Quản lý công việc hiệu quả để không phải bị deadline “dí”, giảm thiểu stress và phát triển sự nghiệp là mối quan tâm của rất nhiều người, đặc biệt là dân văn phòng. Khối lượng công việc quá lớn không hề là vấn đề lo ngại, điều đáng nói là bạn sắp xếp chúng như thế nào hợp lý.
4 bí quyết quản lý công việc hiệu quả nâng cao hiệu suất dành cho dân văn phòng
Lộ trình quản lý công việc cơ bản
Thông thường lộ trình quản lý công việc gồm các bước:
● Xây dựng nội dung công việc cần làm và đặt mục tiêu đạt được.
● Phân chia mức độ quan trọng và sắp xếp theo thứ tự ưu tiên.
● Tiến hành, theo dõi, kiểm soát và đánh giá hàng ngày.
● Đánh dấu và nhận xét những công việc đã hoàn thành.
Tuy nhiên điều này vẫn chưa đủ, bạn sẽ thấy rằng, dù bạn đã cố gắng làm việc nhưng lại gặp rất nhiều vấn đề phát sinh khiến tiến độ bị chậm so với dự kiến. Bên cạnh đó, lượng công việc quá tải bạn không thể chạy kịp thời gian để ra. Đôi khi, sự chậm trễ quá nhiều ảnh hưởng tâm trạng và dẫn đến kết quả không đạt như mong muốn.
Vậy làm thế nào để đảm bảo công việc được giải quyết ổn thỏa? Hãy thay đổi cuộc sống và phong cách làm việc của bản thân để nâng cao hiệu suất bằng những gợi ý trong phần kế tiếp.
Chia nhỏ lượng công việc
Xóa tan áp lực trong công việc bằng bí quyết quản lý nâng cao hiệu suất
Khi còn là sinh viên, chắc hẳn bạn sẽ có nhiều lần phải thức khuya để ôn bài hay chạy kịp deadline. Rất nhiều khảo sát cho thấy, không phải là do lượng bài tập hay nội dung quá tải mà do chính bạn không biết cách sắp xếp quản lý công việc cá nhân.
Thông thường, xu hướng chung của mọi người là “nước đến chân mới nhảy” nên khi thời hạn deadline gần bên mới bắt đầu làm việc. Bạn hãy thử thay đổi điều này bằng cách chia nhỏ lượng việc ra kể từ lúc được giao. Ngay khi bắt đầu làm, bạn hãy dành ra những khoảng thời gian sát sao để nghiên cứu, tìm hiểu và tiến hành.
Bạn đừng nên trừ hao thời gian – Đây là một trong những sai lầm của nhiều người. Khi bạn trừ hao thì chính trong tâm thức của bạn sẽ có tư tưởng vẫn còn nhiều thời gian. Vì lẽ đó, bạn sẽ không muốn bắt tay vào ngay mà chần chừ để thời gian trôi qua vô nghĩa. Đến khi sắp hết hạn thì lúc này mới hoảng hốt ráo riết thực hiện khiến kết quả không đạt lại có khi bị trễ deadline.
Do đó, hãy chia công việc thành từng phần nhỏ rồi tiến hành giải quyết trong những khoảng thời gian ngắn. Điều này giúp bạn không còn bị “đuối” bởi lượng công việc khổng lồ, thậm chí có thể hoàn thành mọi thứ vượt ngoài mong đợi cũng như thoát khỏi stress vì áp lực chạy deadline. Đồng thời quá trình thực hiện chậm rãi sẽ tạo điều kiện cho bạn nắm rõ nội dung kế hoạch để khi báo cáo sẽ tự tin trình bày hơn.
Phân chia công việc dựa trên năng lực
Một trong những sai sót của đại đa số mọi người khi quản lý công việc chính là không hiểu rõ khả năng của bản thân cũng như lượng việc làm và thời gian thực hiện phù hợp. Có nhiều công việc đòi hỏi 3 – 5 tiếng để giải quyết nhưng bạn lại chỉ dành 2 tiếng để làm. Điều này khiến chúng ta không kịp tiến độ đặt ra hoặc kết quả bị đánh giá thấp.
Khi kế hoạch chậm hơn dự tính bạn sẽ cảm thấy khó chịu, stress và áp lực. Hơn nữa, nếu bạn không sắp xếp hợp lý, “hiệu ứng domino” xuất hiện kéo theo các công việc còn lại cũng “trễ hẹn”.
Một trường hợp khác, đó là bạn không biết cách cân bằng giữa thời gian làm việc và nghỉ ngơi. Cơ thể bạn không phải người máy, khi phân chia công việc mà không nghĩ đến thời gian “nạp lại năng lượng” cho phù hợp sẽ có nguy cơ tác động xấu đến tình trạng sức khỏe. Hậu quả của việc này đó là bạn chỉ làm được những buổi đầu còn hôm sau mệt mỏi không thể làm việc nổi hoặc hiệu suất suy giảm dần, ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng.
Tránh “tồn đọng” công việc bằng cách chia nhỏ thời gian thực hiện
Thoát khỏi tính trì hoãn
Khi quản lý công việc tức là bắt đầu từ lúc lên kế hoạch đến khi hoàn thành, trong toàn bộ thời gian đó, bạn sẽ gặp rất nhiều vấn đề phát sinh. Điều xấu nhất cản trở sự thanh công của bạn là tính trì hoãn.
Theo nhiều nghiên cứu gần đây cho biết, thời điểm khó khăn nhất khi làm việc là lúc mới bắt đầu. Tư tưởng của bạn có xu hướng trì trệ, không muốn làm hoặc muốn “đình công” nên lúc này bạn cứ trì hoãn và kéo dài thời gian tiến hành. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến tiến độ công việc mà còn gây tâm lý căng thẳng vì lo lắng, mệt mỏi.
Để khắc phục tình trạng trì hoãn, hãy áp dụng phương pháp quản lý công việc hiệu quả theo phong cách người Nhật bằng quy tắc 5 phút. Phương pháp này nói rằng, bất cứ điều gì bạn muốn làm hãy thử cố gắng bắt đầu tập trung trong thời gian 5 phút. Sau đó, bạn sẽ ngạc nhiên nhận thấy rằng bản thân không còn “lười biếng, trì hoãn” nữa mà có thể bắt đầu quá trình làm việc nhanh chóng.
Tập trung cao độ
Dù không có tính trì hoãn nhưng đôi khi bạn chỉ có thể làm việc trong thời gian rất ngắn và lại bị mất tập trung. Bạn thường hay lên kế hoạch quản lý công việc, bạn sử dụng rất nhiều app quản lý hiện đại và tiện ích hữu dụng như quản lý công việc bằng Google Sheet, Excel, Microsoft To Do,… thế nhưng đâu lại quay về đấy, vẫn không thành công.
Tập trung là bí quyết nâng cao năng suất làm việc
Nguyên nhân dẫn đến điều này là do bạn hay xao nhãng trong quá trình làm việc. Mặt khác, đôi khi năng suất làm việc đang cao nhưng chỉ vì một cuộc gọi đột xuất hay thông báo tin nhắn, email khiến bạn mất tập trung. Thời điểm quay lại làm việc thì đã không được như lúc ban đầu. Điều này rất thường xảy ra đối với mọi người tại công sở.
Cách tốt nhất để quản lý công việc lúc này là hãy cố gắng tập trung trong một khoảng thời gian, chẳng hạn như 30 – 60 phút. Thời gian này để không bị làm phiền, bạn hãy tắt các ứng dụng mạng xã hội như Facebook, TikTok, Instagram,… Chỉ giữ lại những thông báo cho công việc như Zalo, Skype,,,
Với Email, bạn cũng có thể thay đổi thành thông báo email quan trọng từ cấp trên hay dự án bạn đang làm, còn những email quảng cáo thì hãy tắt âm thanh. Điều này giúp bạn nâng cao hiệu suất, hạn chế xao nhãng và tập trung vào công việc hơn.
Quản lý công việc hiệu quả mang đến cho bạn sự cân bằng trong cuộc sống
Các bí quyết thành công của những nhà lãnh đạo tài ba đều xoay quanh vấn đề thường gặp là không ngừng học hỏi, cập nhật kiến thức, biết cách tận dụng thời gian và quản lý công việc hiệu quả. Bạn có nghĩ một ngày nào đó mình cũng sẽ làm được? Điều này thực chất ra không hề khó với tất cả chúng ta chỉ là dám nỗ lực và kiên trì thực hiện hay không.
Quản lý công việc hiệu quả không có nghĩa là bạn phải lập kế hoạch chi tiết mọi thứ một cách vô tội vạ, mà cần có tổ chức, sắp xếp thích hợp cũng như hiểu rõ năng lực của bản thân để dự kiến thời gian tiến hành. Bên cạnh đó, bạn cần tăng cao khả năng tập trung cũng như tính chăm chỉ, siêng năng để đảm bảo quá trình làm việc không bị ngắt quãng.
Hơn nữa, bạn cũng cần kết hợp làm việc chăm chỉ và thông minh, khôn khéo, bạn hãy linh động sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên và lựa chọn cách giải quyết phù hợp. Lúc làm việc hãy lựa chọn những phương pháp để bản thân có thể đạt hiệu suất tối ưu nhất. Chúc bạn sẽ quản lý công việc hiệu quả. Để có thêm những phương pháp hữu ích khác khi làm việc mời bạn đọc các bài viết khác tại Jobsnew.vn
