Công sở là nơi làm việc hành chính khá đặc trưng của xã hội hiện nay. Và khi nhắc đến văn hóa công sở, chắc chắn không thể bỏ qua được nét hiện đại xen lẫn cả truyền thống trong văn hóa công sở Nhật Bản. Qua thời gian đã tạo nên một bản sắc văn hóa riêng biệt nhưng không kém phần sâu sắc, góp phần tạo nên sự thành công của họ khiến chúng ta cần học hỏi.
Văn hóa công sở đặt ra để con người đáp ứng theo những quy định, tiêu chí, hay các nhu cầu của tổ chức về cách giao tiếp, tác phong quy định, thói quen, giờ giấc,…Khi môi trường công sở trở nên chuyên nghiệp, hiện đại, mọi người làm việc sẽ thoải mái, vui vẻ và có sự tôn trọng. Biểu hiện của văn hóa công sở hiện nay được thể hiện ở thái độ phục vụ công việc, tinh thần trách nhiệm, ý thức chấp hành kỷ luật,…Cùng tìm hiểu xem 7 nguyên tắc đắt giá không thể bỏ qua từ người Nhật nhé!
Chào hỏi, lịch sự với mọi người
Chào hỏi là một điều rất cơ bản ở Nhật, đặc biệt là trong văn hóa công sở trong các doanh nghiệp. Họ làm hằng ngày và số lần thì không thể đếm xuể. Nếu bạn là một nhân viên mới, tất nhiên bạn chưa có gì để thể hiện cho mọi người xung quanh thấy năng lực của mình.
Vậy nên, việc bạn cúi đầu chào hỏi với sếp, đồng nghiệp, khách hàng…thái độ tươi cười, niềm nở, chính là tiêu chuẩn đánh giá tinh thần của bạn trong công việc. Chào hỏi thôi chưa đủ, bạn phải nói chuyện thật rõ ràng, để nâng cao sự tự tin của bản thân, cho người khác thấy rằng bạn lúc nào cũng năng nổ, sẵn sàng để làm việc, đó là một điểm cộng rất lớn đấy.
Việc cúi đầu chào hỏi trong văn hóa công sở thể hiện thái độ khiêm nhường
Ngoài chào hỏi, bạn nên thể hiện thái độ lịch sự với mọi người xung quanh từ những hành động nhỏ nhất như khi sử dụng thang máy, sử dụng máy in…Nếu không quá gấp gáp, thì có thể nhường đồng nghiệp một chút, chẳng sao cả, bạn chỉ được yêu quý hơn thôi. Đây là một trong những cách ứng xử văn hóa công sở nhận được nhiều hiệu quả nhất kể cả khi bạn mới đi làm hay đã đảm nhận vị trí công việc nhiều năm.
Khi kết thúc công việc, thay vì đứng dậy lẳng lặng ra về, bạn nên hỏi thăm, trò chuyện một vài câu với đồng nghiệp. Đây được xem là dấu hiệu của sự tôn trọng lẫn nhau, cũng là cách “giữ ấm” cho các mối quan hệ.
Ghi chép cẩn thận
Cách giúp bạn lưu lại những thông tin quan trọng để sử dụng về sau, một kỹ năng mà hầu hết ai cũng cần phải có. Bạn nghĩ mình có là một người có trí nhớ rất tốt, bạn chắc chứ? Mỗi ngày, chúng ta có rất nhiều công việc, chẳng ai hoàn hảo cả. Việc ghi chép từng hạng mục, danh mục, giúp bạn không bị luống cuống, bối rối, hay sai sót trước những tình huống bất ngờ. Nó còn giúp bạn có thể so sánh, đối chiếu lại tiến độ công việc với những gì “đã nói” và “đã làm”.
Hãy nghĩ xem khi tham gia vào một cuộc họp, có một quyển sổ bên cạnh ghi chép mọi vấn đề (có thể ghi từ khóa) sẽ chuyên nghiệp biết bao. Đây là tiêu chuẩn đánh giá tác phong và mức độ cẩn thận, tỉ mỉ của bạn trong công việc và văn hóa công sở của nhiều doanh nghiệp.
Câu chuyện giờ giấc
Nhìn nhận một cách khách quan, văn hóa công sở trong doanh nghiệp ở nước ta còn hạn chế, chưa nghiêm khắc ở vấn đề giờ giấc. Người Nhật lại khác hoàn toàn, họ có thói quen đúng giờ từ nhỏ, và cứ thế rèn luyện cho đến lúc trưởng thành. “Không sai giờ dù chỉ một phút”, nói thì có vẻ hơi quá, nhưng thực tế được thể hiện gần như thế. Ở Nhật, mỗi ngày đi làm việc, đến sớm 30 phút là chuyện bình thường, thậm chí lúc vào công ty đã thấy các đồng nghiệp đến làm việc trước cả bạn.
Trong các cuộc gặp gỡ, hãy cố gắng đến sớm hơn giờ hẹn tốt nhất là 5 hoặc 10 phút để có thể chuẩn bị tốt hơn. Nếu không thể, ít nhất bạn phải biết tính toán để đảm bảo vừa kịp giờ hẹn. Trường hợp gặp vấn đề đột xuất, hãy nhắn tin hoặc gọi điện cho người được hẹn để thông báo về sự trễ nải của mình.
Tạm biệt câu nói “Tôi không làm được”, “Tôi không thể”
Thay vì nói “không thể”, bạn hãy học cách nói giảm, nói tránh
Mọi điều trong cuộc sống luôn có cách giải quyết, điều quan trọng là bạn có thực sự mong muốn và tìm kiếm hướng đi hay không. Trong công việc cũng vậy, khi được giao nhiệm vụ, đừng vội trả lời sếp rằng “tôi không thể”, “tôi không làm được”. Điều này sẽ khiến các “boss” cảm thấy năng lực bạn vẫn còn yếu kém, dẫn đến việc mất đi sự tin tưởng khi giao những công việc quan trọng về sau. Thay vào đó, nên cố gắng tìm hiểu kỹ càng bằng nhiều cách như qua mạng internet, sách báo, hỏi đồng nghiệp,…
Thay vì nói “không thích”, “không thể”, nên học cách nói giảm, nói tránh, đừng đi quá thẳng thừng vào vấn đề. Nếu vẫn không thể làm nó nhẹ hơn thì cũng đừng gây ra sự phật ý. Ít ra, bạn nên cho đối phương một vài phương án lựa chọn. Mặc dù, có thể nó không hoàn hảo, nhưng cũng tạo điều kiện đánh giá được sự nỗ lực của bạn ở một mức độ nào đó. Đây là bài học văn hóa công sở mà nhiều người học được để phát triển sự nghiệp của mình.
Kỹ năng làm việc nhóm
Kỹ năng làm việc nhóm là một trong những nét đặc trưng của văn hóa công sở tại Nhật. Người Nhật quan niệm, mỗi cá nhân đều là mộ tế bào quan trọng của tập thể và tâp thể muốn bền chắc thì không thể bỏ qua bất kỳ cá nhân nào. Do đó, dù là làm việc, hợp tác hay trong các cuộc họp, dù vị trí, chức vụ của bạn cao hay thấp thì bạn vẫn nhận được sự tôn trọng của mọi người. Người Nhật rất tôn trọng suy nghĩ và công sức của mọi người. Khi xảy ra xung đột trong đề xuất thì tất cả thành viên đều phải tìm cách giải quyết mà không chỉ là bất kỳ cá nhân nào đảm đương mọi việc. Hơn nữa, khi tập thể đã quyết định thì tất cả thành viên phải tôn trọng và nghiêm túc thực hiện theo mà không “bàn ra tán vào”.
Sau khi cùng nhau đưa đến một quyết định, họ sẽ luôn xưng hô là “Chúng tôi”, thay vì “Tôi”. Điều này thể hiện sự tôn trọng với các đồng sự và nét văn hóa công sở thu hút mọi nhân viên. Cũng thể hiện tinh thần trách nhiệm của cả tập thể.
Văn hóa “Horenso”
Văn hóa công sở của người Nhật để học được không phải là chuyện một sớm một chiều, từ triết lý Kaizen cho đến văn hóa Horenso đều là đúc kết kinh nghiệm của nhiều đời, nhiều thế hệ. Đặc biệt, cụm từ “Horenso” là một trong những nguyên tắc đặc biệt quan trọng tại các công ty Nhật Bản. Đây là từ ngữ kết hợp của Houkoku – Báo cáo, Renraku – Liên lạc và Soudan – Thảo luận.
Khi làm việc, người Nhật sẽ luôn thực hiện quy trình này với cấp trên bao gồm phải báo cáo xem đã làm gì, tiến độ đến giai đoạn nào và tiếp theo cần bổ sung ra sao. Đừng tự ý quyết định, nếu trường hợp có sai sót, bạn có thể sửa chữa kịp thời mà không làm ảnh hưởng đến những công việc khác.
Báo cáo liên tục, bàn bạc, trao đổi trực tiếp cho người phụ trách quản lý, hoặc cấp trên (gần nhất). Tránh trường hợp liên hệ “vượt bậc”, điều này không chỉ gây khó dễ cho người trực tiếp phụ trách, mà còn ảnh hưởng đến mối quan hệ trong cách ứng xử.
Trường hợp bạn phải “bắt buộc xin nghỉ việc”
Trong văn hóa công sở của người Nhật, trường hợp bạn muốn nghỉ việc, ít nhất phải thông báo trước 1 tháng. Dù có bất đồng với công ty, hay một đồng nghiệp nào thì bạn cũng nên có cách ứng xử thông minh.
Hãy là người văn minh trong văn hóa công sở
Nhiều người sẵn sàng “ngày mai nghỉ việc”. Mất một nhân viên, có thể công ty không bị ảnh hưởng, nhưng muốn tìm người thế chỗ, không đơn giản. Một số người đến phỏng vấn xong vẫn chưa thể đi làm ngay, họ còn phải sắp xếp các vấn đề riêng tư. Vậy ai sẽ là người xử lý “mớ hỗn độn” đó? Tất nhiên là những người ở lại, đã từng đặt niềm tin, kỳ vọng vào bạn sẽ phải giải quyết hậu quả bạn để lại.
Mối quan hệ đồng nghiệp vốn dĩ rất tốt đẹp sẽ bị xấu đi, sau này có gặp lại cũng khó đối diện. Vì thế, bạn cần xử lý ổn thỏa, bàn giao lại công việc, đây cũng là cách thể hiện trách nhiệm của bản thân. Hãy nhớ, không để lại khúc mắc trong mọi vấn đề, sau đó “đường đường chính chính” rời đi. Tuy nhiên, tôi sẽ không mong muốn bạn thực hiện bước cuối cùng này đâu.
Qua 7 nguyên tắc về văn hóa công sở của người Nhật, hy vọng giúp bạn nhận được những bài học quý giá, có cái nhìn mới mẻ, tiến bộ hơn trong công việc, cuộc sống! Xem thêm những bài viết hữu ích khác bằng cách truy cập website Jobsnew.vn để cập nhật nhanh chóng.
