Trong bất kỳ tổ chức hay cơ quan nào, việc lập biên bản cuộc họp rất quan trọng. Đây không chỉ là một quy trình còn là cách thức ghi chép và lưu giữ thông tin các quyết định của cuộc họp một cách chính xác. Để đảm bảo tính xác thực, hiệu quả của biên bản, cùng điểm qua hướng dẫn và mẫu mới nhất năm 2024 dưới đây. Trong bài viết này, hãy cùng Jobsnew lần lượt khám phá, tìm hiểu chi tiết những mẫu biên bản cuộc họp thường dùng nhất nhé!
1. Mẫu biên bản cuộc họp
1.1. Biên bản cuộc họp chung
Đây là mẫu viết biên bản cuộc họp chung, bạn có thể tham khảo và sử dụng khi cần thiết:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Số: ………………..
………, ngày …… tháng …… năm ……
BIÊN BẢN HỌP
Về việc: …………………
Hôm nay, vào lúc ….… giờ …… phút, ngày ….. tháng ….. năm …..,
Tại địa điểm: ……………………………………………….
Diễn ra cuộc họp với nội dung: ……………………………
- Thành phần tham dự:
- Chủ trì: Ông/Bà ……………… Chức vụ: …..……
- Thư ký: Ông/Bà ……………… Chức vụ: ………
- Thành phần khác:
…………………………………………………
……………………………………………….
Nội dung cuộc họp:
…………………………………………………………
…………………………………………………………
III. Biểu quyết (nếu có):
– Tổng số phiếu: …………. Phiếu
– Số phiếu tán thành: ……… phiếu, chiếm …… %
– Số phiếu không tán thành: ………… phiếu, chiếm …… %
- Kết luận cuộc họp:
……………………………………………………………
……………………………………………………………
Cuộc họp kết thúc vào lúc ….. giờ ….. phút, ngày …. tháng ….. năm ……, nội dung cuộc họp đã được các thành viên dự họp thông qua và cùng ký vào biên bản.
Biên bản được các thành viên nhất trí thông qua và có hiệu lực kể từ ngày ký.
THƯ KÝ CHỦ TỌA
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
CÁC THÀNH VIÊN KHÁC
(Ký, ghi rõ họ tên)
1.2. Biên bản cuộc họp cổ đông
Hãy tham khảo biên bản cuộc họp cổ đông, biên bản cuộc họp công ty được dựa theo biểu mẫu pháp luật Việt Nam như sau:
CÔNG TY …………………………
Số:………..
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
BIÊN BẢN HỌP HỘI ĐỒNG …….
CÔNG TY ………………………………….
V/v: ………..
Hôm nay, vào lúc ……. giờ ……. phút, ngày ……. tháng ……. năm ……, tại trụ sở Công ty ……………..(Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số ………………………. do Sở kế hoạch và đầu tư ……… cấp ngày ……. tháng ……. năm 20…), Địa chỉ…………………………..
I – THÀNH PHẦN THAM DỰ:
- Các thành viên có mặt:
…………….
- Các thành viên vắng mặt:
…………………..
II – NỘI DUNG THẢO LUẬN
- Mục đích, chương trình và nội dung họp
…………………………………………..
- Các vấn đề được thảo luận và biểu quyết tại cuộc họp
…………………………………………………………..
- Ý kiến phát biểu của từng thành viên dự họp
………………………………………………………….
- Kết quả biểu quyết
Số phiếu tán thành: ……
Số phiếu không tán thành: …..
- Các quyết định đã được thông qua
Quyết định:
………………………………………
Giữ chức vụ: ………………
CÔNG TY ………………………………………………………………
Biên bản được lập thành 04 (bốn) bản bằng tiếng Việt có giá trị pháp lý như nhau
Các cổ đông/thành viên nhất trí thông qua và ký tên:
(Ký, ghi rõ họ tên)
1.3. Biên bản cuộc họp chi bộ
Hãy tham khảo biên bản cuộc họp chi bộ, được dựa theo biểu mẫu pháp luật Việt Nam như sau:
“ĐẢNG ỦY………………………………………
CHI BỘ…………………………………………
ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM
BIÊN BẢN HỌP CHI BỘ
Tháng………/20……
Thời gian:………………………………………………………………….
Địa điểm:…………………………………………………………………..
Thành phần tham dự:
– Chủ tọa:…………………………………………………………………….
– Thư ký:………………………………………………………………………
– Các thành viên có mặt:
- ……………………………………………………………………….
- ……………………………………………………………………….
- ………………………………………………………………………..
– Các thành viên vắng mặt:
………………………………………………………………………….
NỘI DUNG CUỘC HỌP
- Phần mở đầu:
– Triển khai cho đảng viên đóng đảng phí tháng …../20/…….
– Chi bộ cử thư ký cuộc họp:……………………………………………..
– Thông báo tình hình đảng viên của Chi bộ dự họp:
* Số đảng viên chính thức, dự bị;
* Số đảng viên được miễn sinh hoạt, công tác;
* Số đảng viên có mặt dự họp;
* Số đảng viên vắng mặt và lý do vắng mặt, ghi cụ thể lý do vắng mặt từng đồng chí vào biên bản.
– Đồng chí Bí thư thông qua chương trình của cuộc họp.
- Phần nội dung:
* Phần này đồng chí ghi biên bản nên nói Bí thư đưa trước 01 bản dự thảo nghị quyết để ghi cho cụ thể.
* Đánh giá việc học tập tư tưởng và làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh của tập thể, đảng viên, quần chúng;
* Biểu dương đảng viên, quần chúng tiên phong, gương mẫu có việc làm cụ thể, thiết thực về học tập tư tưởng và làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh;
* Đồng thời giáo dục, giúp đỡ những đảng viên có sai phạm.
* Sinh hoạt chủ đề học tập và làm theo tấm gương đạo đức, phong cách Hồ Chí minh trong tháng sinh hoạt.
- Phần kết thúc:
– Ghi tóm tắt ý kiến kết luận của Bí thư.
– Chi bộ biểu quyết thông qua kết luận của chi bộ.
– Cuộc họp kết thúc lúc………. giờ….., ngày…..tháng…..năm…..
Biên bản được thông qua trước Chi bộ.
CHỦ TỌA
THƯ KÝ
1.4. Biên bản cuộc họp giao ban
Hãy tham khảo biên bản cuộc họp giao ban, được dựa theo biểu mẫu pháp luật Việt Nam như sau:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Số: …………../BB-……….
BIÊN BẢN CUỘC HỌP GIAO BAN
– Thời gian bắt đầu: ………………………………………………..
– Địa điểm: …………………………………………………………….
– Thành phần tham dự gồm:
- ………………………………………………………………………..
- ………………………………………………………………………..
- ………………………………………………………………………..
– Chủ trì (chủ tọa): ………………………………………………..
– Thư ký (người ghi biên bản): ………………………………..
– Nội dung (Theo diễn biến cuộc họp/hội nghị/hội thảo):
- ……………………………………………………………………….
- ……………………………………………………………………….
- ……………………………………………………………………….
Cuộc họp (hội nghị, hội thảo) kết thúc vào ……. giờ….., ngày…..tháng….năm…..
Thư ký Chủ tọa
(Chữ ký) (Chữ ký, dấu (nếu có))
Họ và tên Họ và tên
Ghi chú:
(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có)
(2) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
(3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản”
2. Vai trò của biên bản cuộc họp
Biên bản cuộc họp đóng vai trò quan trọng trong việc ghi lại các thông tin, quyết định và nội dung được thảo luận trong cuộc họp. Vai trò chính của biên bản cuộc họp bao gồm:
- Ghi chép thông tin: Biên bản cuộc họp ghi lại chi tiết về thời gian, địa điểm và thành phần tham dự cuộc họp. Nó cũng ghi lại nội dung cụ thể của các vấn đề được thảo luận, ý kiến của các thành viên, kết quả của cuộc họp.
- Tài liệu lịch sử: Biên bản cuộc họp đóng vai trò như một tài liệu lịch sử, ghi lại các sự kiện quan trọng trong quá trình hoạt động của tổ chức, đơn vị.
- Bảo tồn thông tin: Biên bản cuộc họp là một công cụ quan trọng để bảo tồn thông tin. Nó giúp đảm bảo rằng các quyết định và các vấn đề được thảo luận trong cuộc họp không bị mất đi và có thể được truy cập lại sau này nếu cần thiết.
- Định hướng hành động: Thông qua việc ghi lại quyết định và các nhiệm vụ được phân công trong cuộc họp, biên bản cuộc họp giúp định hướng hành động cho các thành viên.
- Thông báo và truyền đạt: Nó giúp trong việc thông báo và truyền đạt thông tin quan trọng đến những người không tham dự cuộc họp trong tổ chức hoặc đơn vị.
- Minh chứng pháp lý: Biên bản cuộc họp có thể được sử dụng như một minh chứng pháp lý trong trường hợp có tranh chấp. Hoặc khi cần chứng minh các quyết định, hành động đã được thực hiện trong cuộc họp.
3. Yêu cầu cần có khi viết biên bản cuộc họp
Khi viết biên bản cuộc họp, cần tuân thủ một số yêu cầu cơ bản sau:
- Chính xác và đầy đủ: Biên bản phải ghi lại các thông tin, ý kiến, quyết định của cuộc họp một cách chính xác và đầy đủ.
- Rõ ràng và dễ hiểu: Cần sử dụng ngôn từ rõ ràng, dễ hiểu để mọi người đọc và hiểu được nội dung của biên bản một cách dễ dàng.
- Có bố cục cụ thể: Biên bản cần có bố cục rõ ràng, phân chia thành các phần như phần mở đầu, nội dung chính, kết luận.
- Chính thức và trang trọng: Ngôn từ và cách diễn đạt trong biên bản cần phải trang trọng, phù hợp với bản chất và tính chất của cuộc họp.
- Ký tên và đóng dấu: Biên bản phải được ký tên và đóng dấu bởi người chủ trì cuộc họp và người ghi biên bản để nâng cao tính chính thức và pháp lý của nó.
- Lưu trữ và phân phối: Biên bản cần được lưu trữ một cách cẩn thận và phân phối cho các bên liên quan sau cuộc họp.
- Tuân thủ quy định và quy trình: Viết biên bản cuộc họp cần tuân thủ các quy định và quy trình được đề ra bởi cơ quan.
- Chữ ký và phê duyệt: Biên bản cần được ký và phê duyệt bởi người chủ trì cuộc họp và thư ký.
- Bảo mật thông tin: Thông tin trong biên bản cần được bảo mật và chỉ được phát hành cho những người có quyền truy cập và sử dụng.
4. Hướng dẫn viết biên bản cuộc họp đúng chuẩn
4.1. Bố cục của một biên bản cuộc họp
Bố cục của một mẫu biên bản cuộc họp thường bao gồm các phần sau:
Tiêu đề:
- Ghi rõ tiêu đề của biên bản cuộc họp, bao gồm tên tổ chức hoặc cơ quan, ngày tháng và nội dung chính của cuộc họp.
Thông tin cơ bản:
- Ghi lại thông tin về thời gian, địa điểm, thành phần tham dự cuộc họp, bao gồm tên các thành viên có mặt và vắng mặt.
Mục đích cuộc họp:
- Trình bày mục đích và lý do tổ chức cuộc họp, cùng với chương trình, nội dung dự kiến được thảo luận.
Nội dung cuộc họp:
- Ghi chú chi tiết về nội dung đã được thảo luận trong cuộc họp, bao gồm các vấn đề được đề xuất, ý kiến của các thành viên và quyết định cuối cùng.
Quyết định và phân công nhiệm vụ:
- Ghi chép rõ các quyết định đã được đưa ra trong cuộc họp, cùng với các nhiệm vụ được phân công và người chịu trách nhiệm thực hiện.
Kết luận:
- Tóm tắt kết quả cuộc họp, bao gồm các quyết định và cam kết hành động của các thành viên sau cuộc họp.
Chữ ký và xác nhận:
- Sau khi hoàn thành, cần có chữ ký của chủ tọa và thư ký (nếu có) để xác nhận tính chính xác và pháp lý của biên bản cuộc họp.
Bảo mật thông tin:
- Đảm bảo thông tin trong biên bản cuộc họp được bảo mật và chỉ được phân phối cho những người có quyền truy cập.
Kiểm tra lại:
- Trước khi hoàn thành, hãy kiểm tra lại biên bản để đảm bảo không thiếu sót và các thông tin được ghi chép chính xác.
4.2. Giới thiệu mẫu biên bản cuộc họp mới nhất năm 2023
Mẫu biên bản cuộc họp nhất được cập nhật trong năm 2023, ví dụ về biên bản cuộc họp:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
BIÊN BẢN HỌP
Về việc)………………..………..*
Hôm nay, vào lúc ….… giờ …… ngày ….. tháng ….. năm …..
Tại ……………………………………………………………………………..
Diễn ra cuộc họp với nội dung ……………………………………………..
- Thành phần tham dự:
- Chủ trì: Ông/Bà …………………….….. Chức vụ: …..………………
- Thư ký: Ông/Bà ………………………… Chức vụ: ……………………
- Thành phần khác:
……………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………….
Nội dung cuộc họp:
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
Biểu quyết (nếu có):
– Tổng số phiếu: …………. Phiếu
– Số phiếu tán thành: ……… phiếu, chiếm …… %
– Số phiếu không tán thành: ………… phiếu, chiếm …… %
Kết luận cuộc họp:
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
Cuộc họp kết thúc vào lúc ….. giờ ….. ngày …. tháng ….. năm ……, nội dung cuộc họp đã được các thành viên dự họp thông qua và cùng ký vào biên bản. Biên bản được các thành viên nhất trí thông qua và có hiệu lực kể từ ngày ký./.
THƯ KÝ
(Ký, ghi rõ họ tên)
CHỦ TỌA
(Ký, ghi rõ họ tên)
CÁC THÀNH VIÊN KHÁC
(Ký, ghi rõ họ tên)”
Kết luận
Việc lập biên bản cuộc họp là một phần quan trọng trong quản lý và điều hành các hoạt động của tổ chức hay cơ quan.Tuân thủ cũng như áp dụng đúng các hướng dẫn, mẫu mới nhất năm 2023 sẽ giúp đảm bảo tính chính xác và hiệu quả của biên bản. Từ đó đảm bảo sự minh bạch, rõ ràng và thông tin được ghi chép đầy đủ trong mỗi cuộc họp. Chúng ta cần nhớ rằng việc lập biên bản cuộc họp không chỉ là nhiệm vụ bắt buộc mà còn là công cụ hỗ trợ quan trọng trong quản lý.
Ngoài ra, nếu bạn đang tìm kiếm một cơ hội việc làm lý tưởng, hãy dành một chút thời gian ghé thăm trang web Jobsnew Blog ngay lúc này. Đây là nơi chia sẻ tin tức tuyển dụng mới nhất từ các doanh nghiệp hàng đầu còn là nguồn thông tin đa dạng về các cơ hội việc làm.
