương cho nhân viên một cách chính xác.
• Thông báo và xác nhận: Đơn xin nghỉ phép giúp thông báo cho người quản lý và đồng nghiệp về kế hoạch vắng mặt của nhân viên. Điều này giúp công ty có thể sắp xếp công việc, điều chỉnh lịch trình và đảm bảo không có sự ảnh hưởng đối với các dự án.
• Minh bạch và trách nhiệm: Bằng việc cung cấp lý do cụ thể cho việc nghỉ phép, đơn xin nghỉ phép giúp tạo ra một môi trường làm việc minh bạch và trách nhiệm. Điều này làm cho việc quản lý nhân sự và phân phối công việc trở nên dễ dàng hơn.
• Tôn trọng tổ chức: Việc viết đơn xin nghỉ phép thể hiện sự tôn trọng đối với thời gian và nguồn lực của tổ chức. Điều này góp phần vào việc xây dựng một môi trường làm việc lành mạnh.

Lưu ý khi viết đơn nghỉ phép:

• Cung cấp đầy đủ thông tin: Đơn xin nghỉ phép cần cung cấp đầy đủ thông tin về tên nhân viên, phòng ban, chức vụ, thời gian nghỉ phép, lý do nghỉ phép, và thông tin liên lạc.
• Lý do nghỉ phép rõ ràng: Lý do nghỉ phép cần được trình bày một cách rõ ràng, trung thực và cụ thể.
• Nộp đơn xin nghỉ phép sớm: Nên nộp đơn xin nghỉ phép sớm để ban lãnh đạo công ty có thời gian xem xét và phê duyệt.
• Bàn giao công việc trước khi nghỉ: Nhân viên cần bàn giao công việc cho người phụ trách trước khi nghỉ phép để đảm bảo công việc không bị ảnh hưởng.

2. Một số quy định mới nhất về nghỉ phép

2.1. Thời gian nghỉ phép

Thời gian nghỉ phép là một trong những quyền lợi quan trọng của người lao động được quy định trong Bộ luật Lao động. Việc nghỉ phép giúp người lao động có thời gian để nghỉ ngơi, thư giãn và tái tạo năng lượng.

Theo Bộ luật Lao động năm 2019, quy định số ngày nghỉ phép năm của người lao động được tính dựa trên thâm niên hay thời gian làm việc tại công ty/tổ chức đó, cụ thể:

• Dưới 1 năm: 12 ngày/năm
• Từ 1 đến dưới 5 năm: 14 ngày/năm
• Từ 5 đến dưới 10 năm: 16 ngày/năm
• Từ 10 đến dưới 15 năm: 20 ngày/năm
• Từ 15 đến dưới 20 năm: 24 ngày/năm
• Từ 20 trở lên: 26 ngày/năm

Ngoài ra, người lao động còn được hưởng các ngày nghỉ phép khác như:

• Nghỉ phép 3 ngày liên tục để kết hôn.
• Nghỉ phép 3 ngày liên tục để thăm hỏi, chăm sóc vợ, chồng, cha đẻ, mẹ đẻ, cha nuôi, mẹ nuôi hoặc con đẻ bị ốm nặng hoặc tai nạn.
• Nghỉ phép 1 ngày để đi khám sức khỏe định kỳ.

Một số lưu ý:

• Các quy định trên có thể thay đổi tùy theo thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động.
• Người lao động cần liên hệ với bộ phận nhân sự của công ty để được hướng dẫn cụ thể về các quy định nghỉ phép.
• Nên nộp đơn xin nghỉ phép trước ít nhất 3 ngày để ban lãnh đạo công ty có thời gian xem xét và phê duyệt.
• Bàn giao công việc trước khi nghỉ phép để đảm bảo công việc không bị gián đoạn.

2.2. Đóng BHXH khi nghỉ phép

2.2.1 Quy định chung đóng BHXH khi nghỉ phép:

Theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội 2014, người lao động được đóng bảo hiểm xã hội (BHXH) khi nghỉ phép năm. Cụ thể:

• Thời gian đóng BHXH: Người lao động được đóng BHXH trong suốt thời gian nghỉ phép năm, bao gồm cả ngày nghỉ phép hưởng nguyên lương và ngày nghỉ phép không hưởng lương.
• Mức đóng BHXH: Mức đóng BHXH khi nghỉ phép được tính trên mức lương cơ bản của người lao động.
• Trách nhiệm đóng BHXH: Người sử dụng lao động có trách nhiệm đóng BHXH cho người lao động trong thời gian nghỉ phép.

2.2.2 Trường hợp không đóng BHXH khi nghỉ phép:

• Người lao động nghỉ phép không lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng, thì tháng đó không được đóng BHXH.
• Người lao động nghỉ phép để hưởng chế độ thai sản từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng thì không phải đóng BHXH.
• Người lao động nghỉ phép để đi học, bồi dưỡng nghiệp vụ.

2.2.3 Để đóng BHXH khi nghỉ phép, người lao động cần thực hiện các bước sau:

1. Nộp đơn xin nghỉ phép cho người sử dụng lao động.
2. Cung cấp bản sao hợp đồng lao động, sổ BHXH cho người sử dụng lao động.
3. Người sử dụng lao động sẽ căn cứ vào thông tin trên để đóng BHXH cho người lao động trong thời gian nghỉ phép.

2.3. Thanh toán tiền nghỉ phép chưa sử dụng

Việc thanh toán tiền nghỉ phép chưa sử dụng là một phần trong chính sách nhân sự và quản lý tài chính doanh nghiệp. Điều này không chỉ đảm bảo quyền lợi của người lao động mà còn giúp tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp và minh bạch. 

Theo quy định của Bộ luật Lao động 2019, người lao động được thanh toán tiền nghỉ phép chưa sử dụng khi:

• Chấm dứt hợp đồng lao động.
• Nghỉ hưu.
• Chuyển sang công việc khác.
• Đi học, bồi dưỡng nghiệp vụ.
• Do yêu cầu của bên sử dụng lao động.

Mức thanh toán: Tiền nghỉ phép chưa sử dụng được tính theo mức lương cơ bản của người lao động thỏa thuận trong hợp đồng.

Quy trình thanh toán: Bộ phận nhân sự sẽ thực hiện công việc này và thông báo cho nhân viên toàn công ty. Thường diễn ra vào cuối năm.

2.4. Quy định về nghỉ cộng dồn ngày phép

Căn cứ pháp lý theo Bộ luật Lao động 2019, sửa đổi bổ sung năm 2020 quy định về nghỉ cộng dồn ngày phép như sau:

• Điều 134: Người lao động được nghỉ phép năm. Số ngày nghỉ phép năm được tính theo thời gian làm việc liên tục tại đơn vị sử dụng lao động.
• Điều 136: Người lao động được cộng dồn ngày nghỉ phép năm của năm này sang năm kế tiếp nhưng không quá 03 năm.

Đối tượng áp dụng: Quy định về nghỉ cộng dồn ngày phép áp dụng cho tất cả người lao động đang làm việc theo hợp đồng lao động, có thời hạn hoặc không thời hạn, bao gồm cả người lao động làm việc part-time, theo mùa vụ.

Lưu ý: Việc cộng dồn ngày phép là quyền lợi của người lao động, không phải nghĩa vụ bắt buộc, tức là:

• Người sử dụng lao động không được phép ép buộc người lao động cộng dồn ngày phép.
• Người lao động có thể lựa chọn sử dụng hết số ngày phép năm hoặc cộng dồn sang năm kế tiếp.

3. Các bước cần theo dõi khi tiến hành viết đơn xin nghỉ phép

3.1 Các bước cần thực hiện khi tiến hành viết đơn xin nghỉ phép bao gồm:

1. Xác định số ngày phép còn lại: Trước khi viết đơn xin nghỉ phép, bạn cần kiểm tra lại số ngày phép còn lại của mình. Bạn có thể liên hệ với bộ phận nhân sự hoặc kiểm tra sổ tay công tác để biết chính xác số ngày phép còn lại.

2. Xác định lý do nghỉ phép: Bạn cần xác định rõ lý do nghỉ phép của mình. Lý do nghỉ phép có thể ảnh hưởng đến việc phê duyệt đơn xin nghỉ phép của bạn.

3. Viết đơn xin nghỉ phép: Thông thường doanh nghiệp sẽ có mẫu đơn trong thư mục chung. Tuy nhiên nếu chưa có, bạn cần tự viết và đảm bảo đủ các thông tin sau: 

• • Tên và chức vụ người viết đơn
  • Tên công ty và bộ phận công tác
  • Lý do nghỉ phép
  • Thời gian nghỉ phép
  • Người nhận bàn giao
  • Thông tin liên lạc trong thời gian nghỉ phép
  • Ký tên của người lao động

4. Nộp đơn xin nghỉ phép: Bạn cần nộp đơn xin nghỉ phép cho bộ phận nhân sự hoặc quản lý trực tiếp. Nên nộp đơn xin nghỉ phép trước ít nhất 3 ngày để có thời gian cho việc phê duyệt.

5. Theo dõi kết quả: Nếu đơn xin nghỉ phép được phê duyệt, bạn sẽ nhận được thông báo từ bộ phận nhân sự hoặc quản lý.

6. Bàn giao công việc: Trước khi nghỉ phép, bạn cần bàn giao công việc cho người phụ trách để đảm bảo công việc không bị gián đoạn.

3.2 Cấu trúc và cách viết đơn xin nghỉ phép tiêu chuẩn sẽ gồm 3 phần:

1. Phần đầu đơn

• • Ghi rõ tên đầy đủ của công ty/doanh nghiệp nơi bạn đang làm việc.
  • Tiêu đề: Ghi rõ là “ĐƠN XIN NGHỈ PHÉP”.

2. Phần nội dung:

• • Họ và tên người viết đơn
  • Chức vụ hiện tại
  • Bộ phận đang làm việc.
  • Nội dung đề nghị: Ghi rõ số ngày nghỉ, ngày bắt đầu nghỉ và ngày kết thúc nghỉ.
  • Lý do bạn xin nghỉ phép.
  • Cam đoan: Nêu các cam kết của bạn trong thời gian nghỉ phép, ví dụ như hoàn thành đầy đủ công việc được giao trước khi nghỉ, bàn giao công việc cho người khác và giữ liên lạc thường xuyên với công ty.

3. Phần kết đơn:

• • Kính mong Ban lãnh đạo xem xét và chấp thuận cho bạn nghỉ phép theo đề nghị.
  • Lời cảm ơn
  • Thông tin về người viết đơn:
    • Địa điểm
    • Ngày viết đơn
    • Ký và ghi rõ họ tên

Sau đây là một số mẫu đơn xin nghỉ phép thường dùng bạn có thể tham khảo:

3.3 Mẫu đơn xin nghỉ phép tham khảo: Đơn nghỉ phép cá nhân

Đơn nghỉ phép cá nhân là một loại văn bản mà một cá nhân sử dụng khi muốn xin nghỉ làm trong một khoảng thời gian ngắn, thường từ một đến vài ngày để giải quyết các công việc cá nhân như đi du lịch, về quê, chuyển nhà,… Sau đây là mẫu đơn nghỉ phép cá nhân bạn có thể tham khảo:

3.4 Mẫu đơn xin nghỉ phép tham khảo: Đơn nghỉ phép hoạt động cộng đồng

Đơn nghỉ phép hoạt động cộng đồng là một văn bản yêu cầu được nghỉ phép hoặc không tham gia vào các hoạt động cộng đồng mà họ đã cam kết tham gia hoặc mặc định phải tham dự. Sau đây là mẫu đơn bạn có thể tham khảo:

3.5 Mẫu đơn xin nghỉ phép tham khảo: Đơn nghỉ phép học bổng

Đơn nghỉ phép học bổng hay đơn xin bảo lưu học bổng là một văn bản mà học viên cần phải viết để xin nghỉ học trong một khoảng thời gian cụ thể, trong khi vẫn giữ quyền lợi của học bổng mà họ đã được trao. Lý do cho việc nghỉ phép có thể là do sức khỏe, lý do gia đình, hoặc các lý do cá nhân khác. Sau đây là một mẫu đơn bạn có thể tham khảo:

3.6 Mẫu đơn xin nghỉ phép tham khảo: Đơn nghỉ phép dài hạn không hưởng lương.

Đơn nghỉ phép dài hạn không hưởng lương là một loại văn bản được sử dụng để đề nghị ban lãnh đạo công ty cho phép người lao động nghỉ phép dài hạn (thường từ 1 tháng trở lên) mà không hưởng lương.

Trong đơn nghỉ phép nhân viên cung cấp thông tin về thời gian dự kiến nghỉ, lý do cụ thể cho việc nghỉ, và bất kỳ thông tin bổ sung nào có thể cần thiết. Việc này giúp cho nhà quản lý hoặc phòng nhân sự hiểu và xem xét yêu cầu của nhân viên và quyết định về việc chấp thuận nghỉ phép.

Sau đây là mẫu đơn bạn có thể tham khảo:

3.7 Mẫu đơn xin nghỉ phép tham khảo: Mẫu đơn xin nghỉ phép của nhân viên văn phòng.

3.8 Mẫu đơn xin nghỉ phép tham khảo: Mẫu đơn xin nghỉ học

Kết luận

Viết đơn xin nghỉ phép là một quy trình phổ biến trong môi trường làm việc, nơi nhân viên cần phải xin phép trước khi vắng mặt. Tóm lại, việc viết đơn xin nghỉ phép không chỉ là một nhiệm vụ, thủ tục mà còn là một cách thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng đối với tổ chức và đồng nghiệp trong môi trường làm việc.

Việc nắm rõ cấu trúc và cách viết đơn xin nghỉ phép giúp bạn dễ dàng tạo mẫu đơn trong bất kỳ ngành nghề nào, ví dụ như mẫu đơn xin nghỉ phép của cán bộ công chức, công nhân, học sinh, sinh viên, đơn xin nghỉ phép của giáo viên, giảng viên,…

Ngoài ra, bạn có thể truy cập Jobsnew Blog để tìm kiếm và lưu về những mẫu đơn xin nghỉ phép mới nhất đa dạng ngành nghề.